Структура регистрационного номера входящего документа включает порядковый номер, который дополняется делопроизводственным индексом пользователей, включенных в СЭДД (далее - делопроизводственный индекс), номером дела по номенклатуре дел (для правительственных документов).
Структура учитываемого номера факсимильного сообщения включает порядковый номер, делопроизводственный индекс с добавлением буквы "Ф".
Документы, зарегистрированные в подсистемах "Входящие документы" и "СМ-Факс", повторно в подразделениях министерства и областных исполнительных органах государственной власти Новосибирской области не регистрируются.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
XVII. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ
В СЭДД ДОКУМЕНТОВ
149. Зарегистрированные документы для рассмотрения Губернатором Новосибирской области передаются на бумажном носителе руководителем канцелярии министерства в день регистрации помощнику Губернатора Новосибирской области.
(в ред. постановлений Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298, от 20.11.2012 N 207)
Документы, поступившие с пометкой "срочно" или "весьма срочно", передаются немедленно после регистрации.
Документы, не зарегистрированные в канцелярии министерства, Губернатору Новосибирской области не передаются.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Документы, рассмотренные Губернатором Новосибирской области, возвращаются в канцелярию министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
150. Канцелярия министерства вносит в РКК указания (резолюцию) Губернатора Новосибирской области по исполнению документа.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
СЭДД производит переадресацию документа лицам, указанным в резолюции Губернатора Новосибирской области, и ставит исполнение документа на контроль (в том случае, если документ контрольный).
Документы с отметкой о конфиденциальности передаются под подпись.
Несканируемые документы передаются соответствующему руководителю (адресату) ответственным за делопроизводство.
Подлинники зарегистрированных документов:
в адрес Губернатора Новосибирской области, первого заместителя Губернатора Новосибирской области, заместителя Губернатора Новосибирской области хранятся в канцелярии администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области;
в адрес руководителей структурных подразделений администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области хранятся у уполномоченных по документационному обеспечению структурных подразделений администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298)
151. Зарегистрированные документы, не требующие обязательного рассмотрения Губернатором Новосибирской области, автоматически поступают по СЭДД на имя соответствующего руководителя (адресата), о чем на его персональном компьютере появляется уведомление.
Руководители (адресаты), получившие уведомление о поступлении документа, рассматривают документ в день его получения, с помощью СЭДД создают карточку резолюции с указанием следующих реквизитов: автор резолюции, исполнитель, текст резолюции, дата резолюции, срок исполнения. После создания карточки резолюции документ поступает по СЭДД исполнителю этой резолюции.
152. Исполнители, получившие уведомление о поступлении документа, рассматривают документ в день его получения. Для получения поступающих документов и резолюций они просматривают базу данных "Уведомления" СЭДД.
Исполнители осуществляют исполнение документа в соответствии с резолюциями руководителя в установленный им срок.
Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель или исполнитель, указанный первым, координирует работу всех исполнителей, имеет право созыва остальных исполнителей.
Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов.
В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполнителя вышестоящий руководитель должен определить другого исполнителя. Фамилия нового исполнителя заносится в РКК.
153. После исполнения поручения исполнитель создает в СЭДД карточку исполнения, в которой записывается результат исполнения поручения.
Документ считается исполненным, если выполнены действия или приняты решения, указанные в резолюции.
154. Исполненные документы списываются в дело соответствующим руководителем или руководителем канцелярии министерства.
(в ред. постановлений Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298, от 20.11.2012 N 207)
Канцелярия министерства, ответственные за делопроизводство указывают в РКК номер дела по номенклатуре дел, в которое помещен документ.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
XVIII. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОТПРАВЛЯЕМЫМИ
(ИСХОДЯЩИМИ) ДОКУМЕНТАМИ
155. Подготовку отправляемых (исходящих) документов осуществляют исполнители в соответствии с требованиями Инструкции.
Проекты документов готовятся на бланках установленной формы.
К документам, не имеющим адресной формы (протоколы, договоры, решения, иные документы), готовятся сопроводительные письма.
Канцелярия министерства и ответственные за делопроизводство проверяют правильность оформления представленных на подпись исходящих документов, их комплектность и возвращают исполнителю документы, оформленные с нарушением требований Инструкции.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
156. Подписанные исходящие документы подлежат регистрации.
В управлении документационного обеспечения министерства юстиции Новосибирской области регистрируются:
(в ред. постановлений Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298, от 20.11.2012 N 207)
законы Новосибирской области;
правовые акты и распоряжения Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области;
протоколы заседаний Правительства Новосибирской области и президиума Правительства Новосибирской области;
приказы министра юстиции Новосибирской области.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
В канцелярии министерства регистрируются документы, подписанные Губернатором Новосибирской области, Председателем Правительства Новосибирской области.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Ответственные за делопроизводство регистрируют документы, подписанные заместителями Губернатора Новосибирской области, заместителями Председателя Правительства Новосибирской области и руководителями структурных подразделений министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Регистрация документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
Регистрация документов осуществляется, как правило, в пределах календарного года.
Регистрационный номер документа и дата документа проставляется в установленных на бланках документа местах.
Регистрационный номер документов состоит из порядкового номера, который может дополняться делопроизводственными индексами, буквенными обозначениями, индексами дел по номенклатуре дел.
Регистрация исходящих писем, записок производится в подсистеме "Исходящие документы" СЭДД путем создания РКК.
РКК исходящего документа создается канцелярией министерства или ответственным за делопроизводство. В РКК заполняются необходимые реквизиты (вид документа, заголовок, адресат, инициалы и фамилия руководителя, подписывающего письмо, записку, взаимосвязь с входящим документом), прикрепляется электронная форма письма с приложениями к нему.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Если письмо является ответным на ранее поступивший документ, канцелярия или ответственные за делопроизводство создают карточку ответного документа к РКК входящего документа.
Письму-ответу присваивается тот же регистрационный номер, который дополняется номером поступившего ответа: 65-02/14-1; 65-02/14-2.
Письма-ответы на правительственные документы и факсимильные сообщения регистрируются как инициативные письма.
157. Отправку документов Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, министерства осуществляет канцелярия министерства не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации документа.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Отправка документов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи.
Исполнитель, подготовивший документ, определяет способ отправки документа.
При направлении документа более чем в четыре адреса, составляется список на рассылку.
Подготовка документов для отправки почтовой связью производится в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
Документы Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, отправляемые почтовой связью, упаковывает канцелярия министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Документы, подписанные заместителями Губернатора Новосибирской области или Председателя Правительства Новосибирской области, руководителями структурных подразделений министерства, для отправки почтовой связью передают в канцелярию министерства ответственные за делопроизводство упакованными, с указанием адресата на конверте и соблюдением следующих требований:
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
документы, направляемые в один адрес, упаковываются в один конверт;
в левой нижней части конверта указываются регистрационные номера документов, вложенных в конверт;
почтовый адрес корреспондента пишется на конверте в нижней правой части почтового конверта;
на международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами (допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке).
На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных государств, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляются реестры в двух экземплярах, на которые проставляется оттиск печати.
Почтовые отправления депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации представляются в канцелярию министерства упакованными, с написанным почтовым адресом и реестром в двух экземплярах на отправляемую корреспонденцию.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Канцелярия министерства маркирует адрес Правительства Новосибирской области в верхней части конверта на франкировальной машине и передает корреспонденцию в почтовое отделение связи.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Отправка документов фельдъегерской связью осуществляются канцелярией министерства ежедневно в соответствии с перечнем организаций, утвержденным министром юстиции Новосибирской области.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Документы для отправки фельдъегерской связью представляются в канцелярию неупакованными. В канцелярии министерства отправляемые документы формируются в конверты, составляется реестр в двух экземплярах. На конверты и реестры проставляется оттиск печати.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Канцелярия министерства осуществляет отправку телеграммы немедленно после получения подписанной телеграммы от исполнителя. Отправка телеграмм производится в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Телефонограммы передаются исполнителями, уполномоченными соответствующими руководителями.
Передача документа по факсу осуществляется в случае срочного доведения информации до адресата. Переданные документы с протоколом об отправке документа возвращаются исполнителю.
Направляемые электронной почтой документы должны быть подготовлены в соответствии с п. 143 Инструкции. Электронная форма документа должна быть подтверждена подписанным оригиналом документа. При направлении документа нескольким адресатам представляется список на его рассылку.
В одном электронном сообщении, как правило, пересылается один документ. Если необходимо переслать несколько документов, они подлежат обязательной упаковке в архивах. Документы объемом более 50 кБайт архивируются. Архивы не должны быть самораскрывающимися. Упаковка архивов запрещается. В архивах не должно быть директорий. Файлы не должны содержать пробелов в названии, при необходимости, их можно заменить на подчеркивание, символы в названии должны быть написаны латинскими буквами и не превышать восьми букв.
Перед отправкой документа по электронной почте необходимо проверить его на наличие вирусов.
В канцелярии министерства производится учет всех отправляемых документов.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
Канцелярия или ответственные за делопроизводство делают в РКК отметку об отправке письма, заполняя способ и дату отправки.
Передача документов из одного структурного подразделения в другое осуществляется этими подразделениями самостоятельно.
XIX. РАЗРАБОТКА И ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
158. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, с указанием сроков их хранения, оформленный по установленной форме.
Номенклатура дел служит основой для формирования документов в делопроизводстве Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области и министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
159. В номенклатуру дел включаются документы Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, заместителей Губернатора Новосибирской области, заместителей Председателя Правительства Новосибирской области, министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
160. Номенклатура дел министерства состоит из номенклатуры дел структурных подразделений министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Проект номенклатуры дел структурного подразделения составляют лица, ответственные за делопроизводство, или другие специалисты, назначенные руководителем структурного подразделения министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о структурном подразделении, его штатным расписанием, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года (далее - Перечень), перечнем документов, образующихся в деятельности структурного подразделения.
Основными разделами номенклатуры дел являются названия структурных единиц (отделов) подразделения (например: отдел подготовки документов, делопроизводства и документооборота, организационный отдел).
|
