1 Технология работы и описание бизнес-процессов 1.1 Архитектура системы
Рис. 1 Архитектура системы ведения ГЛР
Области использования системы:
Автоматизируется деятельность органов управления по ведению государственного лесного реестра на федеральном, региональном и местном уровне.
На федеральном уровне автоматизируется деятельность Рослесхоза в части ведения государственного лесного реестра.
На региональном уровне автоматизируется деятельность органов исполнительной власти, осуществляющих полномочия по ведению государственного лесного реестра.
На местном уровне автоматизируется деятельность по ведению государственного лесного реестра участковых лесничеств и лесничеств.
1.2 Общая схема обработки данных в информационной системе
Формирование отчетности осуществляется путем заполнения документов на уровне ввода данных с последующей консолидацией на вышестоящий уровень:
местный уровень – лесничества, участковые лесничества,
региональный уровень – субъекты РФ,
федеральный уровень – Рослесхоз.
Рис. 2 Уровни формирования отчетности по формам ГЛР
Принцип сбора отчетных форм ГЛР можно представить схематично следующим образом:
   
Более детально каждая цепочка связанных документов, журналов и отчетных форм представлена в Приложении 2.
Общая схема сбора данных может быть представлена в виде 2х этапов
формирование отчетности на местном уровне (по лесничествам) – уровень заведения данных в системе – рис.3.1
Рис. 3.1 Общая схема формирования отчетности ГЛР – уровень заполнения данных
формирование отчетности на региональном и федеральном уровне – уровень консолидации данных – рис.3.2
Рис.3.2 Общая схема формирования отчетности ГЛР – уровень консолидации данных
Пояснения к схеме:
На уровне ЛВ происходит создание документов, соответствующих альбому форм ГЛР.
На вышестоящих уровнях иерархии Рослесхоза (СРФ, Рослесхоз) осуществляется консолидация отчетных данных.
В отдельных случаях, в зависимости от свойств выбранного узла иерархии, возможно также создание документов на вышестоящем уровне. В этом случае документы по нижестоящим подразделениям не создаются.
Корректировка данных консолидированных документов не допускается. Все исправления следует вносить на уровне первичных документов.
Утверждение документов производится ответственными сотрудниками вышестоящих узлов иерархии Рослесхоза.
Таким образом:
В АИС ГЛР хранятся отчетные документы по всем подразделениям иерархии Рослесхоза.
Внутренние и межформенные проверки (МФП) выполняются на каждом уровне иерархии – ЛВ, СРФ и Лесхоз.
|
Описание операций производимых с документами на всех уровнях сбора отчётности приведено в приложении 3 данному руководству.
Рассмотрим типовую схему обработки документов отчетности по формам ГЛР в ИС:
Формирование исходных документов на местном уровне (см. стр. 13).
Формирование документов консолидации (см. стр. 15).
1.2.1 Типовая схема формирования исходных документов в АИС ГЛР
На Рис. 3 приведена типовая схема формирования исходных документов в информационной системе для сбора отчетности по формам ГЛР. Схема включает в себя следующие этапы:
1 этап. Производится ввод данных по первичным документам через экранные формы и их внутренний логический контроль.
На этом этапе рекомендуется придерживаться следующей последовательности действий:
Заполнить карточки первичных документов через режим ввода данных.
Выполнить внутренний логический контроль (проверки) данных документов. Процедура выполняется в режиме ввода или редактирования документа при сохранении данных в системе. Обнаруженные логические несоответствия ошибки необходимо исправить или ввести к ним объяснения.
Подписать документы. Документ можно подписать только в том случае, если все проверки успешно выполнены, а ошибки исправлены или объяснены.
2 этап. Создаются формы ГЛР (вручную или посредством импорта данных из первичных документов или отчетных форм за предыдущий отчетный период), внутренний логический контроль и междокументный контроль.
На этом этапе рекомендуется придерживаться следующей последовательности действий:
Создать формы за отчетный период через режим ввода/редактирования данных (с использованием функционала импорта данных из карточек первичных документов или отчетных формы за предыдущий отчетный период в тех случаях, где это предусмотрено методологией).
Выполнить внутренний и междокументный логический контроль (проверки) данных документов. Процедура выполняется в режиме ввода или редактирования документа при сохранении данных в системе. Обнаруженные логические несоответствия ошибки необходимо исправить или ввести к ним объяснения.
Подписать документы. Документ можно подписать только в том случае, если все проверки успешно выполнены, а ошибки исправлены или объяснены.
Рис. 4. Типовая схема обработки документа в информационной системе
3 этап. После подписания документы становятся доступны для утверждения на вышестоящем уровне иерархии.
1.2.2 Типовая схема консолидации данных
Типовая схема процедуры консолидации в системе представлена на Рис. 5.
Рис. 5. Типовая схема обработки документов консолидации
Типовая схема процедуры консолидации данных в системе включает в себя следующие этапы:
1-й этап. Анализируются результаты логических проверок и комментарии к несоответствиям в подписанных документах на нижестоящих узлах иерархии, и выполняется их утверждение (см. стр. 67).
На этом этапе рекомендуется придерживаться следующей последовательности действий:
Проанализировать данные, представленные подотчетными организациями, через режим просмотра документов, оценить результаты проверок.
Открыть документы, представленные подотчетными организациями за отчетный период, в режиме изменения статуса (утверждения/отклонения).
Утвердить документы, представленные подотчетными организациями за отчетный период, нижестоящего уровня. Либо отклонить, отправив на доработку (в этом случае документы повторно пройти этапы, описанные в пункте 1.2.1).
2-й этап. Производится консолидация.
Консолидация данных в системе производится по отчетным формам ГЛР. Просматривать статусы консолидированных (сводных) документов и документов, сформированных на нижестоящем уровне, рекомендуется с помощью интерактивного отчета.
На этом этапе рекомендуется придерживаться следующей последовательности действий:
Выполнить консолидацию. Процесс консолидации в системе инициируются через меню интерактивного отчета.
Рис. 6. Меню документа в интерактивном отчете
Консолидация в системе проводится только при условии, что на нижестоящем уровне все документы созданы и утверждены, а также у выполняющего процедуру сотрудника вышестоящего подразделения есть полномочия на выполнение консолидации по заданному узлу. О состоянии готовности документов можно узнать с помощью отчета «со светофорами».
X Примечание. Процедуру консолидации можно провести и без учета этих условий, но в таком документе будут присутствовать ошибки консолидации и дальнейшая работа с ним будет невозможна. Подобную консолидацию можно проводить для просмотра предварительных результатов на федеральном уровне.
-
Консолидация данных в системе выполняется на следующих уровнях иерархии:
региональный уровень - Субъект Российской Федерации
федеральный уровень - Рослесхоз.
|
В результате выполняются следующие действия:
Суммируются и вычисляются данные документов нижестоящего уровня по соответствующим полям формы.
Создается сводный документ, содержащий данные, полученные в результате консолидации.
Выполняется ряд серверных проверок и, в зависимости от результата, процедура консолидации прерывается или продолжается:
Проверка наличия и статуса сводного документа на узле консолидации.
Проверка наличия заполненных документов на нижестоящем уровне.
Проверка статусов документов нижестоящего уровня. В соответствии с этой проверкой документы всех нижележащих узлов иерархии должны: существовать и иметь статус «Утверждено» или «Утверждено с объяснениями».
При невыполнении этих условий консолидация данных прерывается. На федеральном уровне при невыполнении указанных условий в результате консолидации формируется предварительный документ, содержащий сообщения о выявленных несоответствиях, что делает невозможным подписание такого документа.
-
Для успешного формирования консолидированного документа необходимо наличие документов по всем нижестоящим узлам иерархии в статусе «Утверждено» или «Утверждено с объяснением».
|
В результате успешного выполнения консолидации создается сводный документ со следующими свойствами:
Статус – «Данные редактируются»
Флаг консолидации – установлен признак «Х», указывающий на то, что документ получен в результате консолидации.
Созданный консолидированный документ можно открыть в режиме просмотра или изменения статуса (утверждения/отклонения).
Оценить результаты консолидации. Документ консолидации может быть открыт в режиме просмотра. При наличии ошибок в консолидированных данных исправления вносятся на уровне документов нижестоящих организаций.
X Обратите внимание! Ручная корректировка данных в документах консолидации не допускается. Все изменения вносятся в документы нижестоящих уровней иерархии, после чего выполняется повторная консолидация.
|
Если в ходе анализа результатов консолидации возникли претензии к данным документа нижестоящей организации, необходимо отправить его на доработку, сняв статус «Утверждено». После этого документ станет доступен для редактирования и исправления пользователю нижестоящего уровня.
После внесения изменений в документы нижестоящего уровня, их подписания и утверждения документ, содержащий результаты предыдущей консолидации, автоматически получит статус «Требуется повторная консолидация» и для успешного продолжения работы с ним необходимо еще раз провести консолидацию с учетом внесенных изменений на нижестоящем уровне (как это было описано в предыдущем пункте).
3-й этап. Производится подписание консолидированных документов.
На этом этапе рекомендуется придерживаться следующей последовательности действий:
Открыть документы консолидации в режиме просмотра. При необходимости: исправить выявленные ошибки на уровне нижестоящих узлов иерархии, и повторить предыдущие действия.
При наличии некритических ошибок ввести объяснения к выявленным отклонениям от методологии через режим изменения статуса документа (утверждения/отклонения).
Подписать документ из режима изменения статуса (утверждения/отклонения). Документ можно подписать только в том случае, если все проверки успешно выполнены, а ошибки исправлены или объяснены.
После подписания консолидированные документы становятся доступны для утверждения на вышестоящем уровне.
|
