Дела и нумераторы
Для всех видов договоров должна использоваться единая последовательность номеров в пределах календарного года с применением аффиксов в соответствии с Регламентом. Таким образом, автоматически присваиваемый номер договора должен иметь вид: «AABCD/EEEЕ/FGG», где:
AA – условное обозначение типа договора. Заполняется из карточки договора;
B – территориальный признак контрагента. Заполняется из справочника контрагентов;
C – статус контрагента. Заполняется из справочника контрагентов;
D – условия оплаты по договору. Заполняется из карточки договора;
EEEЕ – численная часть номера (всегда четыре разряда). Генерируется автоматически;
F – обозначение юр. лица. Заполняется из справочника контрагентов;
GG — год заключения договора (всегда две последних цифры). Генерируется автоматически.
Нумерация договоров, так же, как и документов (см. разд. 7.4) должна осуществляться с использованием дел. С этой целью в номенклатуре на 2014 год должен быть создан дополнительный элемент «Договоры». Согласно данному элементу в Системе должно также быть создано дело, и вышеуказанный нумератор должен быть с ним сопоставлен. Таким образом, для обеспечения корректной нумерации договоров, в ходе их регистрации в обязательном порядке должно заполняться поле «Дело», расположенное на вкладке «Канцелярия».
Нумерация дополнительных соглашений и протоколов разногласий осуществляется вручную: сотрудник юридического управления вводит номер с клавиатуры в момент регистрации. Аналогичным образом должно быть возможно изменение номеров, присваиваемых Системой договорам автоматически.
Системный нумератор в отношении договорных документов не применяется.
Списки, фильтры, папки поиска
Стандартный список договоров (формируемый Системой перечень) должен быть дополнен атрибутами в соответствии с разд. 7.1. Наименования колонок списка также должны быть приведены в соответствие с изменёнными названиями полей. Аналогичным образом должен быть модифицирован перечень критериев фильтрации. Состав колонок списка договоров (и всех папок поиска) по умолчанию должен включать следующие атрибуты:
«Наличие оригинала». Поле карточки;
«№». Поле карточки, вкладка «Канцелярия»;
«Дата регистрации». Поле карточки, вкладка «Канцелярия»;
«Дата договора». Поле карточки;
«№ договора контрагента». Поле карточки, вкладка «Канцелярия» («Вх. номер» или «Исх. номер», в зависимости от того, является ли договор исходящим или входящим);
«Контрагент». Поле карточки;
«Предмет договора». Поле карточки;
«Срок договора». Поле карточки;
«Автоматическая пролонгация». Поле карточки;
«Сумма». Поле карточки;
«Исполнитель». Поле карточки;
«Дополнительные соглашения». Вычисляемое поле. Формируется посредством конкатенации описаний всех документов вида «Дополнительное соглашение», для которых основанием является текущий договор;
«Спецификации». Поле карточки;
«Примечание». Поле карточки.
Порядок следования колонок в списке по умолчанию также должен соответствовать приведённому выше перечню.
Стандартный список договоров, доступный через главное меню интерфейса Системы, должен отображать все договоры, дополнительные соглашения и протоколы разногласий с учётом ограничений, определяемых принадлежностью пользователей к системным группам доступа. В Системе также должны быть созданы дополнительные фильтры по стандартному списку договоров (см. табл. 16):
Таблица 16. Дополнительные фильтры по реестру договоров.
Наименование
|
Условия
|
Папка поиска
|
Доступность папки
|
Документы ЮУ
|
«Зарегистрирован» == «Да» И вид документа != «Дополнительное соглашение» И вид документа != «Протокол разногласий»
|
да
|
Все сотрудники подразделения «Юридическое управление»
|
Документы исполнителя
|
Вид документа != «Дополнительное соглашение» И вид документа != «Протокол разногласий»
|
да
|
Все сотрудники Общества
|
Таким образом, представленные в табл. 16 папки поиска должны отображать только договоры всех видов, исключая дополнительные соглашения и протоколы разногласий. Сведения о дополнительных соглашениях в указанных папках поиска должны отображаться только в соответствующей колонке реестра. Сведения о протоколах разногласий в указанных папках поиска отображаться не будут.
|
