16.5. Организация и проведение инвентаризаций в учреждении
Инвентаризации имущества и обязательств должны проводить все экономические субъекты независимо от формы собственности. Статья 12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ предписывает следующее. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности учреждения обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Руководителю учреждения предоставлено право устанавливать порядок и сроки проведения инвентаризации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:
1. При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия.
2. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
3. При смене материально ответственных лиц.
4. При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.
5. В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.
6. При реорганизации или ликвидации организации.
7. В других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
При проведении инвентаризации и оформлении результатов инвентаризации должностные лица учреждения обязаны соблюдать требования Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые были утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49.
Основными целями инвентаризации являются:
- выявление фактического наличия имущества;
- сопоставление фактического наличия имущества сданными бухгалтерского учета;
- проверка полноты отражения в учете обязательств.
Под имуществом учреждения понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.
Инвентаризации подвергаются различные объекты учета и контроля, причем не только те из них, которые принадлежат, но и не принадлежащие учреждению, как числящиеся в учете (на ответственном хранении, в арендном пользовании, полученные для переработки), так и не учтенные по каким-либо причинам.
Кроме того, инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней, если они имеются у экономического субъекта, осуществляется особо, в соответствии с Инструкцией о порядке получения, расходования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденным Министерством финансов РФ.
Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Советом директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40 (письмо Банка России от 04.10.1993 N 18).
Сущность тех или иных объектов учета и контроля, а также их различная роль в производственно-коммерческой деятельности учреждения накладывают особые отпечатки на саму технологию проведения инвентаризации.
Следует обратить Ваше внимание на то, что инвентаризация - один из фундаментальных приемов последующего фактического контроля, который необходимо четко определить во временных рамках и периодичности проведения, закрепить в локальных документах учреждения. Инвентаризация - обязательный, но не дешевый методологический прием последующего контроля. Поэтому проводить ее надо именно тогда, когда в этом возникает необходимость, не раньше, но и не позже.
Сроки проведения инвентаризаций
┌──────────────────────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────────────┐
│ Объекты инвентаризации │ Рекомендуемые сроки проведения инвентаризации │
├──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Основные средства │Не менее одного раза в три года перед составлением│
│ │годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее 1│
│ │октября отчетного года │
├──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Капитальные вложения │Не менее одного раза в год перед составлением│
│ │годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее 1│
│ │декабря отчетного года │
├──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Незавершенное производство и полуфабрикаты│Перед составлением годовых отчетов и балансов, но│
│собственной выработки │не ранее 1 октября отчетного года. Периодически в│
│ │сроки, устанавливаемые администрацией или местными│
│ │органами управления │
├──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Незавершенный капитальный ремонт и расходы│Не менее одного раза в год │
│будущих периодов │ │
├──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Молодняк животных и животные на откорме,│Не менее одного раза в квартал │
│птица, кролики, звери и семьи пчел, а также│ │
│подопытные животные │ │
├──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Готовая продукция на складах │Не менее одного раза в год перед составлением│
│ │годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее 1│
│ │октября отчетного года │
├──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Товары на складах и базах: │ │
│непродовольственные, │Не реже одного раза в год │
│продовольственные │Не реже двух раз в год │
├──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Товары и тара в магазинах и на других│Не реже двух раз в год │
│предприятиях розничной торговли, в том числе в│ │
│книжных магазинах │ │
├──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы │Не реже одного раза в год │
├──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Нефть и нефтепродукты │Не реже одного раза в месяц │
├──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Драгоценные металлы и алмазы │Не менее двух раз в год │
├──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Библиотечные фонды │Не менее одного раза в пять лет перед составлением│
│ │годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее 1│
│ │октября отчетного года │
├──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Сырье и прочие материальные ценности │Не менее одного раза в год перед составлением│
│ │годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее 1│
│ │октября отчетного года │
├──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Денежные средства, денежные документы,│Не менее одного раза в месяц │
│ценности и бланки строгой отчетности │ │
├──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Расчеты с банками (по расчетным и другим│По мере получения выписок банков, а по переданным в│
│счетам, ссудам, полученным из бюджета│банк на инкассо расчетным документам - на 1-е число│
│средствам и т.д.) │каждого месяца │
├──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Расчеты по платежам в бюджет и внебюджетные│Не менее одного раза в квартал │
│фонды │ │
├──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Расчеты экономических субъектов с их│На 1-е число каждого месяца │
│производственными единицами, производствами│ │
│видами совместной деятельности, выделенными на│ │
│отдельные балансы, а также с вышестоящими│ │
│организациями │ │
├──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Расчеты с дебиторами и кредиторами │Не менее двух раз в год │
├──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Остальные статьи баланса │На 1-е число месяца, следующего за отчетным годом │
└──────────────────────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────────────┘
Руководитель учреждения несет ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей и денежных средств и за обеспечение ее внезапности. Он обязан создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством и т.п.).
Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации, отражения в учете ее результатов.
Для правильной постановки инвентаризационной работы в учреждении создаются специальные комиссии: постоянно действующую инвентаризационную комиссию и рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав этих комиссий утверждается приказом руководителя учреждения.
Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.
До начала инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям комиссий - контрольный пломбир. В приказе по учреждению устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации. Такие приказы регистрируются бухгалтерией в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.
В состав инвентаризационной комиссии могут включатся представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.), а также представители службы внутреннего аудита учреждения и независимых аудиторских организаций.
Следует обратить Ваше внимание на то, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные должностные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Непосредственная проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственных должностных лиц (кассиров, заведующих хозяйствами торговых предприятий, секций, кладовых, заготовительных пунктов и др.). Наличие ценностей определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
Наименования инвентаризируемых ценностей и объектов, а также выявленное их фактическое количество показываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
Для повышения действенности инвентаризации руководитель учреждения должен практиковать контрольные проверки (перепроверки) ее материалов. Их нередко проводят с участием независимых должностных лиц, хотя чаще с участием членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия склада (кладовой, секции и т.п.), где производилась инвентаризация.
При этом проверяются наиболее ценные и пользующиеся повышенным спросом ценности, значащиеся в описи. Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом. Учет проводимых контрольных проверок ведется бухгалтерией в специальной книге.
В ряде случаев материалы инвентаризации уточняются при помощи дополнительных методологических приемов фактического контроля таких, как осмотр, обследование и др., а также при помощи методологических приемов документального контроля таких, как контрольное сличение, восстановление количественно-суммового учета и др.
В межинвентаризационный период в учреждениях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.
Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя учреждения.
При проведении инвентаризации и проверок материалов инвентаризаций возможны следующие типичные нарушения:
1. Инвентаризации проводились неправомочными и некомпетентными членами комиссии.
2. В инвентаризационные комиссии включены материально ответственные должностные лица.
3. Отсутствует приказ об инвентаризационных комиссиях.
4. Замена отдельных членов комиссии при проведении инвентаризации.
5. Проведение инвентаризации без получения председателем инвентаризационной комиссии подписки по установленной форме от материально ответственного должностного лица.
6. До проведения инвентаризации от материально ответственного лица не получен товарно-материальный или денежный отчет.
7. Членами комиссии не завизированы приложенные к отчету приходные и расходные документы.
8. До начала проведения инвентаризации не были пломбированы подсобные и другие отдельные помещения, имеющие отдельные входы, где находятся товарно-материальные ценности.
9. Не соблюдается периодичность проведения инвентаризаций, так как проведение инвентаризаций переносится на более поздний период.
10. Инвентаризации проводятся с нарушением порядка заполнения описей остатков товарно-материальных ценностей.
11. Инвентаризации проводятся без подсчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей (данные записываются в опись со слов материально ответственных лиц или по данным складского учета).
12. Инвентаризация проводится без вскрытия, пересчета и перевеса товаров, находящихся в таре.
13. При проведении инвентаризации не проверяется правильность цен товарно-материальных ценностей.
14. Не обеспечено полное исполнение требований нормативных документов по проведению инвентаризации.
|
