Дела и нумераторы
Для нумерации протоколов в Системе должен быть создан нумератор, обеспечивающий простую целочисленную нумерацию в пределах календарного года.
Нумерация протоколов, так же, как и документов (см. разд. 7.4) должна осуществляться с использованием дел. С этой целью в номенклатуре на 2014 год должен быть создан дополнительный элемент «Протоколы». Согласно данному элементу в Системе должно быть создано дело, и вышеуказанный нумератор должен быть с ним сопоставлен. Таким образом, для обеспечения корректной нумерации протоколов, в ходе их регистрации в обязательном порядке должно заполняться поле «Дело», расположенное на вкладке «Канцелярия».
Системный нумератор в отношении протоколов не применяется.
Списки, фильтры, папки поиска
Список протоколов должен быть доступен через элемент главного меню «Документы и договоры», который должен быть переименован в «Документы». Дополнительные элементы главного меню должны включать следующие пункты:
«Создать протокол» (доступно только сотрудникам с ролью «Секретарь совещания», см. разд. 9.1);
«Список протоколов»;
«Шаблоны протоколов» (подпункт элемента меню «Шаблоны»).
Для создания нового протокола в Системе должна быть предусмотрена комбинация клавиш «Alt+M». Функция создания протокола также должна быть выведена на главный экран в виде дополнительной кнопки.
Для отображения списка протоколов должна быть предусмотрена комбинация клавиш «Shift+Alt+M».
Стандартный набор колонок списка протоколов должен включать:
Важный;
Вид;
Вложения;
Дата начала согласования;
Дата окончания согласования;
Дата совещания;
Дата утверждения;
Доп. поля;
Инициатор;
Категория;
Наименование;
Номер;
Повестка дня;
Постановили;
Председатель;
Рег. номер;
Сейчас у;
Секретарь;
Слушали;
Тек. состояние;
Участники совещания;
Цель.
В Системе должен быть создан набор фильтров по протоколам согласно нижеследующему перечню:
«По дате и номеру». Поиск по точному совпадению даты совещания и вхождению последовательности символов в регистрационный номер;
«По наименованию». Поиск по вхождению последовательности символов в наименование;
«По повестке дня». Аналогично поиску по наименованию;
«По участникам». Поиск по вхождению участника в состав участников в карточке протокола.
Печатные формы
В рамках процесса управления совещаниями в Системе должны быть реализованы следующие печатные формы: «Протокол» (см. рис. 14) и «Отчёт по выполнению протокола» (см. рис. 15).
Рис. 14 Протокол.
Данные вводной части печатной формы «Протокола» должны заполняться в соответствии с нижеследующими правилами:
«[Наименование]» – заполняется из поля «Наименование» карточки протокола;
«[число]» – заполняется числом месяца, соответствующим значению поля «Дата совещания»;
«[месяц]» – заполняется наименованием месяца, соответствующего дате совещания;
«[год]» – заполняется годом, соответствующим дате совещания в формате «ГГГГ»;
«[рег. номер]» – заполняется регистрационным номером с вкладки «Канцелярия»;
«[Фамилия И.О. председателя]» – заполняется из справочника сотрудников на основании поля карточки «Председатель»;
«[Фамилия И.О. секретаря]» – заполняется по аналогии с меткой «[Фамилия И.О. председателя]» на основании поля карточки «Секретарь»;
«[повестка дня]», «[слушали]» – заполняются из соответствующих полей карточки;
Данные средней части печатной формы (от слова «ПОСТАНОВИЛИ» и до метки «[постановили]») должны заполняться на основании списка задач карточки протокола. Для каждой записи списка (как при наличии запущенной задачи, так и в отсутствие таковой) в печатную форму должно добавляться три элемента, каждый с новой строки:
«[Название задачи]» – заполняется названием очередной задачи из табличной области карточки протокола;
«[Фамилия И.О. исполнителя N]» – заполняется из справочника сотрудников на основании соответствующего поля табличной части карточки протокола;
«[срок исполнения]» – также заполняется из табличной части протокола значением даты завершения.
Для каждой следующей задачи указанные должны добавляться снизу, перед меткой «[постановили]».
Если в карточке протокола имеются задачи с одинаковыми названиями, при формировании средней части печатной формы они должны восприниматься как одна запись. Тогда название задачи будет общим, ответственные должны быть перечислены все (каждый сотрудник с новой строки), а в качестве срока должна быть установлена наименьшая из всех дат завершения по всем задачам с совпадающими названиями.
Данные заключительной части печатной формы должны заполняться в соответствии с нижеследующими правилами:
«[постановили]» – заполняется значением соответствующего поля карточки;
«[Должность визирующего]», «[ЭЦП]», «[Фамилия И.О. визирующего]» – табличная область, заполняемая на основании журнала действий данными о визирующих сотрудниках и принятых решениях. Правила заполнения указанных меток аналогичны правилам заполнения табличной части листа согласования приказа, распоряжения (см. разд. 7.6.1). Для каждого очередного участника согласования в печатную форму добавляется новая строка.
Рис. 15 Отчёт по исполнению протокола.
Данные отчёта по исполнению протокола должны заполняться в соответствии с нижеследующими правилами:
«[Название задачи]», «[Фамилия И.О. исполнителя N]», «[Срок]» – заполняются по аналогии с табличной частью печатной формы «Протокол» (см. выше);
«[Отчёт исполнителя N] – заполняется последним по времени комментарием соответствующего исполнителя.
Подсветка строк таблицы должна осуществляться в соответствии с нижеследующими правилами:
светло-зелёный – задача, отмеченная как выполненная (может быть ещё не снята с контроля и по итогам совещания возвращена на доработку). При объединении нескольких задач с одинаковым названием данная подсветка должна устанавливаться, только если выполнены они все;
бледно-жёлтый – невыполненная задача. При объединении нескольких задач с одинаковыми названиями данная подсветка должна устанавливаться только если среди невыполненных одинаковых задач с одинаковым названием нет просроченных;
розовый – просроченная невыполненная задача. При объединении нескольких задач с одинаковыми названиями данная подсветка должна устанавливаться если среди них есть хотя бы одна просроченная.
Приложение 1. Описание используемой нотации
Таблица 22. Описание используемой нотации.
Элемент
|
Описание
|
 
|
Начало и окончание процесса.
|
|
Переход между элементами схемы без маршрутизации назначений.
|
|
Состояние, присваиваемое документу при переходе.
|
|
Назначение одному или нескольким пользователям на выполнение действий в Системе.
|
|
Ветвление процесса, исключающее «ИЛИ». Обозначает возможность только одного входа из нескольких при единственном выходе или возможность только одного выхода из нескольких при единственном входе.
|
|
Ветвление процесса, «И». Обозначает одновременный переход по всем выходам при единственном входе или переход по единственному выходу при выполнении всех входов.
|
|
Маршрутизация назначения (кнопка в карточке), успешный переход.
|
|
Маршрутизация назначения (кнопка в карточке), не успешный переход.
|
|
Маршрутизация назначения с вводом необязательных данных при успешном переходе.
|
|
Маршрутизация назначения с вводом обязательных данных при не успешном переходе.
| |
