Правительство гарантирует;
гарантируем;
просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии);
оплату гарантируем;
возврат гарантируем...
В гарантийном письме обычно указываются платежные реквизиты, подпись заверяется печатью.
Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируются причины отказа (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.
Тексты ответных писем должны соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководителей.
Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения).
Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:
Направляю информацию...;
Возвращаем справочные материалы...;
Возвращаем подписанный с нашей стороны договор...
115. Отметка о наличии приложений печатается двумя интервалами ниже текста письма от левой границы текстового поля в том случае, если письмо предусматривает приложение к нему.
116. Подпись должностного лица отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами.
Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей и закреплением за ними права подписи документов в положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах.
Перед реквизитом может располагаться формула вежливости:
С уважением,..., С наилучшими пожеланиями,... и другие.
Формула вежливости печатается с абзаца и отделяется от должности запятой, например:
С уважением,
заместитель Губернатора
Новосибирской области Подпись В.А. Гергерт
117. Визы оформляются на экземпляре письма, остающегося в деле. Визы проставляются в нижней части листа письма. Допускается расшифровку подписи производить вручную при визировании.
118. Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левой части письма.
119. Количество экземпляров письма зависит от количества адресатов.
120. После подписания деловое (служебное) письмо регистрируется в СЭДД.
Датой письма является дата его подписания.
121. Образцы оформления различных видов писем приведены в приложении N 3 к Инструкции.
122. Порядок подготовки проекта делового (служебного) письма Губернатора Новосибирской области, Председателя Правительства Новосибирской области приведен в приложении N 4 к Инструкции.
XIV. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ МЕЖДУНАРОДНОГО ПИСЬМА
123. Переписка Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.
124. В стандартах Международной организации по стандартам - ИСО определено 12 типовых составов зон (реквизитов письма):
"заголовок письма (Issuer Field)";
"ссылка на данные получателя и отправителя (Reference Line)";
"дата (Date)";
"адресат (Address)";
"указание на конкретное лицо (Attention Line)";
"обращение (Salution)";
"общее содержание письма (Subject Line)";
"текст письма (Body of the Letter)";
"завершающая формула вежливости (Complimentary Close)";
"подпись (Siqnature)";
"приложение (Enclosure)";
"указание на рассылку копий (CC Notation)".
Письмо оформляется на бланке письма Губернатора Новосибирской области или Правительства Новосибирской области, печатается с использованием шрифта Times New Roman N 14.
125. Адресат. При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "адресат" включает титул, инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности. Все составные части реквизита печатаются прописными буквами.
ГУБЕРНАТОРУ ПРОВИНЦИИ
ЧОЛЛАНАМ-ДО
господину ПАК ЧУН ЕН
При направлении писем другим зарубежным адресатам адресат включает инициал и фамилию (имя и фамилию) адресата, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата. При направлении письма в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.
Реквизит располагается в правом верхнем углу листа. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более тридцати знаков, адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется прописными буквами писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.
Если письмо адресуется в организацию, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например:
The Municipal Court of Seattle
600 Third Avenue /MS
SEATTLE, WASHINGTON 98104
USA
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, почтовый адрес, например:
Mr. A.Widmar, Chairman,
D.Coke and Son Ltd
LONDON SWK 48C
ENGLAND
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его имя (инициалы имени), фамилия, затем почтовый адрес, например:
Mr. Luis Serrano Correcher
34 Call Alcala 6a pl.
(servicio de prenca)
MADRID 28071
ESPANA
126. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется цифровым способом.
127. Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения переносятся с поступившего документа.
128. Текст письма начинается, как правило, с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц, например:
Ваше Превосходительство, Ваше Величество, Уважаемый Андрей Иванович, Уважаемые господа, Уважаемый господин Блэк, Уважаемая госпожа Смит, Уважаемый господин Председатель (Директор) - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна. Обращение выравнивается по центру. В письме-ответе целесообразно употреблять аналогичное обращение.
В персональных обращениях имя (инициал имени) обычно опускается, остается только фамилия.
Смысловые части текста разбиваются на абзацы.
В качестве заключительной формулы вежливости используются следующие фразы:
С уважением;
Искренне Ваш;
С наилучшими пожеланиями;
С глубоким уважением.
Текст письма печатается с абзаца в установленных границах полей.
129. Отметка об исполнителе на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляется и указывается на копии письма, остающегося в деле.
130. Пример оформления международного письма приведен в приложении N 5 к Инструкции.
XV. ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
131. Акт - документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт (событие, действие, состояние).
В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты, но и содержат выводы и предложения (акты проверок, обследований, ревизий).
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).
Акт оформляется на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4.
Акт содержит следующие реквизиты:
"наименование органа, издавшего документ (наименование организации)";
"вид документа";
"дата документа";
"регистрационный номер документа";
"место составления (издания) документа (г. Новосибирск)";
"наименование документа (заголовок к тексту)";
"текст документа";
"отметка о наличии приложений" (при необходимости);
"подпись должностного лица";
"гриф утверждения" (при необходимости).
Требования к отдельным видам актов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Наименование документа обычно начинается со слов "О проведении проверки...", "О состоянии...".
Через два межстрочных интервала оформляется реквизит "текст".
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Вводная часть начинается словом "Основание", которое печатается с абзаца, ставится двоеточие и указывается распорядительный документ в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.
С новой строки от границ левого текстового поля пишутся слова
"Составлен комиссией:" и перечисляются лица, участвующие в составлении акта. При перечислении лиц указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Если акт составлялся в присутствии проверяемых или других лиц, то пишется: "Присутствовали:" и перечисляются должности и их фамилии.
Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, оформлено в виде таблиц. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения.
Через два межстрочных интервала оформляется запись: "Составлен в экз.". Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акт подписывают председатель и члены комиссии. При подписании должности не указываются.
С актами обследований и ревизий должны быть ознакомлены должностные лица, деятельность которых отражена в актах. Некоторые акты утверждаются руководителем.
Образец оформления акта приведен в приложении N 6 к Инструкции.
132. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
Доверенность содержит следующие реквизиты:
"герб Новосибирской области";
"наименование органа, издавшего документ (наименование организации)";
"должность лица, подписавшего доверенность" (при оформлении на должностном бланке);
"вид документа";
"дата документа";
"место составления (издания) документа (г. Новосибирск)";
"регистрационный номер документа";
"текст документа";
"подпись должностного лица";
"виза";
"оттиск печати".
Доверенность оформляется на общем бланке формата А4.
Текст доверенности обычно содержит:
наименование доверителя (наименование организации, структурного подразделения, исполнительного органа, должность, фамилию, имя, отчество лица, подписавшего доверенность);
должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные представителя;
содержание и объем полномочий;
срок действия доверенности;
иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.
Доверенность составляется в одном экземпляре.
На проекте доверенности оформляется реквизит "виза". Проект доверенности визируется руководителем областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области (руководителем структурного подразделения министерства), юридической службой. Реквизит "виза" размещается на обратной стороне проекта доверенности, в его левой нижней части, и состоит из личной подписи визирующего с расшифровкой и даты. Проект доверенности визируется в министерстве.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Вопрос о выдаче доверенности для представления интересов Правительства Новосибирской области рассматривается на заседании Правительства Новосибирской области в порядке и сроки, предусмотренные пунктами 98, 99, 100 Инструкции.
Подпись должностного лица заверяется печатью.
В отделе подготовки документов, делопроизводства и документооборота государственно-правового департамента администрации регистрируются следующие подписанные доверенности:
1) от имени Губернатора Новосибирской области;
2) от имени Правительства Новосибирской области;
3) от имени министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
С экземпляра доверенности с визами делается копия, которая остается в отделе подготовки документов, делопроизводства и документооборота государственно-правового департамента администрации. Экземпляр доверенности передается представителю доверителя отделом подготовки документов, делопроизводства и документооборота государственно-правового департамента администрации под роспись.
В случае окончания срока доверенности, увольнения представителя доверителя, отзыва доверенности у представителя доверителя, доверенность должна быть возвращена в отдел подготовки документов, делопроизводства и документооборота государственно-правового департамента администрации в 5-дневный срок со дня наступления случая, о чем делается отметка в журнале. В случае утраты доверенности представитель доверителя представляет в отдел подготовки документов, делопроизводства и документооборота государственно-правового департамента администрации служебную записку с указанием причин утраты доверенности. Руководители областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области (руководители структурных подразделений администрации) ответственны за возврат доверенностей в отдел подготовки документов, делопроизводства и документооборота государственно-правового департамента администрации.
Образец оформления доверенности приведен в приложении N 7 к Инструкции.
(п. 132 в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298)
133. Договор - соглашение двух или нескольких лиц (сторон) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав, обязанностей, каких-либо отношений.
Договоры (соглашения) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом N 14.
Договор (соглашение) содержит следующие реквизиты:
"вид документа";
"наименование документа (заголовок к тексту)";
"дата документа";
"регистрационный номер документа";
"текст документа";
"юридические адреса сторон, между которыми заключаются соглашения";
"подписи должностных лиц каждой из сторон";
"оттиски печатей каждой из сторон";
"виза".
Реквизит "вид документа" - ДОГОВОР (СОГЛАШЕНИЕ) - печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру.
Ниже через два межстрочных интервала по центру оформляется реквизит "наименование документа" (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "о чем?".
Текст договора состоит из преамбулы и статей (разделов).
В преамбуле даются ссылки на документы (Устав Новосибирской области, доверенность Губернатора Новосибирской области, правовой акт Губернатора Новосибирской области или Правительства Новосибирской области), наделяющие должностное лицо полномочиями заключать договор.
Статьи (разделы) нумеруются арабскими цифрами и имеют самостоятельные заголовки.
Текст заканчивается почтовыми реквизитами (паспортными данными) субъектов, заключающих договор.
Реквизит "подпись должностного лица" оформляется на одном уровне.
Подлинность подписей заверяется оттиском печати.
Проект договора (соглашения), подготовленный областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области или структурным подразделением министерства, визируется их юридическими службами, руководителем областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, руководителем структурного подразделения министерства, заместителем Губернатора Новосибирской области или заместителем Председателя Правительства Новосибирской области, курирующим указанное в договоре направление работы, а также руководителями предприятий и организаций, являющихся сторонами договора. Приложения к проекту договоров (соглашений) визируются в том же порядке.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Реквизит "виза" ставится на лицевой стороне проекта договора (соглашения), в его левой нижней части, и состоит из личной подписи визирующего с расшифровкой и даты.
Проекты договоров (соглашений), составленные для подписания и направленные сопроводительным письмом из сторонних организаций, регистрируются в канцелярии министерства и направляются на согласование заместителю Губернатора Новосибирской области или заместителю Председателя Правительства Новосибирской области, курирующему данное направление работы.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Все договоры (соглашения), связанные с финансовыми обязательствами Новосибирской области, должны быть завизированы министром финансов и налоговой политики Новосибирской области.
Все международные и межрегиональные договоры (соглашения) должны быть завизированы председателем комитета внешнеэкономического сотрудничества министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Если проект договора (соглашения) предусматривает его подписание не Губернатором Новосибирской области, а уполномоченным лицом, то к проекту договора (соглашения) прилагается копия документа (доверенность или правовой акт), наделяющего должностное лицо полномочиями заключать такой договор (соглашение).
Срок согласования у каждого согласовывающего лица не должен превышать пяти дней.
Все договоры (соглашения) от имени Губернатора Новосибирской области или Правительства Новосибирской области, министра юстиции Новосибирской области после визирования должностными лицами передаются в министерство с сопроводительным письмом для правовой экспертизы.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Проекты договоров (соглашений), завизированные министром юстиции Новосибирской области, передаются разработчику проекта для внесения на рассмотрение Правительством Новосибирской области в порядке и в сроки, предусмотренные пунктами 98, 99, 100 Инструкции.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Подписанные договоры (соглашения) передаются в отдел подготовки документов, делопроизводства и документооборота государственно-правового департамента администрации.
Подпись заверяется печатью.
Договор (соглашение), заключаемый Губернатором Новосибирской области, Правительством Новосибирской области или руководителем администрации, подписанный всеми субъектами, указанными в договоре (соглашении), регистрируется в отделе подготовки документов, делопроизводства и документооборота государственно-правового департамента администрации в СЭДД.
Количество экземпляров договора (соглашения) определяется количеством сторон, заключивших договор (соглашение). Один экземпляр подлинника зарегистрированного договора (соглашения) с визами согласования остается в канцелярии министерства, остальные направляются другим сторонам соглашения.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Отделом подготовки документов, делопроизводства и документооборота государственно-правового департамента администрации для исполнителей, в случае необходимости, изготавливается копия договора (соглашения), которая заверяется реквизитом "отметка о заверении копии".
Договор (соглашение), подписанный в одностороннем порядке Губернатором Новосибирской области, уполномоченным лицом, руководителем администрации, направляется другим субъектам договора (соглашения) сопроводительным письмом для подписания и регистрации. После подписания передается в отдел подготовки документов, делопроизводства и документооборота государственно-правового департамента администрации для регистрации.
Порядок подготовки дополнительных договоров (соглашений) проводится в соответствии с установленным для договоров (соглашений) порядком. Для проведения согласования проекта дополнительного договора (соглашения) к нему прилагается копия заключенного договора (соглашения).
При регистрации дополнительного договора (соглашения) ему присваивается регистрационный номер основного договора (соглашения) и номер дополнительного договора (соглашения), например: 50-1; 50-2. Договоры (соглашения) формируются в одно дело и передаются на постоянное хранение после истечения сроков дополнительных договоров (соглашений).
(п. 133 в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298)
134. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключение оформляется на общем бланке или стандартных листах бумаги и имеет следующие реквизиты:
"герб Новосибирской области" (при оформлении на бланке с наименованием органа, издавшего документ);
"наименование органа, издавшего документ (наименование организации)";
"вид документа";
"наименование документа (заголовок к тексту)";
"текст документа";
"подпись должностного лица";
"дата документа";
"регистрационный номер документа";
"отметка об исполнителе".
Наименование органа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Наименование вида документа ЗАКЛЮЧЕНИЕ печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Ниже указывается наименование документа или вопроса, на который оно подготовлено. Заголовок выделяется полужирным шрифтом.
Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения.
При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается, например: "С проектом ... согласны" или "По проекту ... замечаний нет".
Заключение может содержать только одну заключительную часть.
После подписания заключения регистрируются в подразделениях, их подготовивших. При регистрации заключения проставляется входящий номер зарегистрированного в СЭДД (учтенного в подразделениях) поступившего на экспертизу проекта документа.
Образец оформления заключения приведен в приложении N 8 к Инструкции.
135. Записки - документы справочно-информационного характера, которые используются для информационного обмена между должностными лицами, органами государственной власти Новосибирской области и структурными подразделениями министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Различают следующие виды записок:
1) докладная записка;
2) служебная записка;
3) пояснительная (аналитическая) записка;
4) объяснительная записка.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю высшего ранга по отношению к составителю записки. Докладная записка информирует адресата о сложившейся ситуации, явлении, факте и служит основанием для принятия им решений.
Служебная записка - документ, предназначенный для письменного сообщения между собой лиц, находящихся на одном должностном уровне (руководители структурных подразделений, начальники отделов), и содержащий предложения, оценку каких-либо управленческих действий или информацию о них, фиксирующий факт передачи материальных ценностей.
Пояснительная (аналитическая) записка - записка, поясняющая содержание отдельных положений документа (проекта закона области, правового акта, программы, плана, отчета).
Объяснительная записка - записка, объясняющая причины какого-либо факта, поступка, невыполнения должностных обязанностей.
Записки оформляются на общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4.
Оформление записки зависит от ее адресата.
Записка имеет следующие реквизиты:
"наименование организации" (структурного подразделения министерства) - автора документа;
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
"вид документа";
"дата документа";
"регистрационный номер документа";
"адресат";
"наименование документа (заголовок к тексту)";
"текст документа";
"отметка о наличии приложений" (при наличии);
"виза";
"подпись должностного лица";
"отметка об исполнителе".
Текст записки состоит из двух частей: в первой, констатирующей, излагаются причины, факты, события, описывается ситуация; во второй - излагаются выводы, предложения, просьбы.
Образцы оформления записок приведены в приложении N 9 к Инструкции.
136. Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление поручений, предметов, лиц, объектов, работ, мероприятий.
Перечень оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:
"вид документа";
"наименование документа (заголовок к тексту)";
"текст документа";
"подпись должностного лица";
"гриф утверждения";
"виза";
"отметка об исполнителе".
Реквизит "вид документа" располагается по центру, ниже оформляется реквизит "наименование документа (заголовок к тексту)".
Реквизиты выделяются полужирным шрифтом.
В тексте формулируются поручения, сроки их исполнения и ответственные исполнители.
Перечни поручений (далее - перечень) подписываются должностными лицами, составляющими их.
Отдельные перечни могут утверждаться Губернатором Новосибирской области.
Подписанные (утвержденные) перечни сопроводительным письмом руководителя государственно-правового департамента или его заместителя направляются исполнителям по СЭДД.
Образец оформления перечня приведен в приложении N 10 к Инструкции.
137. Протокол заседания (совещания) - документ, фиксирующий ход рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.
Протокол составляется на основе записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Используются следующие формы протоколов:
1) полный;
2) краткий.
Полный протокол содержит запись всех выступлений докладчиков и участников.
Протокол печатается на бланке протокола, общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4.
Полный протокол имеет следующие реквизиты:
"наименование органа, издавшего документ (наименование организации)";
"вид документа";
"вид заседания";
"дата документа";
"регистрационный номер документа";
"место проведения совещания";
"текст документа";
"подпись должностного лица";
"гриф утверждения" (при необходимости).
Краткий протокол содержит обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков, выступающих, принятые решения. Краткая форма протокола используется при наличии материалов заседания (совещания), когда прилагаются тексты докладов и выступлений, а также для протоколирования оперативных совещаний.
Требования к отдельным видам протоколов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Новосибирской области.
При оформлении протокола реквизиты располагаются следующим образом:
"наименование органа" - печатается от границы верхнего поля и выравнивается по центру;
"вид документа" - слово ПРОТОКОЛ печатается через два межстрочных интервала, ниже предыдущего реквизита прописными буквами и выравнивается по центру;
через один межстрочный интервал ниже строчными буквами печатается "вид заседания" (правительства, конференции, собрания, совещания) и наименование коллегиального органа в родительном падеже. Слова выравниваются по центру и выделяются полужирным шрифтом;
"место проведения совещания" - указывается, где или у кого проходило совещание. Реквизит печатается после реквизита "вид заседания" и выравнивается по центру (г. Новосибирск, г. Бердск, и др.);
"дата протокола". Дата оформляется цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания;
"номер протокола". Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседания Правительства Новосибирской области, протоколы заседания Президиума Правительства Новосибирской области, протоколы координационного или совещательного органа, экспертного совета, оперативного совещания и др. Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может дополняться буквенными индексами. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части полного протокола оформляются следующие реквизиты:
"председатель или председательствующий";
"секретарь";
"присутствовали";
"повестка дня";
"докладчики по каждому пункту повестки дня".
В вводной части краткого протокола оформляются следующие реквизиты:
"председатель или председательствующий";
"секретарь";
"присутствовали".
Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" оформляются от левой границы текстового поля полужирным шрифтом, печатаются с прописной буквы.
После слов "Председатель", "Секретарь" ставится тире, после слова "Присутствовали" - двоеточие.
Реквизит "секретарь" не оформляется, если заседание не предусматривает такой должности. В этом случае ведение протокола производится службой делопроизводства или лицом, ответственным за ведение протокола.
Реквизит "присутствовали" состоит из списка членов коллегиального органа, участвовавших в заседании, и списка приглашенных.
Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, например:
Присутствовали: список прилагается.
Фамилии и инициалы членов присутствующих перечисляются в алфавитном порядке через запятую (Анисимов В.А., Никонов В.А., Пыхтин С.И.).
В списке приглашенных фамилии перечисляются в алфавитном порядке и указываются наименования должностей.
Наименования должностей можно указывать обобщенно (члены Правительства, министры, руководители органов исполнительной власти), например:
Руководители областных - Дядченко Л.Н., Кошелев А.В., Яров В.В.
исполнительных органов
государственной власти
Новосибирской области
главы муниципальных - Баев А.В., Воробьев А.Н., Терепа А.Г.,
образований Новосибирской Шубников В.Н., Функ В.А.
области
Если приглашенные участвовали в обсуждении только одного вопроса, то составляются списки по каждому вопросу.
Слова ПОВЕСТКА ДНЯ пишутся прописными буквами и выравниваются по центру. Вопросы в повестке дня оформляются от границы левого поля, нумеруются арабскими цифрами и формулируются в предложном падеже с предлогами "О..." или "Об...". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное".
Реквизит "повестка дня" можно не указывать, если в основной части протокола указывается наименование обсуждаемого вопроса, которое оформляется по центру полужирным шрифтом.
Вводная часть протокола отделяется от основной части сплошной чертой.
Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал.
В протоколах тексты выступлений излагаются от третьего лица единственного числа.
Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.
Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ пишутся прописными буквами, каждое - от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер вопроса повестки дня, а также может указываться наименование обсуждаемого вопроса.
В разделе СЛУШАЛИ приводятся фамилии, инициалы и должности докладчиков, если наименование должности не указано в повестке дня. Затем дается содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада прилагается к протоколу, то делается ссылка об этом.
В разделе ВЫСТУПИЛИ приводятся фамилии и инициалы выступающих.
Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере поступления, но вместо слов "вопрос", "ответ" указываются фамилии и инициалы.
В разделе РЕШИЛИ излагаются принятые решения по данному вопросу повестки дня, которые оформляются как постановляющая (распорядительная) часть правовых актов.
При необходимости приводятся итоги голосования: за - ___, против - ___, воздержалось - ___.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Реквизит "подпись" отделяется от текста тремя межстрочными интервалами.
Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем, при его отсутствии - только председателем.
Основная часть краткого протокола включает номера вопросов в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется и начинается с предлога "О", "Об".
Ниже оформляются реквизиты: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ аналогично оформлению в полном протоколе.
Образец оформления протоколов приведен в приложении N 11 к Инструкции.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, подписанным ответственным исполнителем.
Принятые решения до заинтересованных лиц обычно доводятся в виде выписок из протокола или решений.
Выписка из протокола - это точная копия части протокола.
При оформлении выписки из протокола используются следующие реквизиты:
"наименование органа, издавшего документ (наименование организации)";
"вид документа";
"вид заседания";
"дата документа";
"регистрационный номер документа";
"место проведения совещания";
"текст документа";
"подпись должностного лица";
"отметка о заверении копии";
"оттиск печати".
Дата, регистрационный номер документа, заголовок переносятся из протокола.
Из текста протокола воспроизводится вводная часть, далее указывается пункт, из которого делается выписка. Нумерация пунктов не меняется (если пункт был вторым, то он останется вторым и в выписке).
Из основной части полностью переносится текст необходимого пункта.
Реквизит "подпись" оформляется без указания личных подписей.
Для придания юридической силы выписке оформляется реквизит "отметка о заверении копии".
При направлении выписки в сторонние организации подпись заверяется оттиском печати.
Образец оформления выписки из протокола приведен в приложении N 12 к Инструкции.
138. Решение координационного или совещательного органа оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
"наименование координационного, совещательного органа";
"вид документа";
"вид заседания";
"дата документа";
"регистрационный номер документа";
"место проведения совещания";
"текст документа";
"подпись";
"оттиск печати".
Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса, которые проставляются через дробь.
139. Справка - документ информационно-справочного характера, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
Справки бывают двух видов:
1) для представления руководству (внутренние) с информацией о фактах и событиях служебного характера;
2) для представления в другую организацию (внешние), удостоверяющие какой-либо юридический факт: о подтверждении занимаемой должности, заработной плате и т.п.
Справки оформляются на бланке справки или на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
"герб Новосибирской области" - для внешних справок;
"наименование организации (структурного подразделения министерства)" - для внешних справок;
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
"вид документа";
"дата документа";
"место составления (издания) документа (г. Новосибирск)" - для внешних справок;
"регистрационный номер документа" - для внешних справок;
"адресат";
"наименование документа (заголовок к тексту)";
"текст документа";
"приложение" (при наличии);
"подпись должностного лица" (или составителя);
"оттиск печати" (для внешних справок);
"отметка об исполнителе".
Внутренняя справка оформляется на стандартном листе бумаги, на месте наименования организации может быть указано структурное подразделение министерства. Справка подписывается составителем, проставляется дата, которая указывается ниже подписи цифровым способом. Например: 23.04.2010.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
В тексте внутренней справки могут быть приведены статистические данные, сравнительные аналитические материалы, таблицы, приложения.
Внешняя справка оформляется на общем бланке или на бланке справки.
Текст справки, подтверждающей юридический факт, начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте справки не должно быть архаических оборотов - "настоящая справка", "действительно работает". В конце справки может быть указано название учреждения, куда она представляется. В таком случае не оформляется реквизит "адресат".
Внешняя справка подписывается руководителем.
Справка, направляемая Губернатору Новосибирской области, в сторонние организации, подписывается руководителем областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, структурного подразделения министерства, направляющего справку.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Внешняя справка регистрируется в установленном порядке, проставляется дата.
Образец оформления справок приведен в приложении N 13 к Инструкции.
140. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по каналам телеграфной сети общего пользования.
КонсультантПлюс: примечание.
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: постановление Правительства РФ N 222 издано 15.04.2005, а не 10.04.2005.
Подготовка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации 10.04.2005 N 222.
Виды телеграмм: внутренние телеграммы и международные телеграммы.
Внутренние телеграммы по приоритетности обработки разделены на категории: "вне категории", "внеочередная", "Президент Российской Федерации", "высшая правительственная", "правительственная", "срочная", "обыкновенная".
Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу доставки, разделяются на следующие виды: "с уведомлением о вручении телеграфом", "с уведомлением о вручении телеграфом "срочное", "с доставкой в срок, указанный отправителем", "на художественном бланке (ЛЮКС)", "на художественном музыкальном бланке", "схемная".
Телеграмма печатается на бумаге формата А4 или на общем бланке и имеет следующие реквизиты:
"отметка о категории телеграммы";
"отметка о виде (видах) телеграммы";
"адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов)";
"текст";
"регистрационный номер";
"дата документа";
"подпись должностного лица".
Дополнительными реквизитами считаются:
"наименование организации";
"справочные данные об органе, издавшем документ" (почтовый адрес);
"виза";
"оттиск печати".
Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14. Основные реквизиты в телеграмме печатаются прописными буквами.
В состав адресата входит полный или условный телеграфный адрес и наименование организации.
Адрес телеграммы должен содержать все сведения, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. В адрес может быть включен номер телефона адресата.
В телеграммах в "реквизите" адресат перед номерами домов, строений, квартир указываются соответствующие слова полностью или сокращенно: "дом" - "д", "строение" - "стр", "квартира" - "кв". Слова: "край", "область", "район", "село", "деревня" можно писать полностью или сокращенно - "кр.", "обл.", "рн.", "с.", "дер.". В тех случаях, когда это не приведет к неточности адреса, допускается не указывать эти слова.
Например: МОСКВА 102
ул. КОРОЛЕНКО, д. 12
КОРПОРАЦИЯ "ЮНИКС"
Условный адрес: САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15
"ВОСХОД"
КУЛИКОВУ
Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого значения или населенном пункте, то в адресе необходимо указывать наименование соответствующего района, области или края. Наименование организации и улицы печатается в именительном падеже, а наименование края, области, района - в родительном, например:
с. КАЗАНКА
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
БАГАНСКОГО РАЙОНА
ул. ПЕТРОВСКАЯ, д. 81
ГЛАВЕ КРЕСТЬЯНСКОГО
ХОЗЯЙСТВА
С.М. ВАСИЛЬЕВУ
Телеграмма может быть адресована в несколько адресов (многоадресная телеграмма).
При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен представить столько экземпляров телеграмм, сколько адресов в телеграмме указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить.
Допускается прием телеграммы с одним и тем же текстом по списку адресов, но не более 20. Список адресов должен быть представлен в канцелярию вместе с телеграммой.
|
