Книга поступления и выбытия документов
Скачать 1.98 Mb.
|
| ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ЦЕНТРАЛЬНЫХ И МЕСТНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ Утверждено: решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 30.04.1997 № 5 Содержание 1. Правовые основы деятельности архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь 2. Виды, задачи и функции архивов 3. Номенклатура дел. Формирование дел 3.1. Виды номенклатуры дел 3.2. Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации 3.3. Схема построения номенклатуры дел организации 3.4. Состав и оформление номенклатуры дел организации 3.5. Формирование дел 4. Экспертиза ценности документов 4.1. Принципы и критерии ценности документов 4.2. Организация экспертизы ценности документов 4.3. Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации 4.4. Проведение экспертизы ценности документов в архиве 4.5. Порядок уничтожения документов и дел временного хранения 5. Подготовка дел к передаче в архив и порядок передачи дел 5.1. Оформление дел 5.2. Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации 5.3. Передача дел в архив 6. Обеспечение сохранности документов архива 6.1. Требования к помещению архива 6.2. Электро- и противопожарное оборудование архива 6.3. Температурно-влажностный и световой режим в архиве 6.4. Санитарно-гигиенический режим в архиве 6.5. Оборудование архива 6.6. Размещение дел в хранилище. Топографирование 6.7. Порядок выдачи дел из хранилищ. Транспортировка и упаковка дел 6.8. Проверка наличия и состояния дел 6.9. Организация и оформление результатов розыска дел 7. Классификация документов архива 7.1. Классификация документов в пределах архива 7.2. Классификация документов в пределах фонда 8. Составление и оформление сводных и законченных описей дел 8.1. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения 8.2. Составление и оформление законченной описи дел постоянного хранения 8.3. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения 8.4. Оформление описи дел по личному составу 9. Учет документов в архиве 9.1. Книга поступления и выбытия документов 9.2. Список фондов 9.3. Лист фонда 9.4. Описи и номенклатуры дел как учетный документ 9.5. Дело фонда 9.6. Книга выдачи дел во временное пользование 10. Научно-справочный аппарат (НСА) к документам архива 10.1. Описи дел как часть НСА архива 10.2. Каталоги (картотеки) 10.3. Указатели 10.4. Обзоры документов 10.5. Историко-архивная справка к фонду 11. Использование документов архива 11.1. Исполнение запросов организаций и граждан 11.2. Выдача документов во временное пользование 11.3. Культурно-просветительная работа архива 11.4. Работа архива с исследователями 12. Работа с документами личного происхождения 12.1. Порядок приема-передачи частных архивов 12.2. Порядок передачи документов частных архивов на государственное хранение 13. Работа с электронными (машиночитаемыми) документами (ЭД) 14. Организация работы архива 15. Передача документов на государственное хранение 15.1. Предельные сроки хранения документов в архиве 15.2. Порядок передачи документов на государственное хранение 16. Порядок приема-передачи документов при смене руководителя организации или заведующего архивом (лица, ответственного за архив) 16.1. Порядок приема-передачи документов при смене руководителя организации 16.2. Порядок приема-передачи документов при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) Приложения 1. Список организаций-источников комплектования архива 2. Номенклатура дел организации 3. Номенклатура дел структурного подразделения (общественной организации) организации 4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 5. Лист-заверитель дела 6. Внутренняя опись документов дела 7. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения 8. Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации 9. Журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха 10. Карточка постеллажного топографического указателя 11. Карточка пофондового топографического указателя 12. Акт выдачи дел во временное пользование 13. Книга выдачи дел из хранилища 14. Карта-заместитель дела 15. Лист проверки наличия и состояния дел фонда 16. Акт проверки наличия и состояния дел фонда 17. Акт о неисправимых повреждениях дел 18. Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны 19. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения 20. Лист-заверитель описи дела 21. Титульный лист описи 22. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения 23. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу 24. Книга учета поступления и выбытия документов 25. Список фондов 26. Лист фонда 27. Книга выдачи дел во временное пользование 28. Тематическая карточка каталога 29. Архивная справка 30. Журнал регистрации выдачи архивных справок, копий и выписок 31. Журнал регистрации посещений исследователями читального зала (архива) 32. Сдаточная опись документов личного происхождения 33. Акт приема-передачи дел на государственное хранение 34. Ведомость учета электронных документов структурного подразделения 35. Ведомость учета электронных документов организации 36. Акт о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению 37. Годовой план работы архива 38. Карточка учета работы архива с подведомственной организацией 39. Акт приема-передачи архива при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) 40. Примерное положение об архиве учреждения, организации, предприятия 41. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, госкомитета, центрального органа управления Республики Беларусь 42. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, организации, предприятия 43. Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в архивах Список нормативно-методической литературы "Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь" являются нормативным документом, регламентирующим деятельность ведомственных архивов и архивов негосударственных учреждений, организаций и предприятий республики. В них изложены правовые основы деятельности, задачи и функции архивов; требования, предъявляемые к номенклатурам дел; методика проведения экспертизы ценности документов; порядок формирования и оформления дел, уничтожения документов временного хранения, составления научно-справочного аппарата к документам архива, учета, обеспечения сохранности и использования документов, а также другие вопросы, связанные с работой указанных архивов. В случаях, не предусмотренных настоящими правилами (при проведении работы по выявлению и учету особо ценных дел, созданию и учету страхового фонда, фонда пользования и др.), архивы центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь обязаны руководствоваться действующими правилами работы государственных архивов. В целях обеспечения преемственности работы архивов, учета особенностей формирования и структуры Национального архивного фонда Республики Беларусь в настоящих правилах сохранен ряд положений, формулировок и форм ранее действовавших "Основных правил работы ведомственных архивов СССР" (М., 1987). Пункты и отдельные формулировки (предложения) правил, не являющиеся обязательной нормой для архивов негосударственных учреждений, организаций и предприятий, которые не имеют договорных отношений с учреждениями государственной архивной службы, помечены звездочкой*. ______________________________ *Звездочки (*) располагаются в начале пункта или в конце соответствующих предложений и реквизитов форм документов. Правила не распространяются на архивы, хранящие научно-техническую, машиночитаемую, кино-, фото-, фоно-, видеодокументацию, а также другие виды специальной документации. 1. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВОВ ЦЕНТРАЛЬНЫХ И МЕСТНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 1.1. Деятельность архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь регулируется и регламентируется Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", Законом Республики Беларусь "Об охране историко-культурного наследия", настоящими правилами, нормативно-методическими документами государственной архивной службы*, положениями об архивах. ______________________________ *См. Список нормативно-методической литературы. 1.2. Документы органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий (далее - организаций) независимо от формы собственности и характера деятельности входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь и хранятся в вышеназванных архивах. Национальный архивный фонд включает в себя государственную и негосударственную части. 1.2.1. Государственную часть Национального архивного фонда составляют архивные фонды и документы: государственных органов, органов местного самоуправления, государственных предприятий, организаций, учреждений, штабов, объединений, мобильных сил, соединений и воинских частей Вооруженных Сил, штабов соединений и воинских частей пограничных войск, внутренних войск МВД, войск КГБ и железнодорожных войск, военно-учебных заведений, находящихся на территории Республики Беларусь; государственных предприятий, организаций, учреждений, воинских частей Республики Беларусь, находившихся или находящихся за пределами республики; объединений, предприятий, организаций, учреждений смешанных форм собственности, в уставных фондах которых преобладает доля государственной собственности; общественных объединений и их предприятий, образовавшихся до момента регистрации этих объединений и предприятий в установленном законом порядке и принятые на государственное хранение; юридических и физических лиц, поступившие в собственность государства, в том числе и из-за рубежа, на основаниях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь; художественные, мультипликационные, документальные, научно-популярные фильмы, кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, статистическая, научная, технологическая, нормативно-техническая, проектная, конструкторская, патентная, картографическая, геологическая, телеметрическая, коммерческая и машиночитаемая документация, научные, литературные, живописные, музыкальные и др. рукописи, рисунки, дневники, мемуары и иные виды документов, изготовленные или разработанные на предприятиях, в организациях, учреждениях, редакциях газет и журналов за счет государственных средств*. ______________________________ *В п.1.2.1 не перечислены виды архивных фондов, входящих в состав Национального архивного фонда, но не имеющих непосредственного отношения к деятельности архивов органов государственной власти и управления, организаций, учреждений и предприятий Республики Беларусь - фонды дореволюционных организаций и др. 1.2.2. Негосударственную часть Национального архивного фонда составляют архивные фонды и документы, находящиеся в собственности: общественных объединений с момента их регистрации в установленном законом порядке; религиозных организаций; иных негосударственных объединений, предприятий, организаций, учреждений; физических лиц (документы личного происхождения, семейные архивы, коллекции документов и др.). 1.3. Государственное управление Национальным архивным фондом и архивами в Республике Беларусь возлагается на Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь (далее - Госкомархив), отделы по архивам и делопроизводству исполнительных комитетов областных и Минского городского Советов депутатов. Органы государственной архивной службы Республики Беларусь осуществляют контроль за безусловным соблюдением на территории республики всеми юридическими лицами независимо от форм собственности, их ведомственной подчиненности, а также гражданами законодательства Республики Беларусь по вопросам ведения делопроизводства и архивного дела. Решения и указания органов управления архивным делом по вопросам работы архивов и организации делопроизводства являются обязательными для всех юридических и физических лиц. 1.4. Государственный контроль за обеспечением сохранности, учета и использования документов осуществляется Советами депутатов, исполнительными и распорядительными органами. Государственный надзор за соблюдением законодательства по делопроизводству и архивному делу в Республике Беларусь, соблюдением норм и принципов работы с документами, установленных стандартами специальными правилами и инструкциями, возлагается на Государственную инспекцию архивов и делопроизводства. 1.5. Организации обязаны обеспечивать накопление, учет, хранение и использование документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в соответствии с требованиями, изложенными в законах и других нормативных актах Республики Беларусь. Руководители организаций обеспечивают контроль за соблюдением установленного порядка накопления, обеспечения сохранности, учета, использования документов до их передачи на государственное хранение и несут ответственность за полноту и сохранность документальных материалов. 1.6. Согласно Закону "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" архивы центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий (далее - архивы) разделяются на ведомственные архивы и архивы негосударственных организаций, учреждений и предприятий. 1.6.1. Под ведомственным архивом понимается архивное учреждение государственной организации (организаций) или структурное подразделение государственной организации, хранящее документы на протяжении определенного срока в своей организации. Под архивом негосударственной организации, учреждения или предприятия понимается негосударственное архивное учреждение или структурное подразделение негосударственной организации, осуществляющее прием и постоянное хранение архивных документов, зарегистрированное в установленном законом порядке. 1.6.2. Ведомственные архивы до передачи документов в государственные архивы на постоянное хранение имеют право на владение, пользование и распоряжение архивными документами. Документы ведомственных архивов являются собственностью государства, не могут быть объектом купли-продажи и иных сделок по их отчуждению и должны по истечении сроков ведомственного хранения бесплатно передаваться в государственные архивы в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями. |
Похожие:
 | Состав и формы основных учетных документов определены Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1985), Основными правилами... |  | Настоящая инструкция определяет порядок приобретения, учета, перемещения и выбытия товарно-материальных ценностей в рудн и разработана... |
| ... | | Чтобы упростить сбор и подачу документов для поступления в Институт Теологии и Христианского Служения, мы подготовили пакет документов... |
| Книга-игра, книга-головоломка, книга-лабиринт, книга-прогулка, которая может оказаться незабываемым путешествием вокруг света и глубоким... | | Институт осуществляет прием документов для поступления на обучение по программам высшего образования – программам бакалавриата и... |
| Перечень документов для поступления в колледж для поступающих на очную форму обучения | | Поступающие в аспирантуру Университета могут направить пакет документов, необходимых для поступления в аспирантуру, в электронной... |
| Сроки приема документов, необходимых для поступления на обучение, и проведения вступительных испытаний | | ... |