2.3.Этапы настройки
Перед использованием подсистемы необходимо выполнить ее начальную настройку. На этапе настройки определяются параметры работы подсистемы, формируются важнейшие справочники, устанавливается оперативный период. Процедура настройки состоит из нескольких последовательных этапов:
Формирование дополнительных справочников
Формирование дополнительной настройки
Установка оперативного периода
2.4.Дополнительные справочники
Это группа режимов настройки вспомогательных справочников. Часть из них поставляется в предварительно настроенном виде, другая часть может формироваться в процессе использования. Поэтому подготовка этих справочников не относится к обязательному элементу настроек. Поэтому дадим их краткое описание, чтобы далее не возвращаться к этому вопросу.
2.4.1.Справочник видов атрибутов
В справочнике определяется перечень дополнительных атрибутов, которые могут использоваться в документах автострахования. При входе в режим на экране отображается список видов атрибутов.
Рис. 2 1 Справочник видов атрибутов
Ввод нового вида атрибута производится в специальной форме ввода. Для атрибута указывается название, его тип, краткое описание и ссылка на измерение, если ввод атрибута будет производиться на основе одного из измерений. Название атрибута произвольное, но должно быть уникально в списке атрибутов. Форматов атрибутов всего два: строка (т.е. текст) или число. Комментарий может быть любым.
2.4.2.Справочник атрибутов
В справочнике устанавливается перечень значений атрибутов, используемых при вводе документов страхования. Справочник поставляется в предварительно заполненном виде. При входе в режим на экране отображается список атрибутов и их значений.
Для одного вида атрибутов можно ввести одно или несколько значений для выбора подходящего значения в документе. Фактически в реестре представлен список видов атрибутов со всеми их значениями.
Рис. 2 2 Справочник атрибутов
2.4.3.Справочник примечаний
Справочник предназначен для ввода типовых примечаний, которые используются при вводе документов движения БСО.
Рис. 2 3 Справочник атрибутов
При входе в режим на экране представлен список введенных типовых примечаний. Пользователь может свободно вводить, изменять и удалять любые примечания. В документах используется значение примечания, а не ссылка на справочник.
2.5.Дополнительная настройка
Раздел содержит группу режимов настройки системы, которые и составляют основу этой части программы.
2.5.1.Настройка параметров
В этом режиме настраивается ряд параметров, управляющих работой (т.е. вводом и обработкой данных) в данном приложении. Режим содержит настройку, предлагаемую разработчиками системы БЭСТ-5 в качестве настройки по умолчанию. Таким образом, вначале следует ознакомиться с представленным вариантом настройки, и, если потребуется, внести в нее коррективы исходя из особенностей работы страхового брокера.
Рис. 2 4 Окно настройки параметров приложения
Данный режим представляет собой окно, разделенное на две части. В левой части представлен список параметров, сгруппированных по разделам. В правой части содержатся краткое описание и соответствующие средства для настройки значения параметра, на котором установлен курсор.
Выбор параметров и настройка их значений происходят последовательно. При этом в зависимости от вида параметра, можно либо подтвердить значение, установленное по умолчанию, либо выбрать значение из предложенного перечня вариантов, либо ввести нужное значение вручную.
Параметры, которые должны быть настроены в данном режиме, сгруппированы в следующие тематические разделы:
Номенклатурный справочник;
Общие параметры;
Импорт/экспорт;
Рассмотрим состав и настройки параметров, выполняемые в каждом из этих разделов.
Номенклатурный справочник
Группа параметров, входящих в этот раздел, устанавливает общие правила ввода данных в Номенклатурный справочник. В данную группу параметров входят:
Уникальность н/номеров. Выбирается нужный критерий контроля для соблюдения уникальности номенклатурного номера: в пределах группы или в пределах справочника. По умолчанию установлен способ контроля в пределах группы. Это значит, что контроль уникальности осуществляется в разрезе каждой конкретной группы БСО. В противном случае уникальность отслеживается в пределах всего Номенклатурного справочника;
Нумерация н/номеров. Здесь выбирается нужное правило формирования новых номенклатурных номеров. Выбор осуществляется из следующих вариантов: По последней записи, По порядку ввода, Без автонумерации. При выборе правила По последней записи будет предлагаться следующий порядковый номер, «отсчитываемый» от номера, указанного в последней записи, введенной в базу данных. При выборе правила По порядку ввода «точкой отсчета» становится последняя из введенных на текущий момент записей. Предположим, что последняя запись номенклатурного справочника имеет номенклатурный номер 502, а пользователь в текущий момент ввел запись с номером А807. Тогда, если было выбрано правило По последней записи базы, то при вводе следующей записи будет ему предложен номер 503, а если было выбрано правило По порядку ввода, то номер А808. Правило Без автонумерации предполагает, что номенклатурные номера вводятся пользователем самостоятельно;
Для номенклатуры могут быть заданы две числовые описательные характеристики (основных атрибута). В поставке системы они называются Стандарт, Параметр. Их можно использовать для формирования приходных и расходных документов, а также в моделях калькуляции и формулах расчета сумм проводок. Вы можете указать необходимость использования каждого из этих атрибутов, а также ПЕРЕИМЕНОВАТЬ их применительно к Вашим учетным задачам. Длина НАИМЕНОВАНИЯ поля Стандарт составляет 20 символов. Данные атрибуты применяются для всего номенклатурного справочника;
Настройка расширенного наименования. Эта настройка предоставляет возможность управления информацией, которая должна быть выведена в верхней строке электронной формы реестра номенклатуры и реестра карточек учета БСО. С ее помощью можно определить перечень сведений, отображаемых по той номенклатуре, на которой установлен курсор. Данные сведения берутся из номенклатурного справочника – из соответствующих полей карточки номенклатуры. Настройка осуществляется с помощью формулы, которая вводится в рассматриваемом поле.
2.5.2.Общие параметры
В этом разделе осуществляется настройка параметров, управляющих работой всего приложения учета запасов:
Начало периода для склада – дата начала расчетного периода. Может не совпадать с началом финансового периода. Начало расчетного периода запрашивается при входе в программу, а затем устанавливается автоматически при выполнении режима «Закрытие расчетного периода». Ручное изменение даты начала периода не вызывает автоматического архивирования информации, поэтому используется только в начале работы с программой. В любом другом случае следует проконсультироваться со специалистом.
Предлагать связанные БСО? Связанными товарами называются те товары, которые могут быть предложены покупателю в дополнение к некоему основному товару (так, например, при продаже туфель может быть продан крем для ухода за ними). Если параметр принимает значение Да, то после ввода количества номенклатуры, имеющей связанные товары, на экран автоматически выходит дополнительное окно со списком подобранных связанных товаров;
Калькуляция учетных цен. Данный параметр используется для БСО, приходуемых по методу учетных цен. Если параметр принимает значение Да, то при поступлении новых БСО с нулевой учетной ценой, последняя будет изменена на фактическую – после ввода или калькуляции фактической цены на основании документа прихода;
Запрет на корректировку. Данный параметр позволяет установить запрет на корректировку документов движения и принимает следующие значения: Нет (в этом случае корректировка всех документов разрешена), Только расходные документы (запрет распространяется только на документы, оформляющие расход БСО), Все документы (в этом случае запрещено редактировать любые документы движения);
Запрет на удаление. Данный параметр позволяет установить запрет на удаление документов и принимает следующие значения: Нет (в этом случае удаление разрешается), Только расходные документы, Все документы;
Контроль примечания. Этот параметр определяет, каким образом нужно вводить примечания в документы движения: Ввод через справочник (т.е. с использованием Справочника примечаний) или Произвольный ввод;
Налоговый учет. Этот параметр управляет включением/отключением режима Расчет налоговой себестоимости и открывает поле для ввода метода списания себестоимости для целей налогового учета. Параметр принимает значение Да или Нет. Значение Да устанавливается при необходимости ведения налогового учета для операций с БСО;
Пересчет налогов. Параметр принимает значение Да или Нет и управляет включением/отключением запроса на пересчет значений налогов в документе. Запрос выдается при изменении даты документа. Для тех номенклатурных позиций, у которых в справочнике групп номенклатуры настроена поддержка истории ставок, пересчет выполняется согласно истории. При установке значения Нет запрос не выдается и пересчет налогов не производится;
Копировать коммент. к н/н. Позволяет использовать такую возможность как копирование комментария к номенклатурной позиции. Принимает значение Да или Нет. Если было выбрано значение Да, то при создании в номенклатурном справочнике новой записи в поле Комментарий будет скопирован текст комментария из карточки того номенклатурного номера, на котором был установлен курсор в реестре номенклатурных позиций;
Копировать поля н/н. Этот параметр ускоряет ввод данных за счет возможности скопировать информацию из карточки уже существующего номенклатурного номера при вводе новой номенклатуры. Параметр принимает значение Да или Нет. Если для него установлено значение Да, то при вводе новой номенклатуры в поля ее карточки будет скопирована вся информация из карточки уже существующей номенклатурной позиции, на которой перед выполнением ввода был установлен курсор;
Доп. реквизиты накладной. Позволяет настраивать наименования и формат дополнительных реквизитов, фигурирующих в приходных и расходных накладных. Эти дополнительные реквизиты доступны для ввода и редактирования в режиме работы с документом движения. Для перехода к их заполнению используется комбинация клавиш или кнопка Операции → опция Дополнительные сведения. В настройке предусмотрено 6 таких дополнительных реквизитов. Первые два имеют символьный формат представления, третий и четвертый задают в числовом формате, а пятый и шестой – в формате «дата». Названия реквизитов вводятся по усмотрению пользователя, исходя из информационных потребностей его предприятия;
Формировать автоматически. Одновременно с формированием новой расходной накладной Вы можете сформировать счета-фактуры на отпуск и приходные кассовые ордера. Данный пункт настройки позволяет настроить порядок формирования счета-фактуры и кассового ордера. Для каждого из этих документов предусмотрен выбор одного из трех правил создания: Автоматически не формировать, После формирования открыть документ, После формирования открыть при ошибках. Вариант Автоматически не формировать означает, что счет-фактура или кассовый ордер будут формироваться стандартными способами. Для счета-фактуры – это кнопка Фактура в реестре документов движения, или кнопка Операции → команда Счет-фактура – в документе движения. Для кассового ордера – это команда Кассовый ордер <Ctrl+F10>, вызываемая нажатием кнопки Операции в документе движения (при этом в настройке соответствующего вида движения должен быть указан признак формирования кассового ордера). Вариант После формирования открыть документ означает, что документы (счет-фактура и кассовый ордер) формируются при сохранении документа (клавиша ) и открываются для просмотра. Открытый документ можно откорректировать и вывести на печать. Также формирование документов при данной настройке будет производиться при печати накладной (клавиши и ), однако документ будет открыт только в том случае, если система обнаружит ошибки (невозможность сформировать какой-либо обязательный реквизит документа и пр.). При печати с помощью клавиши все документы будут печататься на основе шаблона, установленного по умолчанию в соответствующих режимах. При печати по для каждого документа будет выводиться окно выбора шаблона. Если в соответствующих режимах в пункте меню Шаблон по умолчанию была указана печать без предварительного просмотра или при выборе шаблона был снят флаг отметки, то печать будет осуществляться сразу на принтер. Принцип формирования документов при выборе варианта После формирования открыть при ошибках аналогичен предыдущему варианту, с той разницей, что сформированный документ открывается лишь в случае ошибок;
Если установлен режим автоматического формирования счета-фактуры, а пользователь в режиме работы с документом движения формирует кассовый ордер (кнопка «Операции», команда «Кассовый ордер»), то наряду с этим ордером будет автоматически сформирован и счет-фактура.
Автоматическое формирование счета-фактуры и кассового ордера возможно в том случае, если в настройке данного вида движения для параметров «Связь с Книгой продаж» и «Формировать кассовый ордер?» указаны значения «Да», а для пользователя были установлены соответствующие права доступа.
Сортировка картотеки. При вводе документов движения система позволяет выбрать и сохранить желаемый способ сортировки данных в раскрываемой картотеке БСО – для дальнейшей работы с новыми документами. Вид сортировки может «запоминаться»: по пользователю (т.е. сохраняет критерии, выбранные конкретным пользователем); по пользователю и по пользователю, виду движения.
Импорт/экспорт ТМЦ
Параметры, входящие в этот раздел, управляют порядком импорта/экспорта строк из спецификации документа движения – т.е. строк, в которых указаны БСО.
В системе БЭСТ-5 имеются функции импорта/экспорта строк документов, которые позволяют сформировать спецификацию накладной, импортировав ее из внешнего файла, а также экспортировать спецификацию накладной во внешний файл. Также реализован и импорт сведений об остатках из внешнего файла в ведомость инвентаризации – при ее проведении с помощью мобильного терминала сбора данных/сканера. Рассмотрим состав и настройки параметров, входящих в данный раздел:
Тип экспорт-файла. Определяет формат записи для файла экспорта. Поддерживаемые форматы для экспорта: текст, текст с разделителями, XML, MS Excel, OO Calc, формат DBF. Требуемый формат выбирается клавишей <Пробел>. Здесь также указывается тип разделителя в файле экспорта и устанавливается запрет/разрешение на его изменение;
Путь к файлу экспорта. Указываются используемый по умолчанию диск и полный путь к каталогу, где хранится экспортный файл со списком ТМЦ. Если присутствующий в данной настройке параметр Вводить принимает значение Нет, то изменение пути, предлагаемого по умолчанию, в режиме работы с документом не допускается;
Экспорт-файл. Указывается имя экспортного файла, предлагаемое по умолчанию. В случае надобности, имя можно изменить при работе с документом. Для этого параметр Вводить (см.выше) должен принимать значение Да;
Тип импорт-файла. Определяет формат записи для файла импорта. Поддерживаемые форматы для импорта: формат DBF, текст, текст с разделителями, XML, MS Excel, OO Calc. Нужный формат выбирается клавишей <Пробел>. Здесь также указывается тип разделителя в файле импорта и устанавливается запрет/разрешение на его изменение;
Путь к импорт-файлу. Указываются используемый по умолчанию диск и полный путь к каталогу, где хранится импортируемый файл со списком ТМЦ. Если присутствующий в данной настройке параметр Вводить принимает значение Нет, то изменение пути, предлагаемого по умолчанию, в режиме работы с документом не допускается;
Импорт-файл. Указывается имя импортируемого файла, предлагаемое по умолчанию. В случае надобности, имя можно изменить при работе с документом. Для этого параметр Вводить (см.выше) должен принимать значение Да;
Ед. изм. в импорт-файле. Если в импортируемом файле отсутствуют сведения о единицах измерения, то эта настройка позволяет определить, какие единицы измерения будут подставлены при импорте строк. Значения данного параметра действительны и для тех случаев, когда единицы измерения, указанные в импортируемом файле, не соответствуют единицам из Номенклатурного справочника, указанным для тех ТМЦ, строки с которыми должны быть импортированы. Рассматриваемый параметр принимает следующие значения: не обрабатывается, основная, прихода/расхода. Нужный вариант выбирается клавишей <Пробел>. При выборе значения не обрабатывается, единицы измерения будут приниматься из импортируемого файла «как есть». В случае их несоответствия единицам из Номенклатурного справочника выдается соответствующее системное сообщение;
Цена в импорт-файле. Определяет способ получения сведений об отпускной цене ТМЦ при импорте файла. Параметр принимает значение из заголовка или из импорт-файла. При выборе значения из импорт-файла отпускная цена для строк с ТМЦ будет взята из импортируемого файла. При выборе значения из заголовка отпускная цена берется, исходя из вида цены, указанной в заголовке вводимого документа. Нужный вариант выбирается нажатием клавиши <Пробел>;
|
