2.2.Справочники
Пункт меню Справочники состоит из трех подпунктов:
Типовые операции;
Виды документов;
Параметры типовых операций.
2.2.1.Типовые операции
Справочник предназначен для настройки типовых операций, на основе которых будут формироваться проводки на счета расчетов по НДС по записям книги покупок и книги продаж.
Проводки по записям книги покупок и книги продаж также могут быть сформированы и вручную – при работе с соответствующей записью или непосредственно в Книге учета операций.
При входе в справочник на экране появляется окно со списком уже настроенных типовых операций, включающее в себя две таблицы и заголовок (Рис. 2 -4).
Рис. 2 4 Справочник типовых операций
В верхней таблице представлен список уже настроенных типовых операций, а в нижней – шаблоны проводок, относящихся к той операции, на которой установлен курсор. Типовые операции отображаются в разрезе журнала документов, выбираемого в заголовке окна – в поле Журнал. Журнал документов, для которого предусмотрено создание типовых операций, в данном приложении только один: это Книга покупок-продаж. В верхней части окна также находится параметр Проводки, включающий или отключающий отображение шаблонов проводок в нижней части окна. При отключении этого параметра на экране отображается только список типовых операций.
В верхней таблице показаны:
Код и наименование операции;
Номер счета в заголовке операции;
Признак, разрешающий использование данной операции при обработке новых документов (в данном случае записей книги покупок/продаж);
Признак применения программного способа описания операции;
Признак успешного выполнения проверки корректности настройки операции.
В нижней таблице, для типовой операции, на которой установлен курсор, отображаются дебетовый и кредитовый счета проводки, ее содержание и алгоритм получения суммы.
Помимо стандартного табличного способа настройки шаблонов проводок (т.е. указания дебета, кредита и формулы расчета суммы), в системе предусмотрено программное описание правил формирования проводок (т.е. написание алгоритма на встроенном языке). В текущей версии программный способ подготовки проводок временно недоступен.
Для создания новой типовой операции используется или клавиша , или кнопка на панели инструментов Создать, или команда меню Правка→Новая запись. Кроме того, типовая операция может быть создана на основе копирования уже существующей типовой операции аналогичного содержания. Для этого в реестре имеется кнопка Копировать.
Экранная форма настройки типовой операции состоит из закладок Общее и Проводки.
Закладка «Общее»
На закладке Общее (Рис. 2 -5) указывают основные характеристики типовой операции:
Рис. 2 5 Настройка типовой операции, закладка «Общее»
Код операции – уникальный для данного журнала документов код типовой операции. Используется для идентификации операции в системе, а также для ссылок на эту операцию. Ввод данного параметра является обязательным;
Название – произвольное наименование типовой операции. Используется для выбора операции пользователем системы;
Не использовать – при отметке данного параметра данная операция не будет предлагаться при обработке новых документов. Операции, разрешенные для использования при обработке документов, отмечены в реестре флажком (в колонке «Исп»);
Счет операции – номер счета, который может использоваться при формировании проводок в рамках этой операции. Ввод счета не является обязательным. Вместо него можно использовать параметр (об этом будет рассказано далее);
Аналитика – код аналитики счета типовой операции. Здесь можно ввести код (значения) в явном виде или указать параметры, причем данное поле заполняется независимо от значения поля Счет операции. Ввод аналитики не обязателен;
Содержание – текст произвольного характера, поясняющий суть типовой операции;
Способ описания – выбор требуемого способа формирования проводок для данной типовой операции:
Табличный – проводки создаются на основе шаблонов, которые вводятся на закладке Проводки;
Программный. – проводки формируются с помощью соответствующей программы, которая находится на закладке Программа. В настоящее время программный способ в данном приложении недоступен, следовательно, является недоступной и закладка Программа.
Закладка «Проводки»
Закладка Проводки представляет собой таблицу (Рис. 2 -6), каждая строка которой содержит шаблон проводки – т.е. типовую проводку. Одна типовая операция может включать в себя любое количество типовых проводок.
Рис. 2 6 Настройка типовой операции (закладка «Проводки») и настройка типовой проводки
В шаблоне (типовой проводке) указываются номера счетов и их аналитики, содержание проводки и алгоритм расчета ее суммы. При этом в самой таблице показываются только счета и их аналитика, а формула вычисления суммы проводки приводится в подстрочнике. Отметим, что вместо номеров счетов и кодов аналитик могут быть указаны параметры, вместо которых при контировке конкретного документа будут подставлены соответствующие значения.
Чтобы ввести новый шаблон проводки, надо воспользоваться или клавишей , или кнопкой на панели инструментов Создать, или командой меню Правка→Новая запись. Для создания новых шаблонов проводок на основе копирования уже введенных шаблонов похожего содержания существует специальная кнопка Копировать.
Форма для ввода/редактирования шаблона проводки (Рис. 2 -6) включает следующий набор реквизитов:
Алгоритм даты – указывается правило даты формирования проводки в том случае, если она должна быть отлична от даты, формируемой по умолчанию, т.е. от даты регистрации записи в книгу. Дату можно задать в явном виде или использовать те же параметры, которые применяются при настройке реквизита Содержание (см. далее). Переход в поле Алгоритм даты возможен только с помощью мыши;
План счетов – выбор плана счетов, к которому относится формируемая проводка. Если сначала, например, выбрать бухгалтерский план счетов, то система автоматически запретит использовать любые счета из других планов. Если данное поле не заполнять, а ввести хотя бы один номер счета, то план счетов будет выбран в соответствии с этим счетом;
Дебет-счет, Кредит-счет – дебетуемый/кредитуемый счет проводки может быть задан или в явном виде, или в виде параметра. При вводе счета предлагается выбрать один из возможных способов его указания: План счетов или Параметры к типовым проводкам. В то же время указание счета не обязательно, поскольку это только шаблон, а не сама проводка;
Дебет-аналитика, Кредит-аналитика – аналитика по дебетуемому/кредитуемому счету. В этих полях можно указать или значения аналитик в явном виде, или параметры для их определения, или не вводить ничего. Более того, там, где можно ввести параметр, также можно ввести и выражение, которое возвращает соответствующее значение;
Содержание – произвольный текст, поясняющий назначение проводки. Содержание может быть указано в явном виде или с помощью специальных параметров справочника типовых операций (см.п.2.2.3);
Алгоритм суммы – данное поле может содержать конкретную сумму или выражение, которое при вычислении возвращает сумму проводки. Алгоритм должен быть описан в соответствии с правилами внутреннего языка программирования;
Условное выражение – произвольное условное выражение. Если после вычисления выражение возвращает логическое значение “TRUE”, то формируется соответствующая проводка, а если возвращается значение "FALSE”, то проводка формироваться не будет. Если же данное поле не заполнено, то оно по умолчанию принимает значение “TRUE”.
Для подтверждения ввода данных используется кнопка ОК, а для отказа от ввода – Отмена. После сохранения настроенной типовой операции система проверяет ее на корректность. Операции, успешно прошедшие эту проверку, имеют в реестре пометку «Ok!».
При настройке типовых операций может использоваться ряд специальных параметров, позволяющих получать различную информацию о записях в книги покупок/продаж. Общий перечень параметров, применяемых в типовых операциях, а также интерфейс настройки работы с этими параметрами приводится в приложении ОБЩИЕ ДАННЫЕ, в пункте меню (Прочие справочники \ Параметры типовых операций).
!
Редактирование и удаление типовых операций, задействованных в формировании проводок по документам, запрещается.
Формирование проводок с помощью типовой операции может выполняться:
автоматически – при выполнении соответствующей настройки параметров приложения – на закладках Закупки и Продажи;
при работе с соответствующей записью книги покупок/продаж – на закладке Проводки;
в пункте меню Книга учета операций приложения Книга покупок-продаж (напомним, что в решении «БЭСТ-5.Мой бизнес» данный пункт меню недоступен).
Справочник поставляется в заполненном виде – с настройками наиболее часто используемых типовых операций. Перед началом работы с приложением необходимо обязательно ознакомиться с операциями, настроенными в рассматриваемом справочнике и, если это потребуется, внести изменения/дополнения в их состав.
Стандартные операции
При работе в данном пункте меню предусмотрены следующие стандартные операции:
Создание новой операции/типовой проводки – клавиша , или кнопка на панели инструментов Новая запись, или команда меню Правка→Новая запись;
Редактирование операции/типовой проводки – клавиша , или кнопка Редактировать, или команда меню Правка→Редактировать;
Удаление операции/шаблона проводки – клавиша , или кнопка на панели инструментов Удалить, или команда меню Правка→Удалить;
Сохранение данных – клавиша , кнопка на панели инструментов Сохранить, или команда меню Правка→Сохранить;
Сортировка записей в реестре операций – клавиша , или кнопка на панели инструментов Сортировка;
Фильтрация записей в реестре операций – клавиши , кнопка Контекстный фильтр на панели инструментов, или команда меню Вид→ Фильтр;
Поиск записей в реестре операций – клавиши , или кнопка Поиск → Контекстный поиск на панели инструментов, или команда меню Правка→Поиск;
Печать реестра операций – клавиши , , или кнопки Печать, Печать с выбором шаблона на панели инструментов, или команды меню Файл→Печать, Файл →Печать с выбором шаблона.
Специальные операции
Кнопка
|
Назначение
|
Операции
|
Экспорт типовых операций – экспорт отмеченной совокупности типовых операций в другую базу данных. В начале процедуры экспорта запрашивается имя файла, в который должны экспортироваться проводки. По окончании экспорта создается два файла: в первом содержатся заголовки типовых операций, во втором – строки (проводки). Имя файла со строками (проводками) типовых операций формируется автоматически и состоит из имени файла для заголовков типовых операций и суффикса _t2;
Импорт типовых операций – импорт типовых операций из другой базы данных. При проведении процедуры импорта запрашивается имя файла с заголовками типовых операций. Файл со строками (проводками) типовых операций должен находиться по тому же пути, т.е. в той же папке, что и файл с заголовками. После этого открывается реестр импортируемых записей. Перед проведением импорта необходимо отметить нужные записи. При импорте осуществляется контроль соответствия загружаемых типовых операций тому приложению и журналу, в который они импортируются. Импортировать типовые операции из другого приложения или журнала не разрешается;
Отметить/снять отметку – отметка произвольной совокупности строк в реестре для одновременного выполнения операций с ними/снятие ранее проставленных отметок;
Отметить все <+> – отметка всех записей в реестре;
Снять все отметки <-> – снятие отметки со всех записей.
|
Копировать
|
Копировать типовую операцию – создание новой типовой операции с помошью копирования уже существующей операции аналогичного содержания. При этом система скопирует операцию, на которой установлен курсор, присвоив ей новый код;
Копировать строку типовой операции – копирование строки типовой операции, на которой установлен курсор, для создания на ее основе новой строки похожего содеражния.
|
Функции
|
Экспорт реестра – экспорт содержимого реестра в MS Excel или OO Calc (OpenDocument).
| 2.2.2.Виды документов
Справочник Виды документов предназначен для определения перечня документов, применяемых для ввода исходной учетной информации в данном приложении. При входе в справочник на экране появится реестр (Рис. 2 -7) используемых видов документов. В реестре содержатся сведения о коде, наименовании и статусе видов документов.
Рис. 2 7 Справочник видов документов и характеристики вида документа
Для каждого вида документа указывают (Рис. 2 -7) :
Журнал – вид журнала, к которому относится данный документ. Применительно к приложению КНИГА ПОКУПОК-ПРОДАЖ это может быть только журнал Счета-фактуры;
Движение – направление движения материальных ценностей/денежных средств, указанных в документе, по отношению к предприятию пользователя: Приход или Расход;
Код – уникальный код вида документа в данном журнале, используемый для идентификации вида документа в системе;
Наименование – наименование вида документа, например, Счет-фактура на закупку;
Статус – для вида документа предусмотрено два статуса: Открыт и Закрыт. Виды документов, имеющие статус Закрыт, не предлагаются при вводе данных.
В поставляемой настройке данного справочника присутствуют следующие виды документов – Счет-фактура на закупку, Счет-фактура на продажу, Авансовый с/ф на закупку, Авансовый счет-фактура. При необходимости содержимое этого справочника может быть изменено и дополнено по Вашему усмотрению.
2.2.3.Параметры типовых операций
При настройке шаблонов проводок в типовых операциях может использоваться ряд параметров, позволяющих получать данные о приложении, журнале, текущем документе, строках документа и проводках.
Справочник содержит перечень параметров, используемых в типовых операциях данного приложения. Интерфейс справочника и принцип работы с ним аналогичен интерфейсу и принципам работы со справочником (НАСТРОЙКА\ОБЩИЕ ДАННЫЕ\ Прочие справочники\ Параметры типовых операций).
Стандартные операции
При работе со справочником поддерживаются следующие стандартные операции:
Ввод нового вида документа – клавиша , или кнопка на панели инструментов Новая запись, или команда меню Правка Новая запись;
Редактирование вида документа – клавиша , или кнопка Редактировать, или команда меню Правка Редактировать;
Сохранение данных – клавиша , кнопка на панели инструментов Сохранить, или команда меню Правка Сохранить;
Удаление вида документа – клавиша , или кнопка на панели инструментов Удалить, или команда меню Правка Удалить;
Фильтрация записей в справочнике – клавиши , кнопка Контекстный фильтр на панели инструментов, или команда меню Вид Фильтр;
Отмена фильтра – клавиша , кнопка Отменить фильтр на панели инструментов, или команда меню Вид Фильтр Отменить фильтр;
Поиск записей в реестре операций – клавиши , или кнопка Контекстный поиск на панели инструментов, или команда меню Правка Поиск;
Вывод справочника на печать – клавиши , , или кнопки Печать, Печать с выбором шаблона на панели инструментов, или команды меню Файл Печать, Файл Печать с выбором шаблона.
Специальные операции
В нижней части реестра видов документов находится кнопка Операции. При ее нажатии доступна только одна команда: Изменить статус . Эта команда позволяет изменить текущий статус вида документа, на котором установлен курсор.
|
