3.2.Счет-фактура на закупку ТМЦ
Счет-фактура на закупку ТМЦ, приобретение работ или услуг может быть сформирован несколькими способами:
Ввод из реестра счетов-фактур вручную;
Ввод из реестра счетов-фактур на основе документов оприходования ТМЦ/актов на закупку услуг);
Автоматическое формирование из реестров документов в соответствующих приложениях: Сырье. Материалы, Товары. Продукция (из складских документов), Закупки. Поставщики (из актов на закупку услуг).
Перейдем к рассмотрению каждого из них.
3.2.1.Ввод счета-фактуры вручную
Ввод счета-фактуры вручную (пункт меню Счета-фактуры на закупку) рекомендуется применять в случае, если на предприятии пользователя учет поступления ТМЦ начинается с регистрации счета-фактуры. При использовании данного способа ввода заголовок и строки счета-фактуры заполняются вручную. Этот способ позволяет сформировать счет-фактуру, в котором содержатся разные типы строк: товары, запасы, услуги, имущество и прочие. Он особенно удобен в тех ситуациях, когда на основе одного и того же счета-фактуры должны быть сформированы приходные документы в разных приложениях.
Перед тем, как мы начнем заполнять форму счета-фактуры на закупку ТМЦ, система попросит нас указать соответствующий вид движения поступающих ценностей относительно предприятия-пользователя, в нашем случае – это Закупка ТМЦ. Далее выбранный вид движения будет автоматически вписан в одноименное поле счета-фактуры.
Форма ввода/редактирования счета-фактуры состоит из двух закладок:
Счет-фактура, где заполняются реквизиты счета-фактуры;
Регистрация, где отражаются регистрационные записи в книгу покупок, сделанные по этому счету.
Закладка «Счет-фактура»: заголовок
Закладка Счет-фактура (Рис. 3 -9) состоит из заголовка и строк. В заголовке счета-фактуры указываются:
Документ – вид документа (счета-фактуры) выбирается из справочника Виды документов. В данном случае – это счет-фактура на закупку;
№ – номер счета-фактуры, присвоенный ему поставщиком, т.е. юридический номер, вводимый вручную. Длина юридического номера может достигать до 24 символов и регулируется настройкой параметров приложения. Уникальность номера счета-фактуры, присвоенного ему поставщиком, контролируется в пределах календарного года. Контроль уникальности включается /отключается в настройке параметров приложения;
Рис. 3 9 Счет-фактура на закупку, закладка «Счет-фактура»
от – дата выписки счета-фактуры поставщиком. По умолчанию, предлагается текущая системная дата. При необходимости дату, предложенную системой, можно отредактировать;
Рег.н-р – внутренний регистрационный номер счета-фактуры, присвоенный предприятием-пользователем. Формируется системой автоматически. По умолчанию предлагается следующий порядковый номер, который можно отредактировать. Регистрационный номер счета-фактуры должен быть уникален в пределах вида документа и года;
Дата регистрации – дата регистрации (принятия к учету) счета-фактуры на предприятии пользователя. По умолчанию, предлагается текущая системная дата. Дату, предложенную системой, можно отредактировать;
Налоговая модель – код используемой налоговой модели. Указывается согласно настройке параметра Налоговые модели. Счета-фактуры ((Настройка, сервис\Настройка параметров) – закладка Общее). Перевыбор кода налоговой модели в данном поле не допускается;
Вид движения – выбирается перед вводом счета-фактуры. Перевыбор вида движения (в данном случае – Закупка ТМЦ) в этом поле не допускается;
Продавец – данные партнера (поставщика) выбираются из Картотеки партнеров;
Грузоотправитель. В общем случае, в данное поле будет вписан грузоотправитель, указанный в карточке партнера-поставщика на закладке Закупки. При отсутствии сведений о грузоотправителе, в данное поле в качестве грузоотправителя будет вписан сам поставщик;
Покупатель. Данные предприятия-пользователя, которое в этом случае выступает в качестве покупателя, автоматически заполняются на основании сведений, указанных при настройке параметров приложения (см.п.2.1);
Грузополучатель. По умолчанию, данные грузополучателя совпадают с данными предприятия-пользователя. Если же в карточке предприятия-пользователя было указано несколько адресов доставки, из них выбирается тот, для которого был установлен признак По умолчанию. Если такого адреса доставки нет, то адрес с данным признаком выбирается из списка фактических адресов, а при отсутствии такого фактического адреса – из юридических адресов;
Основание. Если счет-фактура выставлен на основании договора закупки или заказа покупки, то в этом поле должен быть указан данный документ-основание. Поле доступно для выбора только в том случае, если расчеты с партнером ведутся в разрезе договоров или заказов. Если расчеты с поставщиком отслеживаются в разрезе этапов договоров, то в поле Этап указывается соответствующий этап договора. Т.е. после выбора в поле Основание нужного договора, будет открыто окно со списком этапов, из которого выбирается требуемый этап;
Счет расчетов – счет расчетов, на котором ведутся расчеты с данным партнером. Выбирается из плана счетов. Если на счете расчетов организован аналитический учет в разрезе партнеров или указанных выше документов-оснований, сведения об аналитике указываются автоматически;
Дополнение – произвольный комментарий к счету-фактуре;
Сумма без НДС – итоговая сумма без учета НДС по данному документу;
Сумма НДС – сумма НДС по документу в целом. Рассчитывается в соответствии с налоговыми моделями, указанными в справочнике Налоговые модели (раздел НАСТРОЙКА, приложение ОБЩИЕ ДАННЫЕ, пункт меню Налоги и ставки налогов);
Всего с НДС – общая сумма по счету-фактуре. При нажатии кнопки Налоги на экране появится детальная информация о налогах, рассчитанных по документу в целом: название налога и его ставка, облагаемая сумма по документу и исчисленная сумма налога.
Закладка «Счет-фактура»: строки
Для ввода строки счета-фактуры необходимо нажать клавишу или кнопку на панели инструментов Новая запись, или воспользоваться командой меню Правка→Новая запись.
Далее надо указать тип ценностей, отражаемых в данной строке. Напомним, что в строках счета-фактуры на закупку могут присутствовать товары, запасы, услуги, имущество и прочее имущество. Все перечисленные типы ценностей, за исключением прочего имущества, выбираются из соответствующих номенклатурных справочников. Сведения о прочем имуществе вносятся вручную – без применения каких-либо справочников.
Система подсчитывает количество строк, введенных в счете-фактуре. Порядковый номер текущей строки и общее количество строк отображаются в поле Поз., расположенном справа от поля Дополнение. Номер текущей строки и общее количество строк разделяет знак «/».
В форме для ввода строки (Рис. 3 -10), если позиция счета-фактуры относится к товарам/запасам/услугам/имуществу, отражаются:
Тип строки – выбирается при вводе строки и при заполнении рассматриваемой формы не изменяется;
Группа – группа номенклатуры, к которой относится эта позиция. В зависимости от типа строки, выбирается из соответствующего справочника групп. Для товаров и запасов – из Справочника групп ТМЦ (приложение Товары.Продукция или Сырье.Материалы), для услуг – из Справочника групп услуг, работ (приложение Закупки.Поставщики), и, если речь идет об имуществе – из справочника Группы приложения Имущество;
Номенклатура – выбирается, в зависимости от типа вводимой строки, из номенклатурного справочника соответствующего приложения: Товары.Продукция, Сырье.Материалы, Имущество. При отсутствии нужной позиции в справочнике она может быть введена в оперативном порядке. При вводе и редактировании номенклатурного номера имеется возможность ввода предусмотренных для него дополнительных измерений;
Рис. 3 10 Строка счета-фактуры
Аналитика. Если для выбранной номенклатурной позиции, относящейся к товарам/запасам, предусмотрен учет в разрезе аналитик номенклатуры (например, цвета, размеры, сорта, коллекции и т.д.), то в данном поле указывается значение соответствующей (односегментной или многосегментной) аналитики, например, конкретный цвет и т.п.;
Партия – код и наименование соответствующей партии, в которую входит вводимая номенклатура, если для нее был определен партионный способ хранения. Выбирается из Справочника партий ТМЦ приложения Товары.Продукция или Сырье.Материалы. Для услуг и имущества данное поле не заполняется. При вводе и редактировании сведений о партии имеется возможность ввода предусмотренных для нее дополнительных измерений;
Количество – количество в основной единице измерения. Вводится вручную;
Ед.изм. – основная единица измерения для данной номенклатуры указывается в соответствии со сведениями из Номенклатурного справочника;
Коэф. – коэффициент пересчета количества из дополнительной единицы измерения в основную (предусмотрен для товаров/запасов). Указывается в соответствии со сведениями из Номенклатурного справочника;
Количество в независимой единице измерения. Если для вводимой позиции, относящейся к товарам/запасам, была определена независимая единица измерения, то количество, выраженное в этой единице, отражается в крайнем правом поле – в той же строке, где вводилось количество в основной единице. Название этой независимой единицы отображается слева от этого поля – т.е. после поля Коэф;
Доп. сведения. Нажав эту кнопку, можно ввести такие справочные сведения, как Страна и Номер ГТД;
Цена – цена единицы номенклатурной позиции вводится вручную;
Стоимость – рассчитывается как произведение количества и цены;
Сумма НДС, Всего с НДС – рассчитываются в соответствии с налоговыми моделями, указанными в справочнике Налоговые модели (раздел НАСТРОЙКА, приложение ОБЩИЕ ДАННЫЕ, пункт меню Налоги и ставки налогов).
Под рассмотренной группой реквизитов выводятся сведения о том, каким образом рассчитывался налог по данной позиции: название и ставка налога, облагаемая сумма и рассчитанная сумма налога.
В подстрочнике таблицы для позиции, на которой установлен курсор, отображаются сведения об аналитике, коде партии и артикуле (если они существуют).
Если позиция, указываемая в строке счета-фактуры, относится к прочему имуществу, то для нее заполняется следующий набор реквизитов (все эти данные, за исключением автоматически заполняемого поля Тип строки, как уже было сказано выше, вводятся только вручную):
Номенклатура;
Количество;
Ед. изм. – выбирается из справочника единиц измерений, вызываемого клавишей ;
Цена.
Все суммы, фигурирующие в заголовке счета-фактуры, являются результатом суммирования соответствующих данных по строкам.
Строки счета-фактуры могут быть отсортированы по различным критериям: типу, группам, ном. номерам; группам, ном. номерам, партиям; наименованию ТМЦ; местам хранения, стеллаж, ячейка; порядку ввода; группам, наименованию ТМЦ, партиям.
При необходимости строки счета-фактуры можно удалить или отредактировать.
Редактирование строк счета-фактуры
Если налоговая модель, используемая в счете-фактуре, настроена таким образом, что НДС начисляется, и параметр Применяется к полю принимает значение Стоимость, то редактирование строки счета-фактуры имеет следующие особенности:
При изменении количества или цены будет пересчитано содержимое поля Стоимость и будут пересчитаны налоги согласно модели;
При изменении стоимости содержимое поля Стоимость будет окрашено в синий цвет (что указывает на внесение корректив вручную), также будут пересчитаны налоги согласно модели, а цена, если она ненулевая, не пересчитывается;
При изменении содержимого поля Всего с НДС, стоящая в нем сумма будет окрашена в синий цвет (что указывает на внесение корректив вручную), а остальные данные по строке не пересчитываются. Также будет пересчитана и сумма с НДС по документу в целом.
Строки, в которые были внесены коррективы вручную, выделяются в счете-фактуре синим цветом. При нажатии кнопки Пересчет налоги будут пересчитаны согласно модели.
Что касается таблицы налогов, то:
В строке можно вручную отредактировать Сумму налога. Тогда вся эта строка в таблице налогов будет выделена синим цветом, что указывает на внесение корректив вручную. При этом (т.к. поле Облагаемая сумма носит информационный характер) никаких пересчетов в строке не производится;
В строке можно вручную отредактировать Ставку налога. Ставка налога выбирается из справочника налоговых ставок. В результате Сумма налога будет пересчитана, а строка в таблице налогов будет выделена синим цветом;
При изменении суммы НДС в таблице (или его пересчета после смены ставки), будет изменено содержимое полей Сумма НДС и Сумма с НДС по строке в целом. Также будут пересчитаны суммарные налоги по документу.
Если налоговая модель, применяемая в счете-фактуре, настроена так, что НДС извлекается, и параметр Применяется к полю принимает значение Стоимость с НДС, то редактирование строки счета-фактуры выполняется следующим образом:
При изменении содержимого поля Всего с НДС устанавливается признак внесения корректив вручную, т.е. выделение синим цветом, и выполняется пересчет налогов (согласно используемой модели) и стоимости. Цена, если она не равна нулю, не пересчитывается;
При изменении стоимости устанавливается признак внесения корректив вручную (т.е. выделение синим цветом). Никакие пересчеты в этом случае не выполняются. Цена пересчитывается только тогда, когда она равна нулю;
При изменении цены также изменяется стоимость, и устанавливается признак изменения стоимости вручную;
При изменении количества будет изменена и цена.
Что касается таблицы налогов, то:
В строке можно вручную отредактировать Сумму налога. Поле Облагаемая сумма является информационным и не подлежит редактированию вручную. Если строка таблицы редактировалась вручную, то она выделяется синим цветом и никаких последующих перерасчетов как по ней, так и по другим строкам производится;
В строке можно вручную отредактировать Ставку налога., выбирая ее из справочника налоговых ставок. При этом Сумма налога будет пересчитана;
Если изменена (или пересчитана после изменения ставки) сумма НДС, то изменятся сумма НДС и стоимость, указанная по строке в целом.
Формирование связанных документов
В дальнейшем, на основе счета-фактуры, введенного вручную, могут быть сформированы следующие документы:
Документы склада на оприходование ТМЦ и акты на закупку услуг. Ввод этих документов, в зависимости от приходуемых ценностей, осуществляется в приложениях Товары.Продукция, Сырье.Материалы или Закупки.Поставщики. В форме для ввода/редактирования складского документа или акта существует поле Счет-фактура. При нажатии клавиши Вам будет предложен список счетов-фактур или актов, из которого следует выбрать нужный документ. Позиции счета-фактуры, не оприходованные ранее, автоматически переносятся в документ оприходования/акт на закупку услуг. Количество, указанное в перенесенной позиции, может быть уменьшено;
Документы на оприходование имущества. В документах, оформляющих поступление внеоборотных и оборотных активов (создаваемых в приложении ИМУЩЕСТВО), имеется кнопка Фактура, предназначенная для выбора соответствующего счета-фактуры. Позиции счета-фактуры, относящиеся к категории Имущество и не включенные в другие документы поступления, используются для формирования учетных карточек имущества.
Счет-фактура: закладка «Регистрация»
На закладке Регистрация отражаются регистрационные записи в книгу покупок, сделанные по данному счету-фактуре (Рис. 3 -12). Эта закладка содержит таблицу, в колонках которой приводятся следующие сведения:
Вид записи в книгу покупок (применительно к счетам-фактурам на закупку – это ОП (оприходование);
Номер и дата документа регистрации, т.е. документа, оформляющего оприходование позиций, указанных в счете-фактуре;
Основные данные о записи в книгу (дата, сумма и сумма НДС).
В подстрочнике таблицы выводятся итоговая сумма по записям, итоговая сумма сторно и остаток к сторнированию.
Рис. 3 11 Счет-фактура на закупку, закладка «Регистрация»
Структура записи в книгу покупок рассмотрена в п. 4.1.1.
Формирование регистрационных записей
Если счет-фактура на закупку должен использоваться при формировании документов на оприходование, то регистрационные записи в книгу покупок формируются согласно настройке параметра приложения Формировать запись в книгу, находящегося на закладке Закупки. Когда параметр принимает значение Автоматически, система автоматически формирует записи в книгу покупок при формировании документа на оприходование, связанного со счетом-фактурой. Когда параметр принимает значение По запросу, система, в момент сохранения документа на оприходование, связанного со счетом-фактурой, выдаст запрос на создание записи, на который следует ответить утвердительно или отрицательно.
Процесс автоматического создания записей по счету-фактуре выглядит следующим образом:
При заполнении документа на оприходование ТМЦ (приложение Сырье.Материалы или Товары.Продукция) или акта на закупку услуг (приложение Закупки.Поставщики), в поле Счет-фактура следует выбрать соответствующий счет-фактуру. Позиции счета-фактуры, которые не были оприходованы ранее, автоматически переносятся в документ оприходования или акт. Количество по позиции может быть уменьшено;
При заполнении документа, оформляющего поступление имущества (приложение Имущество), с помощью кнопки Фактура следует выбрать соответствующий счет-фактуру. Позиции счета-фактуры, не включенные в другие документы поступления, используются для формирования учетных карточек имущества.
Если счет-фактура на закупку не использовался при формировании первичных документов, то регистрационные записи в книгу покупок по этому счету могут быть сформированы вручную (кнопка Регистрац → команда Оприходование). При работе с формой для ввода записи система не запрещает выбирать документы на оприходование, относящиеся к другим категориям ценностей, и содержащие другие номенклатурные позиции, а также вводить данные об оприходовании вручную. Контроль в этом случае осуществляется только по сумме счета-фактуры и сумме документа оприходования. Поэтому данный способ регистрации записей рекомендуется использовать только в различных нестандартных ситуациях.
3.2.2.Специальные операции
Состав кнопочного меню, присутствующего в нижней части закладок экранной формы счета-фактуры, выглядит следующим образом:
Кнопка
|
Функции
|
Доп.справ
|
Данная кнопка доступна только в счете-фактуре, по которому не были сформированы записи в книгу покупок. Кнопка предназначена для вызова справочника партнеров.
|
Баланс
|
Получение информации о балансе расчетов с партнером, указанным в данном счете-фактуре.
|
Операции
|
Пересчет – при нажатии этой кнопки все суммы из строк документа, ранее измененные пользователем вручную, пересчитываются согласно используемой налоговой модели, а стоимости – согласно ценам. Признаки ручной корректировки при этом сбрасываются;
Комментарий – ввод произвольного комментария к счету-фактуре;
Расчетно-платежный документ – формирование сведений о расчетно-платежном документе поставщика. Подробнее об этом см.п.3.1 и п.Error: Reference source not found;
НДС – коды операций . Открывает окно для заполнения дополнительных полей счета-фактуры, предназначенных для ввода кодов операций по начислению НДС: Код операции по НДС, Код операции, не облагаемой НДС, Код операции по ставке 0%, Код операции налоговых агентов. В случае ручного формирования документа эти поля заполняются при вызове данной команды. Справочники, применяемые для заполнения этих полей, вызываются клавишей . Заполнение данных полей не является обязательным;
Комментарий к строке – ввод произвольного комментария к строке счета-фактуры.
|
Регистрац
|
Формирование регистрационных записей в книгу:
Оприходование;
Аванс уплаченный – для данного вида счета-фактуры эта операция недоступна;
Восстановление аванса уплаченного;
Восстановление НДС;
Возврат аванса уплаченного – для данного вида счета-фактуры эта операция недоступна;
Разнесено в книгу. Окно, вызываемое по данной команде, используется для ввода сведений о счете-фактуре на предоплату, дата регистрации которого является более ранней по отношению к дате начала работы в приложении. В окне указываются сумма, разнесенная в книгу продаж и сторно, разнесенное в книгу покупок. В дальнейшем формирование сторно на сумму, оставшуюся после отгрузки, будет происходить в штатном порядке.
|
ОК
|
Сохранение введенных и рассчитанных данных в счете-фактуре.
|
Отмена
|
Выход из счета-фактуры без сохранения.
|
Рассмотренный состав кнопочного меню одинаков для всех разновидностей счетов-фактур на закупку. Доступность операций, вызываемых нажатием кнопки Регистрац, зависит от вида формируемого счета-фактуры.
3.2.3.Ввод из реестра счетов-фактур на основе документов оприходования (актов)
Как и в предыдущем случае (п.3.2.1), ввод счета-фактуры также осуществляется из реестра. При выборе данного способа ввода счета-фактуры, вручную заполняется только его заголовок.
Рис. 3 12 Ввод счета-фактуры на основе документа оприходования
Для ввода строк счета-фактуры необходимо воспользоваться кнопкой Документы (Рис. 3 -12). При нажатии этой кнопки предлагается выбор одной из трех категорий приходуемых ценностей: Товары, Запасы, Услуги. После выбора необходимой категории будет предложен соответствующий реестр, в котором можно выбрать произвольное количество документов.
В зависимости от настройки параметров приложения, Вы можете объединить одноименные позиции, фигурирующие в разных документах (т.е. позиции с одинаковой номенклатурной группой, номенклатурой, аналитикой, партией, единицами измерения и ценой) в одну строку создаваемого счета-фактуры.
При использовании данного способа ввода в строках этого счета-фактуры ставится пометка на основании документов. Реквизиты документов-источников отображаются в нижней части рамки, окружающей группу полей заголовка счета-фактуры.
Регистрационные записи по такому счету-фактуре формируются автоматически при сохранении счета-фактуры – если в настройке параметров приложения параметр Формировать запись в книгу, находящийся на закладке Закупки, принимает значение Автоматически. При этом сформированное количество записей будет соответствовать количеству первичных документов, используемых для формирования счета-фактуры. Если этот параметр принимает значение По запросу, система выдаст запрос на формирование записей.
Описанный способ ввода счета-фактуры рекомендуется использовать при работе «от первичного документа» – в ситуациях, когда пользователь, вводящий документы оприходования, не вводит одновременно с ними счет-фактуру поставщика.
При формировании счета-фактуры по документу-источнику значения сегментов дополнительных измерений, определенных и в документе-источнике, и в счете-фактуре переносятся из источника в счет-фактуру.
При формировании счета-фактуры на основе документа склада или акта, когда входимость налогов в цену в счете-фактуре совпадает с входимостью налогов в первичном документе, цена в счете-фактуре совпадает с ценой в документе.
3.2.4.Формирование из реестра документов
Счета-фактура может формироваться сразу же после ввода документа оприходования – в приложениях СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ, ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ, или после ввода акта на закупку услуг – в приложении ЗАКУПКИ. ПОСТАВЩИКИ.
Счет-фактура может быть сформирован автоматически – при формировании документа склада – если в настройке параметров соответствующего приложения (Сырье.Материалы или Товары.Продукция) параметр Формировать автоматически/Формировать при приходе, относящийся к счету-фактуре, принимает значение Да, т.е. не отмечен вариант Автоматически не формировать. Если же отмечен вариант Автоматически не формировать, то счет-фактуру из реестра документов можно сформировать с помощью кнопки Фактура.
Регистрационные записи по такому счету-фактуре формируются автоматически, если параметр настройки приложения Книга покупок-продаж Формировать запись в книгу (закладка Закупки) принимает значение Да. В том случае, если данный параметр принимает значение По запросу, система выдаст соответствующий запрос, на который следует ответить утвердительно или отрицательно.
Если у документов, оформляющих такой вид движения внеоборотных имущественных активов, как «Поступление», и оформляющих такие виды движения оборотных активов, как «Поступление в эксплуатацию» и «Поступление в запас», в качестве документа-основания указывается счет-фактура, то при их сохранении формируется запись на оприходование. Если же счет-фактура в качестве основания не указан, то также формируется запись в книгу покупок Однако в этом случае данные счета-фактуры берутся при его выборе из окна, открываемого при нажатии кнопки Фактура.
3.2.5.Групповые счета-фактуры
Данная функция, вызываемая из реестра счетов-фактур (кнопка Операции → команда Групповые Счет-Фактуры), используется для ввода общего счета-фактуры, создаваемого по некоторой совокупности документов оприходования/актов, относящихся к одному и тому же поставщику. Для выполнения данной функции следует указать:
Начало и Конец – границы периода, к которому относятся соответствующие документы оприходования ТМЦ/акты. Указание начала и конца периода является обязательным;
Контрагент – выбирается из справочника партнеров. Если контрагент не указан, то групповые счета-фактуры будут формироваться для всех контрагентов, осуществлявших поставки/оказывавших услуги в заданном периоде, т.е. фигурирующих в соответствующих документах оприходования/актах;
Документы отгрузки – требуемый реестр документов, по которым будут формироваться групповые счета-фактуры: Документы склада, Документы запасов, Акты работ, услуг. Из указанного Вами реестра система выберет документы, относящиеся к заданному периоду, по которым еще не были созданы счета-фактуры. Выбор реестра документов является обязательным;
Склад – при необходимости выбираемые документы могут быть отфильтрованы по конкретному складу, зарегистрированному в приложении Товары.Продукция или Сырье.Материалы.
При формировании групповых счетов-фактур учитывается настройка параметра приложения Объединять одноименные позиции ТМЦ, находящегося на закладке Закупки.
|
