Основные правила работы ведомственных архивов
Скачать 2.51 Mb.
|
| Раздел 13. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ВЕДОМСТВЕННЫМ АРХИВОМ ДОКУМЕНТОВ ГАФ СССР НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ 13.1. Предельные сроки хранения документов в ведомственном архиве 13.1.1. Документы ГАФ СССР, временно находящиеся на ведомственном хранении, передаются на постоянное государственное хранение по истечении предельных сроков их хранения в ведомственных архивах, установленных Положением о ГАФ СССР: - для документов высших органов государственной власти и управления СССР, союзных и автономных республик, местных Советов народных депутатов, министерств, ведомств и других органов государственного управления, Верховного Суда СССР и верховных судов союзных и автономных республик, Государственного арбитража при Совете Министров СССР, государственных арбитражей при советах министров союзных и автономных республик, органов Прокуратуры СССР, отраслевых академий, союзных и республиканских органов общественных организаций, других учреждений, организаций и предприятий союзного и республиканского подчинения - 15 лет; - для документов учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения - 10 лет, районного и городского подчинения и колхозов - 5 лет; - для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел - 75 лет; - для научно - технической документации - по миновании практической надобности, но не свыше 25 лет; - для кинофильмов, киножурналов и сюжетов кинолетописи, а также звукозаписей и видеозаписей - по окончании копирования, но не свыше 3 лет; - для фотоснимков - 3 года; - для магнитных лент и дисков, перфокарт, перфолент и других машиночитаемых документов - 5 лет. Фотоснимки и звукозаписи, входящие в состав управленческой документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для хранения этой документации в соответствующих государственных и общественных организациях. Кинодокументы, фотодокументы, звуко- и видеозаписи, машиночитаемые документы, входящие в состав научно - технической документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для хранения научно - технической документации. Примечание. Срок хранения управленческой документации исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством. 13.1.2. В необходимых случаях сроки хранения документов в ведомственных архивах могут быть продлены Главархивом СССР. 13.1.3. В случае отсутствия необходимых условий для обеспечения сохранности документы ГАФ СССР могут быть переданы на государственное хранение до истечения предельных сроков их ведомственного хранения только по согласованию с соответствующим государственным архивом. Досрочная передача документов ГАФ СССР в государственные архивы от ликвидированных организаций производится только в том случае, если ведомство ликвидировано полностью и имеется правительственный акт о передаче документов на постоянное государственное хранение. 13.2. Порядок передачи документов на госхранение 13.2.1. Государственный архив, в который подлежат передаче из ведомственного архива документы ГАФ СССР, определяется соответствующим архивным органом. 13.2.2. Организации, в деятельности которых не создаются документы ГАФ СССР, хранят свои документы в соответствии со сроками хранения, определяемыми типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения документов, а также номенклатурами дел. 13.2.3. Передача документов ГАФ СССР от организаций в государственные архивы, как правило, проводится ежегодно в соответствии с графиками, утвержденными руководителями организаций и соответствующих архивных учреждений. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения (до 200 дел) и организациях, осуществляющих свою деятельность в пределах установленных сроков созыва, допускается передача документов один раз в три - пять лет. Особо ценные документы передаются в государственные архивы по отдельным описям (Приложение 19) вместе с необходимым научно - справочным аппаратом, со страховыми копиями и актами об их техническом состоянии. 13.2.4. Документы организаций передаются в государственные архивы по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема - передачи (Приложение 41), составляемым в двух экземплярах. 13.2.5. Перед передачей документов ГАФ СССР от организаций на государственное хранение представитель государственного архива проводит в организации проверку физического и санитарно - гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов государственным архивом составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации. 13.2.6. При передаче документов организацией в государственный архив передается два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи экспертно - проверочной комиссией. Передача дел проводится поединично по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в организации. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема - передачи документов на государственное хранение, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации. Организация, передающая документы ГАФ СССР на государственное хранение, обязана принять меры к розыску отсутствующих дел. 13.2.7. При первой передаче документов организацией в государственный архив представляется историческая справка об организации. При последующих передачах документов этой организации в государственный архив дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации и составе переданных на госхранение документов. Раздел 14. ПОРЯДОК ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ, ЗАВЕДУЮЩЕГО ВЕДОМСТВЕННЫМ АРХИВОМ (ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ), А ТАКЖЕ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ При смене руководителя организации наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве и в ведомственном архиве, а также учетно - справочного аппарата к ним отражается в акте приема - передачи организации. В соответствии с учетными данными службы делопроизводства и ведомственного архива в акте указывается раздельно количество документов, находящихся в делопроизводстве, и количество дел, хранящихся в ведомственном архиве, с выделением сведений о количестве дел, относящихся к составу ГАФ СССР, особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов. 14.1. Прием - передача документов при смене заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) 14.1.1. При смене заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) прием - передача документов и учетно - справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (Приложение 44). Для приема - передачи дел заведующим архивом приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. В состав комиссии включается представитель службы делопроизводства. Прием - передача дел лицом, ответственным за архив, вновь назначаемому лицу производится в присутствии третьего должностного лица, назначаемого руководителем организации. 14.1.2. При приеме - передаче дел необходимо проверить наличие и состояние: - документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов; - учетных документов и научно - справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов, дел фондов и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных картотек); - печатей и штампов архива; - противопожарного и охранного оборудования; необходимо проверить также: - условия хранения документов. 14.1.3. Акт приема - передачи документов при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) подписывается сдающим и принимающим документы архива, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается руководителем организации. 14.1.4. В случае обнаружения при приеме - передаче документов их недостачи необходимо об этом немедленно информировать руководителя организации и принять меры к их розыску. 14.2. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации 14.2.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов организации при реорганизации или ликвидации последней предусматривается приказом о реорганизации или ликвидации организации. Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества. При реорганизации организации с передачей ее функций другой организации последняя принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизуемой организации и ее архив. 14.2.2. Если функции реорганизуемой организации передаются нескольким организациям, то ее документы, относящиеся к составу ГАФ СССР, должны быть переданы в соответствующий государственный архив, а документы с неистекшими временными сроками хранения и по личному составу - в архив вышестоящей организации. Незавершенные дела, а также личные дела сотрудников передаются в организацию - правопреемник, которой переданы функции реорганизованной организации. При реорганизации организации, когда из ее состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию. 14.2.3. При ликвидации организации без передачи ее функции другим организациям документы, относящиеся к составу ГАФ СССР, передаются в соответствующий государственный архив, а документы с неистекшими сроками временного хранения и по личному составу - в архив вышестоящей организации. 14.2.4. Перед передачей документов ликвидируемой или реорганизованной организации проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и ведомственном архиве. Передача документов в государственный архив осуществляется по описям и оформляется актом (Приложение 41). 14.2.5. Если состояние и качество обработки документов ликвидированной или реорганизованной организации не соответствуют требованиям настоящих Правил, то ликвидационная комиссия обязана организовать упорядочение документов в соответствии с требованиями настоящих Правил и после этого передать документы по принадлежности. ПРИЛОЖЕНИЯ (формы) Приложение 1 к п. 2.1.26 Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ _________ N ____ Наименование должности руководителя организации _________________________ Подпись Расшифровка (место составления) подписи на ____ год Дата __________________________________________________________________ Название раздела
Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации Подпись Расшифровка подписи Дата Виза зав. ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) ОДОБРЕНО <*> СОГЛАСОВАНО <*> Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения от _______________ N ___ от ______________ N ___ Формат А4 (210 х 297 мм) Форма номенклатуры дел организации -------------------------------- <*> Здесь и далее ссылку на протокол ЦЭК (ЭК) организации или ЭПК архивного учреждения рекомендуется заверять подписью соответственно председателя ЦЭК (ЭК) или ЭПК. Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в организации
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Положением о Государственном архивном фонде СССР (гаф ссср), утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г.... |  | Состав и формы основных учетных документов определены Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1985), Основными правилами... |
| Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий... | | Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... |
| Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... | | Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... |
| Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... | | Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... |
| Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... | | В соответствии с частью 1 статьи 19 Федерального закона от 22. 10. 2004 №125-фз «Об архивном деле в Российской Федерации» документы... |