Скачать 2.62 Mb.
|
ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ Одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.85, Приказ Главархива СССР от 05.09.85 N 263 ВВЕДЕНИЕ Министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия <*> в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274 <**>, являются источниками пополнения новыми документами этого национального достояния советского народа. -------------------------------- <*> В дальнейшем вместо слов "министерство, ведомство, учреждение, организация, предприятие" употребляется, как правило, слово "организация". <**> СП СССР, 1980, N 10, ст. 71. Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления. Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа на современном этапе коммунистического строительства и представляет собой историческую ценность; документы организаций, после соответствующей экспертизы, включаются в состав Государственного архивного фонда СССР и в дальнейшем поступают на государственное хранение. Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в ГАФ СССР, определяются Главным архивным управлением при Совете Министров СССР совместно с соответствующими министерствами и ведомствами СССР. В настоящее время в стране насчитывается более 200 тысяч организаций - источников комплектования ГАФ СССР. На министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия Правительством СССР возложены важные государственные обязанности в области организации архивного дела и делопроизводства, а именно: - ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства; - осуществление учета образующихся в их деятельности документов и формирование их в дела по согласованным с архивными учреждениями номенклатурам; - обеспечение сохранности находящихся в делопроизводстве документов; - проведение на основе методических рекомендаций Главархива СССР экспертизы ценности документов с целью отбора их в состав ГАФ СССР. Включенные в ГАФ СССР документы являются собственностью государства и находятся в ведении Главархива СССР; - создание и организация работы ведомственных архивов (или возложение их функций на другие структурные подразделения и соответствующие лица) для временного хранения документов ГАФ СССР, находящихся в организации, до передачи их на государственное хранение в соответствии с установленными Положением о ГАФ СССР сроками ведомственного хранения; - подготовка и передача в государственные архивы документов ГАФ СССР, сроки ведомственного хранения которых истекли. Эти документы передаются в установленном комплекте, в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно - справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов, в том числе изготовление страховых копий, транспортировка документов, производятся силами и за счет средств организаций. Ответственность за состояние и совершенствование архивного дела и делопроизводства в организациях несут их руководители. Ведомственные архивы или лица, ответственные за архивы, которым поручается ведение архивного дела в организациях, выполняют важные общественно полезные функции. В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством СССР и союзных республик, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Главархива СССР, других учреждений государственной архивной службы СССР, настоящими Правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы, положениями о ведомственных архивах. В целях лучшей и эффективной организации архивного дела, а также строгого соблюдения соответствующих нормативно - методических документов в области архивного строительства Главархивом СССР разработаны "Основные правила работы ведомственных архивов". Они являются обязательными для всех министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий страны, включенных в состав организаций, образующаяся документация которых после соответствующего отбора поступает в ГАФ СССР и подлежит государственному хранению. Правила работы ведомственных архивов базируются на ленинских принципах архивного строительства и разработаны с учетом требований, предъявляемых к ведомственным архивам Положениями о ГАФ СССР и Главархиве СССР, а также Законом СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры" <*>, на основе достижений советского архивоведения, изучения и обобщения передового опыта работы ведомственных архивов и отражают преемственную связь в работе государственных и ведомственных архивов. В них учтены изменения в работе ведомственных архивов, которые произошли после издания "Основных правил постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР" (М., 1963). -------------------------------- <*> Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, N 44, ст. 628. Настоящие Правила состоят из 14 разделов, в которых раскрыты сущность и основные направления работы ведомственных архивов. В 1-м разделе определяются задачи и функции ведомственных архивов по обеспечению ведомственного хранения документов; характеризуются существующие виды ведомственных архивов. Вопросы организации документов и делопроизводства в полном объеме изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД); целый ряд требований к работе с документами регламентирован соответствующими ГОСТами. Вместе с тем учитывая, что большое значение в работе ведомственных архивов имеет выполнение ими функций методического руководства организацией документов в делопроизводстве, основу которой составляют подготовка номенклатур дел и формирование дел, во 2-м разделе Правил рассматриваются в соответствии с современными требованиями вопросы разработки, порядка согласования и утверждения номенклатур дел, а также порядок формирования дел. Правовой статус, задачи и функции экспертных комиссий организаций, вопросы их работы и основные требования к проведению практической экспертизы ценности документов в делопроизводстве и в ведомственном архиве изложены в разделе 3 Правил. Вопросам непосредственной подготовки и передаче документов в ведомственный архив посвящен 4 раздел Правил. В разделе особое внимание уделено современным требованиям к описанию документов, вопросам составления и оформления описей дел в делопроизводстве организаций. В разделе 5 Правил изложены общие требования к созданию оптимальных условий хранения документов, их размещению в архивохранилище, выдаче документов из архивохранилища, к работе по проверке наличия и состояния дел и документов; рассматриваются вопросы обеспечения сохранности особо ценных документов, в том числе вопросы создания страхового фонда копий особо ценных документов. Вопросы классификации документов, находящихся на ведомственном хранении, исходя из их значения для практической деятельности ведомственных архивов изложены в самостоятельном разделе (Раздел 6). В нем рассматриваются два основных вопроса классификации: отнесение документов к фонду (фондирование) и систематизация дел в пределах архивного фонда. Одной из основных задач ведомственных архивов является подготовка годовых разделов сводных описей дел организаций. Требования к составлению и порядок оформления годовых разделов сводных описей дел организаций, а также законченных описей дел устанавливаются 7-м разделом Правил. В разделах 8 и 9 рассматриваются вопросы учета документов ведомственных архивов и создания научно - справочного аппарата, разработанные на основе принципа преемственности этих видов работ в государственных и ведомственных архивах и унификации учетных форм. Наряду с используемыми в настоящее время учетными формами Правилами вводятся новые учетные формы, обеспечивающие государственный учет документов ГАФ СССР, находящихся на ведомственном хранении, в том числе учет особо ценных документов и страхового фонда их копий. В Правилах излагаются современные требования к научно - справочному аппарату документов ведомственных архивов как комплексу взаимосвязанных архивных справочников, включающих учетные и справочные документы. В разделе 10 изложены вопросы организации использования документов ведомственного архива, определены порядок, задачи и формы использования документов. Впервые в Правилах работы ведомственных архивов рассматриваются вопросы классификации документов в пределах архивного фонда (раздел 6), хранения и подготовки документов личного происхождения к передаче на государственное хранение (раздел 11) и вопросы методического обеспечения, планирования работы, работы с кадрами, учета и организации труда работников ведомственных архивов (раздел 12). Учитывая, что в Правилах излагаются только основные требования к работе в ведомственных архивах с документами личного происхождения, а также с особо ценными документами и страховым фондом копий особо ценных документов, в работе с этими категориями документов ведомственные архивы должны руководствоваться требованиями, установленными "Основными правилами работы государственных архивов СССР" (М., 1984), указаниями Главархива СССР и других учреждений государственной архивной службы СССР. В 13-м и 14-м разделах Правил изложен порядок передачи ведомственным архивом документов ГАФ СССР на государственное хранение и порядок приема - передачи документов при смене руководства организации, заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) и при реорганизации (ликвидации) организации. К Правилам прилагаются 44 формы документов, составленных с учетом государственных стандартов и требований унификации документов. Порядок заполнения форм поясняется в тексте Правил. Отраслевые государственные фонды и другие ведомственные архивы, осуществляющие постоянное государственное хранение документов ГАФ СССР, организуют и ведут свою работу в соответствии с "Основными правилами работы государственных архивов СССР" (М., 1984). Правила не отменяют изданных в последние годы учреждениями государственной архивной службы СССР инструкций и указаний по отдельным направлениям работы ведомственных архивов (см. список литературы на стр. 172), которые следует применять с учетом требований, изложенных в настоящих Правилах. В Правилах применяется современная терминология, установленная соответствующими государственными стандартами на документы, а также предусмотренная "Словарем современной архивной терминологии социалистических стран" (вып. 1.М., 1982). Ведомственные архивы, хранящие кинофотофонодокументы, научно - техническую, картографическую, телеметрическую, машиночитаемую и другую специальную документацию, руководствуются настоящими Правилами в вопросах организации планирования, отчетности и методической работы с этими видами документов, а также в вопросах работы с относящейся к этим категориям документов управленческой документацией. Во всех остальных вопросах работа с указанными видами документации регламентируется специальными правилами Главархива СССР. Настоящие Правила разработаны под руководством Главархива СССР работниками ВНИИДАД, НИЦТД СССР, центральных государственных архивов СССР, главархивов союзных республик, ряда министерств и ведомств. Раздел 1. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ В соответствии с Положением о ГАФ СССР документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности государственных, общественных, кооперативных организаций и имеющие политическое, народно - хозяйственное, научное, социально - культурное или историческое значение, входят в состав ГАФ СССР и независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение. К документам ГАФ СССР относятся акты законодательства, управленческая, научно - техническая, картографическая, телеметрическая, машиночитаемая документация; кинофильмы, фотоснимки, звуко- и видеозаписи; научные, художественные, литературные, музыкальные и другие рукописи, рисунки, дневники, мемуары, переписка и иные категории документов. В состав ГАФ СССР входит также создаваемый организациями страховой фонд копий особо ценных документов ГАФ СССР. Для хранения документов ГАФ СССР и документов длительного практического значения (в том числе документов по личному составу), их учета, использования, отбора и подготовки документов ГАФ СССР к передаче на государственное хранение организации образуют ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения. Правовой основой для создания ведомственных архивов является Постановление Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274. Если в штатное расписание организации не введена должность заведующего архивом, то приказом руководителя организации из числа ее работников назначается лицо, ответственное за архив. Предельные сроки хранения документов ГАФ СССР в ведомственных архивах до передачи их на государственное хранение установлены Положением о ГАФ СССР (см. п. 13.1). 1.1. Виды ведомственных архивов В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения документов ГАФ СССР могут создаваться ведомственные архивы следующих видов: архив организации, хранящий документы только данной организации. В организациях, в процессе деятельности которых создаются кинофотофонодокументы, научно - техническая и машиночитаемая документация, могут создаваться, кроме архива управленческой документации, специальные архивы для хранения научно - технической документации (отделы, бюро, службы), для хранения кинофотофонодокументов (фильмотеки, фототеки, фонотеки) и архивы для хранения машиночитаемой документации (архивы вычислительных центров); центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации; центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации; объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности; объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем). 1.2. Главные задачи ведомственного архива Главными задачами ведомственного архива являются: - комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; - обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов ГАФ СССР на государственное хранение, в соответствии с требованиями, установленными Главархивом СССР, другими учреждениями государственной архивной службы; - осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях. 1.3. Основные функции ведомственного архива 1.3.1. Ведомственный архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции: принимает на хранение в соответствии с порядком, установленным пп. 4.3.1 - 4.3.6 настоящих Правил, документы структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива. По согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы может принимать и хранить до передачи на государственное хранение документы личного происхождения. В целях обеспечения порядка комплектования и учета документов центральный (центральный отраслевой) и объединенный ведомственный или междуведомственный архивы составляют и ведут списки организаций - источников комплектования. Список, одобренный ЦЭК (ЭК) организации и согласованный с ЭПК соответствующего архивного учреждения, утверждается руководителем организации. 1.3.2. Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов. 1.3.3. Осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов. 1.3.4. Составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно - справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив. 1.3.5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения; участвует в работе ЦЭК (ЭК) организации; оказывает методическую помощь в проведении в делопроизводстве организации экспертизы ценности документов. 1.3.6. Подготавливает и в установленном настоящими Правилами порядке (см. разд. 13) передает на государственное хранение документы ГАФ СССР и страховой фонд копий особо ценных документов ГАФ СССР. В этих целях: 1.3.6.1. Осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения; 1.3.6.2. Осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий; 1.3.6.3. Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив. 1.3.7. Представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве. 1.3.8. Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве: 1.3.8.1. Информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива, по поручению руководства организации осуществляет выявление документов; 1.3.8.2. Выдает в установленном порядке документы или копии документов заинтересованным организациям во временное пользование, а также для работы исследователям в читальном зале; 1.3.8.3. Исполняет запросы организаций и заявления граждан СССР по вопросам социально - правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок; 1.3.8.4. Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве. 1.3.9. Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы осуществляют также проверки в организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях). 1.3.10. Участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве. 1.3.11. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций). 1.3.12. Центральный (центральный отраслевой) архив участвует в организации и осуществлении ведомственного контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций отрасли (системы); вносит предложения руководству министерства (ведомства) о совершенствовании архивного дела и делопроизводства в отрасли (системе). 1.3.13. Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право: 1.3.13.1. Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива; 1.3.13.2. Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива. |
Положением о Государственном архивном фонде СССР (гаф ссср), утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г.... | Состав и формы основных учетных документов определены Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1985), Основными правилами... | ||
Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий... | Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... | ||
Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... | Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... | ||
Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... | Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... | ||
Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... | В соответствии с частью 1 статьи 19 Федерального закона от 22. 10. 2004 №125-фз «Об архивном деле в Российской Федерации» документы... |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |