(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298)
В номенклатуре дел порядок расположения дел должен соответствовать номерам статей Перечня и отражать все документируемые участки работы подразделения, в том числе справочные и контрольные базы данных, картотеки, журналы учета документов.
Графы номенклатуры дел структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру, которые состоят из делопроизводственного индекса структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 14-02.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных единиц подразделения (отделов), в том числе если номенклатура дел подразделения построена по структурному принципу.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Рекомендуется использовать формулировку соответствующей статьи по Перечню. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (материалы, общая переписка), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например:
Документы (планы, списки, доклады) о проведении тематических выставок
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например:
Переписка Губернатора Новосибирской области с Правительством Российской Федерации по вопросам реализации национальных проектов
Переписка Правительства Новосибирской области с муниципальными образованиями Новосибирской области по вопросам межбюджетных отношений
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью: вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество единиц хранения (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статьей по Перечню.
При включении в номенклатуру заголовков дел, срок хранения которых не предусмотрен в Перечне - по типовой или примерной номенклатуре дел или срок их хранения устанавливается экспертной проверочной комиссией управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее - ЭПК) по представлению экспертной комиссии министерства (далее - ЭК).
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
В графе 5 указывается название перечней документов, использованных при определении срока хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 года), об ответственных за формирование дел, месте хранения, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения.
В номенклатуре дел в конце каждого раздела или подраздела должны оставаться резервные номера для дополнительно заводимых дел.
Проект номенклатуры дел структурного подразделения министерства визируется составителем, руководителем канцелярии министерства, подписывается руководителем структурного подразделения министерства и представляется в канцелярию министерства.
(в ред. постановлений Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298, от 20.11.2012 N 207)
Примерная номенклатура дел структурного подразделения министерства приведена в приложение N 16 к Инструкции.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
161. На основе проектов номенклатуры дел структурных подразделений канцелярия министерства составляет сводную номенклатуру дел.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Сводная номенклатура дел состоит из сводной таблицы, включающей делопроизводственные индексы и наименования структурных подразделений министерства, а также номенклатуры дел этих структурных подразделений. Последним листом является итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел постоянного и временного (свыше 10 лет хранения), выполненная виде таблицы и заполняемая ежегодно по итогам подсчета количества дел, образованных в делопроизводстве за год, с учетом томов и частей.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Сводная номенклатура дел подписывается руководителем канцелярии министерства, согласовывается с ЭК, ЭПК и утверждается министром юстиции Новосибирской области.
(в ред. постановлений Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298, от 20.11.2012 N 207)
Сводная номенклатура дел приведена в приложении N 17 к Инструкции.
162. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения министерства получают выписки соответствующих ее разделов, заверенные руководителем канцелярии министерства.
(в ред. постановлений Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298, от 20.11.2012 N 207)
163. После получения выписок канцелярия министерства и ответственные за делопроизводство вносят номенклатуру дел в СЭДД.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
164. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
165. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
XX. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ИХ ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ
166. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
167. В министерстве используется децентрализованный принцип формирования дел, при котором дела формируются как в структурных подразделениях министерства, так и в канцелярии министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
В канцелярии министерства формируются в дела:
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
документы Правительства Российской Федерации;
переписка по документам, поставленным на контроль, в соответствии с установленными правилами.
В структурных подразделениях министерства формируются в дела:
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
переписка и иные документы, созданные в процессе деятельности структурных подразделений.
168. Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, при этом соблюдаются следующие основные требования:
документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;
в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
в дело помещаются исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел номенклатуры;
в дело включается только один экземпляр каждого документа, запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату;
на документах должна быть оформлена отметка о направлении их в дело;
при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2";
дело не должно содержать более 250 листов.
Внутри дела документы могут располагаться в следующей последовательности:
хронологической (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления);
предметно-вопросной последовательности (с учетом тем или вопросов, которых касается содержание документов);
структурный (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
корреспондентский (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
алфавитный (по фамилии, имени, отчеству при формировании дел по кадровой работе или запросам граждан);
приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении;
дела с перепиской формируются, как правило, за календарный год и систематизируются в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом;
при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки.
Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.
Нормативные правовые документы группируются по их видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Протоколы и документы к ним формируются в деле по порядку номеров в хронологической последовательности.
169. Сведения о списании документа в дело в РКК вносятся в канцелярии министерства (если дело формируется в канцелярии министерства) или в структурном подразделении министерства (если дело формируется в структурном подразделении министерства).
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
170. Дела хранятся по месту их формирования.
Руководитель канцелярии министерства и руководители структурных подразделений министерства несут ответственность за сохранность документов и дел.
(в ред. постановлений Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298, от 20.11.2012 N 207)
Дела должны находиться в рабочих кабинетах, в шкафах, обеспечивающих сохранность документов, или специально отведенных для этой цели помещениях.
Для удобства работы и быстрого поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
Изъятие документов из дел во временное пользование допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя структурного подразделения министерства с обязательной отметкой в деле об изъятии подлинника.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
XXI. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ
НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
171. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
172. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и включения их в состав архивного фонда Новосибирской области.
Экспертиза ценности документов проводится:
при составлении номенклатуры дел;
в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к передаче на государственное хранение.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях министерства ответственными за делопроизводство совместно с членами ЭК и под методическим руководством Государственного архива Новосибирской области.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
отбор дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения для передачи в архив;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
173. По завершении делопроизводственного года, по результатам экспертизы ценности документов, в зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.
174. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает экспертизу полистно, систематизацию документов в деле, составление внутренней описи дела, подшивку дела, нумерацию листов дела, оформление листа - заверителя дела, составление или редактирование заголовка дела, оформление обложки дела.
На обложке дела помещаются следующие реквизиты: "название фондообразователя", "наименование структурного подразделения администрации", "индекс дела (том N)", "заголовок", "начальная и конечная даты помещенных в дело документов", "количество листов в деле", "срок хранения и номер статьи по Перечню".
При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел, и проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера постановлений, распоряжений, протоколов, их даты).
Даты на обложке дела соответствуют году его заведения и окончания и проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется словом без сокращения.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).
Надпись на обложке дела производится светостойкими чернилами.
Описи дел постоянного хранения и по личному составу согласовываются с ЭК, проходят согласование (утверждение) ЭПК и утверждаются министром юстиции Новосибирской области.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Выдача дел постоянного хранения, включенных в опись, производится с разрешения руководителя структурного подразделения, сторонним организациям - с разрешения министра юстиции Новосибирской области.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Документы, включенные в дело постоянного хранения, временно требуемые сотруднику, выдаются с вкладыванием листа-заверителя, с указанием: когда, кому и на какой срок выдан документ.
175. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению - не подшиваются, документы хранятся в папках (скоросшивателях), внутренняя опись не составляется.
XXII. УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ
176. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению проводится после составления и утверждения описей дел постоянного хранения за этот период.
177. Акт о выделении документов к уничтожению составляется ответственными за делопроизводство структурного подразделения министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Акт оформляется на общем бланке в двух экземплярах, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство, и утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.
В акт включаются дела, если установленный срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2013 года).
|
