Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов,
Скачать 1.46 Mb.
|
Далее пишется слово «Составлен» и перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением структурных подразделений, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В констатирующей части излагаются установленные факты и результаты проделанной работы. В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть не является обязательной. Акт может заканчиваться констатацией фактов. Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон. В этом случае после текста перед подписями указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Акт подписывают председатель и все составители. Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своём несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту. Ряд актов требует утверждения. В этом случае утверждение оформляется грифом в соответствии с установленными требованиями. Образец оформления акта приведён в приложении 13 к Инструкции. 4.4. Организационные документы (положения, правила, инструкции) Организационные документы чаще всего представлены положениями, правилами, инструкциями. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа исполнительной власти. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или акты, утверждаемые органом исполнительной власти; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил, инструкций находится в ведении органов исполнительной власти. Порядок подготовки проектов положений, правил, инструкций соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов. Текст проектов положений, правил, инструкций печатается на общем бланке органа исполнительной власти шрифтом, установленным Инструкцией для правовых актов. Если проект положения, правил, инструкции утверждается распорядительным документом, то положение, правила, инструкция печатается на стандартном листе бумаги формата А4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос о чём? - «Положение о проведении конкурса». Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос кого? - «Должностная инструкция специалиста программно-информационного отдела». Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, разделы, подразделы, пункты и подпункты. Главы, разделы и подразделы должны иметь названия и быть пронумерованы в соответствии с пунктом 2.4 подраздела 2 данного раздела Инструкции. 4.5. Служебные письма 4.5.1. Реквизиты служебного письма. Служебные письма оформляются на бланках, изготовленных в соответствии с требованиями, указанными в подразделе 1 данного раздела Инструкции, и должны иметь следующие реквизиты: дату, номер, адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметку об исполнителе. Реквизиты письма оформляются в соответствии с требованиями подраздела 3 данного раздела Инструкции. Письмам за подписью Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области дата и номер присваиваются в отделе служебной корреспонденции административно-контрольного управления (далее - отдел служебной корреспонденции) после подписания. Регистрация писем, подготовленных в структурных подразделениях, органах исполнительной власти, производится в соответствующем структурном подразделении, органе исполнительной власти сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства. 4.5.2. Требования к тексту письма. Текст письма представляет собой последовательное, связное изложение, состоящее, как правило, из двух частей. В первой части указывают причины, основания или обоснования составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма. Во второй (заключительной), начинающейся с абзаца, помещаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например, просьбу без пояснения. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то для лучшего восприятия его следует делить на абзацы - простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трёх предложений. Письмо должно касаться, как правило, одного вопроса. Несколько вопросов освещаются в письме в том случае, если они связаны одной темой. Текст письма составляется в соответствии с требованиями официально-делового стиля речи. Слова должны точно отражать смысл, многословие мешает выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтрально корректным, без использования вычурных оборотов изъявления вежливости типа «не будете ли вы так любезны», «соблаговолите подписать», носящих архаичный оттенок. В письмах используются следующие формы изложения: - от 1-го лица единственного числа («прошу...», «направляю...») - если письмо оформлено на бланке должностного лица; - от 1-го лица множественного числа («просим направить», «предлагаем рассмотреть»); - от 3-го лица единственного числа («департамент не возражает», «управление считает целесообразным»). Следует избегать в письме категорических выражений, что достигается использованием вводных слов и конструкций: «по-видимому», «по-прежнему», «как известно», «если возможно» и т.д. При обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена+», «В связи+», «В соответствии+». Причины принятия решений формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «руководствуясь» и т.п. Оформленное на бланке письмо не следует начинать с указания наименования подразделения-автора, оно уже имеется в самом бланке. Текст письма, каждый новый пункт или абзац начинается с красной строки. 4.5.3. Виды служебных писем. Письма, отправляемые из организации, делятся на две группы - инициативные и ответные. Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Большая категория этих писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Содержание писем-ответов носит характер, зависимый от инициативных писем. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и чёткой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть убедительно аргументирован. При подготовке письма-ответа составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма. По характеру информации письма подразделяются на: - сопроводительные; - информационные; - гарантийные; - письма-подтверждения; - письма-напоминания; - письма-приглашения; - письма-извещения и др. Сопроводительные письма прилагаются к пакету документов, направляемых в чей-либо адрес. В сопроводительном письме поясняется, с какой целью направляются документы, что нужно делать и в какие сроки. В информационных письмах адресату сообщаются различного рода сведения. Гарантийные письма - документы, обеспечивающие исполнение изложенных в нём обязательств. В нём адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным. Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документа остался в силе (например, договор, инструкция). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Своевременность отправки таких писем позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний. Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «Приглашаем Вас+», «Просим Вас принять участие+». В них раскрывается характер мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нём. Текст письма-извещения обычно начинается словами «Сообщаем», «Извещаем», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность» и т.п. Такие письма составляются для конкретного адресата и чаще всего являются ответом на запрос. 4.6. Служебные (докладные), объяснительные записки. Служебная (докладная) записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего подразделения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Текст её чётко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы. Тексту служебной (докладной) записки обязательно предшествует заголовок. Служебные (докладные) записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или другому руководителю, оформляются на простом листе бумаги. Подписывает внутреннюю служебную (докладную) записку составитель. Внешняя служебная (докладная) записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке и подписывается руководством. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Текст записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Объяснительные записки оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителем. 5. Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи 5.1. Телеграммы. 5.1.1. Для оперативной передачи информации, решения срочных вопросов используется передача документов при помощи услуг телеграфной связи (отправка телеграмм). В Правительстве области отправка телеграмм осуществляется сотрудниками бюро множительной техники отдела по работе с документами (далее - бюро множительной техники) путём использования услуг сети Телекс, предоставляемых филиалом открытого акционерного общества «ЦентрТелеком» - «Яртелеком». Виды, порядок и условия оказания услуг телеграфной связи установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи». 5.1.2. Порядок отправки телеграмм. Телеграммы в Правительстве области отправляются от имени Губернатора области, первого заместителя Губернатора области и заместителей Губернатора области. Телеграмма оформляется на стандартных листах формата А4 в соответствии с требованиями к оформлению служебных писем, установленными пунктом 4.5 подраздела 4 данного раздела Инструкции, и в обязательном порядке должна содержать следующие реквизиты: точный почтовый адрес, фамилию и инициалы получателя, текст, написанный в соответствии с правилами орфографии и пунктуации, подпись должностного лица, от имени которого отправляется телеграмма, отметку об исполнителе. Структурное подразделение, подготовившее текст телеграммы, передаёт его в отдел служебной корреспонденции для направления в бюро множительной техники. Если при наборе текста телеграммы сотрудником бюро множительной техники были в нём обнаружены ошибки, неточности и т.п., то он обязан немедленно уведомить об этом сотрудника, подготовившего текст телеграммы, чтобы последний внёс необходимые исправления. Сотрудникам бюро множительной техники вносить какие-либо правки в текст телеграммы запрещается. Сотрудник, подготовивший текст телеграммы, устраняет недочёты в первоначальном варианте текста, в подтверждение чего ставит свою подпись и дату. Сотрудник бюро множительной техники передаёт текст телеграммы по сети Телекс, указав для оператора связи дополнительно следующие сведения: место отправки телеграфного сообщения (г. Ярославль), абонентский номер, порядковый номер телеграммы, количество слов в отправляемом сообщении, дату и время отправки. Кроме того, перед текстом телеграммы при необходимости делается отметка об особом виде (срочная, правительственная и т.п.). Регистрация отправленных телеграфных сообщений ведётся сотрудниками бюро множительной техники в электронном виде и включает в себя информацию о номере, дате и времени их отправки. Отметка с аналогичными сведениями делается на тексте телеграммы, который затем подшивается в специальную папку и хранится в течение восьми месяцев, после чего уничтожается в установленном порядке. Если иное не указано отправителем, телеграммы отправляются в день поступления, с пометкой «срочно» - немедленно. Время принятия телеграмм для отправки через бюро множительной техники - будние дни, с 8-30 до 17-00. 5.1.3. Порядок принятия телеграмм. Входящие телеграммы принимаются сотрудниками множительного бюро по каналам сети Телекс, переносятся на бумажный носитель и передаются адресатам через отдел служебной корреспонденции по мере поступления. Тексты правительственных телеграмм наклеиваются на специальные бланки, получаемые в участке оперативного управления телеграфной сетью филиала открытого акционерного общества «ЦентрТелеком» - «Яртелеком» в установленном порядке. 5.1.4. Тексты входящих телеграфных сообщений сохраняются в бюро множительной техники в электронном виде в течение восьми месяцев со дня получения. 5.2. Телефонограмма. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие как приглашения на совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней должно быть не более 50 слов и не рекомендуется употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму, четко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать. После передачи телефонограммы необходимо попросить записавшего прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы. Также необходимо указать время приёма телефонограммы. |
Похожие:
 | Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... | | Мо «Обливский район» (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления... |
 | В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих... | | «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... |
| Минздравсоцразвития Пензенской области документов, делопроизводства Минздравсоцразвития Пензенской области и повышения его эффективности... | | Инструкция) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения деятельности Минского городского... |
| «Вятский государственный университет» (гоу впо «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством | | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Инструкция по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Ульяновской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |