Требования к документам,
изготовляемым с помощью печатных устройств
Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки), но обычно служебные документы изготавливают с помощью различных печатных устройств.
Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.
Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.
Каждый лист документа должен иметь поля: левое и верхнее – не менее 20 мм; правое и нижнее – не менее 10 мм.
Контрольные вопросы
Что относится к нормативной базе делопроизводства?
В каком нормативном акте зафиксированы требования к оформлению организационно-распорядительной документации?
Что такое «реквизит»?
Перечислите основные реквизиты.
Из каких частей состоит документ?
Назовите основные виды бланков, применяемые в учреждениях.
Какие реквизиты входят в состав бланка для письма?
Чем отличается общий бланк от бланка для письма?
Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «наименование организации»?
Что является датой документа?
Для чего служит регистрационный номер документа?
Кто может быть адресатом документа?
На каких документах должен находится гриф утверждения?
Кем составляется реквизит «резолюция»?
Какие требования предъявляются к заголовку документа?
Где размещается на документе реквизит «отметка о наличии приложений»?
В каких случаях осуществляется согласование документа?
С какой целью ставится печать на документе?
Кем заверяются копии, сделанные с документов?
В чем различие углового и центрованного расположения реквизитов?
Какие реквизиты используются для согласования документов? Как оформляют согласование при наличии замечаний к документу?
Какие требования предъявляются к тексту сложных, больших по объему документов?
С какой целью используют в документе реквизит «приложение»?
Какие виды служебных отметок применяют на документах?
С какой целью в документах приводится реквизит «отметка об исполнителе»?
Когда и кем выполняется реквизит «отметка о поступлении документа в организацию»?
Практическое задание
1. Составить бланк служебного письма
2. Составить бланк приказа
ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ
Документация организации включает в себя различные по назначению документы. Однако, при всем их многообразии независимо от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
организационные (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции);
распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
коллегиальных органов (протоколы);
справочно-информационные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки и др.);
кадровая (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, трудовые книжки и др.);
финансово-бухгалтерские.
От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности. Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы государственных органов.
В самостоятельную группу можно выделить договоры (коммерческие контракты), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к организационно-распорядительным документам (ОРД), за исключением финансово-бухгалтерских документов.
Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, ОРД занимает центральное место.
|
