Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов,
Скачать 1.46 Mb.
|
| При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия допускается указывать обобщенно:
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам. В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», реквизиты адреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке: для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество; название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту. При оформлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщённо. При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается. В этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами. Документ не должен содержать более четырёх адресатов, каждый экземпляр документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается. Указание на документе нескольких адресатов делается с целью информирования каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат. Список рассылки составляет исполнитель документа. 3.12. Утверждение документа. Документ утверждается руководителем организации, иным должностным лицом, специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:
Гриф утверждения располагается в верхнем правом углу первого листа документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан. При утверждении документа указом, постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЁН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера: <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении 11 к Инструкции. 3.13. Резолюция. После первичной обработки и регистрации документ направляется должностному лицу для рассмотрения. Результат рассмотрения и принятое решение отражается в резолюции. Резолюция состоит из текста, подписи и даты. По характеру резолюция может быть двух видов: содержащая решение вопроса (например, «Выделить 100 тыс. руб.», «Отказать») или содержащая указание на порядок действий по решению вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя, что поручается - характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Срок исполнения указывается в форме даты, инициалы исполнителей указываются обычно после фамилии:
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, то в резолюции достаточно указать только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок исполнения вопроса, подпись и дату. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 (105 Ч 148) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. 3.14. Заголовок к тексту документа. Для удобства регистрации, оперативности поиска и прохождения документов они должны иметь заголовки. Заголовок составляется исполнителем к любому документу, оформленному на бланках формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений. Допускается составлять без заголовка документы, оформленные на бланках формата А5. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа. В нём кратко, чётко и ясно должно отражаться основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопросы: о чем?, о ком? («О выделении+», «О внесении изменений+» и т.п.). В письмах заголовок формулируется максимально кратко: «О выделении средств», «О рассмотрении обращения». Если документ сложный и в нём рассматриваются несколько вопросов, заголовок формулируется обобщённо. Заголовок печатается от левого края текстового поля документа через один интервал, без кавычек и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится. Расстояние между заголовком и реквизитом «Дата, подпись», а также между заголовком и текстом документа должно составлять 2-4 интервала. Длина строки в заголовке не должна превышать 28 печатных знаков, количество строк, как правило, 5-6. Так же, как и текст, заголовок печатается шрифтом 14 размера, но в письмах допускается использовать для заголовка шрифт меньшего размера (но не менее 12-го). 3.15. Отметка о контроле. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «КОНТРОЛЬ». 3.16. Текст документа. Документ может быть оформлен в виде текста, представляющего собой последовательное, связное изложение, таблицы или в виде соединения этих структур. Текст должен отражать основное смысловое содержание документа - управленческое решение, действие. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства. Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделёнными точками, с точкой на конце. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть. При создании текста документа используется официально-деловой стиль речи, основными чертами которого являются: нейтральный тон, точность и ясность изложения, лаконичность. Кроме того, особенностью данного стиля речи является широкое применение устойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Это вызвано прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящён документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определённые законодательством. Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов. В деловой переписке используются местоимения «мы» и «Вы» вместо «я» и «он». 3.17. Отметка о наличии приложения. Отдельные документы могут иметь приложения. В качестве приложения могут оформляться документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа, например, таблицы, справки и т.д. Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы прямо от края поля, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров. Если приложения в тексте не названы, их наименование даётся в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров:
Если приложение к документу также имеет приложение, то отметку о его наличии оформляют так:
Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то это оговаривается в отметке о его наличии: Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Нумерация приложений к документу осуществляется в порядке их упоминания в тексте документа. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты. 3.18. Подпись. Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, (полное, если документ оформляется не на бланке, и сокращённое - в документе, оформляемом на бланке), личная подпись и ее расшифровка, которая печатается с пробелом между инициалами и фамилией:
на бланке:
Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа. В подписи документов, подготовленных комиссией, указываются не официальные должности членов комиссии, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности занимаемых должностей. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. При оформлении документа на бланке должностного лица (например, Губернатора области) должность этого лица в подписи не указывают. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию путём внесения пометок «и.о.», «1-й зам.», «зам.» и т. п. машинописным способом или от руки, а также расшифровку подписи лица, подписавшего документ, под расшифровкой подписи лица, подпись которого заготовлена на документе. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. 3.19. Согласование проекта документа. Проект подготовленного документа перед подписанием при необходимости согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями, органами исполнительной власти, отдельными должностными лицами, учреждениями. Согласование является оценкой целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование). Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Внешнее согласование имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование другим документом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без двоеточия и кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования:
Если производится согласование другим документом, то гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания комиссии по предоставлению налоговых льгот от 20.04.2008 № 7 Гриф согласования может располагаться ниже реквизита «подпись» в левом нижнем углу документа. Если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра, который оставлен в подразделении. Для документов, подлинники которых остаются в организациях, виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа. Наличие даты при оформлении согласования обязательно, без неё согласование считается недействительным. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «Замечания прилагаются». О замечаниях обязательно докладывается лицу, подписывающему документ. |
Похожие:
 | Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... | | Мо «Обливский район» (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления... |
 | В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих... | | «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... |
| Минздравсоцразвития Пензенской области документов, делопроизводства Минздравсоцразвития Пензенской области и повышения его эффективности... | | Инструкция) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения деятельности Минского городского... |
| «Вятский государственный университет» (гоу впо «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством | | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Инструкция по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Ульяновской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |