Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выдаче дел во временное пользование
Приложение 19
к п. 4.5.4
Наименование организации
КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ N ____
Начата __________
Окончена ________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа книги выдачи документов
N п/п
|
Дата выдачи
|
Фонд N
|
Опись N
|
Ед. хр. N
|
Кому выдано
|
Расписка в получении дела
|
Дата возврата дела
|
Расписка в возвращении дела
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого в _______ году выдано из хранилища N _______________________
(цифрами и прописью)
__________________________________________________________ ед. хр.
Наименование должности работника,
составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма книги выдачи дел из хранилища
Приложение 20
к п. 4.5.8
Наименование организации
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Фонд N _______________ Опись N ______________ Дело N _____________
Заголовок дела ___________________________________________________
Дата использования
|
Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)
|
Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)
|
N использованных листов
|
Подпись
лица, использовавшего дело
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма листа использования документов
Приложение 21
к п. 4.5.9
Наименование организации
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _____________________________________________________________
(N и название)
Опись ____________________________________________________________
(N и название)
Фонд _____________________________________________________________
(N и название)
Выдано во временное пользование (читальный зал):
N п/п
|
Ф.И.О. пользователя
|
Дата выдачи
|
Дата возврата
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма карты-заместителя дела
Приложение 22
к п. 4.7.5
Наименование организации
Название архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
__________ N ____________ руководителя организации
_________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
проверки, наличия и состояния дел Дата
_________________________
(постоянного, временного
хранения, по личному
составу)
Фонд N ______
Основание ________________________________________________________
(плановая проверка, перемещения документов,
стихийное бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии ____________________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы)
Члены комиссии: __________________________________________________
(наименование должностей, фамилии, инициалы)
__________________________________________________________________
Проверка проводилась с ____________ по _____________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям: ________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного
учреждения, _________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии _____________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного
учреждения, _________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенные в итоговых записях описей ______________ дел,
(цифрами и
прописью)
3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
______________________ дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях описей ______________ дел,
(цифрами и
прописью)
4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
______________________ дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,
_____________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
_____________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи
_____________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи)
имеется в наличии
_____________________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. требующих дезинфекции ______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции ______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации ______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета и подшивки _____________________ дел,
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов _____________
______________________ дел,
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных ___________________________ дел,
(цифрами и прописью)
8.7. требующих технической обработки _________________________
(цифрами и прописью)
дел,
8.8. выдано во временное пользование _________________________
(цифрами и прописью)
дел.
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.
Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N ...).
Проверку проводили:
Наименование должностей Подписи Расшифровка
подписей
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
Приложение 23
к п. 4.8.1
__________________________________________________________________
(Название архивного учреждения) <*>
__________________________________________________________________
(Название фонда)
Фонд N ___
ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ
__________________
(крайние даты)
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа описи особо ценных дел
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
N п/п
|
N описи
|
N дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Кол-во листов
|
N ед. учета страхового фонда
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено _________________________ особо ценных дел,
(цифрами и прописью)
с N ____________ по N _____________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
Из них имеют страховые копии __________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного
за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного
от _________ N ___________ учреждения
от _________ N ____________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма описи особо ценных дел
--------------------------------
<*> Заполняется государственным архивом.
Приложение 24
к п. 6.3.3
__________________________________________________________________
(Наименование организации)
__________________________________________________________________
(Название архива организации)
КНИГА
учета поступления и выбытия
документов
Том N _________
Начат _________
Окончен _______
Формат А3 (297 x 420 мм)
Форма титульного листа книги учета поступления
и выбытия документов
N п/п
|
Дата поступления и выбытия документов
|
Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), от
которой поступили (или выбыли) документы
|
Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы
|
Название и номер фонда, описи поступивших или выбывших документов
|
Крайние даты поступивших или выбывших документов, включенных в опись
|
Поступление описанных документов
|
Выбытие описанных документов
|
Неописанных дел, документов, листов
|
Примечание
|
Кол-во дел
|
Кол-во дел
|
постоянного хранения
|
временного (свыше 10 лет)
|
по личному составу
|
постоянного хранения
|
временного хранения
|
по личному составу
|
поступило
|
выбыло
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого в _____ году поступило ________________________ ед. хр. (для
(цифрами и прописью)
(аудио-, видеодокументов - + ед. уч.), в том числе:
показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13
книги;
выбыло _________________________ ед. учета (+ документов, листов),
(цифрами и прописью)
в том числе:
|
