Обеспечение управления

Что такое документ?

Документ и его функции

Классификация документов

• 
  видам деятельности (назначению): научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, учебно-методические, плановые, расчетно-финансовые, отчетно-статистические, по личному составу и др.;
  
• 
  наименованию: чертежи, схемы, графики, карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т.д.;
  
• 
  способу фиксации информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-кинодокументы;
  
• 
  месту составления: для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию;
  
• 
  степени сложности: простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов;
  
• 
  степени гласности: открытые и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально»;
  
• 
  юридической силе: подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом;
  
• 
  срокам исполнения: срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно»;
  
• 
  стадиям подготовки:
  
  • 
    черновик - документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный, как правило, от руки;
    
  • 
    подлинник - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника;
    
  • 
    копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника;
    
  • 
    выписка из документа - заверенная часть текста подлинника;
    
  • 
    дубликат - второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником;
    
• 
  происхождению: служебные (подготовленные в организациях) и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб);
  
• 
  срокам хранения: постоянного и временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет;
  
• 
  степени обязательности: информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы;
  
• 
  степени унификации:
  
  • 
    индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа;
    
  • 
    типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений;
    
  • 
    трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Эти документы являются шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ;
    
  • 
    анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста;
    
  • 
    таблица. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы;
    
  • 
    примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии;
    
• 
  характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.