3.3 Подпись и утверждение 3.3.1 Подпись документа
В интерактивном отчете работы с документами такой документ обозначается индикатором желтого цвета  .
Статус «Данные подписаны» является сигналом для пользователя вышестоящего узла иерархии, что документ прошел проверки и готов к консолидации.
Подписание документа может быть произведено из режима редактирования документа. Для того, чтобы подписать документ необходимо нажать кнопку  на панели инструментов. В результате документу устанавливается статус «Данные подписаны»  или «Данные подписаны с объяснениями»  , а на экране отображается соответствующее сообщение.
Рис. 65. Сообщение об успешном подписании документа
После подписания данные документа становятся доступны для дальнейшей обработки на вышестоящем уровне.
Теперь для внесения каких-либо изменений необходимо снять с документа статус «Данные подписаны» по кнопке  на панели инструментов или через меню Утверждение → Снять подпись в режиме утверждения.
3.3.2 Утверждение документа
Пользователь вышестоящего подразделения имеет возможность открыть документ в режиме просмотра, ознакомиться с его содержимом, просмотреть результаты проверок, тексты объяснений к ошибкам (если они есть) и при отсутствии претензий утвердить документ. Либо отклонить документ, отправив его на доработку.
Для того чтобы утвердить документ, пользователь вышестоящего подразделения должен открыть документ в режиме утверждения и нажать кнопку  на панели инструментов или через меню выбрать: Утверждение → Утвердить. При этом документу присваивается зеленый статус. В отчете со светофорами такой документ обозначается знаком  .
После утверждения документа возможность внести в него какие-либо корректировки блокируется. Все изменения должны проводиться по согласованию с куратором после того, как он снимет статус «Утверждено» (кнопка на панели инструментов) с документа и вернет его на доработку. При отклонении документа куратором (т.е. при снятии статуса «Утверждено») он возвращается в красный статус, и его данные становятся доступны для редактирования.
3.4 Консолидация данных
Помимо функции утверждения и отклонения документов, сформированных на уровне подчиненных подразделений, куратор выполняет консолидацию данных нижестоящих подразделений по каждой форме отчетности на уровень. В результате этой операции формируются консолидированные документы на уровне узла иерархии.
Возможны разные способы консолидации данных:
суммирование показателей по каждой строке и графе формы,
накопление строк формы,
суммирование строк формы по заданному ключу.
Консолидация проводится по данным документов нижестоящего уровня. Для успешной консолидации необходимо наличие документов по всем подчиненным подразделениям в статусе «Утверждено». В противном случае документ консолидации будет содержать ошибки и его подписание будет возможно только после проведения повторной консолидации.
Консолидированный документ формируется на уровне узла иерархии в красном статусе  и с флагом консолидации в заголовке.
Рис. 66. Информационное окно «Свойства документа»
Возможность редактирования данных в консолидированном документе заблокирована, все поля отображаются окрашенными в белый цвет.
Рис. 67. Общий вид документа консолидации
В документе консолидации можно выполнить проверку данных. При этом в списке результатов проверки будут отражены ошибки по проверкам, выполняемым на уровне каждого подразделения, заложенным в шаблоне формы. При консолидации документов на федеральный уровень кроме это в списке будут отражены ошибки консолидации (про отсутствие документов на уровне подчиненных подразделений или их ненадлежащим статусе).
Для исправления ошибок в консолидированном документе необходимо завершить работу по всем нижестоящим подразделениям:
сформировать отсутствующие документы;
исправить внутренние несоответствия (если они есть);
подписать документы и утвердить их.
Затем следует провести повторную консолидацию.
Подписание документа консолидации возможно при отсутствии ошибок. Утверждение документа производит пользователь вышестоящего уровня.
Если после подписания консолидированного документа возникает необходимость скорректировать данные на уровне нижестоящего подразделения, то для этого необходимо согласовать возможность внесения изменений с куратором. Если куратор принимает решение о корректировке данных, он должен вернуть статус консолидированного документа в «данные редактируются» и снять утверждение с документа нижестоящего уровня, по которому будут вноситься изменения.
|
