Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов,
Скачать 1.46 Mb.
|
ПОЛОЖЕНИЕ об управлении государственной службы Правительства Ярославской области Через 2-3 межстрочных интервала печатается текст приложения. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами. Составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Для обозначения подразделов используется нумерация первого уровня (с использованием одной цифры). Пункты в подразделах нумеруются с использованием нумерации второго уровня (двумя цифрами, разделёнными точками, первая из которых повторяет номер подраздела, вторая обозначает порядковый номер пункта). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, обозначаемые при помощи нумерации третьего уровня (номер подраздела, пункта, подпункта), в которой цифры также разделяются точками. Если текст документа делится только на разделы и пункты, то допускаются различные варианты их нумерации. Например, разделы нумеруются римскими цифрами, пункты - арабскими или разделы - арабскими с нумерацией первого уровня, пункты - арабскими с нумерацией второго уровня: I. Общие положения 1. Текст пункта. 2. Текст пункта. 3. Текст пункта: 3.1. Текст подпункта. 3.2. Текст подпункта. 3.3. Текст подпункта. И т.д. или: 1. Общие положения 1.1. Текст пункта. 1.2. Текст пункта. 1.3. Текст пункта: 1.3.1. Текст подпункта. 1.3.2. Текст подпункта. 1.3.3. Текст подпункта. Если в текст приложения необходимо включить формулу, то следует придерживаться следующего порядка её пояснения: - сначала упоминается наименование показателя, рассчитываемого по формуле, после которого в скобках указывается его буквенное обозначение и ставится двоеточие; - далее после двоеточия через дополнительный межстрочный интервал по центру текстового поля пишется формула, после которой ставится запятая; - на следующей после формулы строке от левого края текстового поля пишется слово «где» и ставится двоеточие; - далее с красной строки следуют пояснения буквенных обозначений формулы в порядке их следования в её составе: Коэффициент бюджетной эффективности налогоплательщиков - физических лиц (Кбэпн) рассчитывается по формуле:  ,где:  - объём потерь областного бюджета в результате предоставления налоговых льгот за период, предшествующий оцениваемому; - объём потерь областного бюджета в результате предоставления налоговых льгот за оцениваемый период.Приложения визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения или органа исполнительной власти, подготовившего проект. Виза руководителя на приложениях к проектам указов, постановлений, распоряжений, а также на приложениях к таким приложениям проставляется на оборотной стороне последнего листа. Исполнитель визирует (на обороте) каждый лист приложения<в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р><> 2.5. Требования к оформлению листа согласования к проекту указа, постановления, распоряжения<в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р><в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> Согласование проекта документа оформляется путем визирования с указанием даты, фамилии и должности визирующего. Подписи согласований располагаются на листе согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа постановляющей части проекта документа. Образец оформления листа согласования приведён в приложении 9 к Инструкции. В случае, если проект указа, постановления, распоряжения не согласован в каком-либо структурном подразделении, органе исполнительной власти или по проекту имеются замечания, к нему прилагается письменное обоснование отказа от согласования или замечания к проекту, подписанные должностным лицом. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> На листе согласования проекта указа, постановления, распоряжения исполнитель указывает список адресатов для рассылки копий документа, при составлении которого следует исходить из необходимости доведения документа до соответствующих организаций и должностных лиц. Если количество адресатов в списке рассылки больше 10, то он оформляется на отдельном листе, прилагаемом к проекту постановления, распоряжения, с обязательным указанием наименования проекта. При этом на листе согласования делается отметка «Направить: по списку (прилагается)». Список рассылки подписывается исполнителем. При необходимости исполнитель может указать формат запрашиваемой копии проекта, например: <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> Направить: департамент строительства Ярославской области (копия в формате А4). На листе согласования проекта постановления Правительства области указывается список лиц, которые должны быть приглашены на заседание для рассмотрения данного вопроса. При составлении такого списка указываются фамилия, имя, отчество (полностью), должность и номер телефона приглашаемых лиц. 2.6. Требования к оформлению пояснительной записки к проекту указа, постановления, распоряжения. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> Пояснительная записка к проекту указа, постановления, распоряжения оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом. заголовок - печатается, отделяется 2 межстрочными интервалами от текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное наименование проекта указа, постановления, распоряжения, к которому подготовлена пояснительная записка. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> Пояснительная записка подписывается сотрудником структурного подразделения (органа исполнительной власти), ответственным за юридическое обеспечение, и руководителем соответствующего структурного подразделения (органа исполнительной власти). 2.7. Сопроводительный лист к проекту указа, постановления, распоряжения. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> При необходимости исполнитель составляет к проекту указа, постановления, распоряжения сопроводительный лист, в котором отражается ход согласования проекта документа. В сопроводительном листе указываются вид и заголовок правового акта, в специально отведённых местах делаются отметки о поступлении проекта документа на согласование в структурные подразделения, органы исполнительной власти, учреждения и организации, а также о фактах нарушения процедуры согласования, определённой Регламентом. Сопроводительный лист подписывается руководителем структурного подразделения, органа исполнительной власти, подготовившего проект указа, постановления, распоряжения, и исполнителем. Форма сопроводительного листа приведена в приложении 10 к Инструкции. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> 2.8. Требования по оформлению экспертного заключения (замечаний) по проекту указа, постановления, распоряжения. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> Экспертное заключение (замечания) по проекту указа, постановления, распоряжения оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом; заголовок - печатается через 2 межстрочных интервала от текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное наименование проекта указа, постановления, распоряжения, по которому подготовлено экспертное заключение (замечания). <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> Экспертное заключение (замечания) подписывается сотрудником структурного подразделения (органа исполнительной власти), ответственным за юридическое обеспечение, и руководителем соответствующего структурного подразделения (органа исполнительной власти). 2.9. Требования к содержательной стороне проекта указа, постановления, распоряжения. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> В текстах проектов указов, постановлений, распоряжений и текстовых приложениях употребляются полные официальные наименования органов, учреждений и организаций, а также допускается использование стандартных общепринятых сокращений слов и словосочетаний с целью сокращения объёма документа и ускорения восприятия информации (например: г. - год, город; ул. - улица; и т.д. - и так далее; и т.п. - и тому подобное). Использование аббревиатур в указах, постановлениях, распоряжениях и текстовых приложениях к ним допускается только при условии введения их в качестве сокращения какого-либо понятия после первого его упоминания в тексте: <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> Правила подготовки организационно-распорядительной документации (далее - ОРД) подготовлены в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Правительстве области. Перегружать текст документа аббревиатурами не следует, т.к. это снижает его официальность и в некоторых случаях затрудняет восприятие информации. В нетекстовых приложениях помимо общепринятых сокращений допускается использовать аббревиатуры без введения их в качестве сокращений, но при этом необходимо составлять список сокращений, использованных в документе. Наименования упоминаемых в акте органов, организаций и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п. Внесение поправок, меняющих смысл документа, в согласованные проекты правовых актов не допускается. Внесение изменений в подписанные правовые акты не допускается. 2.10. Требования к оформлению текстов проекта указа, постановления, распоряжения. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка указа, постановления, распоряжения. Левое поле - 35 миллиметров, правое - 10 миллиметров, нижнее - 20 миллиметров. При оформлении проекта указа, постановления, распоряжения на двух и более страницах верхнее поле также устанавливается в размере 20 миллиметров. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. Подчеркивание, выделение слов или словосочетаний в указах, постановлениях, распоряжениях не допускается. В тексте не допускается написание аббревиатуры РФ вместо слов «Российская Федерация». <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> Цифровое написание даты включает 8 знаков и не содержит в конце буквы «г» и точки либо слова «года». Например: «03.01.2000». Не допускается вместо года «2000 (2001, 2002)» писать «00 (01, 02)». В тексте нормативного правового акта следует использовать словесно-цифровое написание даты: «05 января 2001 года». Проставлять ноль в обозначении даты, содержащей одну цифру, - обязательно. В тексте правового акта инициалы рекомендуется ставить после фамилии. Не допускается переносить на другую строку или страницу инициалы от фамилии, знаки номера, параграфа, процентов, часа и пр. от соответствующих цифр. Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами (в последней группе - три цифры): 65 439; 7 230. Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака «№»), в марках машин, механизмов, в обозначениях нормативных документов. В числах, состоящих из целой и дробной частей, точку между цифровыми группами ставить запрещается. В качестве десятичного знака может использоваться только запятая. При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях адресатов, знаменательных дат не рекомендуется переносить словесные выражения на другую строку или страницу отдельно от цифровых. Для изготовления документов должны применяться технические и рукописные средства, обеспечивающие долговечность текста на бумаге в условиях постоянного архивного хранения. Для удобства чтения и копирования текст официальных документов печатается чёрным цветом. При изготовлении документов при помощи средств электронно-вычислительной техники следует обращать внимание на показатели надёжности современных средств текстонанесения (принтеров). Практика оперативного использования и архивного хранения показывает важность водостойкости и механической устойчивости текста как критерия сохранности информации при использовании и перевозке документов, аварийных ситуациях, реставрации. 2.11. Требования к оформлению таблиц. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Таблицы имеют два уровня чтения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф, а наименования объектов - заголовки и подзаголовки строк таблицы. Для нумерации строк таблицы вводится графа 1 «№ п/п», после которой текст строки в графе 2 начинается с прописной буквы. В последующих графах текст пишется со строчной буквы, за исключением имён собственных и наименований, пишущихся с заглавной буквы. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Заголовки граф пишутся с прописных букв, выравниваются по центру. Текст в строках выравнивается по левому краю. Если заголовок графы содержит два яруса и более (подзаголовки), то подзаголовки пишутся со строчной буквы, если они грамматически или по смыслу подчинены заголовку верхнего яруса таблицы:
Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся, сокращение слов в заголовках граф не допускается. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы (например, в графе «Единица измерения») употребляются только общепринятые условные обозначения. Главным словом заголовков и подзаголовков граф и строк таблицы является, как правило, имя существительное в именительном падеже единственного числа. В графе «Единица измерения» наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа (штук, тыс. рублей, тыс. тонн и т.п.). Знаки препинания в таблице ставятся только внутри текстовых элементов граф. Если знак препинания должен стоять между текстовыми и цифровыми элементами разных граф, то он опускается:
Если в таблице есть строки, содержащие слова «Итого», «Всего», то после указанных слов двоеточие не ставится. Одинаковые текстовые элементы в графах допускается заменять кавычками в пределах фрагмента таблицы, расположенного на одной странице. Повторяющиеся в графах цифры заменять кавычками нельзя:
С целью однозначного, правильного понимания соотношения элементов таблицы числовые значения показателя располагаются на уровне последней строки наименования показателя во второй графе таблицы (см. примеры выше). В том случае, когда значение показателя раскрывается в виде текста, запись начинается на уровне первой строки:
В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звёздочкой или цифрой. Сноски необходимо указывать в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы, в конце текста ставится точка. Пояснения к таблице даются в виде примечаний, помещаемых после таблицы перед сносками (если они есть). Если примечание одно, то после таблицы с красной строки пишется слово «Примечание», ставится двоеточие и далее в строку пишется текст примечания:
Примечание: объёмы поставок школьных автобусов могут изменяться в соответствии с корректировками областного бюджета. Если примечаний несколько, то они нумеруются и располагаются после слова «Примечания», каждое с красной строки: Примечания: 1. + 2. + и т.д. Оформление таблиц допускается на листах формата А3. 2.12. Проверка правильности оформления проектов указов, постановлений, распоряжений, писем за подписью Губернатора области. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> Согласованные проекты правовых актов, а также писем за подписью Губернатора области должны пройти проверку правильности оформления в отделе по работе с документами административно-контрольного управления (далее - отдел по работе с документами), о чем уполномоченным сотрудником должна быть сделана соответствующая отметка. Проверка правильности оформления включает в себя лингвистическую экспертизу и проверку проекта документа на соответствие требованиям Регламента и Инструкции. Под лингвистической экспертизой понимается проверка проекта правового акта, письма за подписью Губернатора области на соответствие правилам орфографии, пунктуации, смысловым, стилистическим и синтаксическим требованиям к оформлению текста. Проверка на соответствие требованиям Регламента и Инструкции проводится с целью выявления допущенных при подготовке проекта правового акта, письма за подписью Губернатора области нарушений требований ГОСТ Р 6.30-2003, а также отдельных нормативных требований к тексту документов (оформление реквизитов при ссылке на иные правовые акты, ссылок на приложения, правильное написание отдельных наименований учреждений, организаций, должностей и т.п.). Согласование проектов указов, постановлений, распоряжений осуществляется в ЕСЭД с использованием типового маршрута «Согласование нормативно-правовых актов», проектов служебных писем – с использованием типового маршрута «Согласование исходящих документов ОГВ ЯО». (абзац в ред. распоряжения Губернатора области от 26.10.2011 № 520-р) Проверка проектов указов, постановлений, распоряжений и писем за подписью Губернатора области осуществляется на бумажных носителях. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> 3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов 3.1. Изображение герба Ярославской области. Изображение герба Ярославской области используется в соответствии с Законом Ярославской области «Об официальных символах Ярославской области». (абзац в ред. распоряжения Губернатора области от 26.10.2011 № 520-р) В соответствии с требованиями Закона Ярославской области «Об официальных символах Ярославской области» на бланках правовых актов Ярославской области используется полная версия герба Ярославской области в многоцветном варианте, размещаемая согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в верхнем поле бланка документа. (абзац в ред. распоряжения Губернатора области от 26.10.2011 № 520-р) 3.2. Код органа исполнительной власти проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 3.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) органа исполнительной власти проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 3.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 3.5. Наименование структурного подразделения, органа исполнительной власти, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом структурном подразделении, органе исполнительной власти. При наличии сокращённого наименования его помещают в скобках ниже полного. 3.6. Справочные данные о структурном подразделении, органе исполнительной власти. Справочные данные о структурном подразделении, органе исполнительной власти включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и др.). Почтовый адрес указывается в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Адрес электронной почты приводится в соответствии с перечнем официальных электронных адресов приёмных должностных лиц Правительства области, структурных подразделений аппарата Правительства области и органов исполнительной власти области, утверждаемым Губернатором области. 3.7. Дата документа. Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе может быть несколько, все они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом. Основной датой считается дата подписания, утверждения документа или дата события, зафиксированного в нём. Для указов, постановлений, распоряжений, приказов, других внутренних документов (справки, служебные записки) датой является дата подписания. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов, датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа. Для ряда документов существует также дата их опубликования или вступления в силу. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Дата является составной частью следующих реквизитов: грифа согласования, визы согласования, грифа утверждения, резолюции, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа. В организационно-распорядительных документах дата оформляется цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится «0». Например: «03.02.2008». В текстах правовых актов и документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления даты: «17 мая 2007 г.» или «03 февраля 2008 года». При оформлении ссылки на ранее принятый документ дата его регистрации, принятия пишется в строгом соответствии с оригиналом или ксерокопией с него. 3.8. Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа - это его условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при его регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе. 3.9. Ссылка на регистрационный номер документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма. 3.10. Место составления или издания документа Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учётом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. 3.11. Адресат. Адресование, т.е. указание получателя, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и служебные записки) и передаваемых в структурные подразделения. Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей: наименование учреждения, организации; наименование структурного подразделения; указание должности получателя; инициалы и фамилия; почтовый адрес. Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки через один межстрочный интервал. При оформлении реквизита первая строка должна располагаться не выше уровня, на котором находится первое после герба слово углового штампа. Строки адреса и адресата выравниваются по левому краю. Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся. Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата или вида составляемого документа. Для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подаётся документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже (здесь и далее примеры носят условный характер):
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. В реквизите «Адресат» инициалы ставятся перед фамилией:
При адресовании документа руководителю организации её наименование входит в состав наименования должности адресата:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... | | Мо «Обливский район» (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления... |
 | В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих... | | «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... |
| Минздравсоцразвития Пензенской области документов, делопроизводства Минздравсоцразвития Пензенской области и повышения его эффективности... | | Инструкция) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения деятельности Минского городского... |
| «Вятский государственный университет» (гоу впо «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством | | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Инструкция по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Ульяновской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |