10.2.Создание нового табеля учета рабочего времени
Функция Табель позволяет создавать и вести произвольное количество табелей учета рабочего времени. Новый табель создается за определенный месяц, и в него могут быть включены работники подразделений, выбранных в процессе создания нового табеля организации.
Чтобы создать новый табель, выберите из меню Управление команду Создать или щелкните на кнопке  , расположенной на панели инструментов. На экране появится окно Создание табеля (Рис. 10 -7).
Рис. 10 7. Окно Создание табеля
В поле Месяц из раскрывающегося списка выберите наименование месяца, а в поле Год установите год, за который должен быть создан табель. Щелкните на кнопке Создать.
Откроется окно табеля в режиме создания (Рис. 10 -8).
Строка меню окна имеет следующие пункты:
Управление – содержит команды просмотра, редактирования, сохранения и печати табеля учета рабочего времени, а также команду закрытия окна данного табеля;
Действия – содержит команды добавления и удаления работника в табеле;
Сортировка – содержит команды сортировки элементов табеля;
Сервис – содержит команды автозаполнения, корректировки и проверки данных табеля;
Справка – содержит команды вызова подсказки.
Рис. 10 8. Окно создания нового табеля
Если для какой-либо команды установлены «горячие» клавиши, то они указываются в меню рядом с ней.
На панели инструментов окна находятся кнопки, дублирующие часто используемые команды:
|
Просмотр табеля. Дублирует команды Управление, Просмотр;
|
|
Редактировать табель учета рабочего времени. Дублирует команды Управление, Редактирование;
|
|
Сохранить внесенную информацию. Дублирует команды Управление, Сохранить;
|
|
Печать табеля учета рабочего времени. Дублирует команды Управление, Печать;
|
|
Добавить работника в табель учета рабочего времен. Дублирует команды Действия, Добавить работника;
|
|
Удалить работника из табеля учета рабочего времени. Дублирует команды Действия, Удалить работника;
|
|
Отменить действие. Дублирует команды Действия, Отменить;
|
|
Переместить выделенный элемент табеля вверх по списку. Дублирует команды Сортировка, Переместить вверх;
|
|
Переместить выделенный элемент табеля вниз по списку. Дублирует команды Сортировка, Переместить вниз;
|
|
Сохранить выбранный порядок сортировки элементов табеля (по штатному расписанию, по ФИО и т.д.). Дублирует команды Сортировка, Сохранить сортировку.
|
Под панелью инструментов располагается дополнительная панель, содержащая следующие поля и кнопки:
поле Табель – содержит название табеля;
поле Часы – служит для ввода количества рабочих часов, устанавливаемых в ячейках табеля;
кнопка Установить часы  – предназначена для заполнения выбранных ячеек значением, установленным в поле Часы;
поле Отметка – служит для выбора вида отметки, устанавливаемой в текущей ячейке табеля;
кнопка Установить отметку  – предназначена для заполнения выбранных ячеек значением, установленным в поле Отметка.
Создавая новый табель, введите в поле Табель его наименование. Это название должно отличаться от названий других существующих табелей. Целесообразно указать в наименовании табеля название подразделения, а также месяц и год, за которые создается табель. Это упростит в дальнейшем поиск нужного табеля.
Из меню Действия выберите команду Добавить работника или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. Откроется окно Выбор подразделений/работников (Рис. 10 -9).
В левой части окна отображается структура организации. Она представлена в виде дерева, вершинами которого являются подразделения организации.
Рис. 10 9. Окно Выбор подразделений/работников
При необходимости, в перечень подразделений можно включить подразделения, упраздненные в функции Штатное расписание (см. «Создание структуры организации»). Для этого следует установить флажок Показывать упраздненные подразделения. Упраздненные подразделения отмечаются значком  .
ЗАМЕЧАНИЕ: Флажок Показывать упраздненные подразделения доступен только в том случае, если в штатном расписании присутствуют упраздненные подразделения с установленной меткой Отображать в задачах «Личные карточки» и «Табель».
Помимо вершин, соответствующих подразделениям организации, в левой части окна находятся такие вершины, как Выведенные за штат и Уволенные.
Вершина Выведенные за штат содержит список работников упраздненных подразделений (если при упразднении подразделения в его карточке был установлен флажок Автоматическая установка даты освобождения работника с должности при упразднении подразделения (см. «Создание структуры организации»)). Кроме того, в данную вершину помещаются личные карточки работников, освобожденных с одной должности и еще не назначенных на другую.
В вершине Уволенные находится список уволенных работников, в личных карточках которых не указана дата списания в архив.
Руководствуясь правилами, изложенными в главе «Выбор значений из иерархического справочника», выберите в этом окне названия нужных подразделений (ФИО работников) и щелкните на кнопке ОК.
Окно Выбор подразделений/работников закроется. Произойдет возврат в окно Создание табеля, в котором будет отображен оформленный в виде таблицы список работников, отобранных подразделений.
Таблица, помимо ФИО, должности и табельного номера работников, содержит графы, соответствующие числам месяца, в которых при ведении табеля записываются отработанные часы и/или коды условных обозначений для табеля (Рис. 10 -10).
Рис. 10 10. Окно Табель
Коды условных обозначений для табеля указываются в верхних ячейках строки работника, а отработанные часы – в нижних.
Чтобы сделать отметку в табеле, следует выделить нужную ячейку (несколько ячеек) и установить в ней соответствующую отметку.
|
