5.1. Организационный раздел учетной политики
В организационном разделе учетной политики необходимо отразить следующую информацию.
1. Организационную структуру бухгалтерской службы учреждения.
В соответствии с требованиями подпунктов 1 и 2 статьи 6 Закона о бухгалтерском учете ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации. При этом в зависимости от объема учетной работы руководитель определяет организацию бухгалтерского учета. Так, в зависимости от объема учетной работы, руководитель организации может:
а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
б) ввести в штат должность бухгалтера;
в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
г) вести бухгалтерский учет лично.
Структура бухгалтерской службы, численность работников отдельных бухгалтерских подразделений могут определяться внутренними правилами и должностными инструкциями, утвержденными руководителем организации.
В должностных инструкциях должны быть описаны технология обработки учетной информации и порядок контроля за оформлением фактов хозяйственной жизни. Последовательность документооборота рекомендуется оформить специальными графиками с указанием того, кто, когда и как передает и принимает документы.
2. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Такой перечень утверждается руководителем учреждения по согласованию с главным бухгалтером (п. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).
3. Технологию обработки учетной информации. В учетной политике следует указать название и характеристики программного продукта.
4. Порядок формирования структуры инвентарного порядкового номера основного средства. Положения Инструкции по бюджетному учету предоставляют бюджетному учреждению право самостоятельно формировать структуру инвентарного номера.
5. Порядок и сроки проведения инвентаризации. В соответствии с требованиями статьи 12 Закона о бухгалтерском учете порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда инвентаризация обязательна.
Напомним случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
6. Порядок выдачи денежных средств под отчет, а также срок, на который выдаются денежные средства. В соответствии с требованиями пункта 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40) учреждения могут выдавать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды в размерах и сроки, определяемые руководителями учреждений. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
7. Порядок ведения бухгалтерского учета в филиалах (при их наличии). В этом случае следует определить, каким образом в филиалах будет организована работа по бухгалтерскому учету: будут организованы бухгалтерские службы либо бухгалтерский учет будет вести головное отделение учреждения.
8. Порядок контроля за хозяйственными операциями, обеспечивающий сохранность материальных ценностей учреждения.
Закон о бухгалтерском учете не устанавливает каких-либо конкретных требований к организации контроля за хозяйственными операциями. Некоторые требования по организации контроля сформулированы в Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н. При формировании системы внутреннего контроля в организации следует руководствоваться отраслевыми или ведомственными инструкциями, сложившейся практикой, а также нормами иных нормативных документов.
При этом в организациях, имеющих большое количество производственных и управленческих подразделений, складских помещений и мест хранения, целесообразно в качестве приложения к учетной политике организации утвердить Положение о внутреннем контроле (или иной аналогичный документ), План контрольной работы и прочие документы, регулирующие порядок и правила осуществления контрольных процедур.
9. Утверждение форм первичных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов. Данные формы первичных документов утверждаются в виде приложения к учетной политике учреждения.
Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы могут быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, либо по форме, разработанной и составленной организацией самостоятельно.
Независимо от применяемой формы (утвержденной или разработанной самостоятельно), первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете:
наименование документа (формы), код формы;
дату составления;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).
10. Утверждение рабочего Плана счетов учреждения. В рабочем Плане счетов должен быть указан перечень используемых в бюджетном учреждении синтетических и аналитических счетов. Эту информацию следует представить в виде приложения к учетной политике.
Используя информацию рабочего Плана счетов, внешние пользователи смогут получить сведения:
о структуре нефинансовых активов учреждения;
о составе дебиторов и кредиторов.
Рабочий план счетов утверждается в виде приложения к учетной политике учреждения.
11. Утверждение графика документооборота. Он является основой организации первичного учета в учреждении и утверждается как приложение к учетной политике (п. 3 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете). График документооборота повышает оперативность обработки и движения документов, что в конечном счете сказывается на качестве работы бухгалтерской службы.
Под документооборотом понимают путь, который проходят учетные документы от момента их составления до сдачи на хранение в архив. Кроме того, график документооборота регламентирует перечень и формы первичных учетных документов, сроки их составления, а также перечень должностных лиц, ответственных за их оформление и утверждение.
График документооборота составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения. В централизованной бухгалтерии указанный график утверждается руководителем учреждения, при котором создана эта бухгалтерия. Материально ответственным и другим должностным лицам вручаются выписки из графика документооборота.
Главный бухгалтер, а при отсутствии в штате должности главного бухгалтера - бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю учреждения, несет ответственность за ведение бюджетного учета, а также своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, осуществляет распределение служебных обязанностей работников бухгалтерии по функциональному признаку (например, создаются следующие группы: финансовая, материальная, расчетная и т.д.).
Все структурные подразделения, входящие в состав учреждения, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бюджетного учета и контроля документы.
Требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников учреждения, а при централизации учета - для всех обслуживаемых им учреждений.
В обязанности главного бухгалтера входит организация:
ведения бюджетного учета;
контроля за состоянием активов и обязательств;
предварительного контроля за соответствием заключаемых договоров лимитам бюджетных обязательств;
контроля за своевременным и правильным оформлением первичных учетных документов;
контроля за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с целевым назначением, указанным в лимитах бюджетных обязательств и в сметах доходов и расходов учреждения;
контроля за сохранностью денежных средств и материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации;
своевременного выполнения обязательств, возникающих в процессе хозяйственной деятельности;
контроля за исполнением выданных доверенностей на получение имущества;
участия бухгалтерской службы в проведении инвентаризации имущества, финансовых и не финансовых активов и обязательств и отражения в учете результатов инвентаризации;
инструктажа материально ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении;
составления и представления в установленном порядке и в предусмотренные сроки бухгалтерской отчетности;
хранения документов (первичных учетных документов, регистров бюджетного учета, отчетности) в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.
12. В качестве приложения к учетной политике утверждаются формы учетных регистров. В Приложении N 3 к Инструкции по бюджетному учету приведен перечень рекомендуемых регистров бюджетного учета с указанием обязательных реквизитов и показателей. Однако сами формы учетных регистров отсутствуют. Следовательно, эти формы не являются унифицированными. При этом бюджетные учреждения могут использовать учетные регистры, содержащие обязательные реквизиты и показатели, и утвержденные приказом об учетной политике.
В соответствии с требованиями пункта 3 Инструкции по бюджетному учету формы регистров бюджетного учета, учитывающие специфику исполнения соответствующего бюджета бюджетной системы РФ, утверждаются органом, организующим исполнение соответствующего бюджета.
|
