9.2.Регистрационная карточка командировки
Информация о командировках хранится в регистрационных карточках командировок. Чтобы создать новую карточку, в главном окне функции выберите из меню Управление команду Создать или щелкните на кнопке  , расположенной на панели инструментов. Откроется окно Карточка командировки (Рис. 9 -2).
Рис. 9 2. Окно Карточка командировки
Строка меню окна имеет следующие пункты:
Управление – содержит команды, используемые для работы с РК командировки, а также команды печати командировочного удостоверения и служебного задания для направления в командировку.
Справка – содержит команду вызова помощи.
Если для какой-либо команды установлены «горячие» клавиши, то они указываются в меню рядом с ней.
На панели инструментов окна находятся кнопки, дублирующие команды меню Управление:
|
Перевести РК командировки в режим редактирования. Дублирует команды Управление, Редактировать;
|
|
Сохранить внесенную информацию. Дублирует команды Управление, Сохранить;
|
|
Сохранить внесенную информацию и создать новую РК командировки. Дублирует команды Управление, Сохранить и создать новую;
|
|
Открыть окно прикрепления файлов к РК командировки. Дублирует команды Управление, Прикрепленные файлы;
|
|
Печать командировочного удостоверения. Дублирует команды Управление, Командировочное удостоверение.
| 9.3.Заполнение регистрационной карточки командировки
Для заполнения карточки командировки (см. Рис. 9 -2) введите необходимые значения в следующие поля:
Вид командировки – задается выбором нужного значения из раскрывающегося списка;
Дата начала… окончания… – даты начала и окончания командировки. Задаются вводом с клавиатуры или выбором из календаря;
Срок – длительность командировки. Чтобы установить значение в поле Срок, заполните поля Дата начала… окончания… и щелкните на кнопке  , расположенной справа от поля Срок. Вычисленное значение соответствует числу дней указанного периода, включая дату начала и дату окончания командировки. Полученный результат может быть откорректирован вводом с клавиатуры;
Зная дату начала командировки и ее продолжительность (значение поля Срок), можно рассчитать дату окончания командировки. Для этого заполните поля Дата начала и Срок и щелкните на кнопке . В поле окончания запишется вычисленное значение.
Не считая времени в пути – длительность командировки, без учета времени, потраченного на дорогу. Значение в этом поле устанавливается автоматически при расчете значения поля Срок, но может быть отредактировано вводом с клавиатуры;
Приказ № – номер приказа о направлении в командировку. Задается вводом с клавиатуры;
от – дата подписания приказа. Задается вводом с клавиатуры или выбором из календаря;
Цель – цель командировки. Задается выбором нужного значения из раскрывающегося списка;
Содержание задания – краткое содержание служебного задания для направления в командировку. Задается вводом с клавиатуры;
Основание – наименование документа, на основании которого оформляется командировка. Задается выбором нужного значения из раскрывающегося списка;
№ … от – номер документа, на основании которого оформляется командировка, и дата его подписания. Задается вводом с клавиатуры. Дату можно выбрать из календаря;
За счет средств – источник средств, выделенных на командировку. Задается вводом с клавиатуры;
Примечание – свободный текст примечания. Задается вводом с клавиатуры.
Помимо перечисленных полей, карточка командировки имеет два списка, представленных в виде таблицы:
Пункты назначения. Организация – список населенных пунктов и организаций, в которые командируется работник (работники). Порядок указания пунктов назначения описывается в разделе «Формирование списка пунктов назначения». Наименования организаций задаются вводом с клавиатуры;
Список командированных – список работников, направленных в командировку. Порядок составления списка командированных описывается в разделе «Формирование списка командированных».
Для сохранения введенной информации в строке меню карточки выберите команды Управление, Сохранить или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов.
Данные будут сохранены, а карточка командировки станет доступной только для просмотра. Для продолжения работы с карточкой нужно перевести ее в режим редактирования. Для этого из меню Управление выберите команду Редактировать или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов.
Если вы хотите завершить работу с текущей РК командировки и создать новую карточку выберите из меню Управление команду Сохранить и создать новую или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов.
Чтобы завершить работу с карточкой, закройте ее окно (выберите команды Управление, Выход).
Сведения о командировке отображаются в личных карточках соответствующих работников.
9.3.1.Формирование списка пунктов назначения
Чтобы сформировать список пунктов назначения, в окне карточки командировки (Рис. 9 -2) щелкните на кнопке , расположенной справа от таблицы Пункты назначения. Откроется окно Выбор из справочника – [Регионы]. Руководствуясь правилами, изложенными в главе «Выбор значений из иерархического справочника», выберите в этом окне названия регионов, в которые командируются работники, и щелкните на кнопке ОК. Окно выбора из справочника закроется, а отобранные значения запишутся в строках таблицы Пункты назначения.
При необходимости, запись, ошибочно внесенную в таблицу, можно удалить. Для этого выделите ее щелчком мыши и нажмите кнопку  (Удалить), расположенную справа от таблицы.
9.3.2.Формирование списка командированных работников
ВНИМАНИЕ: Прежде чем приступить к формированию списка командированных работников следует предварительно указать даты начала и окончания командировки.
Чтобы в окне карточки командировки (Рис. 9 -2) сформировать список командированных работников:
Щелкните на кнопке , расположенной справа от таблицы Список командированных. Откроется окно Выбор командированных (Рис. 9 -3). В верхней части окна находится оформленный в виде таблицы список всех работников организации. В нижней части окна формируется список выбранных работников.
Выделите фамилию нужного работника.
Щелкните на кнопке  . Выбранная фамилия скопируется в нижнюю часть окна.
Если требуется добавить в список командированных фамилии других работников, повторите действия, описанные в пп. 2 и 3.
В верхней части окна записи работников, выбранных в качестве командированных, окрашиваются в красный цвет.
Фамилию работника, ошибочно внесенную в список, расположенный в нижней части окна, можно удалить. Для этого выделите ее в этом списке и щелкните на кнопке  .
Перенеся все нужные фамилии в нижнюю часть окна, щелкните на кнопке ОК. Окно выбора командированных работников закроется, а отобранные значения запишутся в строках таблицы Список командированных.
Рис. 9 3. Окно выбора командированных работников
Введите в графу № ком. уд. номер командировочного удостоверения каждого из командированных работников.
В графе Дата выдачи укажите дату выдачи командировочного удостоверения для каждого из командированных. Дата задается вводом с клавиатуры или выбором из календаря.
В графу № служ. задан. введите номер служебного задания для каждого из командированных работников.
В графе Дата составления укажите дату составления служебного задания для каждого из командированных. Дата задается вводом с клавиатуры или выбором из календаря.
Для удаления из таблицы ошибочно внесенной записи выделите ее щелчком мыши и нажмите кнопку (Удалить), расположенную справа от таблицы.
9.3.3.Прикрепление файлов к карточке командировки
Для прикрепления одного или нескольких файлов к РК командировки, в окне карточки (Рис. 9 -2) выберите из меню Управление команду Прикрепленные файлы или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов окна карточки.
Откроется окно Прикрепленные файлы (Рис. 9 -4), содержащее перечень электронных образов документов, прикрепленных к текущей карточке.
Панель инструментов этого окна содержит следующие кнопки:
|
Прикрепить файл к карточке командировки;
|
|
Открыть файл для просмотра;
|
|
Удалить выделенный файл.
|
Рис. 9 4. Окно Прикрепленные файлы
Перечень прикрепленных к карточке командировки файлов оформляется в виде таблицы со следующими графами:
Тип файла – первая колонка таблицы без собственного названия, в которой при помощи иконки указывается тип прикрепленного файла. Иконка соответствует приложению, которое используется для просмотра файлов этого типа. Так на Рис. 9 -4 для файла «Отчет о командировке (Раков)» отображается иконка MS Word. Тип иконки задается автоматически при выборе файла;
Форма № – необязательное поле, в котором можно указать код стандартизированной формы, на основе которой подготовлен прикрепленный документ. Задается вводом с клавиатуры;
Описание – краткое описание прикрепленного файла. По умолчанию соответствует имени файла. Задается вводом с клавиатуры;
Номер документа – необязательное поле, в котором можно указать регистрационный номер документа в случае его регистрации. Задается вводом с клавиатуры;
Дата – дата создания или регистрации документа. По умолчанию соответствует дате прикрепления файла. Задается вводом с клавиатуры или выбором из календаря.
К карточке командировки может быть прикреплен любой файл, содержащийся в компьютере. При прикреплении файла производится его копирование из файловой системы компьютера в базу данных. Таким образом, удаление, перемещение или переименование файла на диске компьютера никак не отразится на состоянии его копии, прикрепленной к карточке командировки.
Чтобы прикрепить файл, щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. В открывшемся стандартном окне выбора файла найдите и выделите нужный файл. Щелкните на кнопке Открыть. Окно выбора файла закроется, а выбранный файл попадет в список файлов, прикрепленных к карточке командировки.
При необходимости, в поле Форма введите код формы, в поле Номер документа – регистрационный номер документа. В поле Описание можно изменить наименование документа, а в поле Дата указать дату регистрации этого документа.
Для просмотра прикрепленного файла выделите щелчком мыши строку, соответствующую этому файлу, и нажмите кнопку , расположенную на панели инструментов (или дважды щелкните на выбранной строке списка левой кнопкой мыши).
Для удаления ошибочно прикрепленного файла выделите его строку и щелкните на кнопке .
|
