Один экземпляр зарегистрированного акта передается в канцелярию министерства, второй экземпляр остается в структурном подразделении министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Образец оформления примерного акта структурного подразделения министерства приведен в приложении N 18 к Инструкции.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
178. Сводный акт о выделении документов к уничтожению составляется в канцелярии министерства по форме, указанной в приложении N 19 к Инструкции, на основе актов структурных подразделений министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Акт включает в себя порядковый номер, наименование структурного подразделения министерства и итоговое количество документов, подлежащих уничтожению (переносится из акта структурного подразделения).
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
179. Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, имеющих отметку "ЭПК" в номенклатуре дел, согласовываются с ЭК и подлежат утверждению ЭПК.
180. После проведения необходимых согласований и утверждений актов, документы, включенные в акт, подлежат уничтожению.
181. В акте структурного подразделения министерства производится запись: кто, когда, какое количество и каким способом уничтожил документы.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
XXIII. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
182. На постоянное хранение в фонд Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области и министерства передаются дела постоянного хранения, образовавшиеся в делопроизводстве в результате деятельности Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области и министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
183. В соответствии с правилами, установленными действующим законодательством Российской Федерации, дела постоянного срока хранения передаются на хранение в Государственный архив Новосибирской области по истечении 10 лет после их завершения в делопроизводстве. До истечения этого срока дела временно хранятся в министерстве.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
По согласованию с Государственным архивом Новосибирской области дела постоянного срока хранения могут быть переданы на государственное хранение досрочно до истечения срока временного хранения в министерстве.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
184. Документы передаются в Государственный архив Новосибирской области по описям дел, составленным в трех экземплярах и утвержденным ЭПК.
185. Факт приема-передачи дел оформляется актом.
186. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения министерства документы передаются по акту правопреемникам, а при их отсутствии - в канцелярию министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
XXIV. КОПИРОВАНИЕ (ТИРАЖИРОВАНИЕ) ДОКУМЕНТОВ
187. Копирование (тиражирование) документов производится средствами оперативной полиграфии в министерстве.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Копирование документов, суммарный объем тиража которых превышает 4000 листов формата А4, производится типографским способом.
188. В управлении документационного обеспечения министерства юстиции Новосибирской области производится копирование следующих документов:
(в ред. постановлений Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298, от 20.11.2012 N 207)
правовых актов Губернатора Новосибирской области;
правовых актов Правительства Новосибирской области;
правовых актов министерства;
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
документов, утвержденных или подписанных Губернатором Новосибирской области.
Копирование иных документов производится с разрешения министра юстиции Новосибирской области.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
189. Основанием для выполнения копировальных работ в управлении документационного обеспечения министерства юстиции Новосибирской области является заказ на копирование документов, оформленный на бланке по форме, приведенной в приложении N 20 к Инструкции.
(в ред. постановлений Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298, от 20.11.2012 N 207)
190. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными на листах бумаги, размер которой не превышает формат А3. Копии изготавливаются, как правило, с подлинников документов.
191. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Срочное копирование выполняется вне очереди. Решение о внеочередном копировании принимает министр юстиции Новосибирской области.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
192. Работники управления документационного обеспечения министерства юстиции Новосибирской области, выполняющие копирование документов, несут ответственность за своевременное и качественное выполнение работы. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под подпись.
(в ред. постановлений Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298, от 20.11.2012 N 207)
193. Управление документационного обеспечения министерства юстиции Новосибирской области ведет учет выполненных копировальных работ на основании заказов на копирование документов.
(в ред. постановлений Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298, от 20.11.2012 N 207)
XXV. ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
194. Для удостоверения подлинности подписи или соответствия копий документов подлинникам применяются следующие печати:
гербовая печать Правительства;
гербовая печать министерства;
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
простая круглая печать министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
195. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.
196. Необходимость применения штампов с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) Губернатора Новосибирской области или его заместителей, а также порядок их применения определяются Губернатором Новосибирской области или его заместителями соответственно.
197. Ответственность и контроль за применением и хранением печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
198. Гербовая печать Правительства Новосибирской области изготавливается в трех экземплярах.
Печать хранится:
основная - в канцелярии министерства;
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
с цифрой 2 - в постоянном представительстве министерства в городе Москве;
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
с цифрой 3 - в отделе государственной службы и кадров министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
199. Гербовая печать министерства изготавливается в двух экземплярах.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Печать хранится:
основная - в канцелярии министерства;
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
с цифрой 2 - в отделе государственной службы и кадров министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
200. Простая круглая печать министерства изготавливается в четырех экземплярах.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Печать хранится:
N 1 - в управлении документационного обеспечения министерства юстиции Новосибирской области;
(в ред. постановлений Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298, от 20.11.2012 N 207)
N 2, N 3 - в канцелярии министерства;
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
N 4 - в отделе государственной службы и кадров министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
201. Для получения разрешения на изготовление печатей и угловых штампов министру юстиции Новосибирской области представляются следующие документы:
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
заявление;
эскизы печатей и угловых штампов в двух экземплярах, заверенные подписью соответствующего руководителя.
202. Разрешение на изготовление печатей и штампов регистрируется в специальном журнале.
203. На основании разрешения на изготовление печатей и штампов структурные подразделения заказывают печати и штампы через управление делами министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
204. Гербовые печати хранятся у руководителей соответствующих структурных подразделений министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Простые печати и штампы хранятся у руководителей структурных подразделений или передаются в соответствии с порядком, принятым в подразделении, под подпись работникам, которые обеспечивают их применение и сохранность.
205. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати сдаются в министерство на уничтожение, о чем выдается квитанция.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
В журнале учета проставляются соответствующие отметки.
206. При смене руководителя структурного подразделения министерства или лица, ответственного за хранение и применение печати и штампов, они передаются по акту.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
207. Гербовой печатью Правительства Новосибирской области заверяются следующие документы:
Почетные грамоты Губернатора Новосибирской области, Благодарности Губернатора Новосибирской области;
наградные листы;
договоры, контракты, заключаемые Губернатором Новосибирской области и Правительством Новосибирской области с организациями и гражданами, изменения и дополнения к ним;
характеристики, командировочные и другие удостоверения, подписанные Губернатором Новосибирской области;
совместные документы Губернатора Новосибирской области (Правительства Новосибирской области) и других органов государственной власти и местного самоуправления;
доверенности на право ведения дел в судах, иные доверенности Губернатора Новосибирской области (Правительства Новосибирской области);
акты приема работ, выполненных по договорам, заключенным Правительством Новосибирской области;
иные документы, подписанные Губернатором Новосибирской области, заместителями Губернатора Новосибирской области, заместителями Председателя Правительства Новосибирской области.
208. Гербовой печатью министерства заверяется подпись министра юстиции Новосибирской области или его заместителя на документах министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
209. Перечень документов, заверяемых гербовой печатью Правительства Новосибирской области и министерства, не является исчерпывающим. В случае необходимости, решение о заверении гербовой печатью отдельного документа, не входящего в перечень, принимает министр юстиции Новосибирской области.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
210. Простые печати министерства проставляются на следующих документах:
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
печать N 1:
на копиях правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области;
на выписках из правовых актов;
печать N 2:
на копиях писем, на протоколах заседаний Правительства и Президиума Правительства Новосибирской области и выписках из них, решениях координационных и совещательных органов, подписанных Губернатором Новосибирской области, заместителями Губернатора Новосибирской области, заместителями Председателя Правительства Новосибирской области, руководителями структурных подразделений министерства;
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
на отправляемых телеграммах;
на письмах, полученных по электронной почте;
на командировочных удостоверениях;
на реестрах почтовых отправлений, отправляемых заказной почтой;
на ежедневных списках франкированных почтовых отправлений;
в реестрах и журналах доставки документов;
печать N 3:
в реестрах отправляемых и получаемых документов фельдсвязью, пакетах с документами;
печать N 4:
на справках, характеристиках, доверенностях личного характера, документах личного состава министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Порядок проставления печатей и штампов в структурных подразделений министерства определяется руководителями этих подразделений.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
XXVI. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ
СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
211. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
212. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в данном разделе.
213. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документе, а в случае необходимости и на его проекте, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, определяется разработчиком документа, министром юстиции Новосибирской области или Губернатором Новосибирской области.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Должностные лица, принявшие решение об отнесении документа к информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.
214. Пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке титульного листа издания, а также на первой странице сопроводительного листа, содержащего информацию ограниченного распространения.
Пометка помещается в правом верхнем углу, номер экземпляра проставляется ниже пометки ограничения.
Для служебного пользования
Экз. N 1
215. Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется совместно с остальными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". На обратной стороне листа подлинника и копии отправляемого документа указывается количество экземпляров документа, фамилия исполнителя, номер его телефона и дата, например:
отп. 2 экз.
экз. N 1 - адресату
экз. N 2 - в дело
исп. А.С. Петров
223 81 54
Дата
Передача таких документов осуществляется под подпись.
216. Документы "Для служебного пользования" не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной связи.
217. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в разделе XVIII Инструкции. При необходимости направления таких документов в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором у каждого адреса проставляется соответствующий номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем.
218. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения министерства области.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
219. В случае обнаружения факта утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, руководитель структурного подразделения министерства проводит служебное расследование обстоятельств утраты или разглашения, о результатах которого докладывает министру юстиции Новосибирской области.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207) |
