Отчет о реализации Основных направлений развития архивного дела в Алтайском крае за 2014 год Государственное регулирование развития архивного дела
Скачать 1.15 Mb.
|
II. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Алтайского края. В КГКУ ГААК основное внимание было направлено на обеспечение сохранности документов на всех этапах хранения и использования, на контроль за выдачей дел из хранилищ и их возвратом, за физическим состоянием документов, на соблюдение в полном объеме инструкций об охранном и пропускном режиме в зданиях, должностных инструкций. В 2014 году КГКУ ГААК разработан и внедрен в деятельность приказом директора от 28.05.2014 № 73 Порядок и схемы учета архивных документов (рассмотрен на заседании ЭПК, протокол от 07.05.2014 № 5). В 2014 году новые помещения под архивохранилища для КГКУ ГААК не приобретались и в эксплуатацию не вводились. На 01.01.2014 общая протяженность архивных стеллажей составляла 30302 погонных метра, из них свободных – 1042 погонных метра. За 2014 год загружено вновь поступившими документами 418 погонных метров. По состоянию на 01.01.2015 в КГКУ ГААК для размещения вновь поступающих документов оставалось 624 погонных метра свободных архивных полок. За 2014 год прироста по протяженности архивных стеллажей не произошло (статформа № 1 по госархивам, строка 501, графа 5), поскольку все архивохранилища КГКУ ГААК полностью укомплектованы архивными стеллажами в 2013 году. По состоянию на 01.01.2015 общая протяженность архивных полок не изменилась и составляет 30302 погонных метра (статформа № 1 по госархивам, строка 501, графа 5, примечание). КГКУ ГААК в 2014 году приобретено 3906 шт. архивных коробок, 111 папок для картонирования картографических архивных документов. За отчетный период в здании КГКУ ГААК по ул. 5-я Западная, 85а проведены: капитальный ремонт хранилищ 5-го и 6-го этажей в архивохранилище № 2; выполнены работы по асфальтированию отмостки территории; текущий ремонт холла 4-го этажа, санузлов на 5-м и 6-м этажах; в здании по ул. Анатолия, 72: текущий ремонт читального зала, холла и коридора 1-го этажа, восьми кабинетов; утепление стены в учетной комнате архивохранилища на 9-м этаже. В двух зданиях КГКУ ГААК также осуществлена установка энергоэффективных дверных блоков. Системы кондиционирования и вентиляции воздуха, пожаротушения, которыми оснащены помещения архивохранилищ КГКУ ГААК по ул. Анатолия, 72, функционировали в нормативных режимах. Однако, в августе 2012 года истек срок гарантийной эксплуатации (5 лет) СГПТ. В силу того, что установка является технически устаревшей, обслуживающая организация – ЗАО «Спецавтоматика» не гарантирует дальнейшую безопасную эксплуатацию данной системы пожаротушения и считает необходимым провести переоснащение СГПТ в здании по ул. Анатолия, 72. Действующая установка не отвечает требованиям положений СП 5.13130.2009 «Системы противопожарной защиты. Установки пожарной сигнализации и пожаротушения автоматические. Нормы и правила проектирования» в связи с использованием небезопасного для человека, окружающей среды и материальных ценностей огнетушащего вещества - двуокиси углерода (СО2). В разработанную в 2012 году ЗАО «ПО «Спецавтоматика» проектно-сметную документацию по переоснащению станции газопожаротушения в 2013 году внесены соответствующие изменения по стоимости работ на основе проектно-сметного расчета, но финансовые средства на реализацию проекта по-прежнему не выделены. В 2014 году нормативные режимы хранения документов поддерживались только в архивохранилищах КГКУ ГААК типового здания по ул. Анатолия, 72, и в архивохранилище № 2/3, располагающемся в приспособленном здании по ул. 5-я Западная, 85а. В других архивохранилищах в здании по ул. 5-я Западная, 85а температура воздуха колебалась в пределах 18 – 28 градусов С, влажность – 30 – 55 %. В течение 2014 года расширены архивохранилища путем выделения дополнительных площадей в муниципальных архивах районов, городов: Бийского – 35 м2, Быстроистокского – 17,7 м2, г. Яровое – 52,7 м2. Все помещения введены в эксплуатацию. Таким образом, объем площадей архивохранилищ, предоставленных в распоряжение муниципальных архивов края в 2014 году, составляет 105,4 м2/105,4 м2. Всего читальные залы имеются только в 5 муниципальных архивах: Бурлинского района, городов Барнаула, Заринска, Камня-на-Оби и Рубцовска. В 15 районах и городах края в архивохранилища муниципальных архивов приобретены стеллажи для размещения документов общей протяженностью 748,5 погонных метров (в 13 районах – металлические). В 31 районе и городе края приобретены архивные коробки для картонирования дел (5808 шт.). Средства пожаротушения (огнетушители в количестве 8 штук) приобретены в 2 районах края. В 2 муниципальных архивах (Шелаболихинский и Быстроистокский районы) в архивохранилищах установлены металлические двери. В Бийском районе в выделенных архивохранилищах проведен ремонт и замена электропроводки. Количество муниципальных архивов, оснащенных действующей охранно-пожарной сигнализацией (далее – «ОПС»), в настоящее время – 63, однако в Алейском, Бийском, Завьяловском, Залесовском, Заринском, Калманском, Новичихинском, Первомайском, Ребрихинском, Солтонском, Суетском районах, в г. Белокурихе – только пожарная. При этом в Быстроистокском, Крутихинском, Михайловском, Табунском районах ОПС оборудованы 70% имеющихся помещений, в Поспелихинском районе – 50%; в Мамонтовском районе – 33% помещений оборудованы охранной и 67% пожарной сигнализациями. В отчетный период ОПС была установлена в 7 муниципальных архивах (Зональный, Косихинский, Красногорский, Краснощековский, Локтевский, Усть-Пристанский, Шелаболихинский районы). Также были оборудованы только охранной сигнализацией 100% имеющихся помещений в муниципальном архиве Тюменцевского района и 50% – в Поспелихинском районе. В Третьяковском районе имеющиеся помещения в муниципальном архиве были дооборудованы охранной и пожарной сигнализациями с 68% до 100%; в Бийском районе – пожарной сигнализацией с 84% до 100%; в Павловском районе – охранной сигнализацией с 80% до 100%. В отчетный период в Бийском районе установлены 3 модуля порошкового пожаротушения (Н) «Тунгус-2-И-ГЭ-42»; Павловском районе одно из архивохранилищ было оборудовано двумя модулями порошкового пожаротушения «Буран-2,5-2с» и сигнально-автономным автоматическим устройством пожаротушения УСПАА-1. Продолжают действовать установленные ранее в Суетском районе – автоматическая система речевого оповещения о пожаре; в Чарышском районе – противопожарный модуль порошкового пожаротушения «Буран-2,5-2с», сигнально-автономное автоматическое устройство пожаротушения УСПАА-1; в г. Барнауле – кнопка тревожной сигнализации, выведенная на пульт вневедомственной охраны; в г. Бийске – 10 модулей порошкового автоматического пожаротушения системы МПП (Н)-4-И-ГЭ-У2, автоматическая система пожаротушения, 10 автоматических огнетушителей системы «Веер-1»; в г. Заринске – автоматическая система пожаротушения «Буран-2,5»; в г. Рубцовске – автоматические системы пожаротушения ШФ8 (ПЦМ «Магистр 24» ШФ 20-24) и речевого оповещения о пожаре, приборы объемного обнаружения, брелки с кнопкой тревожной сигнализации. В 2014 году КГКУ ГААК осуществлена реставрация 874 ед.хр., 37887 листов документов на бумажной основе. Работа проводилась с часто используемыми делами. Согласно данным картотеки учета физического состояния дел и итогам сплошной проверки наличия дел в КГКУ ГААК на 01.01.2014 требуют улучшения физического состояния, в том числе реставрации, 23463 ед.хр. (строка 101, графа 1 с дополнением, графа 7 статформы № 1 по госархивам). Увеличение объема дел, требующих улучшения физического состояния, объясняется дополнительным выявлением более чем 878 таких дел в процессе проверки наличия и состояния документов на бумажной основе и других работ. Ремонт дел в КГКУ ГААК осуществлен в объеме 32 ед.хр. (строка 102, графа 1 статформы № 1 по госархивам; дела, прошедшие одновременно ремонт и подшивку – 32 ед.хр. – учтены 1 раз; дела, переплетенные после реставрации, в данном показателе не учитываются). Страховой фонд в КГКУ ГААК на документы на бумажной основе создан на 373 ед.хр. в объеме 62774 кадра микрофильмов (строка 103, графа 1 с дополнением статформы № 1 по госархивам). Создание страхового фонда и фонда пользования производится КГКУ ГААК на оборудовании, приобретенном в 2006 году в рамках ФЦП «Культура России». В отчетном году продолжена работа по микрофильмированию документов фонда № 233 «Алтайская губернская земская управа», содержащего анкеты Всероссийской сельскохозяйственной переписи и Всероссийской переписи городского населения 1917 г. в Алтайской губернии. В аналогичных объемах создан фонд пользования в виде оцифрованных изображений. По состоянию на 31.12.2013 общий объем дел, на которые в КГКУ ГААК создан страховой фонд, составлял 11151 ед.хр. В течение 2014 года создан страховой фонд на 373 ед.хр. Таким образом, по состоянию на 31.12.2014 общий объем дел, на которые создан страховой фонд, составляет 11524 ед.хр. На 31.12.2013 в КГКУ ГААК подлежали страховому копированию 14997 ед.хр. В 2014 году создан страховой фонд на 373 ед.хр. В течение 2014 года выявление особо ценных документов не проводилось и на 01.01.2015 составляет 26145 ед.хр. Таким образом, по состоянию на 31.12.2014 количество дел, подлежащих страховому копированию, составляет 14624 ед.хр. (строка 103, графа 7 статформы № 1 по госархивам). В 2014 году КГКУ ГААК проводилась работа по выявлению и описанию уникальных документов из фондов: № 1 «Канцелярия Колывано-Воскресенского горного начальства», № 2 «Алтайское горное правление», № 169 «Горная экспедиция Колыванской губернии». В результате проведенной работы в «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Алтайского края» решением ЭПМК управления (протокол от 18.12.2014 № 25) включено 6 документов. Всего в реестр на 01.01.2015 включено 96 документов (строка 303, графы 1,2 статформы № 1 по госархивам). В отчетном году КГКУ ГААК велась также работа по созданию фонда пользования в виде оцифрованных изображений на уникальные документы, включенные в «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Алтайского края» – создан на 6 документов, которые не являются самостоятельными единицами хранения. На уникальные документы по состоянию на 01.01.2015 в КГКУ ГААК фонд пользования создан на 93 документов из 96 документов, внесенных в «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Алтайского края». Отделом по делам архивов управления осуществлена регистрация уникальных документов в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Алтайского края, внесение сведений в электронную БД «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Алтайского края». В соответствии с решением коллегии Росархива от 12.02.2009 (письмо Росархива от 18.02.2009 № 5/292-К), письмами Росархива от 20.10.2010 № 2/1946-Н «О сроках внедрения ПК «Архивный фонд», от 12.09.2014 № 4/1722-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2015 г. и их отчетности за 2014 г.» и от 25.11.2011 № 4/2290-Н отделом по делам архивов управления проводилась организационная работа по внедрению ПК «Архивный фонд» (5-я версии). По состоянию на 01.01.2015 ПК «Архивный фонд» (версия 5.0.2) внедрили КГКУ ГААК, 7 муниципальных архивов; 9 муниципальных архивов – занимаются наполнением базы данных ПК «Архивный фонд» (версия 5.0); 51 муниципальный архив – наполнением базы данных ПК «Архивный фонд» (версия 4.3.17); 1 муниципальный архив –версия 4.3 и еще 1 муниципальный архив – 3-я версия. Не проводит работу по ведению базы данных ПК «Архивный фонд» 1 муниципальный архив (Ельцовский район). Отделом по делам архивов управления продолжено ведение базы данных ПК «Архивный фонд» по фондам муниципального архива, который не проводит данную работу самостоятельно. Проводилось формирование базы данных ПК «Фондовый каталог» (версия 5.0), содержащей сведения об изменениях в составе и объеме фондов КГКУ ГААК и муниципальных архивов Алтайского края за 2014 год. Общий объем информационного массива данных составляет 0,99 Гб. КГКУ ГААК продолжено ведение БД «Архивный фонд» (версия 5.0.2). Проводилась работа по интеграции ПК «Архивный фонд» с разработанным ранее сотрудниками КГКУ ГААК программным обеспечением к базам данных, входящим в информационную систему За 2014 год в БД «Архивный фонд» введены сведения по 33 вновь поступившим в КГКУ ГААК фондам. Количество фондов, включенных в АС госучета документов Архивного фонда Российской Федерации, соответствует количеству фондов, числящихся по паспортным данным в КГКУ ГААК – 6830 (строка 301, графы 1, 2 статформы № 1 по госархивам). Всего в БД «Архивный фонд» за отчетный год по КГКУ ГААК введены сведения по 33 новым фондам, 51 описи, 61296 заголовков ед.хр. (61380 записей). Показатели строки 501, граф 1-4 статформы № 1 по госархивам означают, что в 2014 году архивохранилища КГКУ ГААК не оснащались новыми системами пожарной и охранной сигнализации, автоматического пожаротушения. Ранее системами пожарной и охранной сигнализации, автоматического пожаротушения оснащены хранилища в обоих зданиях КГКУ ГААК. Сведения по строке 501, графе 7 статформы № 1 по госархивам – в разделе 1 настоящего отчета, по графе 6 – в разделе 5. В статформу № 1 по муниципальным архивам включены сведения о работах в сфере обеспечения сохранности и госучета документов: – произведена техническая обработка 2315 ед.хр., в том числе подшивка дел – 1976 ед.хр. и ремонт дел с документами на бумажной основе – 339 ед.хр. (строка 102, графа 1), – в бывших филиалах госархива края учтено 1837 ед. хр. ОЦД, на которые страховой фонд не создавался (строка 103, графа 7), – муниципальными архивами, внедрившими ПК «Архивный фонд», в течение года внесены в БД сведения по 462 вновь поступившим фондам. В базу включены сведения обо всех 8151 фонде муниципальных архивов, числящихся по сводному паспорту на 01.01.2015 (строка 301, графы 1-2). Всего в БД «Архивный фонд» за отчетный год по муниципальным архивам введены сведения по 462 новым фондам, 573 описям, 72501 заголовку ед.хр. (73536 записей). В целом по краю всего в БД «Архивный фонд» за отчетный год введены 495 новых фондов, 624 описи, 133797 заголовков ед.хр. (134916 записей). В КГКУ ГААК и муниципальных архивах края проведена проверка наличия и состояния документов на бумажной основе в объеме 198724 ед.хр. Из них 30832 ед.хр. проверено в КГКУ ГААК по 149 фондам; объявлено в розыск 27 ед.хр. После проведения проверок наличия и состояния документов на бумажной основе коробки и связки документов опечатывались. Проводился розыск документов на бумажной основе и фотодокументов, не обнаруженных в ходе проверок наличия и состояния за предыдущие годы. В результате в КГКУ ГААК обнаружено 2 ед. хр. по 2 фондам, обосновано отсутствие 10 ед.хр. Комиссией управления по организации проверки наличия и розыска документов Архивного фонда Алтайского края и других архивных документов снято с учета 396 ед.хр. по 1 фонду КГКУ ГААК в связи с длительным периодом розыска и исчерпывающим комплексом проведенных мероприятий по завершению их розыска. Приказом директора КГКУ ГААК от 29.12.2014 № 165 дела сняты с учета. Сплошная проверка наличия документов на бумажной основе проведена в муниципальных архивах Алтайского, Быстроистокского, Волчихинского, Змеиногорского, Краснощековского, Локтевского, Мамонтовского, Панкрушихинского, Первомайского, Петропавловского, Родинского, Суетского, Тальменского, Третьяковского, Усть-Калманского районов, города Новоалтайска; выборочная – в муниципальных архивах Ельцовского, Ребрихинского районов, города Белокурихи, ЗАТО Сибирский, в том числе в связи со сменой руководителей муниципальных архивов. По результатам выявлено 2993 неописанных ед.хр., из них постоянного хранения – 38 ед.хр. (Змеиногорский (434 ед.хр.), Панкрушихинский (29 ед.хр.) районы, г. Новоалтайск (2530 ед.хр.). Снято с учета 471 ед.хр., пути розыска которых исчерпаны, в Курьинском, Солтонском, Усть-Пристанском, Чарышском районах; 349 ед.хр. – объявлено в розыск в Алтайском, Волчихинском, Змеиногорском районах, городе Новоалтайске. Проверка наличия фотодокументов в 15 муниципальных архивах выполнена в объеме 9425 ед.хр. Снято с учета 8 ед.хр. фотодокументов, пути розыска которых исчерпаны, в муниципальном архиве Усть-Пристанского района. Закартонировано 234558 ед.хр., в т.ч. 204214 ед.хр. муниципальными архивами. В КГКУ ГААК закартонировано 30344 ед.хр., а также от организаций – источников комплектования поступило 2010 ед.хр. в закартонированном виде. За 2014 год доля закартонированных документов по КГКУ ГААК выросла на 1% и составила 80,3%, по муниципальным архивам увеличилась на 3,6% и составила 87,4%. Восстановлены затухающие тексты на 203 листах (КГКУ ГААК и муниципальные архивы). Проведена выверка комплекта учетных документов по 994 фондам. Высокими оставались объемы выдачи дел из хранилищ края: рост по КГКУ ГААК составил 1%, по муниципальным архивам – 3,5%. В рамках реализации указаний Росархива по предотвращению хищений музейных ценностей и архивных документов КГКУ ГААК проводился полистный просмотр дел, выдаваемых для пользователей в читальные залы, а также после переплета и подшивки. Просмотру подвергались документы тех фондов, в которых потенциально могут содержаться коллекционные материалы. В 2014 году КГКУ ГААК продолжено наполнение БД «Топографический указатель» по новым поступлениям документов и фондов, картонированию и перемещениям дел. БД «Топографический указатель» позволяет формировать паспортные и статистические данные по каждому архивохранилищу, этажу, видам документов. КГКУ ГААК проводилась работа по наполнению БД «Учет физического состояния дел» в связи с проведением работ по реставрации и подшивке дел. Осуществлена паспортизация КГКУ ГААК и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек по состоянию на 01.01.2015. Сделан анализ предыдущей паспортизации. К сведению и руководству принято информационно-методическое письмо Росархива от 26.11.2013 № 8/2246-Т «Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, организаций РАН по состоянию на 01.01.2013 и качестве составления паспортов». КГКУ ГААК проведена инвентаризация библиотечного фонда отдела спецдокументации. Показатели индикаторов оценки результатов деятельности управления Алтайского края по культуре и архивному делу по итогам 2014 года в сфере обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов: – доля архивных документов в КГКУ ГААК, находящихся в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное хранение: на 01.01.2014 – 60,1%, достигнуто на 01.01.2015 – 61,7%; – доля особо ценных и уникальных документов в КГУ ГААК, на которые созданы страховой фонд и фонд пользования: на 01.01.2014 – 42,6%, достигнуто на 01.01.2015 – 44%; – доля фондов КГКУ ГААК, включенных в систему автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации: на 01.01.2014 – 100%, на 01.01.2015 показатель поддерживается на уровне 100%. |
Похожие:
 | В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт (Татглавархив) в соответствии с законодательными и нормативными... | | В отчетном году деятельность архивного управления Курской области (далее архивуправление Курской области), государственных и муниципальных... |
| В отчетном году деятельность архивного управления Курской области (далее архивуправление Курской области), государственных и муниципальных... | | В отчетном году деятельность архивного управления Курской области (далее архивуправление Курской области), государственных и муниципальных... |
| Свердловской области «О планировании работы в сфере архивного дела на 2017 год для органов местного самоуправления муниципальных... | | Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее так же Служба, Архивная служба Югры) осуществляется на основе архивного законодательства... |
| Казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа-Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа-Югры»... |  | Разъяснение некоторых понятий, определяющих полномочия органов местного самоуправления в сфере архивного дела |
| Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... | | Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... |