Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов,
Скачать 1.46 Mb.
|
Штампы с факсимильным воспроизведением подписи указанных лиц при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписи при оформлении подлинников всех документов запрещается. 4.5. Все изготовленные печати и штампы передаются в первый отдел Правительства области, где они учитываются в специальном журнале и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность. 4.6. Печати и штампы должны храниться в сейфах или несгораемых металлических шкафах, чтобы исключить их утерю, хищение или использование другими лицами. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений вправе возложить ответственность за пользование печатями и штампами и их хранение на одного из подчиненных им работников. При смене руководителя структурного подразделения печати и штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета печатей и штампов. 4.7. Перечень документов, на которых проставляется оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, приведён в приложении 17 к Инструкции. Оттиск печати проставляется на оформленных с соблюдением требований Инструкции, подписанных и согласованных документах. Оттиски печати необходимо ставить так, чтобы чётко были видны подпись на документе, изображение на гербовых печатях и текстовая информация – на простых. На наградных материалах и удостоверениях к наградам ставятся оттиски гербовых печатей красного цвета. (абзац в ред. распоряжения Губернатора области от 26.10.2011 № 520-р) Рассылаемые копии указов, постановлений, распоряжений, приказов заверяются печатью с надписью «Правительство Ярославской области Административно-контрольное управление Отдел по работе с документами». <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> (абзац признан утратившим силу распоряжением Губернатора области от 26.10.2011 № 520-р) Письма, выполненные на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью. 4.8. Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации подразделения, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или структурного подразделения, а также механического износа клише. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы для уничтожения передаются в управление делами. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла - опиливаются двумя перекрёстными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается управляющим делами Правительства области. В акте должно быть указано: время и место уничтожения; состав комиссии; основание уничтожения печатей и (или) штампов; наименование и оттиски уничтоженных печатей и (или) штампов; способ уничтожения; заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность её восстановления и дальнейшего использования; подписи членов комиссии. Данный акт является основанием для внесения первым отделом Правительства области об уничтожении печати (штампа) в журнал учёта. Одновременно с уничтожением старой печати (штампа) необходимо заказать новую. В случае утери печати или штампа незамедлительно ставятся об этом в известность заместитель Губернатора области, курирующий вопросы документационного и материально-технического обеспечения Правительства области, руководитель структурного подразделения и начальник первого отдела Правительства области. 5. Уничтожение документов Документы, которые не должны сдаваться в архив и практическая надобность в которых отпала, а сроки хранения истекли, подлежат уничтожению. Документы уничтожаются по акту, подписанному лицами, которые провели их предварительную экспертизу. Полученные в отделе по работе с документами гербовые бланки подлежат возврату для уничтожения в установленном порядке. Иная служебная документация должна уничтожаться структурным подразделением. Уничтожение документов может производиться путём сжигания, измельчения на кусочки размером не более 2,5 кв. сантиметра, превращения в бесформенную массу. Документы, содержащие конфиденциальную информацию, подлежат уничтожению только путём сжигания в присутствии представителя соответствующей экспертной комиссии. При уничтожении документов необходимо исключить ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми документами, неполное уничтожение документов, позволяющее их восстановить. Недопустимо выбрасывание документов в мусорные контейнеры. Для уничтожения документов могут применяться устройства для уничтожения бумаги. Ответственность за нарушение правил уничтожения служебных документов несут руководители структурных подразделений. V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 1. Организация документооборота 1.1. Под документооборотом понимается движение документов в Правительстве области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. 1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Правительстве области, определяются Регламентом и Инструкцией, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами. 2. Организация доставки документов 2.1. Доставка документов в Правительство области осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи в Правительство области доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы. 3. Организация приёма, обработки и регистрации поступающих документов 3.1. Документы, поступающие в Правительство области на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Приём и первичная обработка документов осуществляются сотрудниками отдела служебной корреспонденции. При приёме корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность конвертов и другой упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается или пересылается по принадлежности. Все конверты и бандероли вскрываются в отделе служебной корреспонденции, за исключением корреспонденции с надписью «лично». При вскрытии конвертов проверяется наличие документов и указанных в них приложений. При отсутствии или недостаче документов или приложений к ним, а также при несоответствии номеров, указанных на конверте, номерам вложенных документов составляется акт в двух экземплярах по форме согласно приложению 18 к Инструкции, один из которых остаётся в отделе служебной корреспонденции и приобщается к поступившему документу, а другой посылается отправителю. Поступивший документ хранится до получения недостающих документов. При поступлении повреждённого документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается запись или ставится штамп «Документ получен в повреждённом виде». Не принимается к регистрации документ, на котором нет подписи ответственного лица, за исключением корреспонденции, поступившей по электронной почте. Конверты уничтожаются, кроме случаев поступления документов из судебных органов, органов юстиции, прокуратуры и обращений граждан, а также в случаях, когда установление адреса отправителя и даты отправления возможно только по реквизитам, указанным на конверте. При приёме корреспонденции, доставленной курьером отправителя, ставится соответствующая отметка (штамп, дата получения документа и подпись работника, принявшего документ). 3.2. Входящие документы (служебные письма, телеграммы и т.п.) сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень документов, не подлежащих регистрации, указан в приложении 19 к Инструкции. Документы, адресованные Правительству области без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются начальником отдела служебной корреспонденции. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов, затем они направляются Губернатору области и его заместителям на основании установленного распределения обязанностей между ними и в соответствии с разделом 5 Регламента. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям. 3.3. Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях, создаваемые как в Правительстве области, так и поступившие из других организаций и от частных лиц. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Регистрация производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Документы, создаваемые по направлениям деятельности, регистрируются в структурных подразделениях. Учёт документов, передаваемых или принимаемых по каналам факсимильной связи и электронной почтой, осуществляется административно-контрольным управлением или структурными подразделениями, осуществляющими их приём и передачу. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется. 3.4. Регистрация (учёт) входящих документов осуществляется при помощи средств электронной техники, с вводом информации о них в электронную базу данных и путём применения регистрационно-контрольных форм: учётных карточек или журналов (далее - РКФ). На документе, подлежащем регистрации в административно-контрольном управлении, в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп, на котором пишется очередной входящий номер и дата поступления. Документы одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более должностных лиц, направляются в один адрес вышестоящего по государственной должности лица. Документы с грифом «Для служебного пользования» регистрируются в специальном журнале. 3.5. После регистрации документы направляются Губернатору области, первому заместителю Губернатора области, заместителям Губернатора области. Рассмотрение документов должно производиться, как правило, в день поступления. Результаты рассмотрения и указания по исполнению документа даются в форме резолюции. Резолюция должна содержать указание конкретному исполнителю (исполнителям) о порядке и характере исполнения документа, сроке исполнения, подпись руководителя и дату подписания резолюции. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то должностное лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей. Документы, которые исполняются несколькими исполнителями, передаются им одновременно в копиях. Изменить резолюцию имеет право только наложивший её руководитель. Резолюция полностью переносится в РКФ. 3.6. Правила заполнения обязательных реквизитов РКФ приведены в приложении 20 к Инструкции. Кроме обязательных регистрационных реквизитов, могут использоваться и дополнительные реквизиты: гриф (пометка) ограничения доступа к документу, отметка о внутренней переадресации документов исполнителям, промежуточных сроках исполнения, переносе сроков исполнения, сроке хранения документа, виде передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и другие. Регистрационный номер входящего, исходящего документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом структурного подразделения с индексом дела по номенклатуре дел. 3.7. Документы на иностранном языке регистрируются с указанием номера и даты и передаются: поступившие в адрес Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области, - для перевода в протокольно-организационное управление Правительства Ярославской области; поступившие в адрес других структурных подразделений, - по принадлежности. 4. Организация прохождения и отправки документов 4.1. На каждый регистрируемый входящий документ заполняется РКФ, которая вместе с документом передаётся в приёмные Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области или в структурные подразделения. Документы, требующие срочного рассмотрения, (с грифом «Срочно») передаются немедленно с проставлением точного времени его получения. 4.2. Документ, рассмотренный Губернатором области, первым заместителем Губернатора области, заместителями Губернатора области в тот же день в соответствии с резолюцией передаётся исполнителю только через отдел служебной корреспонденции. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через отдел служебной корреспонденции и лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, с соответствующей отметкой в РКФ. 4.3. Передача документов в пределах структурного подразделения должна производиться через уполномоченного сотрудника приёмной руководителя либо сотрудника, ответственного за делопроизводство, который делает соответствующую пометку в РКФ этого подразделения. 4.4. Порядок подготовки и прохождения исходящих документов включает составление проекта документа, его согласование, оформление, подписание, регистрацию и отправку. Документ представляется на подпись руководителю вместе с документами, на основании которых он готовился. Регистрация исходящих инициативных писем и документов-ответов за подписью Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области (кроме внутренней переписки) осуществляется в отделе служебной корреспонденции. Один экземпляр исходящих документов с визами должностных лиц, ответственных за его подготовку, подшивается в дело в отделе служебной корреспонденции. Учёт и хранение исходящих писем за подписью руководителей структурных подразделений осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. 4.5. Списанию в дело подлежат документы, поручения по которым исполнены в полном объёме. Промежуточные ответы, иные документы промежуточного характера, связанные с исполнением поручений по документам, списанию в дело не подлежат, и представление их копий в отдел служебной корреспонденции не требуется (за исключением случаев, когда промежуточный ответ регистрируется в установленном порядке). Правом списания в дело документов, поставленных на контроль в соответствии с разделом 10 Регламента, обладают Губернатор области, первый заместитель Губернатора области и, в установленном порядке, уполномоченные ими помощники Губернатора области, первого заместителя Губернатора области соответственно. Правом списания в дело документов, не поставленных на контроль в соответствии с разделом 10 Регламента, обладают заместители Губернатора области в случае, если они являются авторами первичных резолюций либо ответственными исполнителями поручений Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, содержащихся в резолюции к соответствующим документам. 4.6. Исходящие документы (письма, телеграммы, факсограммы и т.д.) отправляются с подлинной подписью. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса и в необходимом количестве экземпляров для их рассылки. 5. Объём документооборота 5.1. Под объёмом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных за выбранный отрезок времени (год, квартал, месяц). Показатели объёма документооборота используются для анализа процессов работы с документами в управленческой деятельности и выработки мер по совершенствованию работы с ними. 5.2. Подсчёт количества документов в структурных подразделениях производится по РКФ ежемесячно. За единицу подсчёта принимается сам документ без учёта его копий. Копии документов подсчитываются отдельно. 5.3. Данные об объёме документооборота суммируются ежегодно в административно-контрольном управлении, о чём составляется справка по форме согласно приложению 21 к Инструкции. К справке может прилагаться информация о состоянии исполнения документов в подразделениях, а также данные о количестве входящих и исходящих документов, другие материалы. Результаты учёта количества документов обобщаются административно-контрольным управлением и представляются заместителю Губернатора области, курирующему вопросы документационного обеспечения Правительства области. 6. Организация поисковой системы по документам 6.1. Регистрация документов. 6.1.1. Основой построения поисковых систем по документам является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной РКФ, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из реквизитов или их совокупности. 6.1.2. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, автора и содержания. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться следующими реквизитами: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. Реквизиты документов-ответов вносятся в автоматизированный банк данных РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива. 6.2. Организация поиска документов по поисковым системам. 6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Правительстве области и его структурных подразделениях создаются поисковые системы по документам. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники. При традиционной карточной регистрации входящей и исходящей корреспонденции печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять контрольные картотеки (по срокам исполнения, по исполнителям) или учетно-справочные картотеки (по порядковым номерам, по корреспондентам, структурным подразделениям, видам документов и др.). При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и осуществляется эффективное его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, анализе информационного массива и соблюдении исполнительской дисциплины. 6.2.2. В автоматизированной поисковой системе могут использоваться следующие классификаторы: виды документов; корреспонденты; резолюции; исполнители; результаты исполнения документов; номенклатура дел; другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации. 6.2.3. В автоматизированных поисковых системах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста. 6.2.4. Автоматизированный банк данных обеспечивает информацией о документах, поступающих в Правительство области, и их местонахождении. Поиск информации производится на автоматизированных рабочих местах и позволяет получить оперативную информацию по каждому учетному документу. 7. Организация работы с документами в делопроизводстве Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учёт, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Правительства области (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативными документами федерального органа исполнительной власти в области архивного дела. 8. Составление номенклатуры дел 8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Правительстве области и его структурных подразделениях c указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, индексации дел и определения сроков их хранения. В номенклатуру дел Правительства области должны включаться все документы, образующиеся в результате деятельности Правительства области, его структурных подразделений, комиссий, действующих при Правительстве области. 8.2. Номенклатура дел Правительства области составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений (приложение 22 к Инструкции) при методической помощи архива, согласовывается с экспертной комиссией Правительства области (далее - экспертная комиссия), экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства Ярославской области, подписывается начальником административно-контрольного управления и утверждается заместителем Губернатора области, курирующим вопросы документационного обеспечения, по форме согласно приложению 23 к Инструкции. 8.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчётами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел Правительства области и структурных подразделений за прошлые годы. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарём подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом и отделом служебной корреспонденции, подписывается руководителем подразделения и представляется в административно-контрольное управление. Вновь созданные структурные подразделения обязаны в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить в отдел служебной корреспонденции. 8.4. В номенклатуру дел Правительства области включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений, в том числе дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является Правительство области, переходящие дела, дела и справочные материалы с грифом «Для служебного пользования», различного рода регистрационно-учётные формы и т.п. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 8.5. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Правительства области являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утверждённой структурой. 8.6. После утверждения сводной номенклатуры дел Правительства области структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе. 8.7. Графы сводной номенклатуры дел Правительства области, её структурных подразделений заполняются в следующем порядке. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве области цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчётные документы, переписку и т.д. Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или вида документов (протоколы, приказы и т.д.); название автора документа (Правительство области, структурное подразделение); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название территории, с которой связано содержание документов дела; даты (хронологические рамки, к которым относятся документы дела); указание на копийность документов дела. При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню документов, а при его отсутствии - срок хранения по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с управлением по делам архивов Правительства области. В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. 8.8. Утверждённая сводная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению в случае коренных изменений функций и организационной структуры Правительства области, комитета, департамента, отдела, управления. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. 8.9. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года дел. 8.10. По окончании делопроизводственного года ответственный за делопроизводство заполняет в номенклатуре дел итоговую запись о количестве заведённых дел. 9. Формирование и оформление дел 9.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела в Правительстве области формируются в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом служебной корреспонденции. 9.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Объём одного дела не должен превышать 250 листов. При наличии большего количества листов дело делится на тома. 9.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются: отметка «В дело № +», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения. 9.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности. Нормативные правовые акты и распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями (уставами, положениями, инструкциями и т.п.). Если же указанные документы утверждены в качестве самостоятельных, то их группируют в самостоятельные дела. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 9.5. Дела структурных подразделений подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи сотрудника административно-контрольного управления, ответственного за архив. 9.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплёт дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела по форме согласно приложению 24 к Инструкции; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела по форме согласно приложению 25 к Инструкции; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: - полное название Правительства области в именительном падеже; - наименование структурного подразделения - записывается в соответствии с утверждённой структурой; - номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; - заголовок дела - переносится из номенклатуры дел; - дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включённых в дело; - количество листов в деле; - срок хранения дела (или отметку «хранить постоянно»); - архивный шифр дела - состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи. Все эти данные, кроме реквизита «Количество листов в деле», указываются на обложках при заведении дел. 9.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, на свободном от текста месте. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается её составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов, или в перечне документов, образующихся в результате деятельности структурного подразделения, с указанием сроков хранения. 9.8. Для учёта документов определённых категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учёт которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в неё документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. 9.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твёрдую обложку из картона или переплетаются с учётом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплёту) металлические крепления (скобы, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 9.10. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется согласно приложению 26 к Инструкции. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения: номера приказов, протоколов, виды и формы отчётности и т.п. При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое наименование этой организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки. 10. Экспертиза ценности документов 10.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. 10.2. Экспертиза ценности документов в Правительстве области проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив. 10.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Правительстве области создана постоянно действующая экспертная комиссия, состав которой и положение о которой утверждены приказом Администрации Ярославской области от 23.07.2007 № 2 «О создании экспертной комиссии». Экспертная комиссия назначается в составе не менее трёх человек и возглавляется начальником административно-контрольного управления. Функции и права экспертной комиссии, а также организация её работы определены положением об экспертной комиссии по согласованию с экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства области. В состав экспертной комиссии входит представитель государственного учреждения Ярославской области «Государственный архив Ярославской области» (далее - Государственный архив области). 10.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с экспертной комиссией. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, составляемые по форме согласно приложению 27 к Инструкции. 10.5. Отбор документов за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно. Согласованные на экспертной комиссии описи и акты утверждаются заместителем Губернатора области, курирующим вопросы документационного обеспечения, с предварительным утверждением (согласованием) экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства Ярославской области. После утверждения актов экспертной комиссией дела структурных подразделений уничтожаются. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на все дела Правительства области, название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. 11. Составление описей дел 11.1. На завершённые в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, ежегодно составляются описи, которые затем представляются в отдел служебной корреспонденции. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. Форма ежегодной описи дел по личному составу приведена в приложении 28 к Инструкции). 11.2. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством отдела служебной корреспонденции и представляются в архив не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Описи, подготовленные структурными подразделениями, (приложение 29 к Инструкции) служат основой для подготовки сводной описи Правительства области (приложение 30 к Инструкции), которую готовит отдел служебной корреспонденции. 11.3. При составлении описей дел и сводной описи Правительства области соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год, (после интервала за последней описательной статьёй каждого последующего года); графа описи «примечания» используется для отметок о приёме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д. 11.4. В конце сводной описи Правительства области, вслед за последней описательной статьёй, делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). Сводная опись Правительства области подписывается составителем с указанием его должности, начальником административно-контрольного управления и сотрудником архива, утверждается заместителем Губернатора области, курирующим вопросы документационного обеспечения, после согласования с экспертной комиссией и утверждения экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства Ярославской области. 11.5. Сводная опись дел Правительства области составляется по установленной форме в четырёх экземплярах. Опись дел структурных подразделений составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся вместе с делами в архив, а другой остаётся в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. 12. Оперативное хранение документов и дел 12.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования 3 года после их завершения в делопроизводстве. Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведённых для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. 12.2. Выдача дел из архива во временное пользование работникам Правительства области производится в установленном Инструкцией порядке. Дела с подлинными указами, постановлениями и распоряжениями Губернатора области, постановлениями Правительства области из архива не выдаются. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> Снятие копий с документов, находящихся на хранении в архиве, производится с разрешения заместителя Губернатора области, курирующего вопросы документационного обеспечения, начальника административно-контрольного управления или руководителя того структурного подразделения, в котором отложились документы. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях в установленном законодательством порядке и производится с разрешения Губернатора области или лица, им уполномоченного, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Изъятие указав и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области из дел не допускается. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> 13. Передача дел на архивное хранение 13.1. Документы Правительства области являются собственностью Ярославской области и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив области как являющиеся частью Архивного фонда Российской Федерации. До передачи в Государственный архив области документы постоянного хранения находятся в архиве в течение 10 лет после завершения дел в делопроизводстве. Документы по личному составу хранятся в архиве 75 лет. 13.2. В своей деятельности архив руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми и методическими документами уполномоченного федерального органа исполнительной власти, официальными распорядительными документами Губернатора области и Правительства области. 13.3. В архиве хранятся документы Правительства области, его структурных подразделений, организаций-предшественников. 13.4. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурных подразделениях. 13.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 13.6. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному отделом служебной корреспонденции, согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому начальником административно-контрольного управления. Приём каждого дела производится специалистом отдела служебной корреспонденции, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи напротив каждого дела, включенного в неё, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приёма-передачи дел, а также подписи уполномоченного сотрудника отдела служебной корреспонденции и лица, передавшего дела. Все выявленные при приёме недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись. Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу дел во временное пользование. 13.7. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения документы передаются в архив. Лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передаёт их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 14. Использование документов архива 14.1. Дела, хранящиеся в архиве, предоставляются работникам структурных подразделений для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование. В делах запрещается делать какие-либо пометки, исправления, подчёркивания и производить изъятие документов. Во временное пользование дела выдаются работникам структурных подразделений по заявке руководителя структурного подразделения, предварительно согласованной с начальником административно-контрольного управления, на срок не более одного месяца. На выданное дело заводится карта-заместитель установленной формы (приложение 31 к Инструкции), и оно регистрируется в книге выдачи дел. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения заместителя Губернатора области, курирующего вопросы документационного обеспечения, или лица, им уполномоченного. Работники структурных подразделений несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. По возвращении дела в архив работник архива обязан проверить наличие всех страниц в деле. При увольнении работник структурного подразделения обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы. 14.2. Копии, архивные справки и выписки из документов, хранящихся в архиве, выдаются по письменным запросам организаций и граждан с разрешения начальника административно-контрольного управления. VI. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ 1. Настоящий раздел Инструкции определяет порядок работы с документами и поручениями, исполнение которых ставится на контроль в Правительстве области. 2. Постановке на контроль подлежат все поступившие в Правительство области и зарегистрированные в установленном порядке федеральные законы, нормативные правовые акты органов государственной власти Российской Федерации (за исключением ведомственных нормативных актов), иные документы федеральных органов исполнительной власти, законы Ярославской области и постановления Ярославской областной Думы, содержащие поручения, рекомендации в адрес органов исполнительной власти либо предполагающие разработку нормативных правовых актов Ярославской области, указы и распоряжения Губернатора области, постановления Правительства области (далее - контрольные документы), содержащие поручения в адрес органов исполнительной власти, а также поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства области, оперативных совещаний, проводимых Губернатором области, в резолюциях Губернатора области и первого заместителя Губернатора области на служебные письма и иную деловую корреспонденцию, (далее - поручения). На контроль ставятся как документы в целом, так и отдельные пункты документов, содержащие конкретные поручения. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> 3. Основаниями для постановки контрольного документа (пункта документа) или поручения на контроль являются: указание Губернатора области или первого заместителя Губернатора области о постановке на контроль, конкретные задания или поручения в адрес Правительства области, органов исполнительной власти, структурных подразделений, должностных лиц указанных органов, содержащиеся в тексте контрольного документа или в тексте резолюции Губернатора области или первого заместителя Губернатора области на документ, а также необходимость направления ответа корреспонденту. 4. Контроль исполнения федеральных законов, нормативных актов органов государственной власти Российской Федерации (за исключением ведомственных нормативных актов), законов Ярославской области и постановлений Ярославской областной Думы обеспечивает государственно-правовое управление Правительства Ярославской области (далее - государственно-правовое управление). Контроль исполнения иных контрольных документов и поручений обеспечивает административно-контрольное управление. 5. Федеральные законы, правовые акты Президента Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации, Ярославской областной Думы, законы Ярославской области в установленном порядке регистрируются в отделе служебной корреспонденции, направляются для организации контроля в государственно-правовое управление и доводятся до сведения ответственных исполнителей в соответствии с резолюциями Губернатора области или первого заместителя Губернатора области. Контрольные документы и поручения регистрируются и ставятся на контроль в административно-контрольном управлении, после чего рассылаются в установленном порядке. При этом к контрольным документам для каждого исполнителя прикладывается контрольная карточка, форма которой приведена в приложении 32 к Инструкции. Сведения о постановке контрольных документов (поручений) на контроль заносятся в электронную базу данных «Делопроизводство» локальной компьютерной сети Правительства области. 6. Руководители структурных подразделений и органов исполнительной власти назначают сотрудников, ответственных за организацию контроля исполнения контрольных документов (поручений), поступающих указанным должностным лицам для исполнения. 7. При поступлении контрольного документа (поручения) в структурное подразделение, орган исполнительной власти работник, назначенный ответственным за учет и организацию контроля, обязан: - вести учет контрольных документов (поручений); - своевременно доводить контрольные документы (поручения) до сведения исполнителей; - контролировать ход исполнения контрольных документов (поручений) и информировать о нем руководителя; - вести учет поступающих из государственно-правового управления, административно-контрольного управления запросов по контрольным документам (поручениям) и ответов на эти запросы; - контролировать сроки представления в государственно-правовое управление, административно-контрольное управление ответов на запросы по контрольным документам (поручениям) в соответствии с пунктом 10 данного раздела Инструкции; - обеспечивать представление в государственно-правовое управление, административно-контрольное управление письменной информации о ходе исполнения контрольных документов (поручений) в соответствии с пунктом 14 данного раздела Инструкции. 8. В случаях, когда поручение, содержащееся в контрольном документе (поручении), дается нескольким лицам, ответственность за своевременное исполнение и представление информации несет исполнитель, указанный первым (ответственный исполнитель), если иное не указано в тексте резолюции. Ему предоставляется право созыва всех исполнителей (соисполнителей), координации их работы и спроса с них исполнения поручения, содержащегося в контрольном документе (поручении). При этом ответственность за исполнение поручения в установленные сроки несут все исполнители, перечисленные в контрольном документе (поручении). 9. В соответствии с содержанием резолюции административно-контрольное управление направляет исполнителю, указанному первым, подлинник контрольного документа (поручения), другим исполнителям (соисполнителям, указанным в резолюции, - его копии. 10. Контрольные документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения - в указанный срок; - без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку «срочно», - в 3-дневный срок, имеющие пометку «оперативно» - в срок не более 10 дней; остальные - в срок не более 30 дней. 11. Срок исполнения контрольных документов (поручений), имеющих пометки «срочно» и «оперативно», определяется исходя из даты подписания Губернатором области или иным должностным лицом резолюции на указанные документы (поручения), во всех остальных случаях срок исполнения контрольных документов (поручений) определяется исходя из даты регистрации контрольного документа (поручения) в отделе служебной корреспонденции. <в ред. распоряжения Губернатора области от 15.06.2010 № 95-р> 12. Если последний день срока исполнения контрольного документа (поручения) приходится на нерабочий день, то контрольный документ (поручение) подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. 13. В случае, когда у должностного лица структурного подразделения, органа исполнительной власти по объективным причинам возникла необходимость переноса установленного срока исполнения контрольного документа (поручения), руководитель соответствующего структурного подразделения, органа исполнительной власти не позднее чем за неделю до истечения установленного срока представляет Губернатору области, или первому заместителю Губернатора области, или заместителю Губернатора области, контролирующему исполнение документа (поручения) по существу, соответствующую объяснительную записку и предложение о новом сроке исполнения контрольного документа (поручения). Для контрольных документов (поручений) со сроком исполнения менее 10 дней предложения о переносе срока исполнения представляются в указанном порядке не позднее чем за 3 дня до истечения первоначально установленного срока. Разрешение на перенос срока исполнения контрольного документа (поручения) осуществляет лицо, его установившее, путем наложения соответствующей резолюции. После получения официального разрешения на перенос срока исполнения контрольного документа (поручения) исполнитель информирует об этом административно-контрольное управление либо государственно-правовое управление в соответствии с компетенцией последних. В случае принятия Губернатором области решения об изменении срока исполнения контрольного документа исполнителем, инициировавшим такое изменение, готовится проект соответствующего указа, постановления, распоряжения по этому вопросу. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> По истечении срока исполнения, указанного в контрольном документе (поручении), справка о выполнении поручений либо контрольная карточка подлежит направлению в структурное подразделение, орган исполнительной власти, обеспечивающие контроль исполнения. В иных случаях контрольный документ (поручение) считается неисполненным, и административно-контрольное управление либо государственно-правовое управление вносят предложение о принятии мер в связи со срывом исполнения контрольного документа (поручения). 14. Информация об исполнении контрольных документов (поручений) представляется в государственно-правовое управление, в административно-контрольное управление в виде справок, формы которых приведены в приложении 33 к Инструкции, с соблюдением следующих условий: 14.1. Для поручений (форма 1): - представляемая информация должна содержать сведения о должности, фамилии, имени, отчестве, номере рабочего телефона сотрудника, подготовившего эту информацию; - к информации об исполнении поручения прилагаются копии документов, подтверждающие исполнение поручения. - оригинал письма с копиями документов, подтверждающими исполнение поручений, передаются в отдел служебной корреспонденции для последующего списания в дело. Правом списания в дело поручений, поставленных на контроль, обладают Губернатор области, первый заместитель Губернатора области и в установленном порядке уполномоченные ими помощники Губернатора области, первого заместителя Губернатора области соответственно. 14.2. Для контрольных документов (форма 2): - представляемая информация должна содержать сведения о должности, фамилии, имени, отчестве, номере рабочего телефона сотрудника, подготовившего эту информацию; - промежуточная информация о ходе исполнения контрольного документа должна быть подписана руководителем структурного подразделения, органа исполнительной власти области, являющегося исполнителем контрольного документа; - информация об исполнении контрольного документа с предложением о снятии с контроля должна быть подписана руководителем структурного подразделения, органа исполнительной власти области, являющегося исполнителем контрольного документа, и согласована с первым заместителем Губернатора области или заместителем Губернатора области, контролирующим исполнение контрольного документа по существу. В информации должны быть отражены конкретные результаты по исполнению контрольного документа, а при необходимости к ней прикладываются другие материалы, подтверждающие исполнение контрольного документа. 15. В случае принятия в установленном порядке решения об отмене, признании утратившим силу или недействующим контрольного документа (пункта документа), стоящего на контроле, исполнитель представляет копию соответствующего правового акта в административно-контрольное управление или в государственно-правовое управление в 5-дневный срок со дня вступления указанного правового акта в силу. 16. В случае принятия в установленном порядке в отношении контрольного документа (пункта документа), стоящего на контроле, решения об отмене, признании утратившим силу или недействующим контроль исполнения этого контрольного документа (пункта документа) прекращается. 17. Снятию с контроля подлежат выполненные в полном объеме: - контрольные документы в целом; - поставленные на контроль отдельные пункты контрольных документов, содержащие конкретные поручения; - поручения. Также снятию с контроля подлежат контрольные документы (пункты документов), устанавливающие регулярное (ежемесячное, ежеквартальное, ежегодное) исполнение конкретных поручений, исполняемые в полном объеме в течение двух лет со дня вступления указанных контрольных документов (пунктов документов) в силу, если существует иной акт, в рамках которого предусмотрено исполнение данных поручений (например, поручение оформлено в виде функции соответствующего структурного подразделения, органа исполнительной власти либо его исполнение предусмотрено долгосрочной программой и т.п.). Снятие контрольного документа (пункта документа) или поручения с контроля не означает прекращения действия правовых норм, установленных документом. 18. Решение о снятии документа (поручения) с контроля принимает: 18.1. По документам, поставленным на контроль в государственно-правовом управлении, - заместитель Губернатора области, курирующий вопросы правового обеспечения, по представлению государственно-правового управления. 18.2. По документам, поставленным на контроль в административно-контрольном управлении: по контрольным документам - Губернатор области, Правительство области путем издания соответствующих указов, распоряжений, постановлений, проекты которых готовит административно-контрольное управление; <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р> по поручениям - начальник административно-контрольного управления путем утверждения соответствующего перечня, проект которого готовит административно-контрольное управление. 19. Материалы, отражающие ход исполнения поставленных на контроль контрольных документов (поручений), хранятся в административно-контрольном управлении, в государственно-правовом управлении в соответствии с Регламентом и номенклатурой дел Правительства области. 20. Административно-контрольное управление в соответствии со своей компетенцией, в целях упреждающего контроля и принятия оперативных мер по исполнению контрольных документов (поручений) в установленном порядке направляет: - первому заместителю Губернатора области, заместителям Губернатора области - информацию о ходе исполнения контрольных документов (поручений), содержащих поручения в их адрес; - руководителям структурных подразделений - информацию о ходе исполнения контрольных документов (пунктов документов), содержащих поручения в адрес их подразделений. Приложение 1 к Инструкции
|
Похожие:
 | Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... | | Мо «Обливский район» (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления... |
 | В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих... | | «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... |
| Минздравсоцразвития Пензенской области документов, делопроизводства Минздравсоцразвития Пензенской области и повышения его эффективности... | | Инструкция) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения деятельности Минского городского... |
| «Вятский государственный университет» (гоу впо «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством | | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Инструкция по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Ульяновской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |