2. Документирование хозяйственных операций
Бюджетный учет в учреждениях ведется в валюте РФ (рублях и копейках).
Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Ведение регистров бухгалтерского учета и отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Перечень унифицированных форм первичных учетных документов приведен в приложении N 2 к Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина РФ N 70н от 26 августа 2004 г.
В этом приложении первичные учетные документы бюджетного учреждения разделены на две группы:
документы, относящиеся к классу 03 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) "Унифицированная система первичной учетной документации";
документы, относящиеся к классу 05 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) "Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций."
В соответствии с требованиями пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закона о бухгалтерском учете) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Если бюджетное учреждение использует неунифицированные формы первичных учетных документов, то в этом случае необходимо, чтобы эти документы содержали следующие обязательные реквизиты:
наименование документа;
дата составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель учреждения по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
В централизованных бухгалтериях указанные бухгалтерские документы подписываются руководителем и главным бухгалтером учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, или уполномоченными ими на то лицами.
Документы без подписи главного бухгалтера или его заместителя считаются недействительными и не принимаются к исполнению.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Материально ответственное лицо должно представлять первичные документы по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по реестру сдачи документов (форма 442) в соответствии с "Общероссийским классификатором управленческой документации" ОК 011-93 (ОКУД), утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299 (далее - Классификатор).
После проведенной в присутствии материально ответственного лица проверки правильности оформления представленных первичных документов реестр с подписью работника бухгалтерии возвращается материально ответственному лицу.
С лицом, ответственным за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей, должен быть заключен письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности (форма 523) в соответствии с Классификатором.
Своевременное и достоверное создание первичных документов, их передача и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся согласно утвержденному в организации графику документооборота.
Документы, поступающие в бухгалтерию, следует проверить. Прежде всего следует установить необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем бухгалтер осуществляет арифметическую проверку, при которой определяет правильность подсчетов в документе. Далее устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.
На следующем этапе бухгалтер производит расценку (таксировку), группировку и разметку (контировку) документов.
Расценка или таксировка документов - это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей.
Группировка - это подбор однородных документов, что позволяет делать записи общими итогами.
Разметка или контировка заключается в определении и записи корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.
После разметки данные, указанные в документах, следует записать в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдать в архив. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.
В соответствии с требованиями Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина РФ от 26 августа 2004 г. N 70н (далее - Инструкция по бюджетному учету), данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бюджетного учета:
журнал операций по счету "Касса";
журнал операций по банковскому счету;
журнал операций расчетов с подотчетными лицами;
журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;
журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;
журнал операций расчетов по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям;
журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;
журнал по прочим операциям;
главная книга.
В Инструкции по бюджетному учету не регламентирована форма бухгалтерского учета для бюджетных учреждений, как это было в ранее действующей Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной приказом Минфина РФ от 3 декабря 1999 г. N 107н (утратила силу с 01.10.2005).
Перечень рекомендуемых регистров бюджетного учета с указанием обязательных реквизитов и показателей дан в приложении N 3 к Инструкции по бюджетному учету.
Формы учетных регистров в настоящее время Минфином России не утверждены, следовательно, бюджетные учреждения должны разработать их самостоятельно, а также утвердить перечень используемых в них дополнительных реквизитов и показателей (помимо обязательных реквизитов и показателей в соответствии с приложением 3 к Инструкции по бюджетному учету).
Записи в журналы операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.
Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций.
По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу.
В Главной книге отражаются в хронологическом и систематическом порядке записи по счетам бюджетного учета (балансовым счетам соответствующих бюджетов).
При открытии Главной книги на текущий месяц записываются суммы остатков на начало года и на начало месяца в соответствии с заключительным балансом за истекший год и месяц, обороты по дебету и кредиту, исходящие остатки, итоговые данные за соответствующий месяц, номера журналов операций. В справочной таблице приводятся суммы по журналам операций.
В Главной книге подсчитывается общий итог оборотов за месяц и выводятся по всем счетам дебетовые или кредитовые остатки на начало следующего месяца. При этом сумма оборотов за месяц, а также сумма остатков на начало следующего месяца по дебету всех счетов должны быть равны сумме оборотов или остатков по кредиту всех счетов.
В органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов, и в органах, организующих исполнение бюджетов, ведется Журнал по прочим операциям, данные из которого записываются в Главную книгу ежедневно.
При кассовом обслуживании бюджетов бюджетной системы РФ органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов, учет операций ведется в отдельной Главной книге по каждому обслуживаемому бюджету на соответствующих счетах.
Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бюджетного учета, производится в следующем порядке:
ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и не требующая изменения данных в журналах операций, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бюджетного учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись "Исправлено";
ошибочная запись, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и требующая изменений в журнале операций, в зависимости от ее характера оформляется по способу "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью последним днем отчетного периода;
ошибка, обнаруженная в регистрах бюджетного учета за отчетный период, за который бухгалтерская отчетность в установленном порядке уже представлена, оформляется по способу "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью датой обнаружения ошибки.
Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "Красное сторно" оформляются Справкой (форма 0504833) *(1), в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого журнала операций, документа, обоснование внесения исправления.
Отражение операций при ведении бюджетного учета учреждениями осуществляется в соответствии с Планом счетов бюджетного учета, установленным частью второй Инструкции по бюджетному учету.
Органам государственной власти, органам управления государственных внебюджетных фондов и органам местного самоуправления разрешается введение в код аналитического счета Плана счетов разрядов для получения дополнительной информации, необходимой внутренним пользователям.
|
