Книга учета поступления и выбытия документов
Скачать 208.39 Kb.
|
| Состав и формы основных учетных документов определены Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1985), Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002). Основными учетными документами в архиве организации являются: книга учета поступления и выбытия документов, для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранения и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания; список фонда - для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших; лист фонда - для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда; опись дел – для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись; реестр описей – для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава; паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации; дело фонда – комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд; лист-заверитель дела – для учета количества листов в деле. Основанием каждой записи в основных учетных документах является: при поступлении документов в архив организации: сдаточные описи структурных подразделений на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; сводная номенклатура дел организации или номенклатура дел структурного подразделения с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел; при выбытии документов из архива организации: акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив; акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны; акт о неисправимых повреждениях документов. Все учетные документы должны иметь титульный лист: название учетного документа, начат (дата первой записи), окончен (дата последней записи). Книга учета поступления и выбытия документов (приложение 1) предназначена для учета всех текущих и итоговых изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве организации, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива и ежегодных сведений об изменениях в составе и объеме фондов в архиве организации, хранящем два и более фондов. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда. Порядок заполнения книги учета поступления и выбытия документов: - графа 1 «Номер по порядку» - проставляется порядковый номер записи, нумерация валовая в пределах одного года. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер, независимо от того, является поступление первым или повторным. Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером; - графа 2 «Дата поступления или выбытия документов» - дата проставляется на момент осуществления передачи дел в архив; - графа 3 «Наименование организации (структурного подразделения, лица архива), от которой поступили или выбыли документы» - в этой графе следует указывать полное наименование сдатчика-фондодержателя (фондообразователя). Не всегда сдатчик-фондодержатель является фондообразователем, в этом случае указывают обоих; - графа 4 «Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы» - в этой графе указывается полное название документа. Например: акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению от 10.11.2000 № 1 или опись № 1 дел постоянного хранения за 2000-2003 годы; - графа 5 «Название и номер фонда, описи поступивших или выбывших документов» - в этой графе указывается название и номер фонда, описи на момент приема или выбытия документов. Название, номер фонда и номер описи указываются в соответствии с титульным листом описи дел. Архив организации может учитывать поступление и выбытие документов каждого структурного подразделения, в этом случае в графе 5 проставляется номер и название структурного подразделения (по номенклатуре дел и (или) номер описи структурного подразделения; - графа 6 «Крайние даты поступивших или выбывших документов, включенных в опись» - в этой графе проставляются крайние даты поступивших или выбывших документов, включенных в опись. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка «не описаны», а сведения об объеме даются в графах 13 и 14; - в графах 7-9 фиксируется количество описанных документов; - в графах 10-12 фиксируется выбытие описанных документов. Неописанные документы и дела учитываются в графах13-14. Ежегодно в книге поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов. Если количество дел не изменилось, то делается соответствующая запись. Например «в 2006 году изменений в составе и объеме фонда не было». Всего поступивших документов за год составляет сумма граф 7,8,9,13, в том числе по категориям (постоянного, временного, по личному составу, неописанных документов). Количество выбывших за год составляет сумма граф 10,11,12,14, в том числе по категориям. Обязательно кто составил итоговую запись, должность, Ф.И.О., расшифровка, дата. Список фондов (приложение 2). Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов. Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении их документов в архив организации. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда подлежащего передаче на постоянное хранение добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда. Например: 1/Р-1527, где 1 – номер фонда по списку фондов, Р-1527 – номер, присвоенный в государственном архиве. Порядок заполнения: - графа 1 «№ фонда» - указывается порядковый номер по списку фондов в хронологической последовательности их поступлений. Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного. Если фонд содержит особо ценные документы, к его номеру добавляется индекс «ОЦ»; - графа 2 – «Название фонда» - в соответствии с титульным листом описи дел указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное название на момент записи. Если название фондообразователя менялось, указывается его последнее название на момент поступления фонда, для ликвидированной организации – последнее название. Все последующие переименования вносятся в лист фонда. Объединенный архивный фонд вносится под общим названием объединенного архивного фонда; - графа 3 «Дата первого поступления документов фонда» - датой первого поступления фонда является дата первой сдачи дел в архив. Для созданного в архиве объединенного архивного фонда этой датой является дата его создания. В графах 4, 5 указывается название архива, в который переданы все документы фонда, а также название, номер и дата документа, на основании которого он выбыл. указывается название архива, в который переданы все документы фонда, а также название, номер и дата документа, на основании которого он выбыл. В графе 6 «Примечание» делается отметка о выбытии фонда. делается отметка о выбытии фонда. В случае передачи фонда в другой архив, выбытия документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4-5 списка фонда («отметка о выбытии») указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов содержащих ОЦ, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются. Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку, листы пронумерованы, составлен лист-заверитель. Лист фонда (приложение 3). Лист фонда имеет три раздела: - общие сведения; - учет неописанных документов; - учет описанных документов Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива организации. Если хранится в архиве только один фонд, фонд самой организации, то номер листа фонда будет 1. Лист фонда заполняется с соблюдением следующих основных требований: - в графе «Местонахождение фонда» указывается название организации, в архиве которой он хранится; - в графе «Дата первого поступления фонда» указывается дата первого поступления дел фонда в архив организации; - в графе «Крайние даты каждого названия фонда» указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период; - в графе «Название фонда» в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организаций-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период. Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда. Раздел 1 «Учет неописанных документов»: - графа 1 «Дата записи» - проставляется дата записи; - графа 1 «Дата записи» - проставляется дата записи; - графа 2 «Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы» - указывается полное название документа, по которому поступили или выбыли документы. Прием документов осуществляется по сводной номенклатуре дел организации, выписке из сводной номенклатуры дел организации, сдаточным описям структурных подразделений, актам. Например: Номенклатура дел на 2008 год; - в графах 3, 4 указывается количество и крайние даты поступивших документов. При учете россыпи может быть указано количество дел в условных единицах из расчета 150 листов в одной условной единице хранения. Графы 5,6 заполняются аналогичным способом, фиксируется выбытие документов; - графа 7 «Наличие (остаток)» - в этой графе указывается количество неописанных дел, оставшихся в фонде после описания или выбытия их из архива. Если дела в архив организации поступают в упорядоченном виде, то раздел не заполняется. Раздел II «Учет описанных документов»: - графа 1 – «Дата записи» - указывается дата записи; - графа 2 – «Номер описи дел» - указывается номер описи, по которой поступили дела; - графа 3 «Крайние даты дел описи» - указываются крайние даты дел по описи; - графа 4 «Название описи или аннотация документов» - записывается название описи, по которой поступили дела, или краткая характеристика состава включенных в опись документов (аннотация документов). Аннотация на документы составляется при необходимости раскрытия содержания отдельных документов или группы документов, наличие которых нельзя определить по названию описи (особо ценные документы, документы организаций - предшественников и др.); - графа 5 «Поступило дел» - указывается количество дел, поступивших на хранение в архив организации; - графы 6-9 «Выбытие»: - графа 6 «Дел» - указывается количество выбывших дел; - графа 7 «Основание выбытия (название, дата, № документа)» - указывается полное название документа, на основании которого выбыли дела, его дата и номер; - графа 8 «Ед.хр.» - указывается количество выбывших единиц хранения (дел), включенных в описи, раздельно по каждой описи; - графа 9 «Крайние даты» - указываются крайние даты дел в описи, по которой выбыли документы. Графы 10-16 «Наличие (остаток)»: - графа 10 «Ед.хр.» - указывается общее количество дел, оставшихся в наличии; - графа 11 «Дел» - указывается общее количество дел постоянного хранения, оставшихся в наличии после выбытия по каждой описи и фонду в целом; - графа 12 «Крайние даты дел» - указываются крайние даты дел постоянного хранения; - графа 13 «Ед.хр.» - указывается количество дел постоянного хранения по описям, утвержденных ЭПК; - графа 14 «Крайние даты» - указываются крайние даты дел постоянного хранения, внесенных в описи дел, утвержденных ЭПК; - графа 15 «Ед.хр.» - указывается количество дел по личному составу, оставшихся в наличии; - графа 16 «Крайние даты» - указываются крайние даты дел по личному составу. Дела временного срока хранения (свыше 10 лет) хранения вносятся в лист фонда по аналогии с документами постоянного хранения и по личному составу в графы 1-9, и количество дел входит в общее количество ед.хр, указанных в графе 10 сведений «наличие (остаток)»; - графа 17 «Микрофильмировано дел постоянного хранения» - заполняется архивами организаций самостоятельно проводящих выявление особо ценных дел их микрофильмирование. Изменения, связанные с техническими ошибками, вносятся в годовой раздел сводной описи дел в законченную опись, а затем в лист фонда в соответствии с актом проверки наличия и состояния дел фонда только после утверждения его руководителем организации, а изменения, связанные с необнаруженными и неисправимо поврежденными делами постоянного хранения вносятся только после согласования акта с ЭПМК Главного архивного управления. Лист фонда пересоставляется в исключительных случаях - если он неисправимо поврежден. В случае пересоставления листа фонда старый лист помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листа фонда делается отметка «Лист пересоставлен» и указывается дата пересоставления. Если на листе фонда не остается места дл очередных записей, заводится лист-продолжение, в правом верхнем углу которого указывается «продолжение, ф. № лист № 2». Листы-продолжения подкладываются за основным листом. Листы фондов хранятся в неподшитом виде в порядке номеров фондов в папке с клапанами. Реестр описей (приложение 4). Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Порядок заполнения реестра описей: - графа 1 «Номер по порядку» - проставляются порядковые номера. Нумерация валовая по порядку возрастания номеров. Порядковый номер проставляется на обложке описи в верхнем левом углу описи; - графа 2 «№ фонда» - указывается номер фонда, к которому принадлежат документы, вошедшие в опись; - графа 3 «№ описи» - указывается номер описи; - графа 4 «Название описи» - должно соответствовать названию описи на титульном листе описи; - в графах 5, 6, 7 «количество дел» указывается их количество в описи раздельно постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; - графа 8 «Крайние даты описи» - указываются даты, соответствующие датам, вынесенным на титульный лист описи; - графа 9 «Количество листов описи» - считаются все элементы описи дел; - графа 10 «Количество экземпляров описи» - указывается фактическое количество экземпляров описи. Итоговая запись к реестру описей составляется ежегодно. Дело фонда. В дело фонда включаются документы, отражающие историю организации и ее фонда: историческая справка , дополнение к ней; акты выдачи во временное пользование; акт проверки наличия и состояния дел; акт приема-передачи архивных документов; акт об обнаружении архивных документов; акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению; акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны; акт о неисправимых повреждениях архивных документов; акт о технических ошибках; старые листы фонда после их пересоставления; описи дел. Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке. Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляется. Дело фонда должно быть подшито, пронумеровано, заключено в твердую обложку. Описи дел. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Рассмотрим три важнейшие ее функции в системе научно-справочного аппарата: информационную, учетную и классификационную. Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела, при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом. Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации. Классификационная функция закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой учреждения-фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности. Классификационной единицей в пределах архивного фонда считается дело, т.е. совокупность документов (или отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности учреждения, организации или предприятия и помещенных в отдельную папку. Распределение дел внутри фонда производится с учетом следующих основных и второстепенных признаков: Основные классификационные признаки: - структурный – в соответствии со структурными подразделениями; - функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный – с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов; - хронологический – по датам или периодам, к которым относятся документы; Второстепенные классификационные признаки: - номинальный – по видам дел, видам и разновидностям документов; - авторский – по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов; - географический – по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты. Исходя из этих правил и строятся типы классификационных схем. Структурно-хронологическая - в соответствии с этой схемой все дела сначала группируются по структурным подразделениям. Например: общий отдел, производственный отдел и т.д., затем внутри каждой структурной группы дела объединяются по периодам или датам. Хронологически-структурная - когда все дела первоначально группируются по годам, а внутри годовых групп – по структурным подразделениям. Хронологически-отраслевая - дела сначала группируются по годам, а внутри – по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя. При отраслевой-хронологической схеме дела группируются сначала по отраслям, а внутри отраслевых групп – по хронологии. - дела сначала группируются по годам, а внутри – по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя. При отраслевой-хронологической схеме дела группируются сначала по отраслям, а внутри отраслевых групп – по хронологии. Номинально-хронологическая или хронологически-номинальная схема классификации, т.е. сначала расположить по видам документов, а внутри по годам (или наоборот). Тематически-хронологическая или хронологически-тематическая схемы применяются для некоторых небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекций (документы личного происхождения). Классификационная схема – это основа структуры описи. Систематизация дел в описи производится в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы: - порядковый номер дела (тома) по описи; - индекс дела (тома) по номенклатуре дел; - заголовок дела (части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; - дата дела (тома); - количество листов в деле (томе); - срок хранения (для описей по личному составу); - примечания. Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию соответствует своя графа в листе описи. Описи дел составляют не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в текущем делопроизводстве. При составлении описи структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования: - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером; - систематизация дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения устанавливается архивом организации. Систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел организации, а номер описи структурного подразделения состоит из цифрового обозначения структурного подразделения по штатному расписанию и указанием через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались дела, включенные в опись; - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок всех дел, если ранее все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», то теперь пишем полностью, т.к. при оцифровке описей программа не считывает «тоже»; - графа описи «Примечание» используется для отметок особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и т.п. На основе описей структурных подразделений составляется сводная опись организации. К описям составляется справочный аппарат. Справочный аппарат включает: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений. Это основные элементы справочного аппарата. Титульный лист – содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива (кроме описей по личному составу), полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были за данный период, и сокращенное наименование (в круглых скобках) если оно принято в учредительных документах; номер фонда; номер описи; название описи (наименование структурной части); крайние даты дел, включенных в опись. Крайние даты описи – если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляется только те годы, за которые в опись включены дела. – содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива (кроме описей по личному составу), полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были за данный период, и сокращенное наименование (в круглых скобках) если оно принято в учредительных документах; номер фонда; номер описи; название описи (наименование структурной части); крайние даты дел, включенных в опись. Крайние даты описи – если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляется только те годы, за которые в опись включены дела. Оглавление (составляется при необходимости) содержит указание на предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи. (составляется при необходимости) содержит указание на предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи. К описи необходимо составить предисловие. В предисловии вы обязательно должны отразить историю учреждения-фондообразователя, историю фонда, методику составления описи и краткие рекомендации по ее использованию. При написании истории фондообразователя необходимо кратко осветить его историю: - условия, обстановка в которой возникло и действовало учреждение; - дата образования и подчиненность учреждения; - функции, масштаб деятельности, структура учреждения и их изменения; - организация системы делопроизводства; - даты и причины ликвидации или реорганизации учреждения. Если вы ежегодно составляете сводные описи, не стоит в предисловии каждый раз повторять его историю. В таком случае в предисловии к описи следует указать, какие изменения в структуре, функциях, подведомственности организации произошли за минувший год. Об истории фонда: его состав, содержание, объем документов. Раскройте особенности описания, экспертизы ценности, систематизации документов в фонде. Характеристику документов постоянного хранения вы можете дать по вашей описи, а результаты экспертизы раскрыть на основании акта о выделении дел к уничтожению. Далее в предисловии дается краткая характеристика состава и содержания документов, включенных в опись, особенности формирования и оформлении дел; раскрываются принципы построения описи. В заключительной части характеризуется состав справочного аппарата к описи. Раньше предисловие составляли только к описям постоянного хранения, сейчас предисловие при необходимости составляется и к описям по личному составу. Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов, которые сопровождаются их полным наименованием. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов. представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов, которые сопровождаются их полным наименованием. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов. К подготовленной вами описи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на отдельном листе, в ней указывается количество листов в описи. Листы описи и справочного аппарата к ней нумеруется в валовом порядке. Заверительная надпись подписывается составителем описи. Опись структурного (приложение 5) подразделения подписывает составитель с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства (если есть) и утверждается руководителем структурного подразделения. Опись структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии (ЭК), опись составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания ЭК, на котором она была рассмотрена и согласована. подразделения подписывает составитель с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства (если есть) и утверждается руководителем структурного подразделения. Опись структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии (ЭК), опись составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания ЭК, на котором она была рассмотрена и согласована. Описи структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи организации, которая составляется по такому же принципу (приложение 6). Сводная опись должна иметь разделы по номенклатуре дел. Описи постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, по личному составу в трех. К описи по личному составу проставляется буквенное обозначение «лс». Отдельная опись составляются на личные дела уволенных сотрудников, буквенное обозначение «лд». Опись личных дел уволенных сотрудников составляется в алфавитном порядке (алфавитный порядок сохраняется в фамилиях до трех букв). На титульном листе даты описи выносятся по году увольнения (начальная и конечная). Личные дела государственных служащих в общую опись не включаются. На них рекомендуем составлять опись «лд» уволенных госслужащих структурного подразделения, в течение 10 лет хранить в кадровой службе, не делая отметки о передаче и приеме дел в архив организации. По истечении данного срока на личные дела госслужащих рекомендуется составлять отдельные описи. (Разъяснения Росархива «Делопроизводство на предприятиях» № 2 от 2011). На невостребованные трудовые книжки опись составляется в алфавитном порядке, но на рассмотрение ЭПМК Главного архивного управления не представляются. сотрудников, буквенное обозначение «лд». Опись личных дел уволенных сотрудников составляется в алфавитном порядке (алфавитный порядок сохраняется в фамилиях до трех букв). На титульном листе даты описи выносятся по году увольнения (начальная и конечная). Личные дела государственных служащих в общую опись не включаются. На них рекомендуем составлять опись «лд» уволенных госслужащих структурного подразделения, в течение 10 лет хранить в кадровой службе, не делая отметки о передаче и приеме дел в архив организации. По истечении данного срока на личные дела госслужащих рекомендуется составлять отдельные описи. (Разъяснения Росархива «Делопроизводство на предприятиях» № 2 от 2011). На невостребованные трудовые книжки опись составляется в алфавитном порядке, но на рассмотрение ЭПМК Главного архивного управления не представляются. |
Похожие:
 | Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий... |  | Настоящая инструкция определяет порядок приобретения, учета, перемещения и выбытия товарно-материальных ценностей в рудн и разработана... |
| Книга учёта бланков аттеста-тов, св-в о неполном среднем образовании, книга учёта золотых и серебряных медал | | |
| ... | | Учёт библиотечного фонда (ведение учетно-финансовой документации: книга суммарного учета, тетрадь учета книг, принятых от читателей... |
| Настоящее Положение разработано на основании приказа Министерства образования и науки Российской Федерации №224 от 28. 02. 2011 года... | | Чтобы упростить сбор и подачу документов для поступления в Институт Теологии и Христианского Служения, мы подготовили пакет документов... |
| Список электронных книг регистрации документов в программном комплексе приема-выдачи документов (пк пвд) в многофункциональных центрах... | | Новая книга суммарного учета библиотечного фонда имеет целью вести суммарный учет фондов в соответствии с изменениями в существующей... |