Требования к бизнес-процессу ведения договорной работы в рамках оказания информационно-консультационных услуг
Бизнес-процесс продажи информационно- -консультационных услуг, как и процесс продажи ДУ по замене, установке, программированию ПУ состоит из следующих этапов:
1.1.17Маркетинговые мероприятия
Маркетинговые мероприятия по рекламе семинаров создаются аналогичным образом, что и мероприятия в отношении продажи дополнительных услуг по замене, установке, программированию приборов учета.
Активности, создаваемые в рамках маркетинговых мероприятий, также сохраняются в журнале действий клиентов.
Получаемые менеджером ответные сообщения от клиентов/потенциальных клиентов регистрируются в Системе в виде объекта типа «Отклик от кампании». Сбор откликов от кампании должен позволить оценить первоначальную эффективность маркетинговых рассылок (охват клиентской базы, реакция на маркетинговую информацию, базовое определение лояльности клиентов).
1.1.18Поступление заявки
Заявки на семинары могут присылаться клиентами по электронной почте, а также формироваться онлайн через интернет-сайт Компании.
В Системе должна быть предусмотрена возможность импорта существующей базы заявок на семинары, созданных через интернет-сайт и хранящихся на портале SharePoint.
При поступлении заявки в Системе создается объект типа «Заявка» с типом «на оказание информационно-консультационных услуг».
1.1.19Обработка заявки
На основании сохраненной заявки ответственный менеджер формирует коммерческие предложения на участие в семинаре потенциального или зарегистрированного в Системе клиента.
Электронная версия сформированного коммерческие приглашения высылается клиенту в качестве вложения к действию типа «Электронное письмо» с регистрацией в журнале действий по клиенту.
В случае, когда ответственный по ведению договорной работы по семинару не проставляет пометку о получении ответа, Система формирует уведомление посредством электронной почты на адрес ответственного об отсутствии ответа на приглашение на участие в семинаре.
1.1.20Заключение договора
На основании созданных объектов типа «Заявка» и «Коммерческое предложение» создаются объекты «Договор» с типом «оказание информационно-консультационных услуг», «Заказ» и «Клиент».
Электронная версия договора формируется по шаблону Word, хранящемуся в Системе, с автоматическим заполнением полей. Сформированная версия прикрепляется к карточке договора, а также отправляется на согласование клиенту в виде вложения к действию типа «Электронное письмо» в адрес клиента с регистрацией в журнале действий по договору.
Согласованный обеими сторонами договор получает статус «Утвержден» и экспортируется вместе с созданными объектами «Клиент» и «Заказ» в систему SAP R/3 (ERP).
После импорта договора и заказа в системе SAP R/3 (ERP) создается счет на оплату. Все создаваемые в SAP R/3 (ERP) счета должны отображаться в виде связанного списка «Счета» в карточке договора.
При изменении количества участников в случае неоплаченного заказа он должен аннулироваться и создаваться новый.
При оплаченном заказе в SAP R/3 (ERP) он не аннулируется, а создается новый заказ с меньшим числом участников, либо новый дополнительный заказ с количеством новых дополнительных участников.
Система должна определять признак достоверности заказа и не выводить в списке заказов элементы в SAP R/3 (ERP), ставшие фиктивными.
При отсутствии оплаты договор-оферта на семинар должен аннулироваться.
Создание счетов на оплату сопровождается созданием действий типа «Электронное письмо» с прикреплением электронной версии счета в качестве вложения для отправки Заказчику. Все отправляемые электронные сообщения регистрируются в журнале действий по договору.
При создании счета на оплату Заказчику отправляется SMS-сообщение согласно шаблону с созданием действия типа «SMS-сообщение» и регистрацией в журнале действий по договору.
1.1.21Исполнение договора
В Системе необходима возможность формирования Акта выполненных работ на основе шаблона Word, хранящегося в CRM, с заполнением ключевых полей и сохранением в карточке договора.
Также должна быть предусмотрена возможность индивидуальной и пакетной печати документов: акты выполненных работ, свидетельства, бейджы.
В Системе должна быть возможность создания карточки анкеты участника семинара с сохранением списка анкет. Анкета формируется по шаблону Word, хранящемуся в Системе.
1.1.22Выполнение работ, получение счета-фактуры
При наличии подписанного акта выполненных работ в Системе создается объект типа «Счет-фактура».
Электронная версия счета-фактуры создается на основе данных, импортируемых из SAP R/3 (ERP), с использованием шаблона Word, хранящегося в Системе.
Сформированная карточка счета-фактуры прикрепляется к договору. Сформированная электронная версия документа отправляется Заказчику в качестве вложения к создаваемому Системой действию типа «Электронное письмо» с регистрацией в журнале действий по договору.
По завершении семинара Система должна предоставлять возможность создания анкет участников семинара с целью использования их в качестве вложения для групповой рассылки электронных писем с целью получения обратной связи участников семинара о проведенном мероприятии.
Присылаемые на указанный электронный почтовый ящик Компании электронные письма с заполненными анкетами-вложениями должны определяться Системой и извлекаться с сохранением электронных писем в качестве типов действия «Электронное письмо» с регистрацией в журнале действий по договору, а также с сохранением анкет в качестве вложений списке «Анкеты».
|
