│ Код │Количество│ светлое, темное.
│строки│ штатных │ - Отопление: центральное, печное,
│ │работников│ отсутствует.
├──────┼──────────┤ - Стеллажи: металлические, деревянные,
│ 301 │ │ комбинированные; нет.
└──────┴──────────┘ - Шкафы: металлические, деревянные;
отсутствуют.
"__" _________ 20__ г. - Сигнализация: пожарная: есть, нет;
охранная: есть, нет.
- Читальный зал: есть, нет.
Руководитель организации, - Температурно-влажностный режим:
предприятия ___________ соблюдается, не соблюдается.
(подпись)
Фамилия и телефон исполнителя
Формат A3 (297 x 420 мм)
Форма паспорта архива организации, хранящей
управленческую документацию
Приложение 30
к п. 6.3.3
Кому представляется _________________________
(наименование и адрес
_____________________________________________
получателя)
Кем представляется __________________________
(наименование и адрес
_____________________________________________
отчитывающейся организации)
_____________________________________________
_____________________________________________
(форма собственности отчитывающейся
организации)
ПАСПОРТ
организации, хранящей документы отраслевого фонда
______________________________________________________
(название отраслевого фонда)
на 1 декабря 20__ года
1. Сведения о хранилищах 3. Кадры
Код строки
|
Количество хранилищ
|
Площадь хранилищ
|
Степень загруженности (%)
|
|
Код строки
|
Количество штатных работников
|
А
|
1
|
2
|
3
|
А
|
1
|
101
|
|
|
|
301
|
|
2. Сведения о документах
┌────────────┬──────┬───────┬──────────────┬──────┬────────┐
│ Показатели │ Код │Кол-во │ Крайние даты │Коли- │Объем │ Условия хранения документов
│ │строки│ед. хр.├───────┬──────┤чество│записан-│ (нужное подчеркнуть):
│ │ │ │началь-│конеч-│баз │ной ин- │ Хранилище: есть, нет; сухое,
│ │ │ │ная │ная │данных│формации│ сырое; светлое, темное.
│ │ │ │ │ │ │(Мбайт) │ Отопление: центральное,
├────────────┼──────┼───────┼───────┼──────┼──────┼────────┤ печное, отсутствует.
│ А │ Б │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ Стеллажи: металлические,
├────────────┼──────┼───────┼───────┼──────┼──────┼────────┤ деревянные, комбинированные;
│Научно-тех- │ 201 │ │ │ │ - │ - │ нет.
│ническая │ │ │ │ │ │ │ Шкафы: металлические,
│документация│ │ │ │ │ │ │ деревянные; отсутствуют.
├────────────┼──────┼───────┼───────┼──────┼──────┼────────┤ Сигнализация: пожарная: есть,
│Фотодокумен-│ 202 │ │ │ │ - │ - │ нет; охранная: есть, нет.
│ты │ │ │ │ │ │ │ Читальный зал: есть, нет.
├────────────┼──────┼───────┼───────┼──────┼──────┼────────┤ Температурно-влажностный режим:
│Документы на│ 203 │ │ │ │ │ │ соблюдается, не соблюдается.
│машинных но-│ │ │ │ │ │ │
│сителях │ │ │ │ │ │ │
├────────────┼──────┼───────┼───────┼──────┼──────┼────────┤
│Другие доку-│ 204 │ │ │ │ - │ - │
│менты │ │ │ │ │ │ │
└────────────┴──────┴───────┴───────┴──────┴──────┴────────┘
Примечание. В строке 202 указывается количество подлинников
(негативов и позитивов при отсутствии негативов) без учета копий и
отпечатанных позитивов.
"__" __________ 20__ г.
Руководитель
организации, предприятия _________ Расшифровка подписи ___________
(подпись)
Фамилия и телефон исполнителя
Формат А3 (297 x 420 мм)
Форма паспорта организации, хранящей документы
отраслевого фонда
Приложение 31
к п. 6.3.5
УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА ЕДИНИЦЫ УЧЕТА
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ (ЭД)
Фонд N _________ Опись N _______ Ед. учета _____________
Наименование организации/ подразделения, от которых поступили документы
|
Заголовок единицы учета
|
N единиц хранения
|
Отметка о наличии копий ЭД
|
Дата поступления
|
|
|
|
|
|
Формат
|
Вид носителя
|
Объем (Мбайт)
|
Количество записей для БД
|
Дата создания
|
|
|
|
|
|
Срок хранения
|
Место хранения (стеллаж, полка, сейф и т.д.)
|
Примечание
|
Подпись лица, внесшего запись
|
|
|
|
|
Формат А5 (148 x 210 мм)
Форма учетной карточки единицы учета ЭД
(лицевая сторона)
Вид работы (перезапись, миграции)
|
N акта миграций и перезаписи
|
Дата
|
Новый формат
|
Объем (Мбайт)
|
Вид носителя
|
N единиц хранения
|
Подпись лица, внесшего запись
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Формат А5 (148 x 210 мм)
Форма учетной карточки единицы учета ЭД
(оборотная сторона)
Приложение 32
к п. 6.3.5
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
АКТ руководителя организации
__________ N ____________
_________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
о миграции и перезаписи
электронных документов Дата
Фонд N _______________________________________________________
(название фонда)
Опись N
|
Единица учета N
|
1
|
2
|
|
|
Характеристики ЭД до миграции/перезаписи:
Формат _______________________________________
Объем (МБайт) ________________________________
Количество и N ед. хр. _______________________
Характеристики ЭД после миграции/перезаписи:
Формат _______________________________________
Объем (Мбайт) ________________________________
Количество и N ед. хр. _______________________
Работу выполнили:
Должность Подпись Расшифровка подписи
Должность Подпись Расшифровка подписи
Работу принял руководитель архива
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесли:
Должность Подпись Расшифровка подписи
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта миграций и перезаписей ЭД
Приложение 33
к п. 6.3.5
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
N п/п
|
Дата поступления или выбытия
|
Наименование организации/ подразделения,от которого поступили документы
|
Название, N и дата документа, по которому принято поступление или выбытие ЭД
|
Название и N фонда, описи и ед.уч. поступивших или выбывших ЭД
|
Поступление описанных ЭД
|
Выбытие описанных ЭД
|
Дата создания
|
Срок хранения
|
Примечание
|
Вид носителя
|
Объем
|
Формат
|
Кол-во ед. хр. (записей для ЭД)
|
Вид носителя
|
Объем
|
Формат
|
Кол-во ед. хр. (записей для ЭД)
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого в ________ году ПОСТУПИЛО _________________________ ед. уч.,
(цифрами, прописью)
_____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт,
(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)
в том числе постоянного хранения ________________________ ед. уч.,
(цифрами, прописью)
_____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт,
(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)
временного хранения _________________________________ ед. уч.,
(цифрами, прописью)
_____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт;
(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)
ВЫБЫЛО _____________________ ед. уч., ________________________
(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)
ед. хр. объемом _____________________ Мбайт,
(цифрами, прописью)
в том числе постоянного хранения ________________________ ед. уч.,
(цифрами, прописью)
_____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт,
(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)
временного хранения _________________________________ ед. уч.,
(цифрами, прописью)
_____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт.
(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)
Наименование должности лица,
составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Руководитель архива организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма журнала учета поступления и выбытия
электронных документов
Приложение 34
к п. 6.3.5
ЖУРНАЛ
УЧЕТА МИГРАЦИЙ И ПЕРЕЗАПИСЕЙ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Дата
миграции/ перезаписи
|
N ед. уч.
|
Исходные данные
|
Новые данные
|
N акта миграций и перезаписей
|
Подпись лица, внесшего запись
|
N ед. хр.
|
Формат
|
Объем (Мбайт)
|
N ед. хр.
|
Формат
|
Объем (Мбайт)
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого подверглось миграции/перезаписи за _________________ год
________________________ ед. уч., ________________________ ед. хр.
(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)
объемом _____________________ Мбайт.
(цифрами, прописью)
Наименование должности лица,
составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Зав. архивом организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма журнала учета миграций и перезаписей
электронных документов
Приложение 35
|
