Юферова Е. Э., Ковалёва О. Е. Лицом к лицу с будущим сотрудником: как провести эффективное интервью при приёме на работу введение

Глава 2. Начинать надо сначала Подготовка к интервьюированию: экспертиза вакансии Цели главы · Объяснить, что такое экспертиза вакансии, зачем нужно ее проводить и почему именно она - первый этап подготовки к собеседованию. · Рассказать о том, как грамотно провести экспертизу вакансии · Описать алгоритм перехода от результатов анализа деятельности на рабочем месте к составлению "портрета" желательного для организации сотрудника. Некоторые термины этой главы: Должность. Основа организационно-штатной структуры компании, определяющая полномочия работника, их границы и конкретное содержание. Должность создаётся для удовлетворения постоянной потребности руководства компании в выполнении определённых заданных функций и возникающих задач. Функция сотрудника. Набор типовых задач, который принципиально не изменяется по составу при переходе от одного объекта воздействия к другому или обобщённая цель деятельности, которая принципиально не меняется при изменении условий. Задача сотрудника. Последовательность действий работника, осуществляемая им для достижения конкретных результатов или деятельности, данная в конкретных условиях. Экспертиза вакансии - жестко заданная процедура оценки вакантной должности, включающая в себя анализ деятельности на рабочем месте, определение параметров поиска кандидатов и определение требований к кандидату (критериев отбора из числа найденных кандидатов). Анализ деятельности на рабочем месте, технология описания рабочего места - процедура определения: · для чего существует или будет существовать должность (цели существования должности); · что делает или будет делать работник, занимающий эту должность (круг задач, которые должен выполнять специалист, ее занимающий); · какие результаты и с каким качеством он должен получать, выполняя указанные действия (результаты и качество выполнения указанных задач). Описание должностной позиции, описание должности (Job description) - должностная инструкция, т.е. (для тех, кто случайно! не прочел первую главу) - основной документ, регламентирующий назначение и место работника в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность, связи по должности и формы наказания и поощрения. Содержание главы Глава состоит из трех частей. Первая часть посвящена описанию анализа деятельности специалиста на конкретном рабочем месте. Во второй части уточняются параметры поиска специалиста. Мы определяем где (в каких компаниях) может работать нужный нам профессионал, какие должности может там занимать, какие должностные обязанности выполнять. В третьей части показано, как определять требования к будущему сотруднику, как формировать портрет желательного для компании работника на основании проведенной экспертизы вакансии. Готовьтесь, уважаемые читатели! Раздел, который вам предстоит проштудировать, масштабен и, в то же время, детален. Однако ваши труды будут с лихвой вознаграждены полным пониманием алгоритма проведения экспертизы вакансии. Итак, для того, чтобы подготовиться к интервью с кандидатами на должность, необходимо проделать серьезную работу. Она проводится в двух аспектах - содержательном и психологическом. Содержательная подготовка включает в себя:. 1) Проведение экспертизы вакансии. Именно экспертиза вакансии подробно описана в этой главе. 2) Подготовку собеседования по данным, полученным в ходе экспертизы вакансии (этому посвящена третья глава). Психологическую подготовку можно охарактеризовать как создание определенного настроя непосредственно перед встречей с кандидатом. Этот аспект также затрагивается в третьей главе. Экспертиза вакансии - универсальная процедура, которая позволяет: 1. подготовится к собеседованию с кандидатом на должность 2. быстро и качественно сформулировать заказ для сотрудника компании, отвечающего за подбор персонала, менеджера по персоналу или консультанта кадрового агентства 3. подготовиться к проведению аттестации, оценке персонала, созданию системы обучения сотрудников. Экспертиза вакансии, как было сказано в первой главе, опирается на ряд работ, проводимых в рамках управления предприятием. Давайте коротко посмотрим, как это должно происходить. Выделим три обязательных шага, предваряющих экспертизу вакансии. Шаг первый. "Цели развития" Задача шага: Определить цели развития компании и те направления деятельности, которые планируется развивать в компании. (Как определить цели развития компании- тема другой книги). А вот для чего в рамках экспертизы вакансии определять цели развития, мы сейчас объясним на примере из нашей практики. К нам обратился руководитель олного из подразделений крупного холдинга с предложением… "украсть" у него редкого специалиста в области управления фермой по разведению пушного зверя. Как оказалось, несколько лет назад один из владельцев холдинга, отдыхая в живописном месте, случайно узнал, что рядом находится заброшенная ферма по разведению пушного зверя. Она находилась на балансе местного совхоза, и руководство мечтало избавиться от нее. Их мечта и принцип "дают - бери" встретились, и ферма перешла к новому владельцу. Деятельность холдинга никак не пересекалась с разведением пушного зверя. Не планировалось это и в дальнейшем. Но ферме нужен был руководитель. Одному из крупных агентств по подбору персонала был сделан заказ на его поиск. Специалист был найден. Его зарплата выражалась в значительных цифрах, соответственно и затраты на подбор, включая гонорар агентству, были достаточно большими. Найденный специалист соответствовал всем требованиям, был уникален и имел большой опыт аналогичной работы. Был подписан контракт, по которому увольнение после испытательного срока по вине владельцев сопровождалось выплатой большой компенсации. Через некоторое время стало понятно, что ферма не дает прибыли и оттягивает немалые средства из основного производства. Руководство холдинга решило ферму закрыть, а от редкого и в прямом смысле дорогого специалиста попробовать избавиться с помощью "охотников за головами", которые могли бы его "переманить". Мы посчитали, что за один необдуманный шаг только по приобретению и оплате "необходимого" специалиста, компания заплатила в общей сложности около 17,5 тысяч долларов. Знакомая история? Именно для того, чтобы вы были уверены в том, что необходимый сегодня работник будет нужным и завтра, что он приходит в компанию всерьез и надолго, мы и рекомендуем начинать экспертизу вакансии с определения целей и направлений развития компании. Шаг второй. "Направления деятельности" Задачи шага: Определить направления деятельности компании для того, чтобы обозначить, в каких из них будет работать будущий сотрудник. Для этого вам надо ответить на вопросы: Какие направления деятельности есть в компании?(Различные продажи, оптовые продажи, производство, исследования и т.д.); В каких именно направлениях(одном или нескольких) будет работать будущий специалист? Шаг третий. "Перспективность" Задача шага: Оценить необходимость и "долгосрочность" для компании того или иного специалиста. Для этого надо сравнить результаты первого и второго шага. Если существующие направления деятельности компании планируется развивать дальше, то появление искомого специалиста своевременно и перспективно для долгосрочного сотрудничества. С ним надо заключать соответствующие соглашения. Если от вас ушел специалист по какому - либо направлению, которое еще существует, но не перспективно, то при подборе замены надо искать временного работника и заключать с ним соглашения на определенный срок. Если вы планируете развивать новое направление, то пора позаботиться о том, чтобы специалисты по персоналу начинали искать нужных людей. Теперь можно переходить собственно к процессу экспертизы вакансии. Экспертиза вакансии состоит из трех больших блоков: · Анализ деятельности на рабочем месте; · Определение параметров поиска или привлечения кандидатов. Результаты анализа каждого блока служат исходными данными для формирования ответов на вопросы, входящие в последующий блок работ по экспертизе вакансии. Наглядно процесс экспертизы вакансии представлен на рис.1. Часть 1. Анализ деятельности на рабочем месте Анализируя деятельность специалиста на рабочем месте, руководители, начальники подразделений и специалисты службы персонала отвечают на целую серию вопросов. Самым важным в этом процессе является участие тех руководителей, в чьем непосредственном подчинении будут находиться специалисты. ! К этой процедуре стоит подойти очень серьезно и тщательно проработать перечисленные     вопросы до встречи с кандидатом, так как ответы на них представляют собой основу успешного     процесса подбора персонала. Организацией этой работы обычно занимается сотрудник компании, отвечающий за подбор кадров. Вот перечень обязательных вопросов, ответы на которые должны быть получены до встречи с кандидатом: 1. Для достижения каких целей компании создается или существует данная должность? 2. В каких направлениях деятельности компании (уже существующих и перспективных) будет     задействован новый сотрудник? 3. Какие функции сотрудник будет осуществлять для достижения целей компании, работая в каждом     направлении? 4. Что должен делать (какие задачи должен решать) новый сотрудник? 5. Что является результатом выполнения каждой задачи? 6. Каковы критерии качества при выполнении каждой задачи? 7. Как часто выполняется каждая задача? 8. С кем надо взаимодействовать при выполнении каждой конкретной задачи? 9. Какие должности стоят "над" данной должностью? 10. Кто и в какой форме дает указания? 11. Сколько сотрудников подчиняется этой должностной позиции? 12. Кто проверяет результат и корректирует выполнения каждой задачи? 13. Каковы сроки и правила отчетности? Для того, чтобы было понятно как и в какой форме отвечать на эти вопросы, сделаем вместе практическую работу. Авторы вместе с вами будут последовательно отвечать на эти тринадцать вопросов. Для анализа мы взяли вакансию юриста фирмы. Этот пример взят из работы, проведенной на одном из тренингов по теме "Технология интервьюирования при приеме на работу". В тренинге участвовали руководители компаний и менеджеры по персоналу, профессиональных юристов среди них не было, поэтому ответы на вопросы формировались без использования профессиональных юридических терминов, а языком, понятным будущим интервьюерам. Предлагаем вам проанализировать ту вакантную должность, которая есть сейчас в вашей компании. Если вакансий на данный момент нет, то можно сделать анализ деятельности на любом рабочем месте. Исходные данные для анализа Компания "Десна" Ваша компания 1)Компания "Десна" представляет собой торговое предприятие с численностью персонала в 80 человек, осуществляющее свою деятельность на Российском рынке. 2)Руководит компанией Генеральный директор, который является одним из акционеров. 3)В перспективе компания собирается выходить на международный рынок (торговать с Украиной, Белоруссией и рядом стран дальнего зарубежья). 4)Компания закупает товар у производителей, имеет разветвленную дилерскую сеть в Москве и регионах России. Основные формы торговли - крупный и мелкий опт.     Вакантная должность Наша Ваша Юрист фирмы. Должность создана впервые.   1. Для достижения каких целей компании создается или существует данная должность? Данная должность создается для того, чтобы:   Юрист фирмы Ваш специалист Повысить экономическую эффективность деятельности компании через правовую защиту её интересов.   2. В каких направлениях деятельности компании (уже существующих и перспективных) будет     задействован новый сотрудник? Юрист фирмы Ваш специалист 1) Существующее направление: Торговля на Российском рынке. 2) Перспективное направление: Торговля на международном рынке   3. Какие функции сотрудник будет осуществлять для достижения целей компании, работая в каждом     направлении? 3.1 Основными функциями нового сотрудника являются: Юрист фирмы Ваш специалист 1) Оптимизация заключаемых договоров с российскими клиентами и российскими поставщиками с точки зрения интересов компании 2) Юридическое сопровождение деятельности компании на российском рынке   3.2 В перспективе к основным функциям добавляется: Юрист фирмы Ваш специалист 1) Оптимизация заключаемых договоров с российскими клиентами и зарубежными клиентами, с точки зрения интересов компании 2) Юридическое сопровождение деятельности компании на рынках указанных зарубежных стран   4. Что должен делать (какие задачи должен решать) новый сотрудник для достижения целей компании? 4.1 Для реализации первой функции он выполняет следующие задачи: Юрист фирмы Ваш специалист 1) Составляет тексты договоров на английском языке 2) Анализирует договора на английском языке 3) Проводит переговоры с представителями контрагента по изменению текста договора на английском языке 4) Соглассовывает окончательный вариант договора с представителями контрагента.   4.2 Для реализации второй функции он выполняет следующие задачи: Юрист фирмы Ваш специалист 1) Консультирует персонал по юридическим вопросам деятельности компании 2) Готовит и сопровождает утверждение в Государственных органах документов, обеспечивающих правовое существование компании (лицензий, сертификатов, аккредитаций и т.д.) 3) Отслеживает изменения в Российском законодательстве, которые касаются деятельности компании, информирует о них руководство и сотрудников 4) Предоставляет ежемесячный отчет руководителю компании о работе с договорами для сравнительного анализа количества предполагаемых и заключенных договоров   4.3 Для реализации третьей функции он будет выполнять следующие задачи: Юрист фирмы Ваш специалист 1) Составлять тексты договоров 2) Анализировать договора контрагентов 3) Проводить переговоры с представителями контрагента по изменению текста договора 4) Согласовывать окончательный вариант договора с представителями контрагента.   4.4 Для реализации четвертой функции он будет выполнять следующие задачи: Юрист фирмы Ваш специалист Отслеживать изменения, которые касаются деятельности компании в законодательствах стран, с которыми осуществляется сотрудничество и своевременно информировать о них руководство и сотрудников.   5. Что является результатом выполнения каждой задачи? Результатами выполнения задач являются: Юрист фирмы Ваш специалист 1) Текст договора, в максимальной степени учитывающий и защищающий интересы компании, согласованный и подписанный контрагентом; 2) Своевременные и исчерпывающие консультации персонала; 3) Утвержденные в соответствующих государственных органах юридические документы; 4) Служебные записки для руководителей с разъяснениями причин невозможности получения документов из Государственных органов и планом и сроками решения поставленной задачи; 5) Служебные записки для руководителей и информационные письма для сотрудников с информацией об изменениях в законодательствах стран, с которыми осуществляется сотрудничество; 6) Ежемесячный отчёт к 29 числу каждого месяца о договорах, которые были в работе за месяц; 7) Зафиксированная информация в оговоренном виде.   6. Каковы критерии качества при выполнении каждой задачи? Задачи считаются выполненными качественно, если: Юрист фирмы Ваш специалист 1) Договор готов (оформлен и согласован с контрагентом и передан менеджеру по работе с клиентом) в срок, указанный менеджером по работе с клиентом; 2) Договор с поставщиком позволяет в срок и максимально выгодно для компании получать товар; 3) Договор с клиентом гарантирует юридическую защиту выплат; 4) В дальнейшей работе с контрагентами у них нет юридических "лазеек" для несоблюдения условий договора; 5) Консультация сотрудника проведена в день обращения к юристу и обеспечила получение необходимой информации; 6) Юридический документ готов в срок, поставленный руководством компании; 7) При невозможности получения необходимого документа руководству предоставлены письменные разъяснения в виде служебной записки, реальный план и срок реализации поставленной задачи в недельный срок со дня получения задания; 8) В случаях изменений в законодательстве руководству и сотрудникам предоставлена исчерпывающая информация в оговоренном виде на следующий день после официального извещения в специальных источниках или средствах массовой информации; 9) Ежемесячный отчет предоставлен руководству 29 числа каждого месяца без ошибок и искажения информации; 10) Информация зафиксирована строго по форме не позднее следующего дня после официального извещения в специальных источниках или средствах массовой информации.   7. Как часто выполняется каждая задача? Частота выполнения задач Юрист фирмы Ваш специалист 1) Составление текстов договоров, анализ договоров контрагентов, проведение переговоров с представителями контрагента по изменению текста договора, согласование окончательного варианта договора с представителями контрагента, консультирование персонал по юридическим вопросам деятельности компании - по мере поступления. 2) Подготовка и сопровождение утверждения документов, обеспечивающих правовое существование компании (лицензий, сертификатов, аккредитаций и т.д.) - по решению Генерального директора или заместителя директора по административным вопросам. 3) Отслеживание изменений в законодательстве, которые касаются деятельности компании, - ежедневно. 4) Информирование о них руководства и сотрудников - по мере возникновения изменений. 5) Предоставление отчета о работе с договорами для сравнительного анализа количества предполагаемых и заключенных договоров - ежемесячно.   8. С кем надо взаимодействовать при выполнении каждой конкретной задачи? Юрист фирмы Ваш специалист Взаимодействует с менеджерами по работе с клиентами, менеджерами по закупкам, руководителями компании.   9. Кому непосредственно подчиняется данный специалист? Юрист фирмы Ваш специалист Заместителю Генерального директора по административной части.   10. Кто и в какой форме дает указания? Юрист фирмы Ваш специалист 1) Менеджеры по работе с клиентами подают докладную записку, где содержится информация о клиенте, срок выполнения задачи и прилагают к ней текст договора. 2) Менеджеры по закупкам подают докладную записку, где содержится информация о поставщике, срок выполнения задачи и прилагают к ней текст договора. 3) Генеральный директор и заместитель Генерального директора по административной части дают распоряжения в устной форме.   11. Сколько сотрудников подчиняется ? Юрист фирмы Ваш специалист Подчиненных нет. В перспективе планируется создание отдела и доведение численности подразделения до трех человек (юрист, помощник юриста и секретарь отдела).   12. Кто проверяет результат и корректирует выполнения каждой задачи? Юрист фирмы Ваш специалист Заместитель Генерального директора по административной части.   13. Каковы сроки и правила отчетности? Юрист фирмы Ваш специалист Ежемесячный отчет предоставляется Генеральному директору и заместителю Генерального директора по административной части в утвержденной форме 29 числа каждого месяца.   Мы с вами последовательно ответили на все обязательные вопросы Анализа деятельности на рабочем месте. Для проведения Анализа в практике рекомендуем использовать сводную таблицу. Обратите внимание на то, что ответы на вопросы со 2 по 8,12 и 13 заносятся в таблицу (заполнять ее по столбцам надо последовательно, т.к. ответ на предыдущий вопрос является базой для ответа на следующий). Ответы, представляющие самостоятельную ценность (вопросы 1, 9 - 11), фиксируются в соответствующих графах перед таблицей. Форма таблицы представлена в Приложении 3.  В Приложении 4 для примера дана полностью заполненная таблица, где проанализирована вакансия юриста.

Похожие:

	Заявление о приеме на работу пишется лицом, устраивающимся на новое... Практика написания подобных документов присутствует не на каждом предприятии. Зачастую работодатель не требует написания заявления...		Интервью целиком посвящают "показу товара лицом" Представьте на минуту, что завтра на вас выйдут "охотники за головами", а когда вы придете на интервью, с вами будут обращаться так,...
	Исследовательская работа на тему: Совершенствование отбора персонала при приеме на работу Зарубежный и отечественный опыт отбора персонала при приеме на работу		Исследовательская работа на тему: Совершенствование отбора персонала при приеме на работу Зарубежный и отечественный опыт отбора персонала при приеме на работу
	Как правильно оформить работника на работу ...		Положение о приеме на работу новых сотрудников При поиске кандидатов... К менеджеру по кадрам должна поступить служебная записка от руководителя, которому необходим сотрудник в его подчинение с визой Генерального...
	Список документов, предоставляемых в отдел кадров и бухгалтерию при приеме на работу Заявление о приеме на работу (с визами структурного подразделения, проректора/ первого проректора, координирующего подразделение;...		Увольнение работника в связи с неудовлетворительным результатом испытания при приеме на работу Поручаемой работе. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят на работу без испытания. Условие...
	Application Letter (Письмо-заявление о приеме на работу) Письма-заявления о приеме на работу и прилагаемые к ним резюме составляют единый пакет документов, которые следует подготовить для...		Заявление о приеме на работу В ответ на Ваше предложение о приеме меня на работу на должность директора школы № с 16. 08. года даю свое согласие