Основные правила работы ведомственных архивов
Скачать 2.51 Mb.
|
| Формат А6 (148 х 105 мм) Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона)
Форма карточки постеллажного топографического указателя (оборотная сторона) Приложение 9 к п. 5.2.8 Наименование организации Наименование архива КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ Фонд N ___________________ Хранилище N ______ Название фонда ___________ __________________________
Формат А6 (148 х 105 мм) Форма карточки пофондового топографического указателя (лицевая сторона)
Форма карточки пофондового топографического указателя (оборотная сторона) Приложение 10 к п. 5.3.6, 10.5.6, 10.5.7 Наименование организации Название ведомственного архива ЗАКАЗ РАЗРЕШАЮ выдачу дел _______________ N ______________ Заведующий архивом ________________________________ (читальным залом) (место составления) Подпись Расшифровка подписи Дата на выдачу дел __________________________________________________________________ (фамилия и инициалы исследователя) __________________________________________________________________ (тема исследования)
Формат А5 (148 х 210 мм) Форма заказа на выдачу дел (лицевая сторона)
Подпись исследователя Форма заказа на выдачу дел (оборотная сторона) Приложение 11 к пп. 5.3.6, 5.3.8, 5.3.9 Наименование организации АКТ _______________ N ______________ ________________________________ (место составления) о выдаче дел во временное пользование ________________________________ (наименование организации, ее почтовый индекс и адрес) Основание ________________________________________________________ __________________________________________________________________ Для какой цели выдаются дела _____________________________________ Выдаются следующие дела из фонда N _______________________________ (название фонда)
__________________________________________________________________ Всего выдается _____________________________ дел, срок возвращения (цифрами и прописью) _________________________________ Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями. Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без разрешения организации, выдавшей дела. Получатель обязуется вернуть дела в ведомственный архив организации в указанный в акте срок. Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел. Наименование должности Наименование должности руководителя организации, руководителя организации - выдающего дела получателя Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи Дата Дата Гербовая печать организации Гербовая печать организации Выдал дела по поручению руководства ______________________________ (наименование организации) заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата Принял дела по поручению руководства _____________________________ (наименование организации) заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата Дела возвращены в полном объеме и сохранности: Сдал по поручению руководства организации - получателя заведующий ведомственным архивом. Подпись Расшифровка подписи Дата Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела заведующий ведомственным архивом. Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 х 297 мм) Форма акта о выдаче дел во временное пользование Приложение 12 к п. 5.3.10 Наименование организации Название ведомственного архива ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДЕЛА Фонд N ____________ Опись N _____________ Дело N _________________ Заголовок дела ___________________________________________________
Формат А4 (210 х 297 мм) Форма листа использования дела Приложение 13 к п. 5.3.11 Наименование организации Название архива КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА Дело _____________________________________________________________ (N и заголовок) Опись ____________________________________________________________ (N и название) Фонд _____________________________________________________________ (N и название) Выдано ___________________________________________________________ (дата выдачи) (кому выдано) во временное пользование (читальный зал) до ______________________ (дата возврата) Наименование должности сотрудника, выдавшего дело Подпись Расшифровка подписи Формат А4 (210 х 297 мм) Форма карты - заместителя дела Приложение 14 к п. 5.5.2 Наименование организации Название ведомственного архива УТВЕРЖДАЮ АКТ Внести изменения в учетные документы архива в соответствии с актом, за _______________ N ______________ исключением пп. 2 и 8.6 ________________________________ (место составления) Наименование должности руководителя организации ________________________________ (постоянного, временного Подпись Расшифровка хранения, по личному составу) подписи Дата Фонда N ________________________ (название фонда) Основание проверки _______________________________________________ (плановая, перемещение документов, стихийное бедствие и т.д.) Составлен комиссией: Председатель комиссии ____________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы) Члены комиссии: ____________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы) Проверка проводилась с ___________________ по ____________________ Проверкой установлено: 1. Всего числится по описям _____________________ дел, (цифрами и прописью) в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения ______________________________________________ дел (цифрами и прописью) 2. Всего не оказалось в наличии ______________________________________________ дел, (цифрами и прописью) в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения ______________________________________________ дел (цифрами и прописью) 3. Имеют литерные номера: 3.1. не учтенные в итоговых записях описей ______________________________________________ дел (цифрами и прописью) 3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ______________________________________________ дел (цифрами и прописью) 4. Пропущено номеров: 4.1. не учтенных в итоговых записях описей ______________________________________________ дел (цифрами и прописью) 4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ______________________________________________ дел (цифрами и прописью) 5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам ______________________________________________ дел (цифрами и прописью) 6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) ______________________________________________ дел (цифрами и прописью) 7. Имеется не включенных в описи ______________________________________________ дел (цифрами и прописью) 8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии ______________________________________________ дел (цифрами и прописью) из них: 8.1. требующих дезинфекции ______________________________________________ дел (цифрами и прописью) 8.2. требующих дезинсекции ___________________ дел (цифрами и прописью) 8.3. требующих реставрации ___________________ дел (цифрами и прописью) 8.4. требующих переплета или подшивки ______________________________________________ дел (цифрами и прописью) 8.5. требующих восстановления затухающих текстов ______________________________________________ дел (цифрами и прописью) 8.6. неисправимо поврежденных ______________________________________________ дел (цифрами и прописью) 8.7. требующих обработки ______________________________________________ дел (цифрами и прописью) 8.8. выдано во временное пользование ______________________________________________ дел (цифрами и прописью) 9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения. Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N ...) Проверку проводили: Наименование должностей Подписи Расшифровка подписей Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации |
Похожие:
 | Положением о Государственном архивном фонде СССР (гаф ссср), утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г.... |  | Состав и формы основных учетных документов определены Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1985), Основными правилами... |
| Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий... | | Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... |
| Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... | | Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... |
| Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... | | Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... |
| Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... | | В соответствии с частью 1 статьи 19 Федерального закона от 22. 10. 2004 №125-фз «Об архивном деле в Российской Федерации» документы... |