Пояснительная записка к проекту распоряжения Руководителя Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики»


Скачать 274.91 Kb.
НазваниеПояснительная записка к проекту распоряжения Руководителя Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики»
страница1/4
ТипПояснительная записка
filling-form.ru > Бланки > Пояснительная записка
  1   2   3   4
Руководителю Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики
М.Х. ДАУДОВУ
Уважаемый Магомед Хожахмедович!

Направляю Вам для рассмотрения проект распоряжения Руководителя Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики, утвержденную распоряжением Руководителя Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики от 14 сентября 2009 года № 98-ра».

Данное распоряжение принимается в целях улучшения документационного обеспечения управления в Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики.
Приложение: на 13 л.

Директор департамента делопроизводства

и электронного документооборота

Администрации Главы и

Правительства Чеченской Республики Б.А-М.Садулаев


Пояснительная записка

к проекту распоряжения Руководителя Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики»
Департамент делопроизводства и электронного документооборота Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики вносит на рассмотрение проект распоряжения Руководителя Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики о внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики, утвержденную распоряжением Руководителя Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики от 14 сентября 2009 года № 98-ра (в редакции распоряжений Руководителя Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики от 14 октября 2010 года № 104-ра, от 14 декабря 2011 года № 155-ра, от 20 февраля 2012 года № 13-ра, от 3 июля 2012 года № 42-ра, от 7 февраля 2013 года № 11).

Настоящий проект вносится в целях приведения мер, принятых для улучшения документационного обеспечения управления в Администрации, в соответствие с действующими нормативными правовыми актами.

По существовавшему положению, часть входящих и исходящих документов не регистрировалась обычным образом из-за их связанности с другими документами.

Изменения позволяют за счёт сплошной регистрации входящих документов, сохраняя позитивные моменты существующей системы, избавиться от негативных, связанных в частности с трудностями поиска названных документов. При этом составной регистрационный номер на самом документе теперь явным образом отражает связи этого документа.

В целях повышения оперативности работы с документами, совершенствования взаимодействия со структурными подразделениями Администрации и в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года №76:

в департаменте делопроизводства и электронного документооборота (далее - департамент) введены электронные журналы регистрации документов;

часть документов без регистрации в департаменте планируется направить для регистрации в структурные подразделения, в частности, в правовой департамент.

Новая система работы с входящими и исходящими документами уже показала свою эффективность.
Директор департамента делопроизводства

и электронного документооборота

Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики Б.А-М. Садулаев
Проект


АДМИНИСТРАЦИЯ
ГЛАВЫ И ПРАВИТЕЛЬСТВА ЧЕЧЕНСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Руководителя Администрации Главы

и Правительства Чеченской Республики

О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики

В целях улучшения документационного обеспечения управления в Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики и в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76:

  1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики, утвержденную распоряжением Руководителя Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики от 14 сентября 2009 года № 98-ра (в редакции распоряжений Руководителя Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики от 14 октября 2010 года № 104-ра, от 14 декабря 2011 года № 155-ра, от 20 февраля 2012 года № 13-ра, от 3 июля 2012 года № 42-ра, от 7 февраля 2013 года № 11) (далее – Инструкция), следующие изменения:

а) раздел 5 Инструкции изложить в новой редакции согласно приложению к настоящему распоряжению;

б) пункт 1.2.14 Инструкции исключить.

2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на директора департамента делопроизводства и электронного документооборота Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики Б.А-М. Садулаева.

3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.


Руководитель Администрации

Главы и Правительства

Чеченской Республики М.Х. Даудов

ПРИЛОЖЕНИЕ

к распоряжению Руководителя Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики

от №

«5. Организация работы с входящей и исходящей корреспонденцией


  1. Общие Положения

  1. Организация работы с входящей и исходящей корреспонденцией включает следующие действия:

  1. прием и первичная обработка - для входящей корреспонденции и обработка и отправка - для исходящей корреспонденции;

  2. выделение краткого содержания документов;

  3. регистрация входящих и исходящих документов в регистрационно-контрольных формах (в том числе формулировка и занесение краткого содержания документа и информации о связанных документах);

  4. передача документов в секретариаты руководителей для рассмотрения и получение от названных секретариатов документов после нанесения резолюции;

  5. передача и получение документов от исполнителей;

  6. проверка содержания документов на предмет наличия ошибок до их отправки адресату;

  7. хранение документов и их копий в делах и папках;

  8. подготовка документов к сдаче в архив;

  9. подготовка документов на уничтожение;

  10. рассылка документов;

  11. поиск документов в регистрационно-контрольных формах и папках;

  12. установление местонахождения документов в документообороте;

  13. копирование документов;

  14. выдача копий документов.

  1. Контроль над соблюдением сроков рассмотрения и исполнения документов осуществляют секретариаты, приемные и помощники (далее - секретариаты) Главы Чеченской Республики, Председателя Правительства Чеченской Республики и заместителей Председателя, Руководителя Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики и заместителей Руководителя (далее – руководство или руководители).

По документам, передаваемым без предварительного рассмотрения руководства, контроль над соблюдением сроков рассмотрения и исполнения документов осуществляют руководители структурных подразделений Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики (далее - Администрация).

  1. Организация работы с корреспонденцией, адресованной руководству, и исходящей корреспонденции, подписанной руководителями, возложена на отдел прохождения документов департамента делопроизводства и электронного документооборота Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики (далее - ОПД).

Исключение составляет следующий ограниченный список документов, которые без регистрации, в целях принятия по ним оперативных решений, а также для регистрации и работы, ОПД направляет:

в правовой департамент Администрации - получаемые из Парламента Чеченской Республики входящие письма с приложением законов, принятых Парламентом Чеченской Республики (или с приложением проектов законов Чеченской Республики), и поступившие из судов документы с исковыми или иными требованиями к Правительству Чеченской Республики;

в управление организационной и контрольной работы Администрации - входящие документы, связанные с исполнением правовых актов, решений совещаний, указаний и поручений руководства;

в департамент по работе с обращениями граждан - обращения граждан в адрес руководства.

  1. Организацией работы с корреспонденцией, адресованной структурным подразделениям Администрации, а также исходящей корреспонденцией, подписанной должностными лицами структурных подразделений, возложена на названные структурные подразделения. Входящая корреспонденция структурных подразделений в установленное время сотрудниками ОПД передается представителям названных подразделений. Рассылка документов, передача факсимильных сообщений, электронных сообщений, телеграмм за подписью руководителей структурных подразделений производится сотрудниками структурных подразделений Администрации.

  2. В целях регистрации документов в ОПД ведутся электронные журналы регистрации (далее также - ЭЖ). Все электронные журналы хранятся в соответствующих сетевых электронных папках с ограниченным общим доступом на сервере.

Текст в ЭЖ представляется в виде соответствующей таблицы, в которую заносятся реквизиты документов в соответствии с заголовками граф (заголовками столбцов таблицы).

В ЭЖ под реквизитами исходного документа в разделе «История работы с документом» размещается информация по переписке, связанной с исходным документом, а также по корреспонденции, являющейся дополнением к нему (см. далее в пункте 5.3.1. «Образец заполнения ЭЖ»). На каждой странице ЭЖ должен иметься колонтитул с названием журнала. Названные электронные журналы являются основанием для формирования дел временного хранения и подлежат частичному оформлению в папках-скоросшивателях или в папках в мягкой обложке. В папку-скоросшиватель подшивают новые страницы, распечатывая последнюю страницу после заполнения всех её строк.

Каждая заполненная распечатанная страница (далее – ЗС) проверяется и визируется сотрудником отдела прохождения документов, ответственным за ведение названного журнала.

Если по окончании рабочего дня в последней странице ЭЖ остались незаполненные строки, она распечатывается с целью временного помещения в соответствующую папку-скоросшиватель.

В ЭЖ приняты следующие сокращения: исх. - исходящий; вх. – входящий; кор. – корреспондент; исп. – исполнитель; прим. – примечание; крат. содерж. вх. докум. – краткое содержание входящего документа; подп. – подписант; рез. – резолюция; Админ. – администрация.

  1. Для удобства идентификации каждому документу при регистрации присваивается индекс сводной номенклатуры дел, содержащий информацию о руководителе, которому адресован или которым подписан документ. Индексы сводной номенклатуры дел Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики ежегодно утверждаются Руководителем Администрации.

При регистрации входящего письма индекс через косую черту ставится после очередного порядкового номера входящего документа. При регистрации исходящего письма после индекса через косую черту ставится очередной порядковый номер исходящего документа. Очередной порядковый номер с индексом составляют простой регистрационный номер документа.

  1. На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту, в порядке указания авторов в документе.

  1. Все зарегистрированные документы заносятся в систему электронного документооборота (далее - СЭД):

методом сканирования осуществляется преобразование текста документа на бумажном носителе в электронную форму (далее – электронный образ документа) в формате «.pdf» и в электронный файл (далее – файл документа), хранящий результаты автоматического распознавания текста в формате «.doc». При этом ошибки автоматического распознавания текста не исправляются;

электронный образ документа и файл документа сохраняются в сетевой электронной папке с ограниченным общим доступом на сервере с распределением по годам и видам документов;

на каждый документ заводится электронная карточка, в которую заносятся реквизиты и краткое содержание;

к электронной карточке прикрепляется электронный образ документа, размещенный в сетевой электронной папке с ограниченным общим доступом на сервере;

к документу открывается доступ сотруднику соответствующего секретариата.

  1. В целях информационного обеспечения деятельности руководства Администрации и подразделений право просмотра электронных копий зарегистрированных документов предоставляется:

секретариатам (сотрудникам, выделенным руководителями секретариатов) Главы Чеченской Республики, Председателя Правительства Чеченской Республики, Руководителя Администрации – всех входящих и исходящих документов;

исполнителям – документов, находящихся на исполнении или исполненных этими исполнителями.

  1. Документы по поручениям руководства, документы с пометками «Для служебного пользования», «Вручить лично», с пометками о срочности доставки «Вручить немедленно» и «Срочно» передаются ответственному за делопроизводство подразделения под расписку, с указанием даты и времени вручения.

  2. Ошибочно поступившая в структурное подразделение Администрации корреспонденция должна быть незамедлительно возвращена в ОПД.

  3. Для решения служебных вопросов в департаменте делопроизводства и электронного документооборота (далее – ДДЭД) сотрудникам организаций может быть оформлен разовый пропуск. Заявку в управление пропускного режима на разовый пропуск оформляет сотрудник департамента и подписывает директор департамента.

Сотрудник, оформивший пропуск, несет ответственность за соблюдение посетителем пропускного режима Администрации, в частности, за соблюдение маршрута передвижения в здании «Гранит».

  1. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в ОПД или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

  2. Отправка документов, электронных документов, передача поручений по документам может производиться нарочно, посредством почты, службы фельдъегерской связи, факсом, телефонограммой, электронным сообщением, посредством открытия доступа к документам в системе электронного документооборота.

  3. При получении отчета по поручениям, связанным с входящими документами, отчеты направляются соответствующему руководителю для принятия решения о снятии поручения с контроля, направлении документа в «дело» или о новом поручении по документу.

Все действия с бумажными документами дублируются в системе электронного документооборота.


  1. Прием и первичная обработка входящей корреспонденции

  1. Прием поступающих в Администрацию документов осуществляется сотрудниками ОПД. Не принимаются или возвращаются документы, не соответствующие установленным требованиям.

  2. При поступлении документов прежде всего проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;

полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений;

корреспонденция, адресованная структурным подразделениям Администрации, передается им по журналу рассылки без проведения регистрации.

  1. При получении факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.

  2. В ОПД вскрывается вся корреспонденция, за исключением имеющей гриф «Лично». После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его руководителю департамента делопроизводства и электронного документооборота для принятия решения по данному факту.

  3. Документы по поручениям руководства, документы с пометками «Для служебного пользования», «Вручить лично», с пометками о срочности доставки «Вручить немедленно» и «Срочно» передаются ответственному за делопроизводство, а при его отсутствии - другому сотруднику структурного подразделения Администрации под расписку, с указанием даты и времени вручения.

  4. При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:

в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;

в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф «Лично» отсутствует.

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте служит доказательством дня получения документа.

  1. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается точное время их получения.

  2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень нерегистрируемой корреспонденции:

рекламные письма;

поздравительные письма и телеграммы;

печатные издания (книги, брошюры, журналы);

пакеты с пометкой «Лично»;

информационные материалы.
  1   2   3   4

Похожие:

Пояснительная записка к проекту распоряжения Руководителя Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики» iconИнструкция по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства...
Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке,...

Пояснительная записка к проекту распоряжения Руководителя Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики» iconРешение о предоставлении и лишении аккредитации принимает Глава Республики...
Постановление Главы Республики Хакасия – Председателя Правительства Республики Хакасия от 03. 12. 2012 n 70-пп «о регламенте Главы...

Пояснительная записка к проекту распоряжения Руководителя Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики» iconМетодические рекомендации по оформлению бланков процессуальных документов...
Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных...

Пояснительная записка к проекту распоряжения Руководителя Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики» iconИнструкция по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской...
Об утверждении Инструкции по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики

Пояснительная записка к проекту распоряжения Руководителя Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики» iconПостановление Правительства Чеченской Республики
Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 года n 601 "Об основных направлениях совершенствования системы государственного...

Пояснительная записка к проекту распоряжения Руководителя Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики» iconЧеченской республики приказ
Об утверждении Положения о порядке проведения аттестации и порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими...

Пояснительная записка к проекту распоряжения Руководителя Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики» iconОтчет о работе Министерства экономического, территориального развития...
...

Пояснительная записка к проекту распоряжения Руководителя Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики» iconПравительства Чеченской Республики оглавление: I. Подготовка и принятие...
«О регистре муниципальных нормативных правовых актов Чеченской Республики» (далее – Постановление №234) на глав муниципальных образований...

Пояснительная записка к проекту распоряжения Руководителя Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики» iconМетодические рекомендации по управлениЮ проектами в области информационных...
Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, в государственном автономном учреждении Республики Коми «Центр...

Пояснительная записка к проекту распоряжения Руководителя Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Чеченской Республики» iconМетодические рекомендации для органов местного самоуправления по...
Правовые основы проведения работ по переустройству и (или) перепланировки жилого помещения

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск