6. Порядок учета материальных запасов
Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.
Для выполнения производственной программы бюджетное учреждение определяет потребность в материальных ресурсах, приобретает или производит их самостоятельно. С целью приобретения материалов учреждение заключает договоры поставки, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по сделке.
Контроль за выполнением в учреждении плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут ведомости (машинограммы) оперативного учета выполнения договоров поставки. В них отмечают выполнение условий договора поставки по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и т.д. Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией такого учета.
В соответствии с требованиями пункта 49 Инструкции по бюджетному учету к материальным запасам относятся:
предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;
предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. N 359.
Пунктом 61 Инструкции по бюджетному учету установлено, что учет материальных запасов ведется на следующих счетах Плана счетов бюджетного учета:
010501000 "Медикаменты и перевязочные средства".
На этом счете учитывают медикаменты, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, перевязочные средства и т.п. в больницах, лечебно-профилактических, лечебно-ветеринарных и других учреждениях. Учет ведут в соответствии с Инструкцией по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на Государственном бюджете СССР, утвержденной приказом Минздрава СССР от 2 июня 1987 г. N 747.
При учете наркотических лекарственных средств необходимо руководствоваться приказом Минздрава России от 12 ноября 1997 г. N 330 "О мерах по улучшению учета, хранения, выписывания и использования наркотических средств и психотропных веществ".
Учет ядовитых и сильнодействующих лекарственных препаратов регламентируется приказом Минздрава СССР от 3 июля 1968 г. N 523 "О порядке хранения, учета, прописывания, отпуска и применения ядовитых, наркотических и сильнодействующих лекарственных средств".
010502000 "Продукты питания".
На этом счете учитывают продукты питания, продовольственные пайки, молочные смеси, лечебно-профилактическое питание и т.п. Нормативными документами, которые регламентируют учет продуктов питания, являются:
приказ Минздрава СССР от 5 мая 1983 г. N 530 "Об утверждении Инструкции по учету продуктов питания в лечебно-профилактических и других учреждениях здравоохранения, состоящих на Государственном бюджете СССР";
Методика учета сырья, товаров и производства в предприятиях массового питания различных форм собственности (утверждена Отраслевым центром повышения квалификации работников торговли Комитета РФ по торговле 12 августа 1994 г. N 1-1098/32-2);
Инструкция по бюджетному учету.
010503000 "Горюче-смазочные материалы".
На этом счете учитывают все виды топлива, горючего и смазочных материалов: дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут и т.п.
010504000 "Строительные материалы".
На счете учитываются все виды строительных материалов (силикатные, лесные и технические материалы, металлоизделия, электротехника и др.), готовые к установке строительные конструкции и детали, а также оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки.
010505000 "Прочие материальные запасы".
На этом счете учитываются все хозяйственные материалы, запасные части, предназначенные для ремонта, спецоборудование для научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, посадочный материал, книжная и сувенирная продукция ит.д.
010506000 "Готовая продукция".
Данный счет предназначен для учета изготовленной в учреждениях продукции в рамках предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход.
Согласно пункту 50 Инструкции по бюджетному учету материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости.
Фактической стоимостью материальных запасов, приобретенных за плату, признаются:
суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу), в том числе налог на добавленную стоимость (кроме их приобретения за счет средств от предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход);
суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материальных ценностей;
таможенные пошлины и иные платежи, связанные с приобретением материальных запасов;
вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материальные запасы, в соответствии с условиями договора;
суммы, уплачиваемые за заготовку и доставку (транспортные услуги) материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки;
суммы, уплачиваемые за доведение материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях (подработка, сортировка, фасовка и улучшение технических характеристик полученных запасов, не связанные с их использованием);
иные платежи, непосредственно связанные с приобретением материальных запасов.
Первичные документы по движению материальных запасов должны быть тщательно оформлены, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителя соответствующего подразделения.
Подотчетные лица приобретают материальные запасы в организациях торговли, у других организаций, на рынке или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материальных запасов, является чек ККМ, товарный чек, накладная, счет-фактура или закупочный акт формы ОП-5, утвержденный постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.
Приобретение товара у частных лиц характерно для организаций общественного питания. Довольно часто такие организации приобретают сельхозпродукты у населения на рынках. Для оформления приобретения сельхозпродуктов у населения применяется закупочный акт формы ОП-5. Он составляется представителем организации в двух экземплярах в момент совершения закупки. Акт подписывается лицом, закупившим продукты, и продавцом, утверждается руководителем организации. Один экземпляр акта передается продавцу, второй остается у покупателя.
Оприходование материальных запасов отражается в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов (накладных поставщика, товарно-транспортных накладных и т.п.).
В том случае, когда имеются расхождения с данными документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов по форме 0315004, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а (далее - постановление N 71а).
Акт следует составить, если материальные запасы поступили в учреждение без документов. Он является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).
Данный акт составляют в двух экземплярах члены приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика (отправителя) или незаинтересованной организации.
После приемки ценностей акты вместе с документами (транспортными накладными и т.д.) передают в следующем порядке. Один экземпляр в бухгалтерию учреждения для учета движения материальных ценностей, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.
В соответствии с требованиями пункта 57 Инструкции по бюджетному учету аналитический учет материальных запасов, за исключением продуктов питания, молодняка животных и животных на откорме, ведется на Карточках количественно-суммового учета материальных ценностей.
Аналитический учет продуктов питания в бюджетных учреждениях ведется в Оборотной ведомости по нефинансовым активам. Записи в Оборотную ведомость по нефинансовым активам производятся на основании данных Накопительной ведомости по приходу продуктов питания и Накопительной ведомости по расходу продуктов питания. Ежемесячно в Оборотной ведомости по нефинансовым активам подсчитываются обороты и выводятся остатки на конец месяца.
Аналитический учет молодняка животных и животных на откорме ведется по видам и возрастным группам (животных на откорме - только по видам) в Книге учета животных.
Материально ответственные лица ведут учет материальных запасов в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству.
Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.
Согласно пункту 56 Инструкции по бюджетному учету списание (отпуск) материальных запасов производится по средней фактической стоимости.
Оценка материальных запасов по средней фактической стоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся, соответственно, из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца, и поступивших запасов в течение данного месяца.
Списание материалов и продуктов питания производится на основании следующих документов.
Меню-требование на выдачу продуктов питания по форме 0504202 в соответствии с Классификатором.
Такое требование составляется ежедневно на основании норм продуктов питания и данных о количестве довольствующихся. Меню-требование, заверенное установленными подписями лиц, ответственных за получение, выдачу и использование продуктов питания, утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком. Сведения из меню-требования после проверки заносятся в ежемесячную накопительную ведомость по расходу продуктов питания.
Выдача продуктов питания в лечебно-профилактические учреждения производится по документам и в порядке, установленными Министерством здравоохранения РФ и согласованными с Министерством финансов РФ.
Ведомость на выдачу кормов и фуража по форме 0504203 в соответствии с Классификатором.
Данная ведомость применяется для выдачи в течение месяца кормов и фуража для кормления рабочего скота и других животных. Корм и фураж отпускают со склада в пределах установленных норм.
Каждая выдача кормов и фуража подтверждается подписью получателя. Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания выданных кормов и фуража в расход.
Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения по форме 0504210 в соответствии с Классификатором.
Она применяется для оформления выдачи материальных ценностей в эксплуатацию для хозяйственных, научных и учебных целей, а также предметов основных средств стоимостью до 1000 руб. за единицу. Записи производятся по каждому материально ответственному лицу с указанием выдаваемых материальных ценностей.
Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания с баланса учреждения материальных ценностей и предметов основных средств стоимостью до 1000 руб. за единицу.
Акт о списании материальных запасов по форме 0504230 в соответствии с Классификатором.
Применяется для списания с баланса материальных запасов на основании документов, подтверждающих их количественный расход и утвержденных руководителем учреждения. Акт составляется комиссией, назначаемой приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения.
Для списания в расход всех видов топлива и горюче-смазочных материалов в бюджетных учреждениях применяют следующие путевые листы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте":
путевой лист строительной машины по форме 0340002;
путевой лист легкового автомобиля по форме 0345001;
путевой лист специального автомобиля по форме 0345002;
путевые листы грузового автомобиля по форме 0345004 и форме 0345005;
путевой лист автобуса необщего пользования по форме 0345007.
Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и действителен только один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание более одних суток (одной смены).
В путевом листе обязательно проставляют его порядковый номер, дату выдачи, печать организации, которой принадлежит автомобиль. Также в нем указывают марку автомобиля, место назначения (поездки автомобиля), марку и количество горючего при выезде и возвращении, расход горючего (по норме и фактический), а также показания спидометра при выезде и возвращении в гараж. На основании данных путевых листов учреждение определяет количество и стоимость израсходованного топлива.
Что касается описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то он записывается по всем пунктам следования автомобиля.
Заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега. Об этом сказано в письме Федеральной службы государственной статистики от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257.
Особое внимание при заполнении путевого листа следует уделять его оборотной стороне. На практике в графах "Место отправления", "Место назначения" встречается такая формулировка, как "работа по городу". Во избежание споров с контролирующими органами следует указывать конкретное место отправления и место назначения поездки, а в задании водителю указывать конкретный маршрут следования.
Иногда бензин списывается по путевым листам, дата которых приходится на выходной (нерабочий) день. В соответствии с требованиями ТК РФ (далее - ТК РФ) привлечь водителя к работе в выходной день можно в случаях, предусмотренных статьей 113 ТК РФ, с его письменного согласия и по письменному распоряжению работодателя.
В случаях, не предусмотренных указанной статьей, - с его письменного согласия и по письменному распоряжению работодателя с учетом мнения представительного органа работников. Такие же требования изложены и в пунктах 29, 30 приказа Министерства транспорта РФ от 20 августа 2004 г. N 15 "Об утверждении положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей".
При отсутствии заявления водителя и письменного распоряжения руководителя организации работа в выходной день, а именно списание бензина, может быть квалифицирована проверяющими органами как незаконное расходование средств.
Кроме того, следует отметить, что списание бензина в учреждении должно производиться в строгом соответствии с утвержденными нормами.
Нормы расхода топлива и смазочных материалов имеют существенное значение, прежде всего для планирования расхода топлива при составлении сметы доходов и расходов бюджетного учреждения. Применяются они также и для расчета нормативной себестоимости продукции, работ или услуг, учета отклонений фактической и плановой себестоимости, оценки эффективности использования материальных ресурсов бюджетного учреждения.
Данные нормы служат основой при организации внутреннего контроля над расходованием ГСМ. Как правило, контролирующие органы используют их при проведении проверок в бюджетных организациях.
|
