и т.д.) В ходе _______________________________________________________
(вид работы)
обнаружено _______________________________________________________
(в фонде, хранилище, рабочем помещении)
__________________________________________________________________
N п/п
| Заголовок ед. хр.
| Шифр (если есть)
| К какому фонду относится
| Примечания
| 1
| 2
| 3
| 4
| 5
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого обнаружено
______________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью) Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи Дата Изменения внесены в учетные документы. Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм) Форма акта об обнаружении документов Приложение 42
к п. 8.2.2 Наименование организации Петрову Б.И.
ул. Жуковского,
105/2, кв. 5,
г. Новосибирск, 630082 АРХИВНАЯ СПРАВКА
31.06.99 N 04-5/173
Москва
На N 310 от 25.06.99 В документах архивного фонда Всероссийского объединения
хлебопродуктов "Росхлебопродукт", в ведомостях на выдачу
заработной платы рабочим и служащим за апрель - декабрь 1962 г.,
значится Петров Борис Иванович в должности инженера.
Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, лл. 105 - 106.
Справка выдана для предоставления по месту работы. Наименование должности
руководителя организации
(структурного подразделения,
в состав которого
входит архив) Подпись Расшифровка
подписи Дата Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив) Подпись Расшифровка
подписи Дата Гербовая печать организации Формат А4 (210 x 297 мм)
или А5 (148 x 210 мм) Форма архивной справки (образец) Приложение 43
к п. 8.3.4 Наименование организации КАРТОЧКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ Фамилия
__________________________________________________________________
Имя ____________________________ Отчество ________________________
Место работы (учебы) и должность _________________________________
__________________________________________________________________
Организация, направившая пользователя, ее адрес __________________
__________________________________________________________________
Образование ______________________________________________________
Ученая степень, звание ___________________________________________
Тема и хронологические рамки исследования ________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Место жительства _________________________________________________
__________________________________________________________________
Телефоны: _________ (домашний); __________ (служебный)
Серия и N документа, удостоверяющего личность ____________________
__________________________________________________________________ С правилами работы пользователей в читальных залах
государственных архивов Российской Федерации ознакомился(ась),
обязуюсь их выполнять. Дата ___________ Подпись __________ Формат А4 (210 x 297 мм) Форма карточки пользователя Приложение 44
к п. 8.6 Наименование организации ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ВЫДАННЫХ КОПИЙ, ВЫПИСОК, СПРАВОК,
ТЕМАТИЧЕСКИХ МАТЕРИАЛОВ
N п/п
| Автор запроса,исх. N, дата, адрес, телефон
| Дата и регистрационный номер запроса
| Содержание запроса
| Название выданного документа (копия, выписка, справка и др.)
| Дата и регистрационный номер выданного документа
| Расписка в получении или дата отправки
| Примечание
| 1
| 2
| 3
| 4
| 5
| 6
| 7
| 8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Формат А4 (210 x 297 мм) Форма журнала регистрации выданных копий,
выписок, справок, тематических материалов Приложение 45
к п. 8.6 Наименование организации ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ПОСЕЩЕНИЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИ
ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА Начат __________ Окончен ________ Формат А4 (210 x 297 мм) Форма титульного листа журнала регистрации посещений
пользователями читального зала
N п/п
| Дата посещения
| Кол-во выданных ед. хр. и описей
| Фамилия, инициалы пользователя <*> (разборчиво)
| 1
| 2
| 3
| 4
|
|
|
|
|
Итого в ________ году количество посещений читального зала
пользователями составило _________________________________________
(цифрами и прописью) Наименование должности
сотрудника архива Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм) Форма журнала регистрации посещений
пользователями читального зала --------------------------------
<*> Графа заполняется пользователем. Приложение 46
к п. 10.2.1 Наименование организации УТВЕРЖДАЮ Наименование должности
руководителя организации
<*> Подпись Расшифровка
подписи Дата ПЛАН
РАБОТЫ _______________________ НА 20__ ГОД
(наименование архива)
N п/п
| Название раздела и наименование вида работы
| Единица измерения
| Объем работы
| Бюджет рабочего времени
| Срок исполнения
| Исполнитель
| Примечание
| 1
| 2
| 3
| 4
| 5
| 6
| 7
| 8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи Дата Форма годового плана работы архива --------------------------------
<*> Или руководителя архива, если архив является самостоятельным учреждением. Приложение 47
к п. 10.3.1 КАРТОЧКА УЧЕТА РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ 1. Общие сведения об организации Наименование организации и
ее непосредственная подчиненность ________________________________
________________________________
Адрес организации ________________________________________________
Название архива __________________________________________________
Адрес архива _____________________________________________________ Название, дата и N документа Об образовании организации _______________________________________
О реорганизации организации ______________________________________
О ликвидации организации _________________________________________ Фамилия, имя, отчество, N телефона Руководителя организации _________________________________________
Начальника управления делами
(Управляющего делами,
начальника общего или 1-го отдела) _______________________________
Начальника канцелярии ____________________________________________
Председателя ЦЭК (ЭК) ____________________________________________
Руководителя архива или лица,
ответственного за архив __________________________________________
Дата и N приказа о назначении лица,
ответственного за архив __________________________________________ 2. Дата согласования или утверждения нормативно-методических и
плановых документов Положения об архиве ______________________________________________
Инструкции по ведению делопроизводства ___________________________
Номенклатуры дел организации _____________________________________
Плана-графика передачи дел в архив _______________________________
Положения о ЦЭК (ЭК) организации _________________________________ Форма карточки учета работы с организацией
(лицевая сторона) 3. Сведения о проверках работы архива
Дата проверки
| Организация, осуществляющая проверку
| Основные предложения по итогам проверки
| Результаты реализации предложений
| Примечание
| 1
| 2
| 3
| 4
| 5
|
|
|
|
|
|
4. Сведения об упорядочении и передаче дел в госархив
|
|
| Утверждение описей ЭПК
| Одобрение описей ЭПК
| Согласование с ЭПК описей на дела по личному составу
| дел постоянного хранения
| особо ценных дел
| копий страхового фонда
| кол-во дел
| крайние даты дел
| кол-во дел
| крайние даты дел
| кол-во ед.
учета
| кол-во ед. хр.
| крайние даты дел
| кол-во дел
| крайние даты дел
| 1
| 2
| 3
| 4
| 5
| 6
| 7
| 8
| 9
| 10
| 11
| 12
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма карточки учета работы с организацией
(оборотная сторона) Приложение 48
к п. 10.5.1 Наименование организации УТВЕРЖДАЮ АКТ Наименование должности
руководителя организации
__________ N ____________
_________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи приема-передачи при смене Дата
руководителя архива В соответствии с приказом от ____________ N __________________
______________________ передал, а ________________________________
(ф.и.о. передающего) (ф.и.о. принимающего)
принял в присутствии комиссии, образованной на основании данного
приказа, в составе председателя _________________________ и членов
(ф.и.о.)
________________________________________________________ документы
(ф.и.о.)
архива, страховые копии документов за _______ годы и справочный
аппарат к ним.
N п/п
| Название и N описи
| Кол-во экземпляров описи
| Кол-во принятых дел - числитель, знаменатель - количество ОЦД
| Кол-во ед. хр. страхового фонда
| Примечание
| 1
| 2
| 3
| 4
| 5
| 6
|
|
|
|
|
|
|
ИТОГО принято _______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе ____________________________________ особо ценных дел,
(цифрами и прописью)
_______________________________________ ед. хр. страхового фонда и
(цифрами и прописью)
__________________________ описей в ______________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
экземплярах. Состояние документов, страхового фонда и описей: _____________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются ______________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(виды НСА и его объемы, состояние)
Состояние помещения архива: __________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Наличие и состояние оборудования и инвентаря: ________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(общая характеристика состояния) Передал Подпись Расшифровка подписи Принял Подпись Расшифровка подписи Председатель комиссии Подпись Расшифровка подписи Члены комиссии: Подпись Расшифровка подписи Форма акта приема-передачи при смене руководителя архива |