Структура предприятия, его деятельность
ОАО «Екатеринбургэнергосбыт» – предприятие энергетики, осуществляющее свою деятельность в г. Екатеринбург. Основные виды деятельности:
Покупка электрической энергии и мощности на оптовом рынке;
Реализация электроэнергии и мощности потребителям г. Екатеринбурга и независимым сбытовым компаниям, работающим в зоне ответственности ОАО «Екатеринбургэнергосбыт»;
Покупка у сетевых компаний услуг по транспорту электрической энергии;
Реализация электроэнергии сетевым компаниям для компенсации потерь.
Продажа дополнительных услуг:
Оказание дополнительных услуг по ПУ (перепрограммирование, замена, установка);
Оказание информационно-консультационных услуг (проведение семинаров);
Заключение договоров купли-продажи электроэнергии и мощности от лица сбытовой компании.
Цель, назначение и область применения Системы
Внедряемая автоматизированная система предназначена для использования в области информационных технологий (ИТ).
Система предназначена для обеспечения комплексной и интегрированной поддержки основной деятельности Компании и продажи дополнительных услуг, а также для доступа сотрудников Компании к агрегированной информации.
Результатом внедрения Системы должно быть совершенствование процессов взаимодействия сотрудников Компании с клиентами за счет повышения их качественного уровня, а именно:
Автоматизации работы специалистов структурных подразделений, задействованных в процессах взаимодействия с клиентами в рамках процесса продаж дополнительных услуг;
Создания единого интеграционного окна с потребителями основных услуг за счет консолидации информации из смежных систем;
Вывода процессов преддоговорной и договорной работы на современный уровень автоматизации с целью обеспечения возможности их дальнейшего совершенствования;
Оптимизации и упорядочивания основных бизнес-процессов компании в ее структурных подразделениях в соответствии с требованиями функционирования современной информационной системы;
Обеспечение структурных подразделений компании своевременной, достоверной и полной информацией по ведению договорной работы в рамках продаж дополнительных услуг и основной деятельности;
Предоставления инструментов поиска, фильтрации данных, формирования отчетности;
Нотификации специалистов о проблемных показателях клиентов (в частности – дебиторская задолженность);
Автоматического создания задач по основным бизнес-процессам договорной работы;
Формирования списков рассылки электронных писем и SMS клиентам Компании, подрядным организациям;
Совершенствование системы управления Компанией на основе использования передовых информационных технологий, направленных на получение конкурентного преимущества;
Хранения истории взаимодействия специалистов Компании с клиентами;
Информационная поддержка процессов принятия управленческих решений в рамках определенных функциональностью задач.
Системы должна систематизировать, максимально унифицировать и централизовать систему сбора и обработки информации по процессам продаж дополнительных и основных услуг Компании. Это позволит оперативно получать достоверную информацию по процессам бизнеса Компании, оперативно принимать управленческие решения, качественно вести договорную работу, что приведет к повышению надежности и качества обслуживания потребителей и предоставления услуг.
Функциональные требования к Системе Общие требования
Система должна обладать возможность интеграции со следующими ИС Компании: биллинг, SAP R/3 (ERP), корпоративный портал SharePoint, ЛИК, система IP-телефонии, почтовый сервер Exchange;
Система должна обеспечить масштабируемость решения с возможностью расширения функциональности Системы и увеличения количества рабочих мест. Необходима возможностью интеграции с другими ИС посредством использования веб-сервисов;
Система должна обладать возможностью расширения функционала за счет создания/изменения сущностей, атрибутов, связей, рабочих процессов, шаблонов, настройки форм и представлений для ввода/вывода информации;
Система должна предоставлять удаленный доступ пользователям по каналам передачи данных с любого рабочего места внутри Компании посредством тонкого клиента (веб-интерфейс);
Система должна предоставлять доступ пользователям по технологии единого входа в систему с применением механизма встроенной аутентификации Windows;
В Системе должен присутствовать инструмент разграничения прав доступа пользователей к функционалу и информационным объектам Системы на основе применения ролей, групп и формирования матрицы доступа;
Необходимо наличие инструмента импорта/экспорта данных между ИС Компании. Должна быть предусмотрена синхронизация баз данных интегрируемых систем с помощью методов веб-сервисов, расписаний, ручной загрузки/выгрузки данных в формат плоских файлов XLS/CSV;
Система должна обладать возможностью регистрации нового клиента:
вручную;
автоматически с сайта при обработке заявки клиента;
импорт клиента в случае отсутствия в базе данных Системы;
Необходима возможность формирования заказа из каталога имеющихся услуг;
Необходима возможность ведения договоров, формирования коммерческих предложений, заказов к договору на выполнение работ в ИК, заявок на выполнение работ в ИК, актов выполненных работ, актов сдачи-приемки работ в ИК, актов сдачи-приемки работ по программированию ПУ, актов сдачи-приемки оборудования, актов приема-передачи информационно-консультационных услуг, актов выявленных замечаний, актов устранения замечаний;
Система должна отображать перечень выставленных счетов, счетов-фактур, полученных оплат;
Необходима возможность формирования заказов-нарядов на исполнение;
Необходима возможность автоматического открытия существующей карточки клиента/договора при определении входящего номера;
Необходима автоматическая регистрация в истории взаимоотношений с клиентом следующих действий:
звонков входящих/исходящих,
электронных почтовых отправлений через корпоративную почту входящих/исходящих, в том числе отправленных почтовым роботом;
бумажных писем входящих/исходящих. Необходима связь карточки клиента с библиотекой канцелярии компании;
отправленных исходящих SMS-сообщений.
с возможностью дополнить запись примечаниями или другими полями;
Система должна обладать возможностью создания задач, встреч, отправки SMS-сообщений, электронной почты, исходящего телефонного вызова с регистрацией в журнале действий по договору/клиенту;
Система должна обладать возможностью хранения в карточках объектов Системы электронных копий документов, ссылок на документы в библиотеках портала SharePoint и просмотра их в любом внешнем приложении;
Система должна обеспечивать централизованное ведение НСИ в рамках единого информационного пространства Компании в соответствии с едиными принципами целостности и непротиворечивости данных за счет импорта справочников из ИС SAP R/3 (ERP), биллинга, SharePoint;
Система должна обеспечить построение организационно-упорядоченной совокупности документов, обеспечивающих единое информационное пространство. Выходные формы актов, коммерческих предложений, договоров, счетов-фактур, формируемых в системе, должны соответствовать формам, утвержденным в Компании;
Система должна обеспечивать возможность ведения шаблонов документов (договор, коммерческое предложение, счет-фактура, заказ к договору на выполнение работ в ИК, заявка на выполнение работ в ИК, акт выполненных работ, акт сдачи-приемки работ в ИК, акт сдачи-приемки работ по программированию ПУ, акт сдачи-приемки оборудования, акт приема-передачи информационно-консультационных услуг, акт выявленных замечаний, акт устранения замечаний), шаблонов электронных писем для рассылки и шаблонов SMS. Внешний вид печатных форм документов представлен в Приложениях 1-26;
Система должна обладать механизмом разграничения прав доступа пользователей к функциональным модулям и объектам Системы;
Система должна осуществлять ведение бизнес-процесса оказания каждой услуги из каталога с указанием сроков выполнения этапов работ и назначение ответственных. На каждом этапе заведенного в Системе бизнес-процесса должны создаваться действия в отношении объекта этапа (договор/клиент/потребитель), с привязкой к ответственному лицу, указанием срока выполнения этапов работ, фиксацией в журнале действий и информированием ответственных лиц посредством электронной почты;
Необходима возможность контроля исполнения поручений с отслеживанием сроков задач и нотификацией ответственных лиц о наступлении/превышении срока исполнения поручения с помощью автоматической отправки сообщения электронной почты;
Система должна обеспечивать автоматическое закрытие задач при наступлении соответствующих условий;
В Системе должен присутствовать функционал формирования отчетов с настраиваемой структурой по данным, хранящимся в Системе: воронка продаж, поступление средств, выполнение заказов с разбивкой по субподрядчикам и др.;
Система должна обладать возможностью расширенного поиска информации по любым объектам, атрибутам, связям, хранящихся в базе данных Системы с возможностью сохранения созданных поисковых запросов и предоставления к ним общего доступа;
В Системе должен присутствовать функционал панели мониторинга, позволяющей выводить на рабочий стол пользователя Системы графическую и справочную информацию.
|
