Правительство ямало-ненецкого автономного округа постановление
Скачать 2.72 Mb.
|
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно очередным порядковым номером. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в государственный архив автономного округа допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов. 8.3.3.10. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью. 8.3.3.11. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 32 к настоящей Инструкции). (в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П) Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему. Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной настоящей Инструкцией форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной настоящей Инструкцией форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью. 8.3.3.12. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело. (в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П) Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном настоящей Инструкцией порядке. 8.3.3.13. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов. Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон. Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур. При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует. 8.3.3.14. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле). 8.3.4. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу 8.3.4.1. В аппарате Губернатора автономного округа описи на дела Правительства автономного округа постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством уполномоченного исполнительного органа государственной власти автономного округа в области архивного дела. По этим описям документы сдаются в Государственный архив автономного округа. (в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П) 8.3.4.2. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел. Постановлением Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П абзац второй пункта 8.3.4.2 после слов "приложения N 33" дополнен словами "к настоящей Инструкции". Описи составляются по форме приложения N 33 к настоящей Инструкции отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование исполнительного органа государственной власти автономного округа, который вел дела и закончил их делопроизводством. В случаях, когда исполнительный орган государственной власти автономного округа в течение периода, за который вносятся дела в опись, был переименован (преобразован), под прежним наименованием пишется его новое наименование. 8.3.4.3. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных настоящей Инструкцией правил формирования и оформления дел они устраняются. 8.3.4.4. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: - порядковый номер дела (тома, части) по описи; - индекс дела (тома, части); - заголовок дела (тома, части); - дата дела (тома, части); - количество листов в деле (томе, части); - срок хранения дела. 8.3.4.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: - заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером); - порядок нумерации дел в описи - валовый; - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); - многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний". В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см. Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера). 8.3.4.6. Опись дел Правительства автономного округа подписывается руководителем службы делопроизводства и составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК и утверждается заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа. 8.3.4.7. Опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются в уполномоченный исполнительный орган государственной власти автономного округа в области архивного дела, четвертый остается в качестве контрольного экземпляра. Опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах, два из которых передаются в уполномоченный исполнительный орган государственной власти автономного округа в области архивного дела, третий остается в качестве контрольного экземпляра. 8.3.5. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения 8.3.5.1. По результатам отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляется акт о выделении документов к уничтожению (приложение N 34 к настоящей Инструкции). (в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П) Дела включаются в акт, если срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2008 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2012 года). 8.3.5.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на все дела (при этом дела по каждому разделу номенклатуры дел составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе). Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно). Согласованные ЭК акты утверждаются заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа только после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения. 8.3.5.3. Ответственным делопроизводителям запрещается самостоятельно уничтожать дела и документы по истечении срока хранения. Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта о выделении их к уничтожению сдаются на утилизацию (уничтожение) в службу делопроизводства. Перед сдачей документы упаковываются и увязываются в связки. На основании представленных ответственными делопроизводителями актов о выделении дел к уничтожению составляется сводный акт, в котором указываются дата передачи, количество включенных в акт дел. Сводный акт подписывается руководителем службы делопроизводства, утверждается заместителем Губернатора, руководителем аппарата Губернатора автономного округа. (в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.03.2013 N 179-П) Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляется под контролем сотрудника службы делопроизводства, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных нужд. (пп. 8.3.5.3 введен постановлением Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П) 8.3.5.4. При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами: - уничтожение должно всегда быть санкционированным; - документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными разбирательствами и расследованиями, не уничтожаются в период установленных периодов хранения по истечении сроков указанных судебных разбирательств и расследований; - уничтожение документов должно проводиться в порядке, обеспечивающем конфиденциальность любой содержащейся в них информации; - все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные, страховые и резервные копии, следует уничтожить. (пп. 8.3.5.4 введен постановлением Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П) IX. Особенности работы с электронными документами 9.1. Основные принципы работы с электронными документами 9.1.1. В Правительстве автономного округа создаются и используются: - электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе; - электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭДД. (п. 9.1.1 в ред. постановления Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П) 9.1.2. Для подписания электронных документов используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном федеральным законодательством порядке. (в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П) 9.1.3. При подготовке, рассмотрении, согласовании и исполнении электронных документов в СЭДД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется. |
Похожие:
 | Фз "О ветеранах", в целях реализации Закона Ямало-Ненецкого автономного округа от 3 ноября 2006 года n 62-зао "О мерах социальной... |  | В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года №210-фз «Об организации предоставления государственных и муниципальных... |
| Во исполнение Федерального закона от 27 июля 2010 года n 210-фз "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"... | | Ямало-Ненецком автономном округе, Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет |
| О внесении изменений в постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 января 2011 года №50-П | | О мерах по оказанию содействия добровольному переселению в Российскую Федерацию соотечественников, проживающих за рубежом (в редакции... |
| Автономного округа от 24 апреля 2015 года №378-п «Об утверждении Административного регламента департамента агропромышленного комплекса,... | | Закона Ямало-Ненецкого автономного округа от 03 ноября 2006 года n 62-зао "О мерах социальной поддержки отдельных категорий граждан... |
| Об организации медицинского освидетельствования иностранных граждан и лиц без гражданства на территории Ямало-Ненецкого автономного... | | Ямало-Ненецкого автономного округа ведущего специалиста информационного центра Аппарата Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного... |