3.Счета-фактуры на закупку
Ведение счетов-фактур на закупку осуществляется в реестре Счета-фактуры на закупку. Счета-фактуры вводятся по направлениям (видам) движения материальных ценностей и денежных средств по отношению к предприятию пользователя. Виды движения определяют порядок формирования входящих счетов-фактур и правила их разнесения в книгу покупок.
Перечень видов движения определен разработчиками системы БЭСТ-5 и не подлежит редактированию со стороны пользователей. Для счетов-фактур на закупку предусмотрены следующие виды движения:
Закупка ТМЦ;
Безвозмездное получение;
Предоплата.
Также существуют специальные виды движения для создания особых категорий счетов-фактур:
Корректировочный;
Исправительный.
В свою очередь, для исправительного счета-фактуры выделены виды движения (т.е. виды счетов-фактур), для которых он может быть сформирован:
Закупка ТМЦ;
Безвозмездное получение;
Предоплата;
Корректировочный.
3.1.Реестр счетов-фактур
Реестр счетов-фактур разделен на два окна (Рис. 3 -8). В верхнем окне отображается список сформированных счетов-фактур, в котором указаны вид движения, вид, номер и дата счета-фактуры, код и наименование контрагента-поставщика, сумма без НДС, сумма НДС и общая сумма по документу.
Для счета-фактуры, на котором установлен курсор, в верхнем окне выводятся наименование грузоотправителя, регистрационный номер и дата. Крайняя левая колонка реестра предназначена для отметки произвольной совокупности счетов-фактур с целью одновременного выполнения различных операций с ними.
Рис. 3 8 Реестр счетов-фактур
В нижнем окне, для счета-фактуры, на котором установлен курсор, показаны записи в книгу, созданные по данному счету. По каждой записи указаны ее вид, дата, сумма, на которую она сделана, и сумма НДС.
В подстрочнике, для счета-фактуры, на котором установлен курсор, дублируется номер счета-фактуры, присвоенный ему поставщиком; выводятся итоговая сумма записи в книгу покупок, сумма, подлежащая сторнированию и фактически отсторнированная сумма (для авансовых счетов-фактур).
Система БЭСТ-5 предусматривает различные способы формирования счетов-фактур на закупку:
Ввод счетов-фактур в реестре вручную;
Формирование счетов-фактур из реестра, выполняемое на основе документов, оприходования ТМЦ или актов о выполнении работ;
Формирование счетов-фактур из реестров первичных документов в приложениях СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ, ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ и актов о выполнении работ в приложении Закупки.Поставщики;
Ввод из реестра счетов-фактур на основе документов оплаты (для авансовых счетов-фактур);
Формирование счетов-фактур из реестра платежных документов (для авансовых счетов-фактур).
В строках счета-фактуры на закупку могут присутствовать следующие позиции:
Товары – выбирается из номенклатурного справочника приложения ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ;
Запасы – выбирается из номенклатурного справочника приложения СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ;
Услуги – выбирается из номенклатурного справочника услуг и работ, общего для приложений ЗАКУПКИ. ПОСТАВЩИКИ и ПРОДАЖИ. КЛИЕНТЫ;
Имущество – выбирается из номенклатурного справочника приложения ИМУЩЕСТВО;
Прочее имущество – вводится вручную, т.е. без использования каких-либо справочников.
В строках счета-фактуры на предоплату могут присутствовать:
Платежи наличные;
Платежи безналичные.
Стандартные операции
В реестре счетов-фактур на закупку доступны следующие стандартные операции:
Ввод счета-фактуры – клавиша , или кнопка на панели инструментов Новая запись, или команда меню Правка Новая запись;
Редактирование счета-фактуры или сделанной по нему записи в книге покупок – клавиша , или кнопка Редактировать, или команда меню Правка Редактировать;
Удаление счета-фактуры/связанной с ним записи – клавиша , или кнопка на панели инструментов Удалить, или команда меню Правка Удалить;
Сохранение счета-фактуры – клавиша , кнопка на панели инструментов Сохранить, или команда меню Правка Сохранить ;
Сортировка счетов-фактур в реестре – клавиша , или кнопка на панели инструментов Сортировка. Предусмотренные способы сортировки счетов-фактур: по дате, номеру; номеру, дате; виду движения, дате регистрации, регистрационному номеру; регистрационному номеру, дате регистрации, номеру; партнеру;
Установка фильтра – клавиши , , кнопки Настроить фильтр и Контекстный фильтр на панели инструментов, или команда меню Вид Фильтр;
Отмена фильтра – клавиша , кнопка Отменить фильтр на панели инструментов, или команда меню Вид Фильтр Отменить фильтр;
Поиск записей в реестре – клавиши , , или кнопки Поиск общий, Контекстный поиск на панели инструментов, или команда меню Правка Поиск. Общий поиск осуществляется по следующим критериям: по дате, номеру; номеру, дате; виду движения, дате регистрации, регистрационному номеру; регистрационному номеру, дате регистрации; партнеру; типу, группе, номенклатурному номеру;
Вывод реестра счетов-фактур на печать, печать счета-фактуры – клавиши , , или соответствующие кнопки на панели инструментов, или команды меню Файл Печать, Файл Печать с выбором шаблона.
Специальные операции
Обращение к специальным операциям в реестре счетов-фактур на закупку выполняется с помощью следующих кнопок, расположенных в нижней части реестра:
Кнопка
|
Назначение
|
Баланс
|
Получение справки о балансе расчетов с партнером, фигурирующим в счете-фактуре, на котором установлен курсор. Для выполнения этого действия также можно использовать комбинацию клавиш .
Если расчеты с партнером учитываются в разрезе сделок и в качестве документа-основания сделки выступает счет-фактура, то в справке также представлена информация о балансе расчетов по данному документу-основанию. Кроме того, в окне с информацией о балансе расчетов содержатся сведения о кредитном лимите, установленном для этого контрагента.
В окне с информацией о балансе расчетов находится кнопка Подробно, нажав которую, можно увидеть список платежных и отгрузочных документов, на основе которых была получена сумма дебиторской/кредиторской задолженности и при необходимости обратиться к любому из них.
|
Закупка
|
Закупка ТМЦ – ввод счета-фактуры на закупку ТМЦ;
Безвозмездное получение – ввод счета-фактуры при безвозмездном получении ценностей;
Предоплата – ввод счета-фактуры на предоплату;
Корректировочный – ввод корректировочного счета-фактуры;
Исправительный – ввод исправительного счета-фактуры к счету-фактуре нужного типа:
Закупка ТМЦ;
Безвозмездное получение;
Предоплата;
Корректировочный.
|
Регистрация
|
Оприходование – формирование записи в книгу покупок по факту оприходования ТМЦ/выполнения работ для закупочного счета-фактуры, на котором установлен курсор;
Аванс уплаченный – формирование записи в книгу покупок на основании авансового счета-фактуры, полученного от поставщика;
Восстановление аванса уплаченного – формирование записи в книгу продаж на основании разнесенного в книгу покупок счета-фактуры на аванс уплаченный и счета-фактуры на оприходование ТМЦ, разнесенного в книгу покупок;
Восстановление НДС – формирование записи в книгу продаж на основе закупочного счета-фактуры, по которому уже была сформирована запись в книгу покупок. Запись выполняется для восстановления суммы НДС, ранее принятой к вычету;
Возврат аванса уплаченного – формирование записи в книгу продаж на основе разнесенного в книгу покупок счета-фактуры на аванс уплаченный, в том случае, если уплаченная сумма аванса должна быть возвращена поставщиком.
|
Операции
|
Групповые Счет-Фактуры – формирование счета-фактуры на основе выбранной за заданный интервал дат совокупности документов склада/запасов/актов работ, услуг, в которых фигурирует один и тот же контрагент. Документы, на основе которых будет формироваться данный счет-фактура, также могут быть отфильтрованы по конкретному складу (см.п.3.2.5);
Групповая замена налоговых моделей – выполнение одновременной замены налоговых моделей в отмеченной совокупности счетов-фактур. Перед выполнением этой операции система запросит код и наименование налоговой модели, а также выдаст предупреждение о пересчете налогов в выбранных счетах-фактурах и в соответствующих им записях книги покупок;
Групповая печать – вывод выбранной совокупности счетов-фактур на печать;
Аннулировать записи в книге – аннулирование ошибочных записей в книге покупок (подробнее об этом см. п.4.8);
Восстановить аннулированные записи – восстановление ранее аннулированных записей в книге покупок (подробнее об этом см. п.4.8);
Отметить/Снять отметку () – отметка/снятие отметки с выбранных счетов-фактур;
Отметить все (<+>) – отметить все счета-фактуры в реестре;
Снять все отметки (<->) – снятие отметок со всех счетов-фактур;
Изменить статус () – установка одного из двух предусмотренных статусов счета-фактуры: Полностью разнесен в книгу или Не полностью разнесен в книгу. Счета-фактуры, полностью разнесенные в книгу покупок, не будут предлагаться для выбора при ручном формировании записей в книгу. Для наглядности не разнесенные или не полностью разнесенные счета-фактуры выделены в реестре зеленым цветом. О правилах изменения статуса также написано в п.4.7;
Комментарий – ввод произвольного комментария к счету-фактуре, на котором установлен курсор;
Расчетно-платежный документ – это поле предназначено для ввода данных по платежным документам для авансовых счетов-фактур, не зарегистрированным в приложениях учета наличных и безналичных денежных средств. Даты платежей в этих документах должны относиться к ближайшему периоду, предшествующему началу работы с приложением КНИГА ПОКУПОК-ПРОДАЖ. При выполнении переноса данных из системы БЭСТ-4+ в это поле будет перенесена информация по платежно-расчетным документам, указанным в поле Доп. плата в счете-фактуре. Формат ввода данных: <Номер документа> от <дата документа>. Документы отделяются друг от друга запятыми, например, 000001 от 20.01.2011, 000006 от 30.01.2011. В ситуациях, когда авансовые счета-фактуры не оформляются, предоставлена возможность переноса реквизитов платежных документов, которыми оплачены накладные/акты, связанные со счетом-фактурой. Тогда, при нажатии кнопки Оплата из док-в выполняется перенос реквизитов всех платежных документов, разнесенных в качестве оплаты на документы движения ТМЦ, которые связаны с данным счетом-фактурой. Если одним и тем же платежным документом оплачивалось несколько накладных по этому счету-фактуре, то реквизиты будут перенесены несколько раз. Лишние из перенесенных реквизитов нужно удалить. Допустим, что у нас имелся авансовый счет-фактура, и данный аванс был разнесен в качестве оплаты на накладную. По накладной, в свою очередь, были сформированы отгрузочный счет-фактура и запись сторно. Тогда, если при работе с этим авансовым счетом-фактурой выполнить перенос реквизитов, нажатием кнопки Оплата из док-в, в окно Расчетно-платежный документ будет перенесена та же самая информация об оплате. При наличии авансовых счетов-фактур перенос реквизитов оплаты из документов отгрузки делать не рекомендуется. Контроль за такой ситуацией возложен на пользователя;
Экспорт счетов-фактур – экспорт выбранной совокупности счетов-фактур в электронном виде. Путь к каталогу, в который должен быть помещен сформированный файл, указывается в настройке параметров приложения. Программа экспорта настраивается в пункте меню (Настройка, сервис\Программы экспорта/импорта). Для экспорта счетов-фактур в формате ФНС РФ также необходимо обеспечить следующее:
В реестре программ экспорта/импорта, у программы «Формат ФНС» должен быть проставлен флажок в колонке «Исп»;
В карточке отправителя счета-фактуры (в данном случае, у предприятия-пользователя) на закладке Прочее должны заполнены данные в группе полей Сведения об участниках электронного документооборота.
Импорт счетов-фактур – импорт выбранной совокупности счетов-фактур из внешнего файла. Путь к каталогу, из которого должен быть выгружен внешний файл, указывается в настройке параметров приложения. Программа импорта настраивается в пункте меню (Настройка, сервис\Программы экспорта/импорта);
Суммировать – суммирование всех или отфильтрованных записей реестра;
Копировать – создание счета-фактуры на основе копирования уже существующего счета-фактуры аналогичного содержания. Данная возможность доступна только для счетов-фактур с видом движения Закупка.
|
Функции
|
Настройка спецфункций – настройка специальных функций (внешних плагинов), предназначенных для обработки данных реестра. В решении «БЭСТ-5.Мой бизнес» данная возможность недоступна;
Экспорт реестра – экспорт содержимого реестра в MS Excel, OO Calc (OpenDocument), XML и др. форматы представления данных;
Журнал регистрации изменений по документу – просмотр журнала регистрации изменений, производимых с текущим документом или проводкой. Данная функция доступна в реестрах документов, проводок и картотеках (при условии ведения данного журнала).
| |
