Обеспечение управления
Скачать 0.85 Mb.
|
Термины и определенияДокументооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними. Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п. Контрольные вопросы
3. ОCНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВНормативная база делопроизводстваНа всех предприятиях должны быть одни и те же правила оформления однотипных документов. Необходимо иметь четко прописанные нормы создания, оформления и работы с документами (нормативная база делопроизводства), которые обеспечивают их юридическую силу, оперативный поиск, а также возможность обработки с помощью средств оргтехники. Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и продвижение документов, описывают структуру и функции служб делопроизводства.  Рис. 3.1. Нормативная база делопроизводства К законодательным и правовым актам в сфере документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти. Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» сформулированы основные требования к оформлению документов. Стандартизация документов снижает затраты на их создание, учет и хранение. Реквизиты служебных документов и их оформлениеГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий и организаций независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности. Реквизит (от лат. Requisitum - необходимое) - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.
 Рис. 3.2. Схема расположения реквизитов Каждый документ имеет заголовочную часть (содержит реквизиты, расположенные до текста), основную (текст по сути документа) и оформляющую (реквизиты, расположенные после текста) (рис. 3.2). В зависимости от типа и назначения, документ может содержать разный набор реквизитов. Однако есть группа обязательных реквизитов, необходимых для обеспечения юридической силы документа. Стандартная форма документов, как армейская форма, упрощает организацию учета и контроля. 1,2. Государственный герб Российской Федерации и герб субъекта Российской Федерации Изображение герба помешают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации и с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Например, Государственный герб Российской Федерации предусмотрен на бланках документов органов государственной власти РФ. 3. Эмблема организации или товарный знак Эмблему организации или ее товарный знак размещают на бланке организации в соответствии с ее уставом. Эмблема может иметь самое разнообразное изображение, которое обязательно регистрируется в установленном порядке. Изображение эмблемы располагают на уровне наименования организации или по центру верхнего поля. Однако эмблему не воспроизводят, если на бланках уже были размешены изображения Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации. 4. Код организации Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 7. Код формы документа Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 8. Наименование организации Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование организации указывается в скобках под полным наименованием на отдельной строке. Над наименованием организации может быть указано сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Автором документа может быть филиал, структурное подразделение, должностное лицо, представляющее организацию. В этом случае данные об авторе указываются ниже наименования организации и располагаются на отдельной строке. 9. Справочные данные об организации Этот реквизит указывается на бланках для служебных писем. Он включает в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счета в банке, адрес электронной почты и др.). 10. Наименование вида документа Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия. Наименование вида документа не указывают в служебном письме. Оформляют реквизит прописными буквами и выделяют полужирным начертанием шрифта (ПРИКАЗ, ДОГОВОР и др.). 11. Дата документа Обязательный реквизит, обеспечивающий юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания (приказ, служебное письмо), утверждения (инструкции), самого события, которое зафиксировано в документе (акт, протокол). Дату документа проставляет должностное лицо, подписывающее его, или секретарь при регистрации. На документах, составленных совместно несколькими организациями, датой является наиболее поздняя дата их подписания. Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа. 12. Регистрационный номер документа Проставляется при регистрации внутренних и исходящих документов. Реквизит состоит из порядкового номера документа, проставляемого в течение календарного года, других регистрационных индексов, принятых в организации. На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту. 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Реквизит включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На бланках для служебных писем этот реквизит указывается вслед за датой и регистрационным номером документа. В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа. 14. Место составления или издания документа Этот реквизит указывают в том случае, если невозможно по реквизиту «Наименование организации» определить место составления или издания документа. 15. Адресат Реквизит присутствует в справочно-информационных документах: письмах, докладных и объяснительных записках, справках и др. В качестве адресатов могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. 16. Гриф утверждения документа Особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договоров, инструкциях и др. документах. Документы утверждаются руководителем организации или изданием распорядительного документа. При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, должности лица, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа, его даты и номера. 17. Резолюция Это надпись на документе, выполненная должностным лицом и содержащая указания к действию. Резолюция должна быть конкретной по содержанию и краткой по форме. В резолюции указывается исполнитель, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция подписывается должностным лицом, в конце резолюции ставится дата. 18. Заголовок к тексту Краткое изложение содержания документа, он облегчает и ускоряет регистрацию документов. Письма-ответы, имеющие ссылку на дату и номер входящего документа, заголовка могут не иметь. Заголовок должен согласовываться с названием документа. Он отвечает на вопросы: о чем (о ком)? или чего (кого)? Заголовок располагают перед текстом документа. Длина строки заголовка не превышает 28 знаков. На бланках организаций место для заголовка обычно обозначено ограничительными отметками для границы зоны реквизита. 19. Отметка о контроле Проставляется на документах, взятых на контроль исполнения. Отметку делают от руки или специальным штампом «контроль». 20. Текст документа Текст является основной частью документа. Информация, изложенная в тексте, должна быть достоверной и аргументированной. Ее излагают в краткой и убедительной форме. Тон текста служебных документов должен быть нейтральным. Тексты служебных документов могут оформляться в виде связного текста, анкеты, таблицы, в виде соединения этих структур. Текст документа может быть посвящен одному вопросу (в простых документах) иди нескольким (в сложных документах). Документ может состоять из одной или более частей. Наиболее часто встречается текст, состоящий из двух частей, когда в первой части излагаются факты и события, послужившие причиной для составления документа, а во второй части излагаются выводы, просьбы, предложения, решения и т.п. 21. Отметка о наличии приложения Оформляется в документе, имеющем приложение. Этот реквизит располагается после текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» пишут в единственном числе. На документах-приложениях, дополняющих и поясняющих содержание основного документа, в правом верхнем углу пишут слово «приложение». При наличии нескольких приложений они нумеруются. 22. Подпись Обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий его юридическую силу. Подписывают управленческие документы руководители организации, их заместители. Несколько подписей ставят на документах в том случае, если за содержание документа ответственность лежит на нескольких должностных лицах. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии, протоколы - председатель коллегиального органа и секретарь. Документы, утверждаемые руководителем организации (инструкции, положения и др.), некоторые справочно-информационные документы (докладные записки, справки и др.) подписывают должностные лица, составившие документы, ответственные за их подготовку. Реквизит состоит из названия должности, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). 23. Гриф согласования документа Этим грифом оформляется внешнее согласование документа, которое может осуществляться с подчиненными и неподчиненными организациями, с общественными организациями, с органами госконтроля и надзора, с вышестоящими органами. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. При согласовании документа с коллегиальным органом или при согласовании, осуществляемом письмом, гриф согласования включает в себя название документа, его дату и номер. 24. Визы согласования документа Используют для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с документами. Внутреннее согласование проекта документа может проводиться с финансовыми подразделениями организации, с юридической службой, исполнителями и т.д. Реквизит включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости - должность визирующего. Реквизит «Визы согласования документа» располагают ниже реквизита «Подпись» на последнем листе первого экземпляра документа. На исходящих документах визируются экземпляры, которые остаются в организации. 25. Оттиск печати Печать организации удостоверяет подлинность подписи должностного лица. Печать проставляется на документах, содержащих сведения финансового характера, на документах, удостоверяющих права лиц (штатное расписание, доверенности). Ставят печать таким образом, чтобы она затрагивала часть наименования должности лица, подписавшего документ. На некоторые документы печать ставят на специально обозначенное место (м.п.) - место печати. 26. Отметка о заверении копии Правильность соответствия копии документа подлиннику оформляется специальной отметкой о заверении копии. Эта отметка включает в себя заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Этот реквизит располагается ниже реквизита «Подпись». Копии документов в некоторых случаях заверяются печатью организации. 27. Отметка об исполнителе Реквизит включает в себя фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Эта отметка дает возможность адресату связаться с непосредственным исполнителем документа, что убыстряет подготовку управленческого решения. 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении, или краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, дату проставления отметки. 29. Отметка о поступлении документа в организацию При поступлении документа в организацию на нем проставляется регистрационная отметка. Она может быть выполнена от руки или проставлена с помощью специального регистрационного штампа. Реквизит содержит название организации, порядковый номер входящего документа и дату его поступления (иногда указываются часы и минуты поступления документа). 30. Отметка для автоматического поиска документа Эта отметка содержит имя файла, код оператора, другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Рис 3.3. Использование реквизитов в письме Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа (реквизиты заголовочной части) и местом, отведенным для переменной информации. Применение бланков при создании документов ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, обеспечивает единство и согласованность оформления документов предприятия. ГОСТом Р 6.30-2003 установлены три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:
Общий бланк включает в себя следующие реквизиты:
Бланк служебного письма состоит из следующих реквизитов:
Бланки конкретного вида документа включают реквизиты:
Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов (кроме письма). Некоторые организации имеют бланки для документов структурного подразделения, должностных лиц. Такие бланки проектируют в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеет право подписи. Гербовые бланки (бланки документов с воспроизведенным на них Государственным гербом Российской Федерации или гербом субъекта Российской Федерации) выпускают полиграфические предприятия, имеющие специальное разрешение на их изготовление. Остальные бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или средств ВТ непосредственно при оформлении документа. Бланки изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Чаще всего используются форматы А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный. Предпочтение отдают первому способу, т.к. угловой бланк позволяет экономно использовать площадь печатного листа. Продольное расположение реквизитов применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа содержит большое количество печатных знаков. При необходимости такие бланки могут иметь ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: даты документа, регистрационного номера документа, ссылки на регистрационный номер и дату документа, адресата, заголовка к тексту и др. Ограничительные отметки для отдельных реквизитов выполняются на бланках в виде уголков или других обозначений. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Конфиденциально
К
л. Пятницкая, 21 научно-технического
Офис»
акарова Мария Михайловна
дело №1-7 Вх. № 00075
Похожие:
 | «Организация и документационное обеспечение управления персоналом» для студентов очной и заочной форм обучения специальности 350800... | | «Документационное обеспечение управления» студентами заочного отделения специальности 030503 «Правоведение» |
| «Технология продукции общественного питания». Дисциплина "Документационное обеспечение управления" является общепрофессиональной... | | Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы... |
| Предлагаемая рабочая тетрадь составлена в соответствие с рабочей программой дисциплины «Документационное обеспечение управления»... | | Документационное обеспечение управления социально-культурным сервисом и туризмом: методические указания по выполнению лабораторных... |
| Целью договора является обеспечение благоприятных и безопасных условий проживания граждан в жилом доме, обеспечение сохранности,... | | «Документационное обеспечение управления» предназначены для реализации Федерального государственного образовательного стандарта по... |
 | Целью договора является обеспечение благоприятных и безопасных условий проживания граждан в жилом доме, обеспечение сохранности,... | | Рабочая программа составлена на основе Федерального государственного образовательного стандарта спо по специальности 46. 02. 01.... |