1.4. Работа с экранами просмотра
В режимах просмотра бухгалтерских регистров программы (см. п. 1.1.3) данные представлены в виде таблиц. Примером таблицы данных может служить полный оборотный баланс (рис. 1.17).
Внешний вид таблицы данных можно настроить: отобрать записи по заданному критерию, отсортировать их, задать колонки, видимые при просмотре, включить режим поиска по колонке. Это делается при помощи меню Сервис и кнопки Постоянные параметры экрана  (<F5>), как и при работе со справочниками (см. пп. 1.3.9 – 1.3.16).
Так же, как и при работе со справочниками, можно изменить ширину колонок таблиц, «перетаскивая» границы между колонками при помощи мыши (см. п. 1.3).
Р
ис. 1.17. Работа с таблицами данных
В некоторых режимах (например, при просмотре журнала документов) с помощью команд меню Сервис можно добавлять, корректировать, копировать или удалять записи. Для удаления нескольких записей одновременно, их надо предварительно пометить нажатием <F2> (можно пометить на удаление сразу все записи, нажав <Shift+F2>).
Для вывода документа на печать предназначена кнопка Печать (клавиша ). После ее нажатия предлагается выбрать документ для печати, просмотреть его и распечатать.
Для работы с таблицами в программе предусмотрен еще ряд возможностей, которые будут рассмотрены ниже.
Настроенный вид экрана просмотра (с учетом произведенных сортировок, выборов и т.д.) может быть сохранен как новый вид просмотра. Настройка видов просмотра описана в п. 8.1.3.
«Просмотровые» режимы конкретных бухгалтерских регистров рассмотрены в главе 5.
1.4.1. Настройка шапки таблицы
В нашем примере с полным оборотным балансом (см. п. 1.4, рис. 1.17) для записи, на которой стоит курсор, в верхней части экрана показаны: слева – наименование, справа – корр.счет. Это – шапка таблицы; ее можно настроить, указав, данные из каких колонок должны быть в ней отражены.
Нажмите кнопку Постоянные параметры экрана () и далее – вкладку Шапка (рис. 1.18). В среднем столбце перечислены все колонки таблицы. С помощью кнопок  и  переместите требуемые колонки в группу Левая шапка или Правая шапка.
Р
ис. 1.18. Вкладка «Шапка»
Для изменения шрифта выберите одно или насколько значений в группе Левая шапка или Правая шапка. Выберите цвет шрифта, которым будут показаны данные в шапке, и при необходимости сделайте шрифт полужирным, поставив флажок у поля Ж.
Отступ (в пикселах) и флажок С номером устанавливаются на все колонки, которые показываются в шапке таблицы. Отступ указывается для вывода значений выбранных колонок после названия. Установленный флажок С номером означает, что рядом со значениями колонок показываются номера этих значений в аналитических справочниках.
Для подтверждения внесенных изменений нажмите кнопку ОК.
1.4.2. Настройка подвала таблицы
Информацию по текущей записи можно выводить не только вверху экрана (в шапке таблицы), но и внизу, в ее подвале. Через кнопку Постоянные параметры экрана (<F5>) выберите вкладку Подвал.
Настройка подвала производится так же, как и настройка шапки: с помощью кнопок-стрелок нужные колонки перемещаются из среднего столбца в группу Левый подвал или Правый подвал.
1.4.3. Заголовки колонок таблицы
Заголовки колонок таблицы изменяются на вкладке Заголовки (см. п. 1.3.10).
Заголовки колонок можно отображать на нескольких строках. Для этого из списка выберите нужный заголовок, двойным щелчком мыши или клавишей <Enter> перейдите в окно редактирования заголовка, установите курсор в месте переноса, нажмите <Ctrl+Enter>, закройте окно с сохранением изменений (<Enter>). Место переноса помечается символом «¤» (символ отображается в списке заголовков, в окне редактирования заголовка является скрытым). Для удаления символа откройте окно редактирования заголовка, установите курсор в место переноса и нажмите клавишу <Delete>.
Для заголовка можно указать макрос, который в таблице заменяется конкретным значением. Список макросов вызывается с помощью клавиши <F1>, нажатой в окне редактирования. После выбора макроса из списка и нажатия <Enter> макрос в окне редактирования отображается в квадратных скобках. Для выхода из окна редактирования с сохранением изменений следует нажать <Enter>.
Приведем пример применения макросов в заголовке колонки таблицы.
Предположим, в заголовке колонки нужно отобразить слово «Период», начало и конец периода. В окне редактирования заголовка вводится слово «Период», из списка макросов выбирается НачДата, с клавиатуры вводится символ «-», выбирается макрос КонДата.
В результате на вкладке Заголовки (рис. 1.19) в группе Заголовки колонок текст будет иметь вид:
Период [НачДата] - [КонДата].
Заголовок колонки в таблице просмотра для января 2005 г.:
П
ериод 01/01/2005 - 31/01/2005.
Рис. 1.19. Изменение заголовка колонки
Примечание. В списке макросов отсутствуют макросы ГрКолНом и ГрКолНаим, предназначенные для отображения номера и наименования группы «шахматных» колонок (см. п. 1.4.6). Макрос ГрКолНом (или ГрКолНаим) отображается в названии колонки документа горизонтальными циклами, например, Кт[ГрКолНом]. Макрос можно ввести вручную (в квадратных скобках) в окне редактирования заголовков: Кт [ГрКолНаим].
Заголовки могут быть вычисляемыми - в них можно указывать формулы (функции, условные обозначения). Формулы следует заключать в квадратные скобки, например: Обороты по дебету за [ГОД] г.; Оборотная ведомость по счету [НомерСчет] "[НаимСчет]"; НДС [НДС*100] %. Ограничения к применяемым функциям указаны в п. 1.4.4 (Примечание 1.1).
1.4.4. Вычисляемые колонки
Для добавления в табличный просмотр пользовательских вычисляемых колонок нажмите кнопку Постоянные параметры экрана (<F5>) и выберите вкладку Колонки + (рис. 1.20). Колонки можно добавлять (кнопка  ), удалять (кнопка  ) и редактировать (кнопка  ).
Р
ис. 1.20. Вкладка «Колонки +»
При добавлении активизируется окно (рис. 1.21), в котором следует задать:
имя (заголовок) колонки;
формулу;
т
ип результата (выбрать из списка число, символ или дату);
условное обозначение для печати.
Рис. 1.21. Добавление вычисляемой колонки
В поле Формула можно указывать постоянные колонки просмотра, итоги по постоянным колонкам, константы и формулы. Значение можно ввести вручную или вызвать Настройщик с помощью кнопки  .
Формула вводится без квадратных скобок. В формуле можно использовать условные обозначения, функции, перечисленные в Настройщике.
Для указания колонок таблицы следует использовать условные обозначения, которые можно выбрать из групп условных обозначений Табличные данные или Итоги (в окне Настройщик, группа функций Таблица, см. п. 13 Приложения 1).
Вычисляемые колонки могут участвовать в сортировках, выборках, по ним можно формировать итоги.
Примечания
1. Вычисление формул производится SQL-сервером. Поэтому:
1.1. при задании формулы следует учитывать, что корректный результат будет получен только в случае указания колонок и функций, которые могут быть вычислены перед исполнением запроса на SQL-сервере (т.е. результат которых не зависит от строки просмотра);
1.2. в формулах можно применять перечисленные ниже функции (выполняющие вызов конструкций и функций SQL):
Если (группа функций Математика и логика),
Число (группа функций Преобразования),
ЧастьСтроки (группа функций Строки);
1.3. в формуле нельзя ссылаться на вычисляемые колонки. Например, если в данном режиме просмотра на вкладке Колонки+ уже добавлена колонка А, в формуле для вычисляемой колонки В нельзя указывать колонку А.
2. Если для строки результат колонки не может быть вычислен, например, встретилось деление на ноль, ошибка в программе не возникает, а результат выражения становится равным пустому значению.
1
.4.5. Вывод итогов по таблице
Под таблицей может быть выведено до двух строк с итогами по колонкам. Для настройки вывода итогов через кнопку Постоянные параметры экрана (<F5>) выберите вкладку Итоги (рис. 1.22).
Рис. 1.22. Вкладка «Итоги»
Колонки таблицы перечислены в левом столбце, названия невидимых колонок выведены курсивом. Установив курсор на название колонки, в двух других столбцах задайте вид итога (верхний итог – первая строка, нижний итог – вторая), установив переключатель в одной из позиций:
Не выводить итог;
Сумма по колонке;
Сумма больше нуля;
Сумма меньше нуля;
Среднее значение;
Минимум;
Максимум;
Подавлять значок.
Если итог выводить не надо, переключатель устанавливается в положении «Не выводить итог».
Чтобы перед суммой итога выводился поясняющий значок (для суммы по колонке - , для суммы больше нуля - + и т.д.), не отключайте флажок у поля Подавлять значок.
Итоги могут выводиться не в строках под таблицей, а в шапке или подвале. Для этого отключите флажок Итоги колонок. На вкладке Подвал (или Шапка) в группе Колонки выберите название итога (например, ДебетИтог1, КредитИтог2) и перенесите в левый или правый подвал (шапку).
П
ри большом объеме данных подведение итогов существенно замедляет вывод таблицы на экран. Чтобы ускорить вывод, отмените автоматический подсчет итогов, отключив флажок Автоподсчет. В этом случае в верхнем меню появится кнопка Итоги, при нажатии на которую будет выведено окно с итогами по таблице (рис. 1.23).
Рис. 1.23. Итоги по таблице
Для изменения цвета итогов следует выбрать колонку, задать цвет, в случае необходимости установить флажок Ж (полужирное начертание).
Для ограничения количества записей в таблице предназначено поле Записей не более. Возможность ограничения количества записей удобно применять для таблицы с отсортированными данными (вкладка Сортировка, п. 1.3.12). Ограничение отменяется заданием значения «0».
1.4.6. Работа с полями шахматных просмотров
Число колонок в некоторых документах (журнал-ордер, главная книга, многовалютная оборотная ведомость, аналитическая шахматка остатков, шахматный оборотный баланс) зависит от данных на текущий момент времени. Такие документы называют документами с «шахматными» колонками. Например, для журнала-ордера шахматными колонками будут колонки с суммой и количеством по корреспондирующим счетам, для многовалютной ведомости – колонки с остатками и оборотами по валюте. Эти колонки можно объединить в группы, для журнала-ордера группы ассоциируются с корсчетами, для многовалютной ведомости – с валютами. Группа может состоять из одной или нескольких колонок, к примеру, для журнала-ордера в группы объединены данные по каждому корсчету (колонки с суммой и количеством).
Для работы с группами шахматных колонок в режиме просмотра окно Настройка таблицы содержит вкладку Группы (рис. 1.24).
Р
ис. 1.24. Вкладка «Группы»
Группы колонок можно переносить из Видимых групп в Невидимые. По умолчанию все группы шахматных колонок - в группе Видимые. Если группу шахматных колонок перенести в Невидимые на экране не будут отображаться все колонки, относящиеся к этой группе.
Внимание! Настройки, выполняемые на вкладке Группы, сохраняются только в течение текущего просмотра.
Для отображения таких колонок предназначены макросы ГрКолНом (номер группы колонок), ГрКолНаим (наименование группы), которые можно указывать (в квадратных скобках) в заголовках колонок на вкладке Заголовки (рис. 1.25). Например, если задать в наименовании колонок Дт [ГрКолНом], Кол [ГрКолНом], заголовки колонок таблицы будут выглядеть следующим образом: Дт 0100, Кол 0100 (рис. 1.26).
Р
ис. 1.25. Заголовки колонок
Р
ис. 1.26. Документ с шахматными колонками
Н
а вкладке Колонки (рис. 1.27) можно задавать цвет и видимость отдельных колонок, входящих в группы шахматных.
Рис. 1.27. Группы колонок на вкладке «Колонки»
1.4.7. Экспорт данных в EXCEL
Данные, содержащиеся в таблице, можно экспортировать в программу Microsoft Excel для последующей обработки. В меню Сервис выберите команду Экспорт в EXCEL.
О кно Экспорт в Excel предназначено для управления параметрами переноса данных в рабочую книгу Microsoft Excel. При установленном флажке Форматирование программа подбирает нужный формат, сохраняя шрифт, цвет и ширину колонок. Для экспорта шапки, подвала и итогов по таблице следует установить соответствующие флажки.
Примечания
1. Экспорт шапки, подвала и итогов по таблице выполняется только в случае, если при настройке таблицы был установлен вывод этих строк (см. п.п. 1.4.1 – 1.4.3).
2. Форматирование занимает дополнительное время и не всегда дает нужные результаты (например, в случае старой версии Microsoft Excel 97 и сложного формата числа).
|
