8.4.Работа с проводками 8.4.1.Генерация проводок
Режим Генерация проводок предназначен либо для формирования проводок по типовым операциям, имеющим статус Отложенная, либо для переформирования ранее созданных проводок. Генерация проводится по всем документам, относящимся к выбранному периоду. При входе в этот режим система запрашивает даты начала и конца периода, за который должны генерироваться проводки. Далее следует выбрать способ создания проводок по документам:
Только по типовым операциям со статусом Отложенная;
По всем типовым операциям.
После определения способа подготовки проводок Вы должны указать место их записи:
В Книгу учета операций;
В буфер проводок – в промежуточный временный информационный регистр, предназначенный для предварительной обработки проводок перед записью в Книгу учета операций. В буфере можно внести коррективы в проводки, и, по мере Вашей готовности, перенести его содержимое в Книгу учета операций.
Если Вы выбрали второй вариант, то на экране появится буфер с созданными проводками. Неправильно сформированные проводки (например, если на основании сведений из документа движения не определяется аналитика) отмечены знаком «». В том случае, если проводки должны быть напрямую записаны в Книгу учета операций, система не позволит внести в нее проводки с ошибками. Иными словами, неправильные проводки заносятся только в буфер, т.е. остаются исключительно в нем.
Работа с только что созданными проводками может осуществляться как в данном режиме, так и в режиме Работа с буфером проводок (по точно такому же принципу).
Использование буфера проводок позволяет не генерировать проводки при работе с документом. Следовательно, в этом случае никакие записи в Книгу учета операций не вносятся и, по существу, в системе ведется только оперативный, а не бухгалтерский учет складских операций. Данная схема работы может, например, применяться в том случае, когда документы движения вводятся не бухгалтером, а оперативным работником, не имеющим навыков бухгалтерского учета. Тогда, на основе документов движения, бухгалтер формирует проводки в режиме (Специальные режимы и расчеты \ Генерация проводок) – в полном соответствии с настроенными шаблонами типовых операций и далее предварительно записывает их в буфер с целью проверки. Просмотрев содержимое буфера и внеся коррективы в проводки или в сами документы движения, и в случае надобности запустив режим генерации заново, бухгалтер может перенести уже выверенные данные в Книгу учета операций.
К моменту закрытия периода главный бухгалтер должен сгенерировать все проводки за этот период и после этого записать их в Книгу учета операций.
8.5.Работа с буфером проводок
При входе в данный режим на экране появится реестр всех проводок, записанных в буфер. В верхней части реестра выводится диапазон дат, за который формировались эти проводки. Для текущей записи реестра (на которой установлен курсор) в нижней части экрана отображаются наименования типовой операции и вида движения. В колонках реестра указаны дата операции, код документа (который также может отсутствовать), номер документа и данные о проводке. В этом режиме Вы можете корректировать созданные проводки, а также удалять уже существующие.
После корректировки проводок можно проверить правильность внесения данных, используя кнопку Контроль или комбинацию клавиш . Как уже было сказано в п.8.4.1, неправильно сформированные проводки помечаются знаком «». При исправлении данных проводок и успешном прохождении повторной процедуры контроля эти значки будут сняты.
По окончании проверки содержимого буфера, сформированные проводки можно перенести в Книгу учета операций. Для этого применяется кнопка Запись или клавиша . При этом система предложит на выбор следующие действия: запись проводок по всем документам, запись проводок только по ранее отсутствующим документам, выход без записи. До переноса записей в Книгу учета операций система еще раз проконтролирует корректность проводок, хранящихся в буфере, и исключит перенос проводок с ошибками. Поскольку запись в Книгу учета операций ведется на основе документов, в нее не попадут и некоторые правильно сформированные проводки – проводки из документов с теми же номерами.
Обратите внимание, что проводки, которые сформированы в данном режиме, полностью заменяют проводки, сделанные по документам выбранного периода. Если для каких-либо документов проводки вводились вручную и не соответствовали выбранной типовой операции, они уничтожаются при записи проводок, сгенерированных в этом режиме.
Наконец, используя кнопку Операции, Вы можете можно получить справку по сумме проводок, хранящихся в буфере (опция Подсчитать суммы или клавиша ) или просуммировать отфильтрованные записи (опция Суммировать или клавиша ).
Отметим, что использование буфера вовсе не означает отказа от формирования проводок при вводе документа. Во-первых, здесь можно обрабатывать не все типовые операции, а только типовые операции со статусом Отложенная. Во-вторых, Вы можете обрабатывать документы и в том случае, даже если проводки по ним уже созданы. Следует только иметь в виду, что если, редактируя документ, Вы исправляли проводки вручную (например, вносили какие-либо данные по аналитике, изменяли суммы и пр.), то эти изменения будут утеряны. При автоматической генерации проводки формируются строго на основе шаблонов типовых операций.
Как часто будут генерироваться проводки – решают сами бухгалтеры. Например, подготовку проводок можно осуществлять со строго определенной периодичностью (за каждые три дня, неделю, декаду и пр.). По окончании каждого такого периода мы будем запускать режим генерации, обрабатывать содержимое буфера и выполнять перенос записей в Книгу учета операций. Предположим, что вначале были обработаны данные с 1 по 7 число какого-либо месяца, соответственно, далее мы будем обрабатывать информацию с 8 по 14 число и т.д. Также можно предложить и другой вариант: когда периоды, за которые генерируются проводки, отсчитываются от некоей общей начальной даты, а каждый последующий период полностью охватывает все предыдущие. К примеру, мы первый раз создаем проводки с 1 по 7 число, второй – с 1 по 14 число, третий – с 1 по 21 число и т.д. Такой вариант удобен при вводе документов движения «задним числом», или при внесении исправлений в ранее введенные данные.
Стандартные операции
В режиме работы с буфером проводок поддерживаются следующие стандартные операции:
Редактирование проводки – клавиша , или кнопка на панели инструментов Редактировать, или команда меню Правка Редактировать;
Удаление проводки – клавиша , или кнопка на панели инструментов Удалить, или команда меню Правка Удалить;
Сохранение проводки – клавиша , или кнопка на панели инструментов Сохранить, или команда меню Правка Сохранить;
Установка фильтра – клавиши , , кнопки на панели инструментов Общий фильтр, Контекстный фильтр или команда меню Вид → Фильтр;
Поиск записей – клавиши , , или кнопки Поиск общий, Контекстный поиск на панели инструментов, или команда меню Правка Поиск;
Печать содержимого буфера – клавиша , или кнопка Печать, или команда меню Файл Печать.
Специальные операции
В нижней части буфера имеется ряд кнопок, дающих возможность вызова следующих функций:
Кнопка
|
Функции
|
Контроль
|
Проверка правильности сформированных проводок .
|
Запись
|
Контроль и запись проводок в Книгу учета операций .
|
Операции
|
Подсчитать суммы – справка по сумме проводок, хранящихся в буфере;
Суммировать – суммирование отфильтрованных записей.
|
Функции
|
Настройка спецфункций – настройка специальных функций (внешних плагинов), предназначенных для обработки данных реестра;
Экспорт реестра – экспорт содержимого реестра в MS Excel, OO Calc (OpenDocument), XML и др. форматы представления данных.
| 9.Управление периодами
Управление периодами в приложениях учета запасов реализуется в папке Настройка, сервис с помощью двух режимов:
Управление оперативными периодами;
Закрытие расчетного периода.
9.1.Закрытие расчетного периода
Все учетные операции в системе БЭСТ-5 выполняются в течение определенного периода времени, называемого расчетным периодом. Расчетный период данного приложения может быть меньше финансового (отчетного) периода для системы БЭСТ-5, т.е. поддерживается собственная периодичность.
Закрытие расчетного периода подразумевает перенос документов этого периода в архив. Документы, хранящиеся в архиве, доступны исключительно для просмотра. Стандартная отчетность по архивным документам не формируется (отчеты по движению в закрытом периоде можно получить в режиме Формирование отчетов). Рекомендуемая частота закрытия периода зависит от размера базы данных и может составлять от одного года до нескольких лет. Если система эксплуатируется в сетевом варианте, то перед запуском процедуры закрытия необходимо удостовериться в том, что все остальные пользователи вышли из системы.
9.2.Управление оперативным периодом
Для того чтобы не допустить возможность корректировки и удаления документов оперативного учета до некоторого заданного срока (без закрытия периода в приложении) используется режим (Настройка, сервис \Управление оперативным периодом).
Период задают в виде даты, до которой он длится. При создании нового периода автоматически устанавливается ЗАПРЕТ на работу с документами приложения до указанной даты. В случае надобности права на работу (создание, редактирование, удаление) настраиваются для нужной роли в «Менеджере пользователей».
Напомним, что при создании первой базы данных автоматически создается роль admin, для которой определены все права доступа. В дальнейшем при работе с системой можно ввести новых пользователей, указав для них соответствующие роли и определив для каждого из них свои права доступа.
Все остальные функции приложений при настройке оперативных периодов доступны без ограничений. Вся отчетность по данным складского учета может быть сформирована за любую дату, независимо от даты оперативного периода.
В отличие от режима Закрытие расчетного периода, режим Управление оперативным периодом только блокирует изменение документов оперативного учета за указанный период, а вся информация остается при этом в текущей базе.
При входе в «Менеджер пользователей» система БЭСТ-5 должна быть закрыта, а Сервер приложений запущен.
Настройка прав доступа пользователя в пределах оперативного периода выполняется следующим образом:
В приложении учета запасов указываем соответствующий оперативный период/периоды. Период задают в виде даты, до наступления которой описанные выше действия, выполняемые с документами оперативного учета, будут запрещены;
Закрываем систему БЭСТ-5 и входим в «Менеджер пользователей»;
В «Менеджере пользователей», на закладке Предприятия выбираем ту роль, для которой должна выполняться настройка;
Перейдя на закладку Приложения, устанавливаем курсор на наименовании приложения и, нажав правую кнопку мыши, выбираем опцию Определение правил доступа;
В открывшемся окне выбираем действие «Оперативный период» и выполняем необходимую настройку прав доступа;
Нажимаем кнопку ОК;
В левой части окна «Менеджера пользователей» – на закладке Предприятия – устанавливаем курсор на названии нужного предприятия. Далее нажимаем правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню запускаем на выполнение пункт Синхронизировать дерево.
10.Работа с архивом
Документы и ведомости, переданные после закрытия расчетного периода в архив, можно просмотреть в папке (Настройка, сервис \ Работа с архивом). Данная папка включает в себя следующие режимы:
Архив документов;
Очистка архива.
Документы, помещенные в архив, доступны исключительно для просмотра и печати.
Режим Архив документов представляет собой архив документов движения. Напоминаем, что корректировка архивов в системе запрещена, ввод новых документов в архив также не допускается. С помощью режима Очистка архива Вы можете очистить архив целиком или удалить архивные документы за указанный период. При этом архивные данные будут удалены безвозвратно.
© Компания БЭСТ, г. Москва
www.bestnet.ru
|
