Глава 3. Ввод информации
Регистрация хозяйственных операций и выписка первичных документов производится с помощью пункта главного меню программы Ввод информации.
При входе в этот режим работы нужно указать месяц и год, за который будут вводиться данные. По умолчанию предлагается текущий рабочий месяц, однако при необходимости можно задать любой предшествующий или будущий период.
Если учет ведется по нескольким предприятиям, из списка Группа компаний необходимо выбрать компанию (предприятие). После этого следует выбрать тип вводимой операции:
Стандартные операции;
Произвольные проводки;
Автоматические операции;
Финансовые документы.
Рассмотрим каждую из перечисленных операций.
3.1. Стандартные операции
Если Вам часто приходится вводить одни и те же операции, можно воспользоваться справочником стандартных операций. В этом случае достаточно будет выбрать операцию из справочника, и программа автоматически сформирует необходимые документы и одну или несколько связанных проводок.
Настройка справочника стандартных операций описана в п. 8.4. Стандартные операции могут состоять из одной записи или нескольких, выполняющихся последовательно. Вид экрана ввода информации определяется типом записи, выполняемой в настоящий момент.
Выписка и обработка финансовых документов в составе стандартной операции производится в том же экране ввода, что и в режиме Финансовые документы (см. п. 3.4).
При вводе стандартной проводки (в отличие от произвольных проводок) нужно заполнить вручную только часть предлагаемых полей. Поля, предопределенные настройкой, заполняются автоматически. Обычно при выполнении стандартной операции требуется лишь указать номер документа, задать объекты аналитики и ввести суммы.
В качестве примера рассмотрим выполнение стандартной операции из раздела «6. Поставщики и подрядчики» - «110. 4101-6000 Оптовый товар». В этой операции (рис. 3.1) выполняется:
1. Выписка приходного ордера с заполнением соответствующих полей;
2. Накопительная проводка по расчету НДС с товара Дт6800 - Кт6000;
3. Накопительная проводка по получению товара Дт4101 - Кт6000;
4. Накопительная проводка по занесению стоимости в книгу покупок на служебный счет КтБ9020;
5. Накопительная проводка по занесению НДС в книгу покупок на служебный счет КтБ9020.
Р
ис. 3.1. Состав настроенной стандартной операции
После выбора стандартной операции и раздела учета на экране отображается окно Стандартные операции со списком предварительно настроенных стандартных операций (рис. 3.2).
Р
ис. 3.2. Выбор стандартной операции
Если при настройке операции поле Выполнять было заполнено значением «Все записи», после выбора операции программа сразу приступит к ее выполнению. Если поле Выполнять заполнено значением «По выбору», из списка в правой части экрана выбирается проводка. Рассматриваемая операция настроена на выбор проводки. Выберем значение «ВСЯ операция».
При выписке документа на экране показываются поля постоянной части ордера. Сначала курсор находится в поле Ордер N, в котором можно изменить предлагаемое значение. Дата также подставляется автоматически (для изменения в правом конце строки двойным щелчком левой кнопки мыши откройте встроенный Календарь, выберите дату и сохраните ее).
Нажатием переходим в поле Поставщик, значение которого необходимо выбрать из справочника «Предприятия» в правой половине экрана, затем заполним поля Место хранения и Счет-фактура (рис. 3.3)
Р
ис. 3.3. Ввод постоянной части документа
Если при настройке стандартных операций документ, являющийся первой записью в цикле, был настроен на циклическое заполнение, на экран выводится окно Добавление для заполнения циклических полей (рис. 3.4).
В рассматриваемом примере циклическая часть документа содержит следующие поля:
Группа товаров;
Товар;
Количество;
Цена в рублях;
Сумма в рублях (вычисляется программой автоматически, но при необходимости, вызвав встроенный калькулятор в правом конце строки, можно пересчитать результат и откорректировать сумму).
Р
ис. 3.4. Заполнение полей при выписке приходного ордера в составе стандартной операции
Операция настроена на циклический ввод товара, поэтому после нажатия клавиши в поле Сумма в рублях программа перейдет к вводу следующего товара (рис. 3.5).
Кнопка Введено в окне Добавление предназначена для перехода в окно Стандартные операции. В активном окне Стандартные операции с помощью кнопки Сервис можно просмотреть, откорректировать или удалить введенные записи. Вернуться в окно Добавление позволяет кнопка Продолжить ввод. Постоянную часть (шапку) документа также можно откорректировать в активном окне Стандартные операции, нажав кнопку Шапка документа. Изменения вводятся в окне Корректировка.
Кнопка Печать позволяет просмотреть и вывести на печать документ. Кнопка Обороты предназначена для просмотра оборотной ведомости по выбранному счету.
Работа с таблицей производится с помощью команд меню Сервис и кнопки Постоянные параметры экрана (<F5>), как было описано в п. 1.4.
Р
ис. 3.5. Заполнение следующей товарной позиции циклической части документа
Закончив ввод циклической части, нажмите клавишу СТОП ЦИКЛ. Программа выведет для просмотра приходный ордер по типовой межотраслевой форме N М-4, с которым, используя клавиши стандартного меню в верхней части экрана, Вы можете произвести различные операции и внести необходимые изменения в данные таблицы (рис. 3.6).
Р
ис. 3.6. Выписка приходного ордера на товары
Остальные проводки данной операции выполняются автоматически после заполнения поля Документ значением из списка и нажатия клавиши (рис. 3.7).
Р
ис. 3.7. Выбор номера документа
После окончания работы с приходным ордером (при выполнении проводок, рис. 3.7), нажав кнопку Обороты, Вы можете просмотреть и откорректировать таблицы в просмотрах (рис. 3.8).
Р
ис. 3.8. Меню «Обороты»
В просмотре Товары на складах для анализа будет выведена Аналитическая карточка по счету 4101 «Товары на складах» по конкретному поставщику, выбранному Вами при вводе информации (рис. 3.9)
Р
ис. 3.9. Просмотр аналитической карточки «Товары на складах»
Выбрав опцию Расчеты с поставщиками за материальные ценности, Вы получите оборотную ведомость по кредиту счета 6000, указанного при настройке стандартной операции (рис. 3.10).
Р
ис. 3.10. Просмотр оборотной ведомости
При выборе опции Прочие счета программой будет предоставлена возможность просмотра оборотных ведомостей по любому из выбранных Вами счетов в правой части экрана (рис. 3.11).
Р
ис. 3.11. Выбор счета для формирования оборотной ведомости
Кнопка Справоч. (рис. 3.8) позволяет скрыть (отобразить) справочник в правой части экрана, задать вид просмотра справочника с остатками и справочников типа «Дерево». Кнопка Доп. возможности предназначена для изменения периода видимости записей справочника.
После выполнения стандартной операции на экране отображается окно Стандартные операции (рис. 3.2). Для продолжения сеанса ввода следует выбрать операцию из списка. Кнопка Введено позволяет перейти в режим просмотра и корректировки операций или проводок, введенных в текущем сеансе работы.
Рассмотренный пример показывает, что предварительно настроенные стандартные операции дают возможность практически полностью автоматизировать процесс ввода информации.
Примечания
1. Если в состав стандартной операции входит документ, являющийся первой записью цикла и настроенный на циклическое заполнение, на экран выводится окно Добавление для заполнения циклических полей.
2. При заполнении поля, настроенного (см. п. 8.4.3) с активным флажком Табло, на экране отображается специальное окно контроля ввода. Перемещать окно можно при помощи мыши, изменять его размеры - сочетанием <Ctrl+клавиша со стрелками> (←, ↑, ↓, →).
3. Если в состав стандартной операции входит запись с цикличностью «Многократная по документу» (скрытая проводка) необходимо учитывать следующее:
- многократная проводка по документу выполняется сразу после ввода позиции в циклический документ (визуально выполнение не отображается). В случае возникновения ошибки в процессе выполнения операции на экран выводится сообщение;
- при корректировке позиции документа все скрытые записи по этой позиции пересчитываются, при удалении - удаляются.
- сумму, на которую была сделана проводка, можно увидеть при просмотре циклической части документа в режиме корректировки операции (корректировка операции может быть вызвана из режимов просмотра). Для этого в режиме настройки просмотра данных (кнопка Постоянные параметры экрана - <F5>) на вкладке Колонки из невидимых колонок в видимые перемещается колонка, название которой совпадает с наименованием многократной проводки по документу. Например, если в состав стандартной операции входит запись с наименованием «ФП» (фоновая проводка) и цикличностью «Многократная по документу», при настройке просмотра циклической части документа становится доступной колонка ФП;
- кнопка Пересчет проводок (<Shift+F8>) предназначена для пересчета многократных проводок по документу в случае их удаления или изменения (в режиме Журнал проводок).
4. При вводе стандартной проводки можно выбрать значение в поле Комментарий из справочника типовых комментариев с помощью кнопки Справочник. В вызванный справочник комментариев можно вносить изменения (добавлять, удалять, копировать, корректировать записи) с помощью меню Сервис. Если в справочнике типовых комментариев отсутствуют записи, после нажатия кнопки Справочник будет предложено добавить запись.
При изменении справочника комментариев указываются номер и наименование комментария. В поле Наименование можно ввести любой текст или формулу, например:
Пример комментария [Дт(1) - Кт(1)].
Если при настройке проводки в поле Комментарий было введено значение, при вводе данных после нажатия кнопки Справочник это значение, будет удалено из поля ввода.
5. При выборе значения из справочника, в котором используются штрих-коды (см. п. 8.7.3), в верхнем меню отображается кнопка Штрих-код, предназначенная для поиска записи по штрих-коду.
|
