Правительство ямало-ненецкого автономного округа постановление
Скачать 2.72 Mb.
|
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например: Документы (аналитические записки, информации) исполнительных органов государственной власти автономного округа, представленные для сведения. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с исполнительными органами государственной власти автономного округа по основным вопросам деятельности. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: Переписка о награждении сотрудников, присвоении почетных званий. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: Переписка с Законодательным Собранием автономного округа по основным вопросам деятельности. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с органами местного самоуправления муниципальных образований в автономном округе по основным вопросам деятельности. Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: Переписка с органами власти Тюменской области по основным вопросам деятельности. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: Годовые планы финансовых мероприятий. Квартальные отчеты о работе... Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. 8.1.8.3. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. 8.1.8.4. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПК срок хранения. 8.1.8.5. В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2009 года), о выделении дел к уничтожению, об основных структурных подразделениях аппарата Губернатора автономного округа, ответственных за формирование дел, и др. (в ред. постановления Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П) 8.1.9. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 8.1.10. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 8.2. Формирование дел и их текущее хранение 8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 8.2.2. Формирование дел в Правительстве автономного округа и их текущее хранение осуществляется по месту регистрации. Исполненные и законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок должны быть переданы исполнителями ответственным делопроизводителям для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет ответственный делопроизводитель в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильным формированием дел осуществляется специалистами службы делопроизводства. 8.2.3. При формировании дел соблюдаются следующие правила: - в дела помещаются только исполненные, правильно и полностью оформленные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре дел; - все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещают вместе (независимо от их дат и первоначального отнесения в дело); - приложения помещают вместе с основными документами; - в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; - документы постоянного и временного сроков хранения группируются в разные дела; - в дело включается по одному экземпляру каждого документа; - ксерокопии факсимильных сообщений, телефонограммы помещаются на общих основаниях; - в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры (копии), черновики (за исключением особо ценных); - по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", Т. 2" и т.д. 8.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании. 8.2.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. 8.2.6. Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. 8.2.7. Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу. 8.2.8. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению нормативных правовых актов Российской Федерации или автономного округа, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного хранения за текущий год. 8.2.9. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа. 8.2.10. Протоколы, постановления, распоряжения, поручения в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Документы коллегий, комиссий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии, комиссии; документы к заседаниям коллегии. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. 8.2.11. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию. 8.2.12. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам. 8.2.13. Предложения, заявления и жалобы граждан и документы по их рассмотрению группируются отдельно. 8.2.14. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы. 8.2.15. Ответственные делопроизводители несут ответственность за качество формирования дел в Правительстве автономного округа и отвечают за сохранность документов и дел. (п. 8.2.15 в ред. постановления Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П) 8.2.16. Дела размещают в служебных кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. 8.2.17. Дела документального фонда Правительства автономного округа, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей на государственное хранение проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел. (в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П) Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя, при реорганизации Правительства автономного округа или ликвидации должности члена Правительства автономного округа. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, информация о результатах которого доводится до заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа с определением степени дисциплинарной ответственности лица, виновного в утрате. 8.2.18. Представление подлинников документов на ознакомление или во временное пользование членам Правительства автономного округа или руководителям исполнительных органов государственной власти автономного округа производится на основании мотивированного письменного запроса за подписью члена Правительства автономного округа или руководителя исполнительного органа государственной власти автономного округа на имя заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа. Выданный документ замещается в деле его заверенной копией и картой-заместителем, утвержденной руководителем службы делопроизводства. В последней указываются дата выдачи, полное наименование должности, инициалы и фамилия, собственноручная подпись лица, получившего документ во временное (до одного месяца) пользование. (в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П) 8.2.19. Выдача дел во временное пользование членам Правительства автономного округа или руководителям исполнительных органов государственной власти автономного округа производится на основании их обоснованных письменных запросов на имя заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа и производится по актам передачи, подписанных автором запроса и руководителем службы делопроизводства, согласованных с членом Правительства автономного округа и руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа, по документам которого осуществляется формирование затребованного дела, и утверждаемых заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. 8.2.20. Копии или выписки из документов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа предоставляются в соответствии с постановлением Правительства автономного округа от 05 апреля 2011 года N 170-П "Об утверждении Административного регламента по предоставлению государственной услуги "Предоставление пользователям информацией по их запросу информации о деятельности государственного органа Ямало-Ненецкого автономного округа". (п. 8.2.20 в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П) 8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение 8.3.1. Организация архивного хранения документов 8.3.1.1. Документы Правительства автономного округа являются государственной собственностью автономного округа и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в государственный архив автономного округа. 8.3.1.2. Для хранения указанных документов и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение аппарат Губернатора автономного округа организует формирование архива Правительства автономного округа. В архив Правительства автономного округа передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел не позднее чем через 2 года после их завершения в делопроизводстве. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Правительства автономного округа, как правило, не подлежат. Они хранятся у ответственных делопроизводителей и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном настоящей Инструкцией порядке. Передача дел в архив Правительства автономного округа осуществляется ежегодно в порядке и в сроки, определяемые приказом аппарата Губернатора автономного округа. (в ред. постановления Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П) Ответственность за качественную подготовку и своевременную передачу дел в архив возложена на ответственных делопроизводителей. (абзац введен постановлением Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П) 8.3.1.3. При подготовке к передаче в архив Правительства автономного округа дел постоянного и временного сроков хранения документы в них должны располагаться сверху вниз, т.е. документ, поступивший в календарном году последним, должен быть последним в деле, а первый документ календарного года - первым в деле. При этом все металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов должны быть удалены. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. В период подготовки дел к передаче в архив Правительства автономного округа специалистом службы делопроизводства, принимающим архивные дела, совместно с ответственным делопроизводителем предварительно проверяется качество их формирования, оформления, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Правительства автономного округа. |
Похожие:
 | Фз "О ветеранах", в целях реализации Закона Ямало-Ненецкого автономного округа от 3 ноября 2006 года n 62-зао "О мерах социальной... |  | В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года №210-фз «Об организации предоставления государственных и муниципальных... |
| Во исполнение Федерального закона от 27 июля 2010 года n 210-фз "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"... | | Ямало-Ненецком автономном округе, Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет |
| О внесении изменений в постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 января 2011 года №50-П | | О мерах по оказанию содействия добровольному переселению в Российскую Федерацию соотечественников, проживающих за рубежом (в редакции... |
| Автономного округа от 24 апреля 2015 года №378-п «Об утверждении Административного регламента департамента агропромышленного комплекса,... | | Закона Ямало-Ненецкого автономного округа от 03 ноября 2006 года n 62-зао "О мерах социальной поддержки отдельных категорий граждан... |
| Об организации медицинского освидетельствования иностранных граждан и лиц без гражданства на территории Ямало-Ненецкого автономного... | | Ямало-Ненецкого автономного округа ведущего специалиста информационного центра Аппарата Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного... |