Контрольные вопросы
Что включает в себя понятие «документ»?
В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ»?
С чем связано появление понятия «документационное обеспечение»?
Какие способы документирования (фиксирования информации) Вам известны?
Где закреплены определения основных понятий профессиональных терминов по делопроизводству?
Что понимается под юридической силой документа?
Что такое «система документации»?
Что такое «стандартизация», «унификация»?
На каких принципах основана унификация документов?
Какие способы унификации применяют для документов?
Каковы основные признаки документа?
По каким признакам классифицируют документы?
Каковы основные функции документа?
В каких научных дисциплинах и сферах практической деятельности используется понятие «документ»?
Задачи делопроизводства, документирования, документоведения, документооборота, архивного дела?
2. ДОКУМЕНТООБОРОТ НА СОВРЕМЕННОМ ПРЕДПРИЯТИИ Типовая структура предприятия
Любое предприятие состоит из подразделений, т.е. имеет некоторую организационную структуру (рис. 2.1)
Рис. 2.1. Типовая схема предприятия
На предприятии существует целый ряд специализированных служб, занимающихся работой с документами.
Канцелярия - это отдел организации, ведающий служебной перепиской и оформлением текущей документации.
Отдел кадров решает вопросы, связанные с подбором сотрудников, приемом их на работу, увольнением, обучением, выходом на пенсию. Отдел кадров ведет документацию дел по личному составу (личные дела, трудовые книжки, должностные инструкции и т.п.).
Бухгалтерия осуществляет сбор и обработку финансовой информации о предприятии, а также предоставление отчетности о деятельности организации в государственные органы.
Архив - отдел, где хранятся документы, образовавшиеся в результате деятельности предприятия. Архивные работники обеспечивают учет, сохранность документов в течение определенного законом периода, а также их уничтожение по истечении срока хранения.
Отдел маркетинга занимается подготовкой маркетинговых планов, которые используются при подготовке общего бизнес-плана предприятия, разработкой маркетинговых программ и т.п.
Предприятие имеет внутренние информационные связи (взаимодействие руководства с исполнителями) и внешние информационные связи (взаимодействие с контролирующими смежными предприятиями, потребителями, клиентами и т.п.). От вышестоящих органов на предприятие поступает руководящая информация в виде законов, нормативов, рекомендаций, распоряжений. В вышестоящие органы поступают отчеты и планы.
В роли контролирующих органов для предприятия могут выступать такие организации, как налоговая служба или пожарная инспекция, предоставляющие инструкции и контролирующие их исполнение. Сотрудничать с предприятием могут предприятия-партнеры, заказчики продукции и т.п.
Документационное обеспечение управления
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис. 2.2).
Рис. 2.2. Схема документационного обеспечения управления
Организация документооборота (рис. 2.3) основана на тех же принципах, что и механический конвейер:
движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени;
документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.
Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу.
Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу. По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.
Рис. 2.3. Схема документооборота
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, письма от партнеров заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.
Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация → исполнение → согласование → утверждение → регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность. Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.
Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрации, контроля, направления в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.
|
