Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов,
Скачать 1.46 Mb.
|
3.20. Оттиск печати. Для заверения подлинности подписи должностного лица на документах проставляется печать. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, но не затрагивал самой подписи. Письма, выполненные на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью. 3.21. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения: Верно инспектор отдела кадров подпись А.С. Петренко 25.04.2008 При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. Копии указов, постановлений, распоряжений с синей печатью отдела по работе с документами рассылаются в органы исполнительной власти области и структурные подразделения. Данные копии являются официальными бумажными образами правовых актов, с которых они сняты, и не предназначены для непосредственной работы с ними руководителя и сотрудников соответствующего органа (подразделения). Для использования документа в работе руководителя и сотрудников лицо, ответственное за ведение делопроизводства в структурном подразделении, органе исполнительной власти делает с полученной копии нужное количество экземпляров. Если в дальнейшем возникает необходимость представить по месту требования официально заверенные копии указов, постановлений, распоряжений, то необходимое их число также снимается с первоначально полученной копии с синей печатью и представляется для заверения в структурное подразделение, в котором хранится оригинал документа. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> Внешний вид копии, представляемой для заверения, должен полностью соответствовать внешнему виду документа, с которого она была снята, либо копии с синей печатью, полученной из отдела по работе с документами. Не допускается присутствие на заверяемой копии посторонних штампов, резолюций, отметок и т.д. 3.22. Отметка об исполнителе документа. На документах необходимо проставлять отметку об исполнителе. Отметка оформляется, как правило, шрифтом 10-12 размера, включает полностью написанные фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона с обязательным указанием кода междугородной связи: Петрухин Павел Иванович (4852) 72-55-77 Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на оборотной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле. В письмах отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне листа. Отметка об исполнителе проекта указа, постановления, распоряжения указывается на листе согласования, включает в себя слово «Исполнитель», наименование должности лица, подготовившего проект, наименование структурного подразделения, органа исполнительной власти области, сотрудником которого является лицо, подготовившее проект, полностью написанные фамилию, имя, отчество и номер контактного телефона: <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> Исполнитель: начальник отдела по работе с муниципальными образованиями департамента финансов Ярославской области Петровских Елена Александровна, тел. 40-00-00. 3.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка об исполнении документа включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении первоначального документа, или, при отсутствии такого документа, - краткие сведения об исполнении; надпись «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 3.24. Отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа в структурное подразделение, орган исполнительной власти содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа или пишется от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа. 3.25. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, написанные шрифтом Times New Roman № 8. 3.26. Рекомендуемый отступ от левой границы текстового поля (печатных знаков): 0 - для реквизитов: заголовок к тексту; текст без абзацев; отметка о наличии приложения; отметка об исполнителе; отметка об исполнении и направлении в дело; наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа»; заверительной подписи «Верно»; для слов «Примечание» или «Основание»; слов «ПРИКАЗЫВАЮ», «СЛУШАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» и т.п.; 5 - для начала абзаца в тексте; 32 - для реквизита «Адресат»; 40 - для реквизита «Гриф утверждения документа»; 48 - для расшифровки подписи в реквизите «Подпись». 4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 4.1. Приказ Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней деятельности Правительства области. Проекты приказов готовятся на основании поручений первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области. Порядок оформления, регистрации и хранения приказов Правительства области осуществляется в соответствии с постановлением Губернатора области от 06.07.2006 № 541 «О порядке оформления, регистрации и хранения приказов Правительства области», с соблюдением требований к оформлению документов и реквизитов, установленных подразделами 2, 3 данного раздела Инструкции. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят указанные проекты. При необходимости к проекту приказа готовится пояснительная записка, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование необходимости его издания, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Приказы печатают на бланках установленного образца. Датой приказа является дата его подписания. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. В приказах используется форма изложения текста от первого лица единственного числа, преамбула в проектах приказов заканчивается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Требования к оформлению проектов приказов и его реквизитов аналогичны требованиям к оформлению проектов указов, постановлений, распоряжений. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> Подготовка приказов нормативно-правового характера, издаваемых органами исполнительной власти, осуществляется в соответствии с постановлением Губернатора области от 08.05.2003 № 293 «О введении государственной регистрации приказов нормативно-правового характера». 4.2. Протокол 4.2.1. Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, на заседаниях коллегиальных органов. Протокол оформляется на основании записей, произведённых во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. В тех случаях, когда производится звукозапись хода совещания (заседания), протокол составляется после их расшифровки. В этом случае содержание выступлений в протокол не включается, а к протоколу прилагается стенограмма. Ведёт запись во время совещания (заседания) секретарь или специально уполномоченное лицо. 4.2.2. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (протокол), заголовок, дата и регистрационный номер, место составления, текст, подписи. На протоколе проставляется дата заседания, а не дата оформления или подписания протокола. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания. Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа (совещания) в течение года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания. В реквизите «место заседания» указывается город (район), где состоялось заседание. Заголовок протокола отвечает на вопрос чего? и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: фамилия, инициалы и должность председателя или председательствующего, секретаря, присутствовавших. При оформлении протоколов оперативных совещаний перечисляются только присутствовавшие. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа фамилии и инициалы его постоянных членов перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. На расширенных заседаниях, совещаниях с числом присутствующих более 15 человек их состав указывается количественно или обобщенно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чём делается соответствующая запись в протоколе. Подсчёт участников проводится по спискам регистрации:
или Присутствовали: 35 человек (список прилагается). На собраниях, конференциях, заседаниях, где принятие решения требует определённого кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание: На учёте в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствовали 119. Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем вопросов, подлежащих обсуждению. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «о (об)». Возможно формулирование вопросов в именительном падеже без предлога. Основная часть протокола, фиксирующая ход заседания, состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание каждого пункта, как правило, оформляется по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся у границы левого поля прописными буквами, каждое слово с новой строки, после них ставится двоеточие. Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня: 1. СЛУШАЛИ: фамилия, инициалы и должность докладчика указываются с новой строки с абзаца, далее - краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст. ВЫСТУПИЛИ: краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы. В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении (принятии) какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагаться к протоколу. При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения). Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председателя и секретаря. 4.2.3. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как «Выписка из протокола». 4.2.4. Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или их регламентах. 4.2.5. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги или на специальном бланке протокола шрифтом Times New Roman № 14 и имеют следующие реквизиты: наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру; вид заседания, совещания - печатается полужирным шрифтом размером № 12-14 через 1 интервал и выравнивается по центру; дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 1-2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита, номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола; место проведения заседания, совещания - указывается при необходимости, у кого проводилось совещание, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Формы некоторых протоколов приведены в приложении 12 к Инструкции. 4.3. Акт Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Акты, как правило, составляются комиссиями. В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами. Главное при составлении акта - установить фактическое состояние дел и объективно их отразить в документе. Акт оформляется на общем бланке подразделения или на стандартных листах бумаги и имеет следующие реквизиты: наименование документа - слово АКТ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 14 и выравнивается по центру; заголовок, состоящий из предлога «о (об)» и отглагольного существительного в предложном падеже: «о проверке», «о приёме-передаче», «о списании», «об уничтожении». Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Во введении указывается основание для составления акта (распорядительный документ, нормативный документ и т.п.), перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть словом «Основание», после которого указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. |
Похожие:
 | Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... | | Мо «Обливский район» (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления... |
 | В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих... | | «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... |
| Минздравсоцразвития Пензенской области документов, делопроизводства Минздравсоцразвития Пензенской области и повышения его эффективности... | | Инструкция) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения деятельности Минского городского... |
| «Вятский государственный университет» (гоу впо «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством | | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Инструкция по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Ульяновской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |