16.2. Система внутреннего контроля за финансово-хозяйственной
деятельностью учреждения
Руководитель учреждения совместно с главным бухгалтером обязаны организовать, с учетом специфики деятельности возглавляемого им учреждения, такую систему внутреннего контроля, которая смогла бы обеспечить наименьшие потери денежных и материальных средств на любой стадии производственной, финансовой и хозяйственной деятельности учреждения.
Основными целями внутрихозяйственного контроля являются:
организация и создание такой системы внутреннего контроля в учреждении, которая включает в себя функционирование комплекса мероприятий, которые смогли бы полностью исключить риск при осуществлении производственной, финансовой и хозяйственной деятельности всеми структурными подразделениями учреждения и обеспечить рациональное и экономное использование всех видов ресурсов учреждения;
организация и осуществление постоянного предварительного, текущего и последующего контроля за производственной, финансово-экономической и хозяйственной деятельностью;
выявление всех предпосылок и условий к совершению утрат, недостач и мошенничеству с денежными и материальными средствами;
своевременное выявление ошибок и искажений в бухгалтерском и налоговом учете;
организация постоянного контроля за выполнением своих функций всеми структурными подразделениями (службами, отделами) учреждения, а также за качественным и полным выполнением своих функциональных (должностных) обязанностей каждым работником учреждения;
на основе мониторинга произведенных контрольных процедур внешними и внутренними контрольными органами разрабатывать и осуществлять мероприятия, направленные на получение максимальной прибыли при осуществлении разрешенной коммерческой деятельности, укрепление финансовой устойчивости учреждения;
организация целенаправленной подготовки учреждения к внешним ревизиям и проверкам, которые проводят органы государственного и внутриведомственного контроля.
Одновременно с этим руководитель учреждения должен своевременно анализировать состояние и эффективность действия системы внутреннего контроля, создавать все условия и предпосылки для ее постоянного совершенствования, применения новых методов и способов контроля. Руководитель учреждения совместно с главным бухгалтером обязаны организовать внутренний контроль за финансово-экономической и хозяйственной деятельностью учреждения, так как это является неотъемлемой частью их должностных обязанностей.
Система внутреннего контроля включает в себя контрольную среду, систему бухгалтерского и налогового учета, отдельные средства контроля, непосредственно применяемые в учреждении.
Под контрольной средой следует понимать практические действия, производимые руководителем учреждения, которые направлены на организацию и поддержание постоянного функционирования элементов системы внутреннего контроля, которые включают в себя:
1. Оптимизация организационной структуры учреждения с учетом осуществляемой им финансово-экономической и хозяйственной деятельностью.
2. Организация и четкое распределение ответственности и полномочий между всеми структурными подразделениями (службами) и сотрудниками учреждения.
3. Постоянное совершенствование методов управления учреждением.
4. Совершенствование проводимой кадровой политики в учреждении.
5. Порядок подготовки и представления бухгалтерской и налоговой отчетности для внешних пользователей и внутренних пользователей.
6. Организация и функционирование внутреннего управленческого учета.
7. Обеспечение соответствия осуществляемой учреждением финансово-экономической и хозяйственной деятельности требованиям действующего законодательства.
Надлежащее функционирование системы внутреннего контроля напрямую зависит от сотрудников учреждения. От того, как будут работать функции отбора, найма, продвижения по службе, обучения и подготовки кадров, будет зависеть уровень квалификации, состояния организации труда и личностных качеств персонала учреждения (образование, трудолюбие, честность, исполнительность и т.д.).
Учитывая то, что через систему бухгалтерского и налогового учета проходят все факты финансовой и хозяйственной деятельности учреждения, основное значение для внутреннего контроля имеют следующие задачи бухгалтерского и налогового учета, а именно:
все финансовые и хозяйственные операции в учреждении выполняются только после согласования их с руководителем учреждения, как в целом, так и в конкретных случаях;
все операции фиксируются в суммах, соответствующих первичным оправдательным документам, с обязательным отражением на счетах бухгалтерского учета и регистрах налогового учета, в соответствующем периоде времени и согласно принятой экономическим субъектом учетной политике;
подготовка бухгалтерскими работниками учетных данных для составления и представления достоверной бухгалтерской, налоговой и другой отчетной документации для внешних и внутренних пользователей;
доступ к активам учреждения возможен только с разрешения руководителей соответствующих уровней;
соответствие зафиксированных в бухгалтерском учете и фактически имеющихся в наличии активов.
Отдельные средства внутреннего контроля включают в себя такие элементы, как контроль сохранности имущества и денежных средств, осуществляемый посредством его охраны и периодической инвентаризации, и постоянный контроль за финансовыми и хозяйственными операциями учреждения независимыми лицами.
Система внутреннего контроля при практическом использовании имеет и определенные ограничения:
1. Затраты учреждения на осуществление проводимых контрольных мероприятий должны быть меньше тех экономических выгод, которые дает применение таких мероприятий.
2. Большинство методов, применяемых при проведении контрольных процедур, в основном выявляют типовые или обычные нарушения в финансово-экономической и хозяйственной деятельности учреждения. В результате этого нарушения, которые совершает должностное лицо учреждения, знакомое со всеми применяемыми в учреждении процедурами контроля и умело их обходящее, не будет своевременно выявлено.
3. Человеку свойственно делать ошибки по небрежности, из-за рассеянности, неправильного толкования или недопонимания требований руководящих документов.
4. Преднамеренное или умышленное нарушение требований руководящих документов с целью нанесения совершаемыми действиями убытков или утрат учреждению как одним работником, так и в результате сговора работников.
5. Халатность или злоупотребления со стороны представителей руководства структурных подразделений и служб, ответственных за выполнение определенных процедур контроля.
6. Существенные изменения условий ведения финансово-экономической и хозяйственной деятельности учреждения или правил ведения бухгалтерского и налогового учета требуют одновременно и повышения необходимых профессиональных знаний у должностных лиц, осуществляющих процедуры контроля, а также адаптацию по своему содержанию методов контроля к происходящим изменениям.
Организация внутреннего контроля в учреждении включает в себя:
разработку и установление стандартов внутреннего контроля, которые создаются непосредственно в учреждении с учетом специфики его производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности,
определение допустимых отклонений и сопоставимость результатов контроля,
проведение постоянного мониторинга реально достигнутых результатов внутреннего контроля с установленными стандартами контроля.
Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно доводить до сведения соответствующих специалистов учреждения установленные стандарты и достигнутые результаты контроля. Своевременно производить оценку и анализ всей информации о результатах проведенного контроля, полноты принятия и реализации решений на основании полученных результатов контроля.
После произведенного анализа результатов и состояния внутреннего контроля руководитель учреждения, внутренний аудитор, ревизор или другое контролирующее должностное лицо должны выбрать одно из альтернативных решений на основании результатов и данных проведенного контроля:
- Произвести анализ причин и обстоятельств допущенных отклонений и нарушений с целью установления виновных должностных лиц и последствий, к которым могут привести выявленные нарушения.
- Максимально организовать устранение всех отклонений и выявленных недостатков.
- Не предпринимать никаких действий.
- Переработать действующие стандарты и применяемые процедуры контроля.
Учитывая, что персонал учреждения является неотъемлемым элементом внутреннего контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления, руководителю, внутреннему аудитору, ревизорам или другим должностным лицам учреждения, осуществляющим функции внутреннего контроля, при разработке процедур контроля обязательно надо принимать во внимание поведение людей.
Формировать у персонала поведенческую модель, ориентированную на постоянство и непрерывность внутреннего контроля в повседневной деятельности. Исключать возможность у персонала учреждения выдавать руководству непригодную, недостоверную или заведомо ложную информацию. В этих целях необходимо выполнять ряд существенных рекомендаций как избежать негативного воздействия контроля на поведение сотрудников и повышения его эффективности:
установление осмысленных стандартов внутреннего контроля, которые воспринимались бы сотрудниками;
осуществление и поддержание обратной связи с подчиненными;
разработка напряженных, но достижимых стандартов;
поощрение работников за качественное выполнение стандартов.
Основные принципы достижения эффективного внутреннего контроля в учреждении можно сформулировать следующим образом:
1. Определение оптимальных стратегических направлений при осуществлении мероприятий внутреннего контроля.
2. Своевременный и глубокий анализ результатов ранее проведенных контрольно-ревизионных мероприятий.
3. Соответствие проведенного контроля целям, которые он преследовал.
4. Своевременность и эффективность проведения контрольных мероприятий.
5. Отсутствие шаблона при проведении контроля.
6. Разумная экономичность и простота действий при проведении контроля.
|
