Назначение и основные функциональные возможности конфигурации. 27
Скачать 5.16 Mb.
|
Позиция документа и граница последовательностиВ конфигурации «Торговля+Склад» для ведения партионного учета движения ТМЦ, помимо метода «по среднему», могут использоваться также методы FIFO или LIFO. Однако использование этих методов делает конфигурацию критичной к правильному, последовательному вводу документов. При проведении документов задним числом, а также при исправлении и перепроведении документов, при отмене проведения документов, фактическая последовательность проведения документов в регистрах нарушается. Это может приводить к нарушению корректности учета. После вышеописанных действий для восстановления корректности учета необходимо заново перепровести документы в правильной последовательности, начиная от документа, который ее нарушил. Для отслеживания этих ситуаций в конфигурации ведутся границы последовательности (ГП). Граница последовательности отражает момент времени, до которого документы проводились в правильной последовательности. ГП автоматически обновляется системой при работе с документами. ГП хранит позицию последнего документа, проведенного в правильной последовательности. При последовательном проведении документов ГП сдвигается каждый раз на последний проведенный документ, но, если последовательность нарушается (например, документ проводится «задним числом»), то ГП устанавливается на этот документ (сдвигается назад) и, чтобы установить ГП на последний проведенный документ, требуется перепровести документы в естественной последовательности. 68 Восстановление естественной последовательности проведения документов может занимать довольно продолжительное время, поэтому этот процесс не запускается автоматически, а должен быть инициирован пользователем по мере необходимости. Текущее состояние ГП отображается в естественном формате (дата, время) в диалогах почти всех отчетов. Восстановление естественной последовательности проведения документов можно выполнить, используя системную процедуру восстановления последовательности, которая включается через главное меню конфигурации «Операции», пункт «Проведение документов...», закладка «Последовательности», для пользователя, у которого назначен интерфейс администратора (пользователь «Федоров» в демонстрационной базе). Данную обработку можно запускать только в монопольном режиме. Возможность получения некорректных данных отслеживается конфигурацией каждый раз при формировании отчетов, которые используют данные регистров, чувствительных к порядку проведения документов. При этом анализируется заданный период формирования отчета, который соотносится с текущим положением ГП. Если данные сформированного отчета могут оказаться неактуальными из-за того, что ГП лежит ранее или в пределах заданного периода отчета, то выдается специальное предупреждение с предложением восстановить последовательность проведения документов. Глава 2. Начало работы с конфигурацией Перед началом работы с конфигурацией необходимо осуществить следующие действия. 1. Установить необходимые настройки параметров учета. Они позволяют пользователю без изменения конфигурации отразить в ней применяемый им способ учета. Необходимо внимательно прочесть этот раздел документации и установить настройки в соответствии с принципами, на которых основано проведение торговых операций на предприятии. Особое внимание следует обратить на выбор валют бухгалтерского учета и управленческого учета. 2. Заполнить все справочники известной на данный момент информацией. Некоторые настройки, например, установки по умолчанию, лучше осуществлять после заполнения основных справочников. 3. Определить список пользователей, работающих с конфигурацией, ввести их в соответствующий справочник (см. «Пользователи» на стр. 108) Часть настроек, такие, как установки по умолчанию и некоторые режимы работы, определяются непосредственно в справочнике пользователей. Поэтому перед началом необходимо работы установить для каждого пользователя необходимые настройки. 4. Дополнительные (к заданным в конфигураторе) полномочия пользователей, такие, как право «разрешить продавать резерв», определяются для групп пользователей в справочнике «Полномочия» (см. «Полномочия пользователей» на стр. 112). Перед началом работы с конфигурацией необходимо определить группы пользователей и установить для них соответствующие полномочия. 70 5. Перед началом оформления документов рекомендуется занести в справочник «Номенклатура» товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах компании, занести начальные остатки ТМЦ на каждом складе (см. «Ввод остатков ТМЦ» на стр. 257). Поскольку в конфигурации ведется количественный и суммовой учет ТМЦ, принятых и переданных на реализацию, то, если учет таких ТМЦ ведется компанией, необходимо оформить соответствующие документы по вводу остатков ТМЦ на реализации (см. также «Ввод остатков ТМЦ переданных» на стр. 262). 6. Необходимо также зафиксировать начальные остатки наличных и безналичных денежных средств, а также остатки взаиморасчетов с контрагентами (см. «Ввод остатков по поставщику (покупателю)» на стр. 264). Установку начальных параметров конфигурации рекомендуется производить тому пользователю, который будет в дальнейшем выполнять функции администратора системы. Конфигурация «Торговля+Склад» поставляется со списком пользователей, куда внесены условные пользователи. Чтобы устанавливать начальные параметры, при запуске системы «1С:Предприятие» в качестве имени пользователя следует выбирать «Администратор» — это дает полные права на доступ к объектам конфигурации. Начальную установку параметров конфигурации удобно выполнить при помощи стартового помощника, который появляется на экране при первом запуске системы. На каждом рабочем месте необходимо выполнить настройку параметров используемого торгового оборудования. Настройка параметров учета Настройка параметров учета вызывается из меню «Сервис» выбором пункта «Настройка параметров учета». Настройку параметров учета можно разделить на четыре группы: валюты, свойства, режимы работы и системные настройки. Для размещения элементов четырех групп настроек предусмотрено четыре 71 соответствующих закладки диалогового окна «Настройка параметров учета». Настройка валют учета Внимание! На этой закладке задаются жизненно важные для работы конфигурации параметры торгового учета. Они должны устанавливаться один раз — в начале работы с конфигурацией, и в последующем не изменяться. После появления в информационной базе первого же документа соответствующие управляющие элементы этой закладки становятся недоступными для редактирования. Если текущая установка одной из установленных валют сочтена неудовлетворительной, то необходимо удалить все документы и только после этого изменять эти валюты в базовых настройках. После изменения валюты бухгалтерского учета необходимо отредактировать историю курсов в справочнике валют. Валюта бухгалтерского учета — базовая валюта, курс которой всегда равен 1 (для России — рубли). Курсы всех других валют выражаются в единицах валюты бухгалтерского учета. В этой валюте выгружаются данные в 1С:Бухгалтерию. Валюта управленческого учета — валюта, используемая для оценки данных в управленческом учете. Обычно в качестве валюты управленческого учета указывают доллар США. Свойства Свойства (Номенклатуры, Контрагентов) - для каждой позиции или группы номенклатуры или контрагентов может быть определено основное свойство. Основное свойство показывается в списках справочников для удобства идентификации позиций номенклатуры (контрагентов). Также по основному свойству можно производить фильтрацию и группировку данных в отчетах. В настройках необходимо выбрать вид основного свойства из справочника «Виды свойств», к которому будут относиться значения основных свойств, определенных для позиций номенклатуры и контрагентов. Изменить выбранное значение вида свойства можно только до тех пор, пока ни для одной позиции соответствующего справочника не определено значение основного свойства. Вес, артикул Показывать артикул — при установке данного флага в диалоге подбора по справочнику «Номенклатура» для поиска и идентификации элементов будет показываться дополнительная графа «Артикул». Единица веса - в данном поле необходимо задать краткое наименование единицы веса, используемой в конфигурации. Режимы работы Разрешить проводить документы будущей датой — отметку в этом поле следует устанавливать в том случае, если документы необходимо проводить с датой, больше точки актуальности (ТА). Следует иметь в виду, что проведение документа будущей датой приводит к тому, что ТА оказывается «в будущем» и все документы за текущую дату после этого проводятся «задним числом», что заметно замедляет процесс проведения. Контроль остатков — выбор варианта контроля отрицательных остатков. С помощью этой настройки можно управлять процессом проведения документов отпуска ТМЦ. Предусмотрено пять вариантов контроля остатков. 1. По фирме. При отпуске ТМЦ будет контролироваться свободный (за вычетом резерва) остаток ТМЦ в соответствии с указанной в документе фирме. 2. По упр.аналитике. При отпуске ТМЦ будет контролироваться совокупный свободный остаток, принадлежащий всем фирмам, имеющим аналитику управленческого учета, совпадающую с аналитикой управленческого учета, указанной в документе фирмы. При отпуске (списании) ТМЦ сначала будут списываться остатки (и партии), принадлежащие фирме, указанной в документе, а затем принадлежащие другим фирмам, имеющим ту же аналитику управленческого учета. Списание партий других фирм производится по методу списания (методу расчета себестоимости) фирмы, указанной в документе. 3. По юр.лицу. При отпуске ТМЦ будет контролироваться совокупный свободный остаток, принадлежащий всем фирмам, для которых выбрано такое же собственное юридическое лицо, как и у фирмы, указанной в документе. При отпуске (списании) ТМЦ сначала будут списываться остатки (и партии), принадлежащие фирме, указанной в документе, а затем принадлежащие другим фирмам, имеющим то же юридическое лицо. Списание партий других фирм производится по методу списания (методу расчета себестоимости) фирмы, указанной в документе. 4. По компании. При отпуске ТМЦ будет контролироваться совокупный свободный остаток, принадлежащий всем фирмам, зарегистрированным в информационной базе. При отпуске (списании) ТМЦ сначала будут списываться остатки (и партии), принадлежащие фирме, указанной в документе, а затем принадлежащие другим фирмам. Списание партий других 74 фирм производится по методу списания (методу расчета себестоимости) фирмы, указанной в документе. 5. Не контролировать. При отпуске ТМЦ остаток не будет контролироваться. Отрицательные остатки будут записаны за фирмой, выбранной в документе. Розничный тип цен — выбор из типов цен того типа цен, по которым товар и услуги будет продаваться в розницу. Розничный тип цен используется при определении цены услуги при продаже в розницу и при осуществлении розничной продажи с оптового склада. При продаже в розницу с розничного склада используются те цены, которые заданы в документе «Перемещение ТМЦ (в розницу)» или в документе «Поступление в розницу (купля-продажа)». Заданная в типе цен наценка используется при автоматическом расчете розничных цен по умолчанию при оформлении поступления товара на розничный склад. Системные В системных настройках определяются параметры, необходимые при работе с распределенной базой данных. Префикс информационной базы (ИБ) — префикс ИБ рекомендуется задавать при работе с распределенной базой данных. Префикс ИБ используется как префикс кодов справочников и добавляется к префиксу номеров документов. В каждом филиале распределенной базы данных необходимо задать уникальный префикс ИБ. Дата запрета редактирования документов — ранее указанной даты запрещается редактировать и перепроводить документы. Рекомендуется устанавливать эту дату на последний день отчетного периода, за который подведены окончательные итоги. Это позволит обеспечить неизменность учетных данных в «закрытом» периоде. Настройка полномочий пользователей Настройки дополнительных полномочий по отношению к правам пользователей, заданным в конфигураторе, определяются в специальном справочнике «Полномочия пользователей» (см. на стр. 112). В конфигурации возможно задание одинаковых настроек полномочий для различных групп пользователей: менеджеров, продавцов, товароведов и т.д. Необходимо назначить полномочия для определенной группы пользователей, а затем для каждого пользователя в справочнике «Пользователи» выбрать необходимые полномочия из справочника «Полномочия пользователей». Разрешить продавать резерв — флаг в этом поле следует устанавливать в том случае, если необходимо иметь возможность отгружать ТМЦ, зарезервированный по другой заявке покупателя. Если же необходимо осуществлять жесткий контроль за резервированием ТМЦ по заявкам покупателей, то флаг устанавливать не надо. Разрешить превышение кредита - флаг в этом поле следует устанавливать в том случае, если необходимо производить отпуск ТМЦ тем клиентам, которые превысили сумму предоставляемого им товарного кредита. Сумма товарного кредита для клиента определяется в форме его договора. Если используется жесткая схе- 76 ма контроля за предоставляемыми клиентам товарными кредитами, то флаг в этом поле устанавливать не следует. Разрешить редактирование цен в документе - флаг в этом поле следует устанавливать в том случае, если необходимо разрешить отпускать ТМЦ по ценам, отличным от тех, которые установлены в справочнике цен. Если ТМЦ должен отпускаться по строго фиксированным ценам, то флаг в этом поле устанавливать не следует. Кроме того, можно дополнительно с помощью установки соответствующих прав пользователя запретить устанавливать в документе скидки. Следует также отметить, что установка данного режима актуальна при оптовой торговле. Контроль цен в розничной торговле производится автоматически. Разрешить редактирование таблиц - флаг в этом поле следует устанавливать в том случае, если пользователю необходимо разрешить редактировать перед выводом на печать печатную форму документа или отчета. Разрешить печать не проведенных документов - флаг в данном поле следует устанавливать только в том случае, если необходимо печатать документы сразу после записи, до того как они будут проведены. Следует обратить внимание на тот факт, что информация в печатной форме документа до и после его проведения может отличаться. Установка значений по умолчанию Установки по умолчанию — это те значения, которые попадут в новый документ при начальном заполнении формы (очевидно, это должны быть значения, наиболее часто встречающиеся в процессе работы). В конфигурации предусмотрена возможность установки значений по умолчанию для каждого пользователя в справочнике «Пользователи» (см. на стр. 108) на закладке «Значения по умолчанию». Установки значений по умолчанию следует производить после заполнения основных справочников. 77 Номера документов Существует ряд первичных документов, для которых, в соответствии с нормативными документами, требуется последовательная непрерывная нумерация. В частности, к таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры. Для разделения документов, принадлежащих разным юридическим лицам, используется префикс номера, указанный для собственного юридического лица в одноименном справочнике (см. «Собственные юридические лица», «Закладка «Основные»» на стр. 92) в реквизите «Префикс». Префикс — это произвольный двухсим-вольный код. Рекомендуется установить его таким образом, чтобы он соответствовал наименованию собственного юридического лица, в этом случае легко будет отличать документы, принадлежащие разным юридическим лицам, например, при работе с журналами документов. Следует обратить внимание на тот факт, что в конфигурации несколько фирм могут иметь одно и то же юридическое лицо. В этом случае будет вестись сквозная нумерация документов по фирмам, имеющим одинаковые юридические лица. Внимание! Префикс номера документа должен быть обязательно установлен до ввода любого из документов, для которых поддерживается раздельная нумерация. Если изменить префикс после того, как уже введены документы, использующие этот префикс, номера таких документов придется отредактировать вручную, поскольку префикс появляется только в номерах документов, формируемых после его установки. Внимание! При вводе номера первого документа следует обращать внимание на количество дополнительных нулей в номере документа. Следует оставлять количество нулей, которое соответствует максимально возможному номеру. Например, предполагаемый максимальный номер документа 99999, тогда в номере необходимо оставить четыре дополнительных нулей и начальный номер должен быть задан следующим образом - Ст-00001. |
Похожие:
 | Информатизация общества. Информационная система: основное назначение и функциональные возможности. База данных: среда и принцип работы.... | | Основные функциональные возможности системы «1С: Комплексный учет сельскохозяйственного предприятия» 8 |
| Аннотация должна раскрывать назначение, область применения и функциональные возможности базы данных | | Аннотация должна раскрывать назначение, область применения и функциональные возможности базы данных |
| Загс: ведение реестров актов о рождении, смерти, перемене имени, регистрации и расторжении брака | | «Gate» (далее по тексту скд gate). Приведённые сведения предназначены как для конечных пользователей системы, так и для специалистов,... |
 | Камис 5 (далее камис), которые работают в различных службах музея и принимают участие в оформлении и ведении учётно-хранительской... | | Камис 5 (далее камис), которые работают в различных службах музея и принимают участие в оформлении и ведении учётно-хранительской... |
| Анализ изменений конфигурации «Зарплата и Кадры, ред. 3» в части кадрового учета. 3 | | С: Бухгалтерия 8 обеспечивает высокий уровень автоматизации ведения бухгалтерского и налогового учета и подготовки обязательной (регламентированной)... |