Правительство ямало-ненецкого автономного округа постановление
Скачать 2.72 Mb.
|
При обнаружении в делах неисправимых повреждений документов составляется акт. Дела, оформленные с нарушением установленных требований, на архивное хранение не принимаются. Дела и документы возвращаются для устранения ответственным делопроизводителем в 10-дневный срок всех выявленных при проверке недостатков в формировании и оформлении дел. В исключительных случаях утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии. (пп. 8.3.1.3 в ред. постановления Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П) 8.3.1.4. Прием каждого дела производится в присутствии ответственного делопроизводителя. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста, принимающего дела в архив Правительства автономного округа, и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив Правительства автономного округа передаются регистрационные картотеки на документы и (или) базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов, конвертированные (преобразованные) в структурированный вид текстового формата. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются ответственными делопроизводителями с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Правительства автономного округа (ответственность за сохранность документов при транспортировке и их сдачу несет подразделение, передающее документы). Если при передаче дел обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих документов. Причины их отсутствия отражаются в прилагаемой к акту приема-передачи справке ответственного делопроизводителя. (абзац введен постановлением Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П) 8.3.1.5. В случае ликвидации соответствующего секретариата или основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа ответственный делопроизводитель в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы Правительства автономного округа в дела, оформляет дела и передает их в архив Правительства автономного округа независимо от сроков хранения на основании акта приема-передачи. При реорганизации, сопровождающейся передачей полномочий, все имеющиеся документы и дела передаются по акту руководителю или ответственному делопроизводителю структуры, принимающей полномочия, с участием представителя службы делопроизводства. Акт приема-передачи подписывается руководителем службы делопроизводства и утверждается заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел. 8.3.1.6. Дела постоянного хранения через 10 лет передаются на постоянное хранение в государственный архив автономного округа в соответствии с Законом автономного округа от 28 декабря 2005 года N 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе". Дела по личному составу находятся в архиве Правительства автономного округа в течение 75 лет. 8.3.1.7. Подготовка документов и дел к передаче в архив Правительства автономного округа и на уничтожение предусматривает проведение ответственными делопроизводителями комплекса работ, включая: (в ред. постановления Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П) - экспертизу ценности документов; - оформление дел и подготовку к передаче в архив Правительства автономного округа; - составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; - составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения. 8.3.2. Экспертиза ценности документов 8.3.2.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов Правительства автономного округа проводится: в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. (в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.03.2013 N 179-П) 8.3.2.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и их подготовки к передаче в архив Правительства автономного округа образовывается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК). Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется Положением, утвержденным постановлением Правительства автономного округа от 09 декабря 2010 года N 445-П "Об утверждении Положения о постоянно действующей экспертной комиссии Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа". (в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П) Состав ЭК утверждается приказом аппарата Губернатора автономного округа. 8.3.2.3. ЭК является совещательным органом, ее решения утверждаются заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа. Заседания ЭК проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. 8.3.2.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в соответствующих секретариатах и структурных подразделениях аппарата Губернатора автономного округа непосредственно ответственными делопроизводителями совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством службы делопроизводства. 8.3.2.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Правительства автономного округа; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему оперативному хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. (абзац введен постановлением Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П) 8.3.2.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании нормативных правовых актов Российской Федерации и автономного округа, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Правительства автономного округа. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без полистного просмотра самих документов. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, документы, подлежащие возврату, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК. (пп. 8.3.2.6 в ред. постановления Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П) 8.3.2.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Описи дел составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра у ответственного делопроизводителя. Подготовленные ответственными делопроизводителями описи служат основой для подготовки сводной описи дел Правительства автономного округа. (пп. 8.3.2.7 в ред. постановления Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П) 8.3.3. Оформление дел и подготовка к передаче на архивное хранение 8.3.3.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится специалистами службы делопроизводства и ответственными делопроизводителями, в обязанность которых входит заведение и формирование дел. (в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.03.2013 N 179-П) 8.3.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 30 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. (в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П) 8.3.3.3. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной настоящей Инструкцией форме (приложение N 31 к настоящей Инструкции). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот. (в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П) На обложке (титульном листе) дела указываются реквизиты: наименование исполнительного органа государственной власти (фондообразователя) или должности должностного лица автономного округа; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом: - наименование высшего исполнительного органа государственной власти автономного округа или должности должностного лица указывается полностью: "Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа". В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, фондообразователь был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование; - номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Правительства автономного округа; - заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера распоряжений, протоколов и др.); (в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П) - дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. 8.3.3.4. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа. (в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П) Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле. 8.3.3.5. Количество пронумерованных в деле листов проставляется в листе-заверителе дела. 8.3.3.6. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". 8.3.3.7. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы утвержденных сводных описей (до этого он проставляется карандашом). 8.3.3.8. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом. 8.3.3.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист большого формата (формат A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа". Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов". |
Похожие:
 | Фз "О ветеранах", в целях реализации Закона Ямало-Ненецкого автономного округа от 3 ноября 2006 года n 62-зао "О мерах социальной... |  | В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года №210-фз «Об организации предоставления государственных и муниципальных... |
| Во исполнение Федерального закона от 27 июля 2010 года n 210-фз "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"... | | Ямало-Ненецком автономном округе, Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет |
| О внесении изменений в постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 января 2011 года №50-П | | О мерах по оказанию содействия добровольному переселению в Российскую Федерацию соотечественников, проживающих за рубежом (в редакции... |
| Автономного округа от 24 апреля 2015 года №378-п «Об утверждении Административного регламента департамента агропромышленного комплекса,... | | Закона Ямало-Ненецкого автономного округа от 03 ноября 2006 года n 62-зао "О мерах социальной поддержки отдельных категорий граждан... |
| Об организации медицинского освидетельствования иностранных граждан и лиц без гражданства на территории Ямало-Ненецкого автономного... | | Ямало-Ненецкого автономного округа ведущего специалиста информационного центра Аппарата Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного... |