1.3. Работа со справочниками
При вводе информации широко используются многочисленные справочники, что значительно повышает корректность и скорость работы.
Чтобы познакомить Вас с единой для всех режимов программы методикой работы со справочниками, рассмотрим ее на конкретном примере. Выберем в режиме Настройка программы пункт Заполнение справочников, и далее – аналитический справочник «Предприятия» (рис. 1.3).
Рис. 1.3. Справочник предприятий
Справочник выводится в правой части экрана, при этом видны две колонки: Номер и Наименование. Можно установить ширину каждой из них. Это осуществляется следующим образом.
Все колонки в таблице разделены между собой вертикальными линиями. Подведя указатель мыши к линии справа от колонки, ширину которой надо установить, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская кнопки, переместите мышь по горизонтали. При этом линия переместится в нужном направлении, а колонка расширится или сузится соответственно.
В верхней части экрана расположены управляющие кнопки для работы со справочником. Кнопка Сервис вызывает меню, позволяющее: добавить, изменить, скопировать, переместить, удалить запись справочника; настроить шаблона документа для печати справочника и вывести данные справочника на печать; найти запись в справочнике; настроить внешний вид экрана просмотра справочника на текущий сеанс работы. Кнопка Доп.возможности предназначена для задания периода видимости одной или нескольких выделенных записей справочника.
С помощью кнопки Постоянные параметры экрана  (клавиши ) настраивается постоянный внешний вид экрана просмотра справочника.
В программе предусмотрена возможность полноэкранного заполнения справочников. Для этого в режиме Настройка программы вместо пункта Заполнение справочников следует выбрать пункт Полноэкранное заполнение справочников, и далее – аналитический справочник. Справочник отображается в виде таблицы, развернутой на все окно (рис. 1.4). Настроить таблицу (указать видимые и невидимые колонки, заголовки) можно с помощью кнопки Постоянные параметры экрана ().
Р
ис. 1.4. Полноэкранное заполнение справочников
При полноэкранном заполнении справочников используется общая методика работы со справочниками.
1.3.1. Добавление записей в справочник
Добавить новую запись в справочник можно любым из следующих способов:
нажать мышью кнопку Сервис и выбрать из меню команду Добавление;
нажать клавишу ;
щелкнуть на справочнике правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню команду Добавление.
Появится окно для ввода значений нового элемента справочника, в нашем примере – реквизитов нового предприятия (см. рис. 1.5).
Р
ис. 1.5. Режим добавления записей в справочник
После заполнения предложенных полей (дополнительных полей справочника) в справочнике будет сформирована новая запись.
После ввода значений в обязательные для заполнения поля (в данном примере – поля Номер и Предприятие) становится доступной кнопка Запись (клавиша ). Она позволяет сформировать запись без заполнения всех полей справочника.
1.3.2. Копирование записи
Можно одновременно добавить новую запись в справочник и скопировать в нее наименование и возможные настройки другой записи. Установите полоску-курсор на запись, которую хотите скопировать. Нажмите кнопку Сервис и выберите команду Копирование (можно также нажать комбинацию клавиш или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню команду Копирование).
Появится окно, в котором будут показаны все поля выбранной записи. Укажите номер, под которым будет добавлена новая запись. После ввода номера нажмите , и курсор переместится в строку Наименование, где следует подтвердить наименование (скопированное из выбранной записи) или изменить его.
Таким же образом для всех полей надо либо подтвердить предложенное значение, либо (при необходимости) изменить его. Чтобы выйти из режима копирования с сохранением внесенных изменений, нажмите кнопку Запись или, дойдя до последнего поля, нажмите .
1.3.3. Перемещение записи
Для переноса текущей записи нажмите кнопку Сервис и выберите команду Перемещение (можно также щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню команду Перемещение).
Будет создана копия записи с очередным порядковым номером. В окне копирования можно изменить любое поле записи. После закрытия окна копирования старая запись будет удалена. Если в базе данных хранятся записи, которые ссылаются на старую запись, после предупреждающего сообщения будет выполнено копирование без удаления записи.
1.3.4. Корректировка записи в справочнике
Предположим, возникла необходимость изменить наименование какого-либо предприятия или его реквизиты, например, адрес. Для проведения корректировки поставьте полоску-курсор на запись, которую следует откорректировать, нажмите кнопку Сервис и выберите команду Корректировка (можно также нажать комбинацию клавиш или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню команду Корректировка).
В появившемся окне будут показаны значения полей, которые можно отредактировать. Закончив корректировку, нажмите кнопку Запись или, дойдя до последнего поля, нажмите .
1.3.5. Корректировка номера
Для корректировки значения колонки Номер установите полоску-курсор на запись, в которой хотите изменить номер, нажмите кнопку Сервис, выберите команду Корректировка номера и введите новое значение в окне Запрос.
1.3.6. Удаление записей из справочника
Для удаления записи из справочника установите на нее полоску-курсор, и действуйте одним из следующих способов:
нажмите кнопку Сервис и выберите команду Удаление;
нажмите клавишу ;
щелкните правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Удаление.
При этом компьютер предложит подтвердить удаление.
Можно удалить сразу несколько записей, предварительно выделив их нажатием (другой способ выделения: правая кнопка мыши - команда Выбрать). Записи, подлежащие удалению, выделяются цветом (цвет выделения зависит от настройки пользовательского интерфейса – см. п. 8.1.1). Повторное нажатие снимает выделение. Чтобы выделить сразу все записи, нажмите .
Внимание!
Удаленные записи восстановить невозможно.
1.3.7. Включение режима поиска записи по колонке
Поиск записи по колонке осуществляется при выборе записи из справочника, а также в режимах просмотра бухгалтерских регистров.
Выберите в меню Сервис команду Поиск или нажмите клавишу . Введите условие поиска в строке, которая находится на заголовке колонки поиска (рис. 1.6). По мере заполнения строки курсор автоматически перемещается на найденную запись.
Если колонка содержит символьные значения, в правой части заголовка отображается кнопка, с помощью которой устанавливается вид поиска:
 - поиск по первым буквам (после задания условия поиска «зд» курсор будет установлен на первую запись, начинающуюся с этих букв);
 - поиск внутри строки (после ввода условия «электр» курсор будет установлен на первую запись, которая содержит данное значение);
 - поиск по полному совпадению (в качестве условия поиска следует указывать искомое значение, например, «Здания электростанций»).
Переключение производится клавишей <F8> или щелчком мыши по кнопке.
По умолчанию колонкой поиска является колонка Наименование. Сменить колонку поиска можно при помощи мыши, клавиши <TAB> или .
Рис. 1.6. Включение режима поиска записи по колонке справочника
Поиск выполняется до первой записи, удовлетворяющей условию поиска. Для продолжения поиска предназначена кнопка  (или клавиша ) – ее нажатие приводит к перемещению курсора к следующей записи, которая соответствует введенному условию.
Поиск по колонке таблицы в режиме просмотра бухгалтерских регистров или полноэкранного заполнения справочника осуществляется так же (рис. 1.7). Колонкой поиска по умолчанию является левая колонка таблицы. Перед включением режима поиска можно выбрать колонку поиска – при помощи мыши или клавиш со стрелками установить полоску-курсор на нужную колонку.
Р
ис. 1.7. Включение режима поиска записи по колонке в таблицах
Выход из режима поиска осуществляется с помощью клавиши <Ecs>.
1.3.8. Печать справочника
Для распечатки справочника выберите в меню Сервис команду Печать. Можно также нажать клавишу или щелкнуть на справочнике правой кнопкой мыши и выбрать команду Печать из контекстного меню.
Вам будет предложено выбрать документ, после чего справочник можно будет вывести на принтер или сохранить в файле.
1.3.9. Просмотр дополнительных полей справочника
Записи справочника «Предприятия» содержат, кроме номера и наименования, еще ряд полей – характеристик. Пользователь может самостоятельно задать набор полей, которые будут отражены на экране.
Нажмите кнопку Постоянные параметры экрана (<F5>) и в настройке таблицы выберите вкладку Колонки (рис. 1.8).
Рис. 1.8. Вкладка «Колонки»
С помощью кнопки  переместите названия колонок, которые должны быть показаны в таблице, из группы Невидимые колонки в группу Видимые колонки. Обратное действие осуществляется нажатием кнопки  .
Если нужно изменить цвет шрифта в какой-либо колонке, установите курсор на название колонки, выберите цвет шрифта из выпадающего списка. Чтобы сделать шрифт полужирным, поставьте флажок у буквы Ж.
В режиме полноэкранного заполнения справочника можно «зафиксировать» на экране левые колонки таблицы (вкладка Колонки в этом режиме содержит группу Фиксированные колонки, рис. 1.9). При прокрутке вправо фиксированные колонки будут всегда отображаться на экране. В случае установки флажка Дополнительный фон при горизонтальной прокрутке фиксированные колонки будут выделяться цветом.
Р
ис. 1.9. Настройка фиксированных колонок
Закончив распределение колонок, нажмите ОК. Кнопка Отказ позволяет закрыть окно Настройка таблицы без сохранения изменений.
1.3.10. Изменение заголовков колонок
В программе предусмотрена возможность изменения заголовков колонок, а также названия таблицы, в виде которой представлен справочник. Можно изменить цвет шрифта заголовков колонок справочника и заголовка таблицы.
Н
ажмите кнопку Постоянные параметры экрана (<F5>) и в настройке таблицы выберите вкладку Заголовки (рис. 1.10).
Рис. 1.10. Вкладка «Заголовки»
Чтобы отредактировать название таблицы, установите на него курсор.
Справа расположен список колонок (полей справочника); колонки, настроенные как «невидимые», отображаются серым цветом и выделены курсивом.
Для редактирования текста заголовка после выбора заголовка следует нажать или щелкнуть дважды левой клавишей мыши по выбранному заголовку. В окне редактирования заголовка вводится текст. Заголовки можно отображать на нескольких строках (см. п. 1.4.3).
Можно изменить цвет шрифта, выбрав цвет из выпадающего списка, и задать полужирное начертание, поставив флажок в поле Ж.
После внесения необходимых изменений нажмите кнопку ОК.
1.3.11. Формат данных в колонках справочника
Текст в колонках справочника можно отформатировать, если нажав кнопку Постоянные параметры экрана (), в настройке таблицы выбрать вкладку Формат (рис. 1.11).
Рис. 1.11. Вкладка «Формат»
Для любой колонки можно задать выравнивание текста, установив соответствующий переключатель в нужное положение. Чтобы текст выводился с отступом, поставьте флажок у слова «отступ».
Если поле справочника имеет тип «число», можно дополнительно задать количество знаков после запятой, установить «американский формат» (в этом формате число 1234567.89 будет выглядеть как 1 234 567.89) или настроить поле таким образом, чтобы при нулевых значениях оно не заполнялось.
Для поля с типом «дата» можно установить формат даты, задать отображение времени.
Флажок Контекстный выбор предназначен для ускорения выбора значений из справочника. При установленном флажке после ввода символа выполняется выбор значений, начинающихся с этого символа. В правой части экрана отображаются только эти значения. Ввод каждого следующего символа уменьшает количество отображаемых записей. Так, после заполнения поля Счет символом «4» выбираются счета, номера которых начинаются с «4» (например, 4000, 4101, 4102, ..., 4600), после ввода следующего символа «4» - счета, начинающиеся с «44» (4400, 4401, …).
Примечание. Флажок Контекстный выбор:
1. устанавливается (снимается) для выбранного поля;
2. действует постоянно, может быть снят только в режиме Постоянные параметры экрана;
3. отображается только при выборе значений из справочника в правой части экрана. В «просмотровых» режимах, при полноэкранном заполнении справочников флажок на вкладке отсутствует.
Флажок Сетка в таблице позволяет показать или скрыть линии сетки.
После настройки формата колонок нажмите кнопку ОК.
1.3.12. Сортировка справочника
Справочник может быть упорядочен (отсортирован) по одной из колонок, а также по нескольким колонкам одновременно.
По одной из колонок можно отсортировать справочник, щелкнув правой кнопкой мыши на названии этой колонки. При этом данные будут отсортированы в порядке возрастания номеров (для чисел), либо в алфавитном порядке (для наименований). Произведенная сортировка будет действовать только в текущем режиме работы. При выходе из данного режима настройка пропадет, при следующем обращении к справочнику он будет выводиться в первоначальном виде.
Для упорядочения справочника по нескольким колонкам, задания условий сортировки на текущий режим работы нажмите кнопку Сервис и выберите из меню команду Сортировка. В появившемся окне Сортировка укажите колонки, вид и порядок сортировки (эти действия подробно описаны ниже).
Для включения сортировки, которая будет действовать при всех последующих обращениях к справочнику, нажмите кнопку Постоянные параметры экрана (<F5>) и в настройке таблицы выберите вкладку Сортировка (рис. 1.12).
Р
ис. 1.12. Вкладка «Сортировка»
Выберите название нужной колонки в группе Колонки и нажатием перенесите ее в группу Сортируем колонки.
Поставьте курсор на название сортируемой колонки и задайте условия сортировки. Выберите вид сортировки: сортировать как число или как строку (для номеров в справочнике). Установите переключатель Порядок сортировки в требуемое положение: «по возрастанию» или «по убыванию». При этом слева от названия колонки в списке сортировки появится стрелочка, указывающая направление сортировки.
При нажатии кнопки Очистить очищается список выбранных колонок.
Для сортировки справочника по нескольким колонкам включите в список сортировки несколько колонок в нужном порядке, и для каждой из них укажите порядок сортировки.
После указания колонок и условий сортировки нажмите кнопку ОК.
1.3.13. Выбор значений из справочника
Для выбора из справочника значений, удовлетворяющих какому-либо условию, используйте кнопку Сервис и далее - команду Выбор. В окне Выбор задайте колонки, по которым требуется произвести выбор значений, и укажите условия выбора (подробное описание действий приведено ниже). Настройка выбора действует только в текущем сеансе работы со справочником, при выходе внесенные изменения теряются.
Для того чтобы настройки сохранились и при последующих обращениях к данному окну, следует нажать кнопку Постоянные параметры экрана (<F5>) и перейти на вкладку Выбор (рис. 1.13).
Рис. 1.13. Вкладка «Выбор»
В левой части окна выведен список колонок. Задайте название колонки, по которой требуется произвести отбор значений, поставив на нее полоску-курсор. По колонкам Номер документа, Номер в справочнике и Номер формы отчетности возможен выбор как по численным значениям, так и по значениям типа «строка». Название этих колонок будет выведено два раза: как обычно и с пометкой «число».
Задайте условие выбора: «Равно...», «Не равно...», «Больше...», «Меньше...», «С... по...», «Кроме с ... по...», «Пусто», «Не пусто», «Список», «Кроме списка», «По маске» или «Кроме маски»; и введите значение (кроме условий «Пусто» и «Не пусто», «Список» и «Кроме списка»). Например, для установки отбора по условию «=1» выберите вид условия «равно» и введите значение 1.
Значения для условий Список и Кроме списка вводятся в специальном окне Список с кнопками:  Добавить,  Редактировать,  Удалить,  Открыть файл списка (импорт элемента списка из внешнего файла формата TXT или CSV).
Выбор «По маске» означает, что задается некоторый шаблон (маска) с использованием условных обозначений:
% - последовательность любых символов,
_ - один символ (любой),
[m-n] – один символ, входящий во множество значений с m по n.
Примеры записи маски:
F% - будут выбраны все значения, начинающиеся с F,
%ИНФИН% - значения, содержащие подстроку «ИНФИН»,
12_ - значения, содержащие три символа и начинающиеся с 12,
12[а-в] – выбор значений 12а, 12б, 12в.
После задания значения выбора нажмите кнопку Добавить, и настроенное условие появится в поле Выбрано.
Последовательно можно задать несколько условий выбора, при этом следует обратить внимание на положение переключателя И/ИЛИ. Если переключатель находится в положении «И», будут отобраны записи, удовлетворяющие одновременно всем заданным условиям. Если переключатель находится в положении «ИЛИ», будут отобраны записи, удовлетворяющие хотя бы одному из условий.
Кнопка Удалить удаляет выделенное условие из группы Выбрано. Кнопка Очистить очищает весь список условий этой группы. Кнопка ОК заканчивает ввод условий.
Приостановить действие постоянного, произвольного, временного выбора позволяет команда Снять выбор меню Сервис, отменить снятие выбора - команда Вернуть выбор.
1.3.14. Отбор полей для настройки справочника
Чем больше дополнительных полей имеет справочник, тем больше времени занимает вывод его на экран. Для того чтобы ускорить вывод, можно определить часть полей как «неиспользуемые»; в этом случае при вызове справочника программа проигнорирует эти поля. В списке колонок при настройке просмотра справочника (см. п.п. 1.3.9 – 1.3.13) будут присутствовать только «используемые» колонки.
Для отбора используемых полей нажмите кнопку Постоянные параметры экрана (<F5>), выберите вкладку Отбор (рис. 1.14). По умолчанию все поля справочника перечислены в группе Используемые. Переместите ненужные поля в группу Неиспользуемые, устанавливая курсор на название поля и нажимая кнопку .
Рис. 1.14. Вкладка «Отбор»
По окончании отбора нажмите кнопку ОК. Нажатие кнопки Очистить возвращает все поля в группу Используемые.
1.3.15. Управление цветом колонок
Для выделения цветом данных, удовлетворяющих заданному условию, нажмите кнопку Постоянные параметры экрана (). В настройке таблицы на вкладке Цвет колонок (рис. 1.15) выберите колонку, цвет данных, задайте условие выбора записей. Для того чтобы выделить цветом все поля справочника, установите флажок Вся строка.
Р
ис. 1.15. Вкладка «Цвет колонок»
Например, на экране отображается справочник с полями Номер и Наименование. Для выделения цветом записей справочника, у которых номер больше 999, следует выбрать поле Номер или Номер (число), указать цвет, ввести условие (см. п. 1.3.13) и установить флажок Вся строка.
Отменить выделение можно с помощью кнопок Удалить и Очистить.
1.3.16. Задание фильтра
Для отображения на экране только определенных записей справочника можно задать фильтр на текущий сеанс работы со справочником.
Команда Фильтр меню Сервис (или клавиши +F7>) вызывает окно Фильтр (рис. 1.16). В этом окне следует выбрать колонку, по значению которой будут отбираться данные, и ввести значение фильтра или установить переключатель в одно из положений: «Пусто», «Не пусто». Если в выбранной колонке данные символьного формата, можно указать вид фильтра: «По первым буквам», «Внутри строки», «Полное совпадение». После задания всех необходимых параметров следует нажать кнопку Фильтр. На экране будут отображаться только те записи справочника, у которых значение выбранной колонки будет равно значению фильтра.
Р
ис. 1.16. Окно «Фильтр»
Кнопка Смена предназначена для изменения колонки фильтра на следующую из списка колонок. Кнопка Отказ позволяет отменить действие фильтра.
|
