ГЛАВАМ РАЙОНОВ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия (имя, отчество и фамилия или инициалы и фамилия) получателя печатаются в дательном падеже и отделяются от телеграфного адреса двумя межстрочными интервалами, например:
МОСКВА 324
КРАСНОПРЕСНЕНСКАЯ НАБЕРЕЖНАЯ, д. 2
ПРЕДСЕДАТЕЛЮ ПРАВИТЕЛЬСТВА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В.В.ПУТИНУ
При отправке телеграммы за границу необходимо указывать страну, например:
УКРАИНА
КИЕВ-18
Подаваемая телеграмма должна быть напечатана четко и разборчиво, не иметь подчисток и исправлений.
Телеграмма не должна содержать более 300 слов.
Текст от адресата отделяется двумя межстрочными интервалами.
Текст телеграммы может начинаться с обращения.
Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера и даты документа, на который дается ответ, например: Т/264 от 25 марта 2010.
Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, без сокращений слов.
Цифры в телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо полностью.
Знаки препинания "точка", "запятая", "кавычки", "скобка" могут быть написаны полными словами либо сокращенно ("тчк", "зпт", "квч", "скб"), либо соответствующими символьными знаками.
"Вопросительный знак", "тире (минус)", "плюс" могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.
Знаки "номер", "двоеточие", "восклицательный знак" могут быть написаны полными словами или сокращенно ("нр", "двтч", вскл").
Другие знаки могут быть написаны только полными словами.
Все знаки, написанные полным или сокращенным способом, должны быть написаны с интервалом предшествующими и последующими словами и цифрами.
Текст телеграммы заканчивается точкой - тчк.
Подпись отделяется от текста двумя межстрочными интервалами.
Основные реквизиты телеграммы отделяются от дополнительных реквизитов сплошной чертой.
Дополнительные реквизиты не входят в состав оплачиваемых слов телеграммы. Наименование и адрес отправителя (Правительство Новосибирской области), подпись и ее расшифровка проставляются в нижней части телеграммы под чертой и печатаются строчными буквами от левого поля.
Международная телеграмма составляется на любом языке, разрешенном страной назначения, латинскими буквами.
Фамилия, имя и адресные данные отправителя (дополнительные реквизиты), указанные после содержания телеграммы, могут быть написаны буквами русского или латинского алфавита.
Телеграмма составляется в одном экземпляре, визируется руководителем того подразделения министерства области, в котором она была составлена, и передается в канцелярию для подписания Губернатором области.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Подписанная телеграмма регистрируется в канцелярии. Регистрационный номер телеграммы и дата ставятся после текста.
Поздравительные телеграммы не регистрируются.
Телеграмма, подписанная должностным лицом, должна быть заверена печатью.
Образец оформления телеграммы приведен в приложении N 14 к Инструкции.
141. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты:
"вид документа";
"адресат";
"текст документа";
"регистрационный номер документа";
"дата документа";
"подпись должностного лица";
"должность, фамилия, номер телефона исполнителя, передавшего телефонограмму";
"должность, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму";
"время передачи (приема) телефонограммы".
Телефонограммы записываются в журнал, могут печататься на листах бумаги формата А4 или специальных бланках.
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список на рассылку с указанием номеров телефонов.
Принятые телефонограммы передаются руководителю (адресату), после их рассмотрения направляются, при необходимости, исполнителю.
Образец оформления телефонограммы приведен в приложении N 15 к Инструкции.
142. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), передаваемого по каналам факсимильной связи.
Факсограммами передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения.
Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа с учетом следующих правил:
1) объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата А4;
2) текст (схема, графическое изображение) выполняется на белой бумаге четким контрастным шрифтом черного цвета и контрастным изображением на одной стороне листа;
3) не допускается волнистость и деформация листов бумаги.
143. Электронное письмо (сообщение) - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте.
Электронное сообщение состоит из адреса электронной почты, заголовка, содержащего служебную информацию, текста, подписи, регистрационного номера документа и даты документа.
К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляются следующие требования:
документы готовятся либо с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel либо в формате PDF с использованием шрифта Times New Roman размером 14 и не должны содержать изображение герба Новосибирской области и других графических изображений.
XVI. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С
ПОСТУПАЮЩИМИ (ВХОДЯЩИМИ) ДОКУМЕНТАМИ
144. Работу с поступающими (входящими) документами для Губернатора Новосибирской области, в Правительство Новосибирской области и министерство организует канцелярия министерства, которая производит прием, первоначальную обработку, распределение и регистрацию поступающих документов.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
145. Доставка документов в министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
С помощью почтовой связи доставляется письменная документация в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.
Корреспонденцию, поступившую почтовой связью, канцелярия министерства получает в почтовом отделении связи.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Телеграммы и другие документы канцелярия министерства принимает от доставщиков под подпись в расписках, разносных книгах, на копиях документов с проставлением фамилии специалиста, получившего документ, даты и времени приема.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Факсимильные сообщения принимаются в канцелярии министерства и приемной Губернатора Новосибирской области.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Электронное письмо поступает на адрес электронной почты министерства - pochta@obladm.nso.ru.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Все документы на имя Губернатора Новосибирской области, в адрес Правительства Новосибирской области, независимо от способа доставки, должны быть переданы в канцелярию министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
146. В процессе первоначальной обработки поступающих документов канцелярия министерства проверяет правильность доставки и целостность вложения. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Конверты (бандероли) вскрываются, за исключением тех, на которых проставлен гриф "лично". При обнаружении значительных повреждений документа, неполного комплекта документов, отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр приобщается к поступившему материалу и вместе с документами возвращается отправителю, второй остается в канцелярии министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес, фамилию отправителя или дату отправки и получения документа, а также если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте отсутствует гриф "лично".
Электронные сообщения, подлежащие регистрации, распечатываются на бумажном носителе и регистрируются в установленном порядке. Электронные сообщения, не подлежащие регистрации, пересылаются исполнителям по электронной почте.
Первоначальная обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.
Порядок приема корреспонденции в нерабочее время, выходные и праздничные дни устанавливается министром юстиции Новосибирской области.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
147. Поступившие документы распределяются на регистрируемые, учитываемые и не подлежащие регистрации.
Регистрации подлежат документы, требующие исполнения.
К учитываемым документам относятся:
факсимильные сообщения;
документы, поступившие по заказной почте (передаваемые для рассмотрения в областные исполнительные органы государственной власти области);
обращения граждан.
Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается министром юстиции Новосибирской области.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Для оперативного рассмотрения по существу вопроса документы на имя Губернатора Новосибирской области распределяются на:
требующие обязательного рассмотрения Губернатором Новосибирской области;
требующие обязательного рассмотрения заместителями Губернатора Новосибирской области или заместителями Председателя Правительства Новосибирской области;
направляемые непосредственно в структурные подразделения министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Распределение поступающей корреспонденции осуществляется руководителем канцелярии министерства в соответствии с утвержденным Губернатором Новосибирской области распределением полномочий между заместителями Губернатора Новосибирской области и заместителями Председателя Правительства Новосибирской области, а также с учетом вопросов, отнесенных к сфере деятельности структурных подразделений министерства.
(в ред. постановлений Губернатора Новосибирской области от 14.11.2011 N 298, от 20.11.2012 N 207)
Губернатору Новосибирской области обязательно направляются следующие документы:
федеральные законы, указы, поручения и другие документы, поступающие от Президента Российской Федерации, его помощников и Администрации Президента Российской Федерации;
правовые акты Правительства Российской Федерации, другие документы Председателя Правительства Российской Федерации и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации;
запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, Председателя Законодательного Собрания Новосибирской области;
документы, направленные полномочным представителем Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, руководителями федеральных исполнительных органов государственной власти, территориальных органов федерального органа исполнительной власти в Новосибирской области;
протесты, представления и требования прокуратуры;
обращения руководителей органов местного самоуправления Новосибирской области;
жалобы на действия членов Правительства Новосибирской области, руководителей органов государственной власти Новосибирской области.
148. Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.
Регистрация документов производится в день поступления или в первый рабочий день, при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.
При регистрации документа оформляется реквизит "отметка о поступлении документа" в соответствии с п. 37 Инструкции.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, автора и содержания документа.
Поступившие документы регистрируются в подсистеме "Входящее документы" СЭДД канцелярией министерства, за исключением документов, которые передаются на регистрацию в общественную приемную Губернатора Новосибирской области (далее - общественная приемная).
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
В общественной приемной регистрируются:
письменные обращения граждан;
письма депутатов всех уровней по обращениям граждан;
письма, направляемые из Аппарата Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти по обращениям граждан;
переписка по вопросам личного приема граждан;
обращения членов общественных объединений;
запросы от физических лиц;
обращения (заявления) сотрудников министерства.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Регистрация документа осуществляется путем создания регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК), в которой заполняются следующие реквизиты:
"входящий номер документа;
"дата поступления документа;
"адресант" (полное или сокращенное наименование организации или должности, перенесенные с бланка документа);
"адресат" (кому направлен документ);
"вид документа";
"ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта";
"наименование документа (заголовок к тексту)";
"фамилия и инициалы лица, подписавшего документ";
"количество листов основного документа";
"наличие приложений и количество листов приложения";
"отметка о конфиденциальности".
Состав реквизитов в зависимости от задач использования информации о документе может дополняться другими реквизитами.
После заполнения РКК документа осуществляется преобразование текста (сканирование) документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (образ), кроме документов, не подлежащих сканированию.
Перечень входящих документов, не подлежащих сканированию, утверждается министром юстиции Новосибирской области.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Электронная форма документа прикрепляется к РКК.
Документы, поступившие в канцелярию министерства в электронной форме, распечатываются на бумажный носитель, оформляется реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", электронная форма документа прикрепляется к РКК.
(в ред. постановления Губернатора Новосибирской области от 20.11.2012 N 207)
Поступившие факсимильные сообщения учитываются в подсистеме "СМ-Факс" СЭДД.
Сотрудник канцелярии создает РКК, прикрепляет к ней электронную форму документа.
|
